Wie man seine Dokumente und Belege rund um das ERP-System von SAP R/3 effizient verwalten und Prozesse optimieren kann, erfahren die Besucher der diesjährigen DMS EXPO auf dem Stand der daa System-haus AG (Halle 1, Stand 1620). Die SAP-Lösungen für die bewährte Do-kumenten-Management- und Archivierungs-Software scanview® stel-len einen Ausstellungsschwerpunkt der daa dar. Dabei steht die au-tomatische Rechnungseingangsbearbeitung in SAP im Vordergrund. Diese umfasst die automatische Belegerfassung und -erkennung, ei-nen SAP-Genehmigungsworkflow im Web sowie die anschließende Verbuchung in SAP. Der Workflow wird vom daa-Partner CAS AG auf dem Messestand vorgestellt. Für die komfortable Archivierung von SAP-Belegen in scanview® stehen die SAP-Connectoren zur Verfü-gung.
Die DMS EXPO ist Europas führende Fachmesse und -konferenz für En-terprise Content- und Dokumenten-Management und findet in diesem Jahr vom 27. bis 29. September in Essen statt.
Eingangsrechnungsbearbeitung/-verarbeitung
Ein zentrales Thema auf der DMS EXPO für die daa Gruppe ist die Pro-zessoptimierung. Im Speziellen stellt die daa die automatische Ein-gangsrechnungsbearbeitung und Belegerfassung in SAP live vor. Ziel ist hier primär Einsparpotentiale durch Automatisierung zu erzielen, die Vermeidung von Doppelerfassung, Fehlerreduzierung, kürzere We-ge/Durchlaufzeiten sowie die einfache und kostensparende Umset-zung des Rechnungsprüfungsprozesses.
Input-Management für SAP mit scanview® capture und scanview® capture plus
Die Rechnungsprüfung und die kreditorische Buchung der Lieferanten-rechnungen gehören zu den zeitintensiven Aufgaben in der Finanz-administration von Unternehmen. Die aufwändige manuelle Erfassung wird durch den Einsatz der Freiformerkennung minimiert. Mit scanview® capture und scanview® capture plus schafft die daa Systemhaus die technologische Voraussetzung für die Einführung effizienter Bearbei-tungsvorgänge mittels Freiformerkennung von Dokumentenvolumen ab circa 300 Dokumenten pro Tag. Mit der daa-Softwarelösung scan-view® capture (plus) erhält der Nutzer die idealen Schnittstellen zu ERP- und FIBU-Systemen wie beispielsweise SAP oder Navision. Die Kommu-nikationsplattform scanview® ermöglicht somit den reibungslosen Ab-lauf der Geschäfts- und Arbeitsprozesse.
SAP-Connectoren
Der scanview® Connector für R/3 verbindet scanview® mit der be-triebswirtschaftlichen Welt von SAP R/3. Er kommuniziert über die von SAP für R/3 definierte SAP-ArchiveLink-Schnittstelle, die der Anbindung optischer Archive dient. scanview® unterstützt in vollem Umfang die R/3-Schnittstelle und ist von SAP in der höchsten Stufe zertifiziert. Der scanview® Connector für R/3 unterstützt den R/3-Standardviewer, so dass alle Dokumententypen des R/3-Systems angezeigt werden kön-nen.
Darüberhinaus bietet die daa noch weitere SAP-Connectoren, den scanview® SAP Index Extender und den scanview® SAP-Requester.
Der scanview® SAP R/3 Index Extender ermöglicht den automatisierten Transfer von Belegdaten aus SAP in die Attributwerte von scanview®. Somit können Anwender auch ohne SAP-GUI (= graphical user inter-face; grafische Benutzeroberfläche) Belege und Dokumente aus dem SAP-System recherchieren. Außerdem werden bestehende Verknüp-fungen von Dokumenten (z. B. von der Bestellung über den Waren-eingang bis hin zum Rechnungseingang) direkt sichtbar.
Mit dem scanview® Requester für R/3 können zusätzlich Attributwerte, die im Workflow-Modul von scanview® erzeugt wurden, direkt in die Transaktionsmasken von SAP übergeben werden. Damit lassen sich Doppel-Eingaben vermeiden. Außerdem können beim Scannen ana-lysierte Dokumente und deren Attributwerte ebenfalls ins SAP-System transferiert werden.
Lösungen zur Daten- und Belegarchivierung aus SAP R/3 sowie zur GDPdU-konformen Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten über SAP DART werden von der daa ebenfalls auf der DMS Expo präsen-tiert.
Genehmigungsworkflow der CAS AG
KREflow ist ein von der CAS AG entwickelter Genehmigungsworkflow in SAP R/3. Er kommt bei der Rechnungsbearbeitung immer dann zum Einsatz, wenn diese nicht bestellbezogen sind oder Preis- oder Men-gendifferenzen vorliegen.
Die Weiterverarbeitung mit KREflow erfolgt unabhängig von der Rech-nungseingangsart (Beleg oder EDI). Die Genehmiger-Ermittlung wird anhand im Customizing hinterlegter Kriterien, wie z. B. Betragsgrenzen, Buchungskreis-, Kostenstellen- und Profitcenterzuordnung, angestoßen. Dabei sind Freigaben auch nach dem Vier-Augen-Prinzip möglich. Neben der normalen Workflow-Benachrichtigung über den SAP-Postkorb können beliebige Mailsysteme zur Genehmigung genutzt werden. Der Genehmiger/Bearbeiter erhält eine Mail mit einem Link zur Genehmigungstransaktion und dem Originalbeleg.
Er kann sich per PIN im Internet für den Genehmigungsprozess authen-tifizieren und hat so die Möglichkeit Rechnungen zu genehmigen, ab-zulehnen, eine Änderung zu beantragen oder eine sachliche Prüfung zu veranlassen. Der zuständige Sachbearbeiter in der Buchhaltung er-hält daraufhin das Work-Item mit der entsprechenden Folgeverarbei-tung. Nach der Verbuchung des genehmigten Belegs wird zusätzlich das Workflow-Protokoll als PDF archiviert und mit der Rechnung in SAP R/3 verknüpft. Mittels des Beziehungswissens lassen sich so komplette Vorgangsakten in scanview® recherchieren.
Die DMS EXPO ist Europas führende Fachmesse und -konferenz für En-terprise Content- und Dokumenten-Management und findet in diesem Jahr vom 27. bis 29. September in Essen statt.
Eingangsrechnungsbearbeitung/-verarbeitung
Ein zentrales Thema auf der DMS EXPO für die daa Gruppe ist die Pro-zessoptimierung. Im Speziellen stellt die daa die automatische Ein-gangsrechnungsbearbeitung und Belegerfassung in SAP live vor. Ziel ist hier primär Einsparpotentiale durch Automatisierung zu erzielen, die Vermeidung von Doppelerfassung, Fehlerreduzierung, kürzere We-ge/Durchlaufzeiten sowie die einfache und kostensparende Umset-zung des Rechnungsprüfungsprozesses.
Input-Management für SAP mit scanview® capture und scanview® capture plus
Die Rechnungsprüfung und die kreditorische Buchung der Lieferanten-rechnungen gehören zu den zeitintensiven Aufgaben in der Finanz-administration von Unternehmen. Die aufwändige manuelle Erfassung wird durch den Einsatz der Freiformerkennung minimiert. Mit scanview® capture und scanview® capture plus schafft die daa Systemhaus die technologische Voraussetzung für die Einführung effizienter Bearbei-tungsvorgänge mittels Freiformerkennung von Dokumentenvolumen ab circa 300 Dokumenten pro Tag. Mit der daa-Softwarelösung scan-view® capture (plus) erhält der Nutzer die idealen Schnittstellen zu ERP- und FIBU-Systemen wie beispielsweise SAP oder Navision. Die Kommu-nikationsplattform scanview® ermöglicht somit den reibungslosen Ab-lauf der Geschäfts- und Arbeitsprozesse.
SAP-Connectoren
Der scanview® Connector für R/3 verbindet scanview® mit der be-triebswirtschaftlichen Welt von SAP R/3. Er kommuniziert über die von SAP für R/3 definierte SAP-ArchiveLink-Schnittstelle, die der Anbindung optischer Archive dient. scanview® unterstützt in vollem Umfang die R/3-Schnittstelle und ist von SAP in der höchsten Stufe zertifiziert. Der scanview® Connector für R/3 unterstützt den R/3-Standardviewer, so dass alle Dokumententypen des R/3-Systems angezeigt werden kön-nen.
Darüberhinaus bietet die daa noch weitere SAP-Connectoren, den scanview® SAP Index Extender und den scanview® SAP-Requester.
Der scanview® SAP R/3 Index Extender ermöglicht den automatisierten Transfer von Belegdaten aus SAP in die Attributwerte von scanview®. Somit können Anwender auch ohne SAP-GUI (= graphical user inter-face; grafische Benutzeroberfläche) Belege und Dokumente aus dem SAP-System recherchieren. Außerdem werden bestehende Verknüp-fungen von Dokumenten (z. B. von der Bestellung über den Waren-eingang bis hin zum Rechnungseingang) direkt sichtbar.
Mit dem scanview® Requester für R/3 können zusätzlich Attributwerte, die im Workflow-Modul von scanview® erzeugt wurden, direkt in die Transaktionsmasken von SAP übergeben werden. Damit lassen sich Doppel-Eingaben vermeiden. Außerdem können beim Scannen ana-lysierte Dokumente und deren Attributwerte ebenfalls ins SAP-System transferiert werden.
Lösungen zur Daten- und Belegarchivierung aus SAP R/3 sowie zur GDPdU-konformen Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten über SAP DART werden von der daa ebenfalls auf der DMS Expo präsen-tiert.
Genehmigungsworkflow der CAS AG
KREflow ist ein von der CAS AG entwickelter Genehmigungsworkflow in SAP R/3. Er kommt bei der Rechnungsbearbeitung immer dann zum Einsatz, wenn diese nicht bestellbezogen sind oder Preis- oder Men-gendifferenzen vorliegen.
Die Weiterverarbeitung mit KREflow erfolgt unabhängig von der Rech-nungseingangsart (Beleg oder EDI). Die Genehmiger-Ermittlung wird anhand im Customizing hinterlegter Kriterien, wie z. B. Betragsgrenzen, Buchungskreis-, Kostenstellen- und Profitcenterzuordnung, angestoßen. Dabei sind Freigaben auch nach dem Vier-Augen-Prinzip möglich. Neben der normalen Workflow-Benachrichtigung über den SAP-Postkorb können beliebige Mailsysteme zur Genehmigung genutzt werden. Der Genehmiger/Bearbeiter erhält eine Mail mit einem Link zur Genehmigungstransaktion und dem Originalbeleg.
Er kann sich per PIN im Internet für den Genehmigungsprozess authen-tifizieren und hat so die Möglichkeit Rechnungen zu genehmigen, ab-zulehnen, eine Änderung zu beantragen oder eine sachliche Prüfung zu veranlassen. Der zuständige Sachbearbeiter in der Buchhaltung er-hält daraufhin das Work-Item mit der entsprechenden Folgeverarbei-tung. Nach der Verbuchung des genehmigten Belegs wird zusätzlich das Workflow-Protokoll als PDF archiviert und mit der Rechnung in SAP R/3 verknüpft. Mittels des Beziehungswissens lassen sich so komplette Vorgangsakten in scanview® recherchieren.
