Wissenschaftlich durchgeführte Studie soll intuitives Bedienen und ergonomisches Arbeiten mit TINCA weiter verbessern.
Einem wissenschaftlichen Usability-Test hat jetzt die DMSFACTORY GmbH ihr TINCA DMS unterzogen. Dabei traten neue Erkenntnisse über Gestaltungsfragen und Benutzerführung von TINCA und DMS-Lösungen im Allgemeinen ans Tageslicht. Diese wird die DMSFACTORY künftig in ihr Produkt einfließen lassen und bei der Entwicklung weiterer Releases einen nutzerzentrierten Gestaltungsprozess implementieren. Das Ziel: DMS-User sollen ihr System künftig noch leichter erlernen und bedienen können. Die DMSFACTORY untermauert mit diesem Test ihren traditionell sehr benutzerorientierten Gestaltungsansatz.
Bei TINCA Enterprise handelt es sich um ein Windows Programm mit zahlreichen integrierten DMS-Client-Funktionen. Die Studie wurde zwischen März und Juni 2009 am Fachbereich Media der Hochschule Darmstadt erstellt. Im dortigen Usability Labor konnten wichtige Tests durchgeführt werden. Testpersonen aus unterschiedlichen Branchen und Arbeitsbereichen mussten an dem System verschiedene Aufgaben lösen. Keine von ihnen hatte zuvor mit einem DMS gearbeitet, wusste also nichts mit Begriffen wie Indizierung oder Revision anzufangen. Ein Testbetreuer gab dabei Anweisungen, was mit einem Dokument zu geschehen habe, z.B. Scannen, Verschlagworten, Weiterleiten und Archivieren.
Alle Arbeitsschritte und die dabei auftretenden Fragen mussten die Testpersonen nach der „Thinking aloud“-Methode kommentieren, gleichzeitig wurden die Augenbewegungen aufgezeichnet. Grundlage des Tests waren die Forderungen der ISO-Norm 9241 zu ergonomischen Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten, hier insbesondere die Abschnitte 11 und 110 zu Effektivität, Effizienz und Dialoggestaltung.
Philipp Hormel, verantwortlich für den wissenschaftlichen Test: „Am Beispiel von TINCA haben wir untersucht, wie sich die Oberflächen von DMS vereinfachen und funktionell besser strukturieren lassen. Welche Stellen am besten geeignet sind, um bestimmte Befehl-Buttons einzubauen. Und vor allem, dass das Programm dem Nutzer stets ausreichend Feedback geben muss, damit er weiß, was gerade passiert und an welcher Stelle er sich befindet.“
Aus den Ergebnissen des Usability-Tests entwickelt die DMSFACTORY derzeit einen Prototypen. Die wesentlichen Änderungen: Erfassungs- und Archiv-Recherchebereiche sind optisch klar von einander getrennt. Denn manche Anwender recherchieren ausschließlich und werden von Werkzeugen für die Bearbeitung nur irritiert – und umgekehrt. Außerdem werden künftig verstärkt farbige Hervorhebungen eingesetzt, um die Orientierung im Programm zu vereinfachen. Der einfache Austausch einzelner Begriffe soll der besseren Verständlichkeit dienen. Bei geschickter Benutzerführung – so ein Ergebnis der Studie – weiß der Benutzer intuitiv, dass er ein Dokument mit Schlagworten versehen soll, auch ohne die Bedeutung des Begriffs „Indizierung“ zu kennen.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: „Wir entwickeln unsere Software traditionell in enger Kooperation mit unseren Usern. Von dem nun eingeschlagenen Weg versprechen wir uns einen noch stärkeren Zuspruch für unsere Lösungen durch kleinere Unternehmen, die auf eine unkomplizierte Implementierung und einfachste Bedienung Wert legen und keine extra Budgets für umfangreiche Anwenderschulungen aufwenden möchten.“
Einem wissenschaftlichen Usability-Test hat jetzt die DMSFACTORY GmbH ihr TINCA DMS unterzogen. Dabei traten neue Erkenntnisse über Gestaltungsfragen und Benutzerführung von TINCA und DMS-Lösungen im Allgemeinen ans Tageslicht. Diese wird die DMSFACTORY künftig in ihr Produkt einfließen lassen und bei der Entwicklung weiterer Releases einen nutzerzentrierten Gestaltungsprozess implementieren. Das Ziel: DMS-User sollen ihr System künftig noch leichter erlernen und bedienen können. Die DMSFACTORY untermauert mit diesem Test ihren traditionell sehr benutzerorientierten Gestaltungsansatz.
Bei TINCA Enterprise handelt es sich um ein Windows Programm mit zahlreichen integrierten DMS-Client-Funktionen. Die Studie wurde zwischen März und Juni 2009 am Fachbereich Media der Hochschule Darmstadt erstellt. Im dortigen Usability Labor konnten wichtige Tests durchgeführt werden. Testpersonen aus unterschiedlichen Branchen und Arbeitsbereichen mussten an dem System verschiedene Aufgaben lösen. Keine von ihnen hatte zuvor mit einem DMS gearbeitet, wusste also nichts mit Begriffen wie Indizierung oder Revision anzufangen. Ein Testbetreuer gab dabei Anweisungen, was mit einem Dokument zu geschehen habe, z.B. Scannen, Verschlagworten, Weiterleiten und Archivieren.
Alle Arbeitsschritte und die dabei auftretenden Fragen mussten die Testpersonen nach der „Thinking aloud“-Methode kommentieren, gleichzeitig wurden die Augenbewegungen aufgezeichnet. Grundlage des Tests waren die Forderungen der ISO-Norm 9241 zu ergonomischen Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten, hier insbesondere die Abschnitte 11 und 110 zu Effektivität, Effizienz und Dialoggestaltung.
Philipp Hormel, verantwortlich für den wissenschaftlichen Test: „Am Beispiel von TINCA haben wir untersucht, wie sich die Oberflächen von DMS vereinfachen und funktionell besser strukturieren lassen. Welche Stellen am besten geeignet sind, um bestimmte Befehl-Buttons einzubauen. Und vor allem, dass das Programm dem Nutzer stets ausreichend Feedback geben muss, damit er weiß, was gerade passiert und an welcher Stelle er sich befindet.“
Aus den Ergebnissen des Usability-Tests entwickelt die DMSFACTORY derzeit einen Prototypen. Die wesentlichen Änderungen: Erfassungs- und Archiv-Recherchebereiche sind optisch klar von einander getrennt. Denn manche Anwender recherchieren ausschließlich und werden von Werkzeugen für die Bearbeitung nur irritiert – und umgekehrt. Außerdem werden künftig verstärkt farbige Hervorhebungen eingesetzt, um die Orientierung im Programm zu vereinfachen. Der einfache Austausch einzelner Begriffe soll der besseren Verständlichkeit dienen. Bei geschickter Benutzerführung – so ein Ergebnis der Studie – weiß der Benutzer intuitiv, dass er ein Dokument mit Schlagworten versehen soll, auch ohne die Bedeutung des Begriffs „Indizierung“ zu kennen.
Manfred Forst, Geschäftsführer der DMSFACTORY GmbH: „Wir entwickeln unsere Software traditionell in enger Kooperation mit unseren Usern. Von dem nun eingeschlagenen Weg versprechen wir uns einen noch stärkeren Zuspruch für unsere Lösungen durch kleinere Unternehmen, die auf eine unkomplizierte Implementierung und einfachste Bedienung Wert legen und keine extra Budgets für umfangreiche Anwenderschulungen aufwenden möchten.“
