2B Secure Datenschutzmanagement gibt es in einer neuen erweiterten Version 3.6. Die neuen Funktionen unterstützen den externen wie den internen Datenschutzbeauftragten mit viele nützlichen Funktionen, die auch die im September 2009 novellierten Datenschutzgesetze berücksichtigen. 2B Um die Verfahren innerhalb eines Unternehmens im Hinblick auf die Einhaltung des Datenschutzes effizient managen zu können, ist 2B Secure schon heute das Datenschutzmanagementsystem, welches es erlaubt, softwaregestützt den Datenschutzbeauftragten und die Fachabteilung bei der Einführung und Verwaltung von Systemen im Hinblick auf Audits, Datenschutzberichte und Verfahrensdokumentationen national und internationalmehrsprachig zu unterstützen. Im Einzelnen sind die folgenden Funktionen und Aktualisierungen vorgenommen worden:
Objektsuche
Über den Menüpunkt "Extras / Suchen" können nun die Objekte Mandant, Verfahren, Audit und Maßnahme anhand fast beliebiger Merkmale gefunden werden. Es können Suchparameter zu fast allen Merkmalen dieser Objekte gesetzt werden, und immer wird eine Ergebnisliste angezeigt, über die durch Doppelklick das Objekt im Baum aufgerufen und angezeigt werden kann. Die Art des Vergleichs kann für jeden einzelnen Parameter gesondert eingestellt werden, so dass eine sehr gezielte Suche möglich ist. Auch solche Angaben wie "ist leer" oder "ist nicht leer" werden unterstützt. Dies ist besonders hilfreich, wenn z.B. kontrolliert werden soll, ob bestimmte Felder tatsächlich in allen Objekten ausgefüllt worden sind.
Suche in Praxishandbuch und Gesetzestexten
Auch in diesen beiden Textbereichen kann gezielt gesucht werden. Zu diesem Zweck kann oberhalb des bisherigen Lesebereichs ein Suchtext eingegeben werden. Darunter werden dann bis zu 30 Fundstellen aufgelistet. Auch hier gibt es die Möglichkeit, mehrere Wörter oder eine ganze Sentenz (dann in Anführungszeichen) einzugeben, um die Menge der Fundstellen vernünftig eingrenzen zu können. Zusätzlich gibt es bei den Gesetzestexten die Möglichkeit, direkt nach Paragraphen zu suchen, in dem das Schlüssel-Zeichen "§" eingegeben wird. Dies erlaubt das gezielte Aufblättern von einzelnen Paragraphen oder Absätzen. Für eine genaue Anleitung bitte die Hilfe konsultieren!
Kontext-Aufruf von Praxishandbuch und Gesetzestexten
Ähnlich wie die Hilfe können ab dieser Version auch aus jedem Anwendungskontext gezielt Suchen in Praxishandbuch und Gesetzestexten anhand vorbereiteter Suchparameter angestoßen werden. Neben dem blauen Symbol mit dem Fragezeichen für die Hilfe finden sich nun zwei weitere Symbole, mit deren Hilfe Sie diesen Aufruf starten können. In der Windows-Version ist es zusätzlich möglich, die Hilfe wie immer mit F1, das Praxishandbuch mit F2 sowie die Gesetzestexte mit F3 aufzurufen. Im Anschluss können sie die Aufrufe natürlich im Sinne Ihrer aktuellen Fragestellungen verfeinern oder sogar ganz verändern. In jedem Fall bekommen Sie damit zu jeder Aufgabenstellung nicht nur Hilfe bei der Bedienung der Anwendung, sondern auch eine Hilfestellung bei der Bewältigung der anstehenden Aufgabe und eine Hinterlegung mit den rechtlichen Originalquellen.
Überarbeitung Praxishandbuch gemäß dem neuen BDSG
Das Praxishandbuch wurde vollständig überarbeitet und erweitert unter dem Aspekt, alle Änderungen des BDSG aus 2009 aufzunehmen und in ihrer praktischen Bedeutung und Umsetzung darzustellen. Insgesamt ist das Praxishandbuch nun umfangreicher und aktuell.
Aktualisierung Gesetzestexte
Nicht wenige der in 2B Secure enthaltenen Gesetze sind seit dem Erscheinen der vorigen Version geändert worden, allen voran natürlich das BDSG selber. Diese neuen Versionen sowie einige weitere Gesetze mit einschlägigen Datenschutzregelungen sind in Version 3.6 enthalten, so dass Sie auf den aktuellen Texten arbeiten können. Der Ausbau dieses Bereichs wird sich in den folgenden Versionen kontinuierlich fortsetzen.
Erweiterungen für den neuen § 11 BDSG (Datenverarbeitung im Auftrag)
Durch die BDSG-Novelle werden u.a. die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Datenverarbeitung im Auftrag sehr viel detaillierter geregelt. Es gibt nun die Möglichkeit, ein Verfahren explizit als "Datenverarbeitung im Auftrag" zu kennzeichnen. Dem wird in der Version 3.6 u.a. dadurch Rechnung getragen, dass es einen Fragenkatalog zur Prüfung der Verträge gibt, in dem alle im Gesetz angesprochenen Aspekte ausführlich gewürdigt werden.
Verbesserungen bei Reports
Neben einer grundsätzlichen Vereinheitlichung der Reports in Bezug auf die verwendete Formatierung wurden viele Verbesserungen im Einzelnen umgesetzt. Beispiele sind: - Aufnahme der zugehörigen Maßnahmen zum Auditreport - Ausblenden von inaktiven Verfahren aus den Übersichtsreports - Leichtere Lesbarkeit der Gliederungselemente - Ausblenden von nicht ausgefüllten Elementen
Ausblenden von allen nicht selektierten Mandanten
Dies ist eine gute Idee, die wir gerne umgesetzt haben: Es kann sinnvoll sein, die aktuell nicht in Bearbeitung befindlichen Mandanten für die Zeit der Bearbeitung auszublenden. Damit verringert sich einerseits die Zahl der Objekte, die aus der Datenbank gelesen werden müssen, was man v.a. in der Webanwendung am verbesserten Laufzeitverhalten bemerken kann. Andererseits ist dies zusätzlich ein sehr sinnvolles Feature für solche Benutzer, die mit ihren Kunden direkt am Bildschirm Informationen einpflegen wollen: Dabei gibt es Situationen, in denen die anderen Mandanten nicht unbedingt erkennbar sein sollten, z.B. wenn es sich um einen externen DSB handelt und die anderen Mandanten seine anderen Kunden darstellen. Nach der Bearbeitung dieses Mandanten können die anderen Mandanten mit Mausklick einfach wieder eingeblendet werden.
Anschriftsdaten global ändern
2B Secure verwaltet alle Daten, also auch Adressdaten, immer einzeln, um sicherzustellen, dass nicht durch zentrale Änderungen bestehende Dokumentationen von Verfahren und Mandanten ungewollt geändert werden können. Um trotzdem auf einfache Weise Änderungen von Adressdaten möglichst nur einmal vornehmen zu müssen, gib es ab dieser Version die Möglichkeit, solche Daten gezielt und ausdrücklich für alle gleichen Einträge zu ändern. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich z.B. die Daten des DSB geändert haben und dieser an vielen verschiedenen Stellen im System eingetragen ist.
Oberflächeneinstellungen
Damit man nicht beim erneuten Öffnen von 2B Secure auch die Einstellung der Oberfläche neu vornehmen muss, werden viele dieser Einstellungen jetzt pro Benutzer gespeichert und beim erneuten Aufruf der Anwendung wiederhergestellt.
Microsoft Windows 7
Die Version 3.6 ist für Windows 7 getestet und kann unter Windows 7 32 Bit und 64 Bit verwendet werden.
2B Secure gibt es für Windows Clients und als Webversion. Die Webversion, insbesondere geeignet für größere Unternehmen, hat den vollständigen Funktionsumfang der Windowsversion.
Objektsuche
Über den Menüpunkt "Extras / Suchen" können nun die Objekte Mandant, Verfahren, Audit und Maßnahme anhand fast beliebiger Merkmale gefunden werden. Es können Suchparameter zu fast allen Merkmalen dieser Objekte gesetzt werden, und immer wird eine Ergebnisliste angezeigt, über die durch Doppelklick das Objekt im Baum aufgerufen und angezeigt werden kann. Die Art des Vergleichs kann für jeden einzelnen Parameter gesondert eingestellt werden, so dass eine sehr gezielte Suche möglich ist. Auch solche Angaben wie "ist leer" oder "ist nicht leer" werden unterstützt. Dies ist besonders hilfreich, wenn z.B. kontrolliert werden soll, ob bestimmte Felder tatsächlich in allen Objekten ausgefüllt worden sind.
Suche in Praxishandbuch und Gesetzestexten
Auch in diesen beiden Textbereichen kann gezielt gesucht werden. Zu diesem Zweck kann oberhalb des bisherigen Lesebereichs ein Suchtext eingegeben werden. Darunter werden dann bis zu 30 Fundstellen aufgelistet. Auch hier gibt es die Möglichkeit, mehrere Wörter oder eine ganze Sentenz (dann in Anführungszeichen) einzugeben, um die Menge der Fundstellen vernünftig eingrenzen zu können. Zusätzlich gibt es bei den Gesetzestexten die Möglichkeit, direkt nach Paragraphen zu suchen, in dem das Schlüssel-Zeichen "§" eingegeben wird. Dies erlaubt das gezielte Aufblättern von einzelnen Paragraphen oder Absätzen. Für eine genaue Anleitung bitte die Hilfe konsultieren!
Kontext-Aufruf von Praxishandbuch und Gesetzestexten
Ähnlich wie die Hilfe können ab dieser Version auch aus jedem Anwendungskontext gezielt Suchen in Praxishandbuch und Gesetzestexten anhand vorbereiteter Suchparameter angestoßen werden. Neben dem blauen Symbol mit dem Fragezeichen für die Hilfe finden sich nun zwei weitere Symbole, mit deren Hilfe Sie diesen Aufruf starten können. In der Windows-Version ist es zusätzlich möglich, die Hilfe wie immer mit F1, das Praxishandbuch mit F2 sowie die Gesetzestexte mit F3 aufzurufen. Im Anschluss können sie die Aufrufe natürlich im Sinne Ihrer aktuellen Fragestellungen verfeinern oder sogar ganz verändern. In jedem Fall bekommen Sie damit zu jeder Aufgabenstellung nicht nur Hilfe bei der Bedienung der Anwendung, sondern auch eine Hilfestellung bei der Bewältigung der anstehenden Aufgabe und eine Hinterlegung mit den rechtlichen Originalquellen.
Überarbeitung Praxishandbuch gemäß dem neuen BDSG
Das Praxishandbuch wurde vollständig überarbeitet und erweitert unter dem Aspekt, alle Änderungen des BDSG aus 2009 aufzunehmen und in ihrer praktischen Bedeutung und Umsetzung darzustellen. Insgesamt ist das Praxishandbuch nun umfangreicher und aktuell.
Aktualisierung Gesetzestexte
Nicht wenige der in 2B Secure enthaltenen Gesetze sind seit dem Erscheinen der vorigen Version geändert worden, allen voran natürlich das BDSG selber. Diese neuen Versionen sowie einige weitere Gesetze mit einschlägigen Datenschutzregelungen sind in Version 3.6 enthalten, so dass Sie auf den aktuellen Texten arbeiten können. Der Ausbau dieses Bereichs wird sich in den folgenden Versionen kontinuierlich fortsetzen.
Erweiterungen für den neuen § 11 BDSG (Datenverarbeitung im Auftrag)
Durch die BDSG-Novelle werden u.a. die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in Bezug auf die Datenverarbeitung im Auftrag sehr viel detaillierter geregelt. Es gibt nun die Möglichkeit, ein Verfahren explizit als "Datenverarbeitung im Auftrag" zu kennzeichnen. Dem wird in der Version 3.6 u.a. dadurch Rechnung getragen, dass es einen Fragenkatalog zur Prüfung der Verträge gibt, in dem alle im Gesetz angesprochenen Aspekte ausführlich gewürdigt werden.
Verbesserungen bei Reports
Neben einer grundsätzlichen Vereinheitlichung der Reports in Bezug auf die verwendete Formatierung wurden viele Verbesserungen im Einzelnen umgesetzt. Beispiele sind: - Aufnahme der zugehörigen Maßnahmen zum Auditreport - Ausblenden von inaktiven Verfahren aus den Übersichtsreports - Leichtere Lesbarkeit der Gliederungselemente - Ausblenden von nicht ausgefüllten Elementen
Ausblenden von allen nicht selektierten Mandanten
Dies ist eine gute Idee, die wir gerne umgesetzt haben: Es kann sinnvoll sein, die aktuell nicht in Bearbeitung befindlichen Mandanten für die Zeit der Bearbeitung auszublenden. Damit verringert sich einerseits die Zahl der Objekte, die aus der Datenbank gelesen werden müssen, was man v.a. in der Webanwendung am verbesserten Laufzeitverhalten bemerken kann. Andererseits ist dies zusätzlich ein sehr sinnvolles Feature für solche Benutzer, die mit ihren Kunden direkt am Bildschirm Informationen einpflegen wollen: Dabei gibt es Situationen, in denen die anderen Mandanten nicht unbedingt erkennbar sein sollten, z.B. wenn es sich um einen externen DSB handelt und die anderen Mandanten seine anderen Kunden darstellen. Nach der Bearbeitung dieses Mandanten können die anderen Mandanten mit Mausklick einfach wieder eingeblendet werden.
Anschriftsdaten global ändern
2B Secure verwaltet alle Daten, also auch Adressdaten, immer einzeln, um sicherzustellen, dass nicht durch zentrale Änderungen bestehende Dokumentationen von Verfahren und Mandanten ungewollt geändert werden können. Um trotzdem auf einfache Weise Änderungen von Adressdaten möglichst nur einmal vornehmen zu müssen, gib es ab dieser Version die Möglichkeit, solche Daten gezielt und ausdrücklich für alle gleichen Einträge zu ändern. Dies ist besonders hilfreich, wenn sich z.B. die Daten des DSB geändert haben und dieser an vielen verschiedenen Stellen im System eingetragen ist.
Oberflächeneinstellungen
Damit man nicht beim erneuten Öffnen von 2B Secure auch die Einstellung der Oberfläche neu vornehmen muss, werden viele dieser Einstellungen jetzt pro Benutzer gespeichert und beim erneuten Aufruf der Anwendung wiederhergestellt.
Microsoft Windows 7
Die Version 3.6 ist für Windows 7 getestet und kann unter Windows 7 32 Bit und 64 Bit verwendet werden.
2B Secure gibt es für Windows Clients und als Webversion. Die Webversion, insbesondere geeignet für größere Unternehmen, hat den vollständigen Funktionsumfang der Windowsversion.
