Die Promess Gesellschaft für Montage und Prüfsystem mbH, ein mittelständischer Hersteller von Komponenten und Systemen für die Montage- und Automatisationsindustrie, hat anlässlich der Entwicklung einer neuen Produktserie das Redaktionssystem docuglobe der technotrans AG eingeführt. Damit soll speziell die Anfertigung des Handbuches für die Steuerungssoftware einfacher und effizienter erledigt werden.
„Bei der vorangegangenen Produktlinie haben wir das alles noch klassisch von Hand gemacht“, erinnert sich Norbert Rölker, zuständig für die Technische Dokumentation bei Promess. „Das war unglaublich viel Arbeit und Sucherei, vor allem wenn es darum ging, Änderungen und Ergänzungen über verschiedene Sprachversionen hinweg nachzuvollziehen.“
Noch ein anderes Problem drückte Rölker. Denn immer mehr Kunden verlangen eine Online-Hilfe, zum Beispiel für die weltweit im Einsatz befindlichen Fügemodule des Berliner Unternehmens. Dabei handelt es sich um rechnergesteuerte Systeme mit integrierter Kraft-Weg-Überwachung und spezifischer Sensorik. Mit der herkömmlichen Methode – Textverarbeitung und Copy & Paste – war das kaum zu schaffen. Rölker: „Wir brauchten also eine Lösung, die es uns erlaubt, einmal erstellte Inhalte mehrfach zu verwenden.“
Eine solche Lösung fanden die Berliner Füge- und Messtechnikspezialisten in docuglobe. Die Software verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in einer Baumstruktur ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source-Publishing). Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per Drag & Drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen.
„Für docuglobe sprachen gleich mehrere Gründe“, erläutert Norbert Rölker. „Da waren einerseits praktische Erwägungen: Das System nutzt Word als Editor und hat ein mehrsprachiges Interface. Dadurch ist es für mich und meine Kollegen, die künftig damit arbeiten, viel leichter, sich in das System einzuarbeiten.“ Hauptgrund für die Entscheidung war jedoch die intelligente Sprachverwaltung von docuglobe. Sie hilft dabei, den internen Übersetzungsaufwand deutlich zu reduzieren. Neben dem Qualitätsgewinn verspricht sich Norbert Rölker eine deutlich bessere Übersicht und erhebliche Zeitersparniss bei der Herstellung der Dokumente. „Gefallen hat uns auch das ausgereifte Linkmanagement im Onlinehilfebereich und die Versionierungsphilosophie von docuglobe.“
Er ist sich außerdem sicher, dass docuglobe bei Promess künftig auch in andern Bereichen als der Technischen Dokumentation einsetzen werden wird. „Die Probleme bei der Erstellung von Schulungsunterlagen oder Präsentationen sind ja sehr ähnlich gelagert. Deswegen denke ich, werden wir auch hier erheblich an Effizienz gewinnen.“
„Die Planung von Promess zeigt, dass docuglobe mehr ist als ein Redaktionssystem für die Technische Dokumentation“, meint Klaus-Dieter Lütt von der Firma key2market, einem Vertriebspartner der technotrans AG, die den Neukunden für docuglobe gewonnen hat. Und Henning Mallok, Vertriebsleiter global document solutions der technotrans AG ergänzt: „docuglobe eignet sich für alle Unternehmensbereiche, die viele verschiedene, zum Teil ähnliche, sich häufig ändernde Dokumente erzeugen und pflegen oder Dokumente in mehreren Sprachvarianten erstellen und verwalten sowie mehrere Veröffentlichungsformen gleichzeitig bedienen wollen.“
„Bei der vorangegangenen Produktlinie haben wir das alles noch klassisch von Hand gemacht“, erinnert sich Norbert Rölker, zuständig für die Technische Dokumentation bei Promess. „Das war unglaublich viel Arbeit und Sucherei, vor allem wenn es darum ging, Änderungen und Ergänzungen über verschiedene Sprachversionen hinweg nachzuvollziehen.“
Noch ein anderes Problem drückte Rölker. Denn immer mehr Kunden verlangen eine Online-Hilfe, zum Beispiel für die weltweit im Einsatz befindlichen Fügemodule des Berliner Unternehmens. Dabei handelt es sich um rechnergesteuerte Systeme mit integrierter Kraft-Weg-Überwachung und spezifischer Sensorik. Mit der herkömmlichen Methode – Textverarbeitung und Copy & Paste – war das kaum zu schaffen. Rölker: „Wir brauchten also eine Lösung, die es uns erlaubt, einmal erstellte Inhalte mehrfach zu verwenden.“
Eine solche Lösung fanden die Berliner Füge- und Messtechnikspezialisten in docuglobe. Die Software verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in einer Baumstruktur ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt die Software die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source-Publishing). Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per Drag & Drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen.
„Für docuglobe sprachen gleich mehrere Gründe“, erläutert Norbert Rölker. „Da waren einerseits praktische Erwägungen: Das System nutzt Word als Editor und hat ein mehrsprachiges Interface. Dadurch ist es für mich und meine Kollegen, die künftig damit arbeiten, viel leichter, sich in das System einzuarbeiten.“ Hauptgrund für die Entscheidung war jedoch die intelligente Sprachverwaltung von docuglobe. Sie hilft dabei, den internen Übersetzungsaufwand deutlich zu reduzieren. Neben dem Qualitätsgewinn verspricht sich Norbert Rölker eine deutlich bessere Übersicht und erhebliche Zeitersparniss bei der Herstellung der Dokumente. „Gefallen hat uns auch das ausgereifte Linkmanagement im Onlinehilfebereich und die Versionierungsphilosophie von docuglobe.“
Er ist sich außerdem sicher, dass docuglobe bei Promess künftig auch in andern Bereichen als der Technischen Dokumentation einsetzen werden wird. „Die Probleme bei der Erstellung von Schulungsunterlagen oder Präsentationen sind ja sehr ähnlich gelagert. Deswegen denke ich, werden wir auch hier erheblich an Effizienz gewinnen.“
„Die Planung von Promess zeigt, dass docuglobe mehr ist als ein Redaktionssystem für die Technische Dokumentation“, meint Klaus-Dieter Lütt von der Firma key2market, einem Vertriebspartner der technotrans AG, die den Neukunden für docuglobe gewonnen hat. Und Henning Mallok, Vertriebsleiter global document solutions der technotrans AG ergänzt: „docuglobe eignet sich für alle Unternehmensbereiche, die viele verschiedene, zum Teil ähnliche, sich häufig ändernde Dokumente erzeugen und pflegen oder Dokumente in mehreren Sprachvarianten erstellen und verwalten sowie mehrere Veröffentlichungsformen gleichzeitig bedienen wollen.“
