Die Lokale Nahverkehrsgesellschaft traffiQ mit Sitz in Frankfurt hat sich für das elektronische Dokumentenmanagement- und Archivsystem scanview® der daa Systemhaus AG entschieden. Ausschlaggebend für die Einführung eines solchen Systems waren die gesetzlichen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Da sich das Unternehmen im Zuge der Liberalisierung des Nahverkehrs in einer Phase der Umstrukturierung befindet, sind transparente und flexible Geschäftsprozesse besonders wichtig. Die Lösung der daa Systemhaus AG entsprach vor allem aufgrund der zahlreich vorhandenen Schnittstellen den Anforderungen der traffiQ und setzte sich daher gegen den Mitbewerb durch.
Die Stadt Frankfurt am Main hat 2001 eine lokale Nahverkehrsgesellschaft gegründet, die inzwischen unter dem Namen traffiQ auftritt. Das Unternehmen ist eine 100-prozentige Tochter der Stadt und nimmt für diese dem Aufgabenträger gemäß Hessischem ÖPNV-Gesetz obliegende Aufgaben im öffentlichen Personen-Nahverkehr (ÖPNV) wahr.
Mit den verschiedenen erworbenen scanview®-Modulen ist traffiQ in der Lage, Dokumente, Informationen und Daten GDPdU-konform vorzuhalten und zu verwalten. Die Integration mit dem Windows Explorer erlaubt den Mitarbeitern ein komfortables Arbeiten in gewohnter Umgebung. Lange Schulungszeiten entfallen somit.
Module auswählen nach Bedarf
Durch den modularen Aufbau des Systems konnte traffiQ eine genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zusammenstellen. Unter anderem mit dem enthaltenen linearen scanview® Workflow, der im DMS-System den Datenaustausch mit dem bei traffiQ genutzten ERP-System sage KHK ermöglicht.
Erweiterbar ist der Einsatz zum Beispiel mit dem neuen scanview® Workflow Server, einer kürzlich entwickelten Lösung für intelligentes, anwendungsübergreifendes Business Process Management. Mittels eines einfach und intuitiv zu bedienenden grafischen Workflow-Designers können zukünftig Bearbeitungs- und Genehmigungshierarchien aller Art schnell und effizient gestaltet werden. Die Einsatzbereiche reichen dabei vom Urlaubsantrag und der Reisekostenabrechung bis hin zur vollautomatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen (s. g. Dunkelverarbeitung).
Mit dem daa sageKHK-Connector archivieren die traffiQ-Mitarbeiter komfortabel und schnell ihre Classic/Office Line Daten, unabhängig davon, aus welchem Modul (ABF, Bestellwesen, FIBU, Lohn & Gehalt) diese stammen. Die Daten und Belege werden außerhalb der Classic/OfficeLine Umgebung direkt im scanview® -Archiv gesichert.
Der ebenfalls von traffiQ erworbene scanview® Web Client ermöglicht den weltweiten Zugriff auf alle in scanview® archivierten Daten über das Web. Neben dem reinen Zugriff bietet sich über den web client auch die Möglichkeit, kleinere Datenmengen direkt über das Internet in scanview® zu archivieren oder einen Workflow zu starten.
Nahverkehr im Umbruch – IT-Unterstützung gefragt
Um den Anforderungen der GDPdU-konformen Archivierung zu entsprechen, wird für traffiQ eine rechtssichere und zukunftsfähige Struktur geschaffen, die einher mit GDPdU-konformen Prozessen geht. Dies soll jetzt durch den Einsatz von scanview® gesichert werden.
Die GDPdU-konforme Archivierung stellt alle (steuer-)relevanten Daten in einem auswertbaren Format bereit. Diese sind nicht nur die Finanzverwaltung, sondern auch für die externe und interne Prüfung der Jahresabschlüsse, die interne Revision und für das laufende Controlling vielfältig nutzbar.
Zusammenführung, Analyse und grafische Aufbereitung von Datenbeständen aus unterschiedlichsten Datenquellen verlieren ihren bisherigen Schrecken. Die GDPdU-konforme Archivierung entkoppelt die Prüfung, Analyse und Interpretation der Datenbestände von den laufenden Systemen und ermöglicht zusätzliche Methoden der Auswertung.
Somit sind hier alle Voraussetzungen für einen Einsatz des GDPdU-Connectors aus dem Hause daa geschaffen, der eine revisionssichere Archivierung und Verwaltung der (steuerrelevanten) Daten in Unternehmen gewährleistet.
Die Stadt Frankfurt am Main hat 2001 eine lokale Nahverkehrsgesellschaft gegründet, die inzwischen unter dem Namen traffiQ auftritt. Das Unternehmen ist eine 100-prozentige Tochter der Stadt und nimmt für diese dem Aufgabenträger gemäß Hessischem ÖPNV-Gesetz obliegende Aufgaben im öffentlichen Personen-Nahverkehr (ÖPNV) wahr.
Mit den verschiedenen erworbenen scanview®-Modulen ist traffiQ in der Lage, Dokumente, Informationen und Daten GDPdU-konform vorzuhalten und zu verwalten. Die Integration mit dem Windows Explorer erlaubt den Mitarbeitern ein komfortables Arbeiten in gewohnter Umgebung. Lange Schulungszeiten entfallen somit.
Module auswählen nach Bedarf
Durch den modularen Aufbau des Systems konnte traffiQ eine genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zusammenstellen. Unter anderem mit dem enthaltenen linearen scanview® Workflow, der im DMS-System den Datenaustausch mit dem bei traffiQ genutzten ERP-System sage KHK ermöglicht.
Erweiterbar ist der Einsatz zum Beispiel mit dem neuen scanview® Workflow Server, einer kürzlich entwickelten Lösung für intelligentes, anwendungsübergreifendes Business Process Management. Mittels eines einfach und intuitiv zu bedienenden grafischen Workflow-Designers können zukünftig Bearbeitungs- und Genehmigungshierarchien aller Art schnell und effizient gestaltet werden. Die Einsatzbereiche reichen dabei vom Urlaubsantrag und der Reisekostenabrechung bis hin zur vollautomatischen Verbuchung von Eingangsrechnungen (s. g. Dunkelverarbeitung).
Mit dem daa sageKHK-Connector archivieren die traffiQ-Mitarbeiter komfortabel und schnell ihre Classic/Office Line Daten, unabhängig davon, aus welchem Modul (ABF, Bestellwesen, FIBU, Lohn & Gehalt) diese stammen. Die Daten und Belege werden außerhalb der Classic/OfficeLine Umgebung direkt im scanview® -Archiv gesichert.
Der ebenfalls von traffiQ erworbene scanview® Web Client ermöglicht den weltweiten Zugriff auf alle in scanview® archivierten Daten über das Web. Neben dem reinen Zugriff bietet sich über den web client auch die Möglichkeit, kleinere Datenmengen direkt über das Internet in scanview® zu archivieren oder einen Workflow zu starten.
Nahverkehr im Umbruch – IT-Unterstützung gefragt
Um den Anforderungen der GDPdU-konformen Archivierung zu entsprechen, wird für traffiQ eine rechtssichere und zukunftsfähige Struktur geschaffen, die einher mit GDPdU-konformen Prozessen geht. Dies soll jetzt durch den Einsatz von scanview® gesichert werden.
Die GDPdU-konforme Archivierung stellt alle (steuer-)relevanten Daten in einem auswertbaren Format bereit. Diese sind nicht nur die Finanzverwaltung, sondern auch für die externe und interne Prüfung der Jahresabschlüsse, die interne Revision und für das laufende Controlling vielfältig nutzbar.
Zusammenführung, Analyse und grafische Aufbereitung von Datenbeständen aus unterschiedlichsten Datenquellen verlieren ihren bisherigen Schrecken. Die GDPdU-konforme Archivierung entkoppelt die Prüfung, Analyse und Interpretation der Datenbestände von den laufenden Systemen und ermöglicht zusätzliche Methoden der Auswertung.
Somit sind hier alle Voraussetzungen für einen Einsatz des GDPdU-Connectors aus dem Hause daa geschaffen, der eine revisionssichere Archivierung und Verwaltung der (steuerrelevanten) Daten in Unternehmen gewährleistet.
