Sachbezugswerte: Wie Betriebe ihren Mitarbeitenden steuersparend Kosten für arbeitstägliche Essen und Unterkunft spendieren können

Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neben dem Arbeitslohn auch Essen und Unterkunft zur Verfügung stellt, der muss sich an den für 2024 geltenden Sachbezugswerten orientieren. Denn sie regeln die Höhe der darauf anfallenden Steuern. „Die dabei angesetzten Werte haben zudem Einfluss auf die Sozialversicherungsbeiträge“, erklärt Nicole Berner, Steuerberaterin bei Ecovis in Leipzig.

Was sind Sachbezugswerte?

Unternehmerinnen und Unternehmer müssen in bestimmten Fällen anstelle der tatsächlichen Kosten für freie Verpflegung oder freie Unterkunft sogenannte Sachbezugswerte ansetzen. Diese Werte passt das Bundeswirtschaftsministerium jedes Jahr an die Verbraucherpreise an. Da die Sachbezugswerte in der Regel niedriger sind als die tatsächlichen Kosten, sparen Unternehmen dabei Sozialversicherungsbeiträge. Auch die Abrechnung vereinfacht sich dank der Sachbezugswerte erheblich.

Wann gelten Sachbezugswerte bei Verpflegung?

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen Sachbezugswerte dann ansetzen, wenn sie ihren Mitarbeitenden arbeitstäglich freie Verpflegung spendieren. Das kann in Form einer Kantinenmahlzeit oder auch eines Gutscheins für eine Gaststätte geschehen. Der Ansatz der Sachbezugswerte ist hingegen ausgeschlossen, wenn der Preis der Mahlzeit den Wert von 60 Euro übersteigt. Zudem müssen Betriebe darauf achten, dass nur eine Mahlzeit pro Tag bezuschusst wird – auch im Homeoffice. „Der Erwerb von Mahlzeiten für andere Tage „auf Vorrat“ ist schädlich“, schränkt Steuerberaterin Nicole Berner ein.

Welche Besonderheiten sind bei Essensgutscheinen zu beachten?

Wer seinen Mitarbeitenden Essensmarken, Restaurantschecks oder Barzuzahlungen gewährt, der muss darauf achten, dass der Gutschein den Wert von 7,23 Euro pro Mahlzeit nicht überschreitet.

Sonst findet der Sachbezugswert keine Anwendung. „Mitarbeitende müssen dann den tatsächlichen Betrag versteuern. Und Betriebe entsprechend höhere Sozialversicherungsbeiträge zahlen“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Nicole Berner.

Was müssen Betriebe bei kostenloser Unterkunft beachten?

Bei kostenfreien Unterkünften gelten spezielle Bewertungsvorschriften. Sachbezugswerte kommen nur bei nicht abgeschlossenen Wohnungen in Frage. „Das ist beispielsweise bei einem Zimmer mit geteiltem Bad und Küche der Fall, wie sie etwa Saisonarbeitskräften in Landwirtschaft, Bau oder Hotellerie häufig angeboten werden“, erläutert Steuerberaterin Nicole Berner. Hier beträgt der Sachbezugswert ab 2024 pauschal 278 Euro pro Monat. Liegt der Sachbezugswert über der ortsüblichen Miete, dürfen Unternehmen den tatsächlichen Wert ansetzen. Zahlt der Mitarbeitende einen Teil selbst, mindert sich der zu versteuernde Betrag entsprechend.

Wer muss die bezuschussten Leistungen versteuern?

Grundsätzlich gilt: Kostenfreie Kost und Logis sind ein geldwerter Vorteil, den die Mitarbeitenden versteuern müssen. Die Betriebe hingegen müssen entsprechende Sozialversicherungsbeiträge abführen. Angesetzt werden können aber in beiden Fällen die im Vergleich zu den tatsächlichen Kosten niedrigeren Sachbezugswerte. In bestimmten Fällen können auch die Betriebe die Sachbezüge für Mahlzeiten selbst pauschal mit 25 Prozent versteuern. Dann sind die Sachbezüge außerdem beitragsfrei.

Tipp: Was sollten Sie jetzt tun?

• Prüfen Sie, ob der Sachbezugswert für Sie in Frage kommt.
• Beachten Sie die ab 2024 geltenden Sachbezugswerte für kostenlose Mahlzeiten und Unterkünfte.
• Denken Sie auch an die Besonderheiten bei Essensgutscheinen.