Rund 200 Vertreter aus 100 im Raiffeisen-Verbund organisierten Warengenossenschaften folgten am 26. und 27. Oktober der Einladung der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH zur 3. Raiffeisen IT-Konferenz nach Melle. Verteilt auf zwei Tage erhielten Geschäftsführer, Produktmanager und IT-Verantwortliche ausführliche Informationen und Fachwissen zu allen Themen rund um das Warenwirtschaftssystem gevis, die elektronische Anbindung im Verbund, CRM oder Ausliefe-rungsnachbearbeitung. Im Fokus der Vorträge, Demo-Präsentationen und Informations-Stände standen zudem Themen wie die Digitale Rechnungs-verarbeitung und das Risikomanagement im Bereich der Finanzbuchhaltung.
Den Einstieg in die Veranstaltung – noch nie waren mehr Teilnehmer bei einer GWS-Tagung – machte Geschäftsführer Helmut Benefader. In seinem Überblick über das, was seit der letzten Konferenz 2008 im Markt und im Unternehmen ge-schah, betonte er, dass die Marktbedingungen für den Raiffeisen-Verbund „nicht leichter geworden seien“. Neben volatilen Rohstoffmärkten sorgten Warentermin-börsen und auch unklare politische Bedingungen, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Förderung von Bio-Energie, für Risiken im Geschäft. Sichtbar seien diese schwierigen Bedingungen unter anderem in 22 Fusionen und 35 Ge-schäftsaufgaben. Zur Entwicklung der GWS sagte Benefader, dass das Unter-nehmen heute 421 Genossenschaften mit 1155 Filialen betreue und damit einen Marktanteil von 82 Prozent habe. Über alle Geschäftsfelder hinweg – neben den Raiffeisen-Genossenschaften gehören dazu der technische Groß-, der Baustoff-, der Sanitär- sowie der Lebensmittelhandel – erwirtschaftete das Unternehmen 2009 mit rund 270 Mitarbeitern einen Gruppen-Umsatz von 35 Millionen Euro. Wie Benefader in seinem Vortrag verdeutlichte, betreue die GWS heute 1100 Un-ternehmen. Über alle Segmente arbeiteten 13.000 Anwender mit gevis, dem Hauptprodukt des Unternehmens.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Wie die neue digitale Rechnungsverarbeitung im Verbund funktioniert, stellten danach die Fachansprechpartner der GWS vor. Sie machten deutlich, dass mit der Umstellung von einer papiernen auf die digitale Belegverarbeitung und -archivierung pro Papier-Rechnung Kosten von mehr als 11 Euro eingespart, die Verlustquote deutlich reduziert und die Verarbeitung massiv beschleunigt werden könnten. Anhand der Praxiserfahrungen bei der AGRAVIS und ihren angeschlossenen Warengenossenschaften zeigten die GWS-Fachleute auf, dass vollkommen mit dem gevis-Datenbestand übereinstimmende Rechnungen direkt online gebucht werden. Rechnungen, bei denen scheinbare Unstimmigkeiten vorhanden sind, werden morgens direkt in den Postkorb des Rechnungsprüfers der Genossenschaften übermittelt. Martin Odinius, Teamleiter Dokumentenmanagement bei der GWS: „Über einen Vergleich mit den in gevis hinterlegten Bestell- und Lieferdaten – zum Beispiel über einen zweiten Bildschirm – kann dann der Ansprechpartner Posten für Posten prüfen und die Buchung dann bei Richtigkeit auslösen.“ Ist der Fehler nicht sofort zu ermitteln, lässt sich über das angeschlossene Workflow-Tool Kontakt mit dem im System hinterlegten Fachansprechpartner aufnehmen und in Echtzeit die Prüfung und nach Dokumentation in einem internen Protokoll die Buchung vornehmen. Besonderheit hierbei: Weil eine Dokumenten-Management-Nummer bereits mit der AGRAVIS-Rechnung übertragen wird, erfolgt sowohl bei der „reibungslosen“ als auch bei der noch „zu prüfenden“ Rechnung danach automatisch die Hinterlegung im Archivierungssystem s.dok. „Mit der Archiv-Archiv-Lösung“, so Odinius, „gehören die Zeiten, in denen Rechnungen lange bei Fachansprechpartnern auf dem Schreibtisch lagen oder erst in Papierform von Standort zu Standort transportiert werden mussten, endgültig der Vergangenheit an.“ Ein riesiger Vorteil zum Beispiel, wenn es um Monatsabschlüsse oder Rechnungsprüfungen geht.
Frühwarnsystem
Was gibt es Neues im Bereich Finanzbuchhaltung? Diese Frage stand im Mittelpunkt eines weiteren Vortrags über die aktuelle Version von gevis R4.0. Hierbei berichteten die Moderatoren der GWS, dass nun die Vorgaben der Mehrwert-steuerrichtlinien, nach der auch Dienstleistungen gemeldet werden müssen, ein-geschlossen seien. Zudem könnten direkt SEPA-Überweisungen ausgeführt wer-den. In der neuen Version gevis R.4.0. sei es darüber hinaus möglich, die Um-satzsteuervoranmeldung direkt aus der Finanzbuchhaltung mit der Übertragungs-software PERFIDIATM verschlüsselt und signiert zu übertragen und nicht mehr den manuellen Umweg über Elster-Online nehmen zu müssen.
Eine besonders wichtige Neuerung in der Version stellt ein Frühwarnsystem im Bereich Zahlungsrückstände dar. Über dieses lässt sich zum Beispiel detailliert erkennen, welche Rechnungen mit einer Zahlung ausgeglichen wurden und welche Zinsen pro offenen Posten anfallen. Neu ist zudem, dass auf Mahnungen die letzte Zahlung mit Zahlungsdatum und Betragshöhe des säumigen Kunden angezeigt werden kann.
Besonders praxisorientiert ist auch die Möglichkeit, das Zahlungsverhalten von bestimmten Kundengruppen oder eines bestimmten Kunden über einen bestimmten Zeitraum akkurat zu analysieren und zu verfolgen. Entsprechend bestimmter Risikoklassen können diese mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet werden, also Grün für guter und verlässlicher Zahler, orange bis violett für säumig. Jörg Schulze Othmerding, GWS-Teamleiter Beratung Rechnungswesen: „Wir haben mit den Funktionen die Möglichkeit geschaffen, noch exakter die Kosten und Finanzströme zu analysieren und zu verfolgen. In Zeiten, in denen Zahlungsausfälle und –verschiebungen zum täglichen Geschäft gehören, ist es aus Gründen der Zukunftssicherung des eigenen Unternehmens eminent wichtig, frühzeitig auf die genannten Fehlentwicklungen aufmerksam zu werden.“
Die positiven Aussagen der Teilnehmer am Ende der Konferenz machten deutlich: Die Vorträge, die Gespräche und auch die begleitende Ausstellung haben sehr viel gebracht und gute Hinweise für die kommende Arbeit und die Ausrichtung der IT vermittelt. Zahlreiche Unternehmensvertreter wollen auf jeden Fall bei der nächsten Konferenz 2012 wieder dabei sein.
Den Einstieg in die Veranstaltung – noch nie waren mehr Teilnehmer bei einer GWS-Tagung – machte Geschäftsführer Helmut Benefader. In seinem Überblick über das, was seit der letzten Konferenz 2008 im Markt und im Unternehmen ge-schah, betonte er, dass die Marktbedingungen für den Raiffeisen-Verbund „nicht leichter geworden seien“. Neben volatilen Rohstoffmärkten sorgten Warentermin-börsen und auch unklare politische Bedingungen, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Förderung von Bio-Energie, für Risiken im Geschäft. Sichtbar seien diese schwierigen Bedingungen unter anderem in 22 Fusionen und 35 Ge-schäftsaufgaben. Zur Entwicklung der GWS sagte Benefader, dass das Unter-nehmen heute 421 Genossenschaften mit 1155 Filialen betreue und damit einen Marktanteil von 82 Prozent habe. Über alle Geschäftsfelder hinweg – neben den Raiffeisen-Genossenschaften gehören dazu der technische Groß-, der Baustoff-, der Sanitär- sowie der Lebensmittelhandel – erwirtschaftete das Unternehmen 2009 mit rund 270 Mitarbeitern einen Gruppen-Umsatz von 35 Millionen Euro. Wie Benefader in seinem Vortrag verdeutlichte, betreue die GWS heute 1100 Un-ternehmen. Über alle Segmente arbeiteten 13.000 Anwender mit gevis, dem Hauptprodukt des Unternehmens.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Wie die neue digitale Rechnungsverarbeitung im Verbund funktioniert, stellten danach die Fachansprechpartner der GWS vor. Sie machten deutlich, dass mit der Umstellung von einer papiernen auf die digitale Belegverarbeitung und -archivierung pro Papier-Rechnung Kosten von mehr als 11 Euro eingespart, die Verlustquote deutlich reduziert und die Verarbeitung massiv beschleunigt werden könnten. Anhand der Praxiserfahrungen bei der AGRAVIS und ihren angeschlossenen Warengenossenschaften zeigten die GWS-Fachleute auf, dass vollkommen mit dem gevis-Datenbestand übereinstimmende Rechnungen direkt online gebucht werden. Rechnungen, bei denen scheinbare Unstimmigkeiten vorhanden sind, werden morgens direkt in den Postkorb des Rechnungsprüfers der Genossenschaften übermittelt. Martin Odinius, Teamleiter Dokumentenmanagement bei der GWS: „Über einen Vergleich mit den in gevis hinterlegten Bestell- und Lieferdaten – zum Beispiel über einen zweiten Bildschirm – kann dann der Ansprechpartner Posten für Posten prüfen und die Buchung dann bei Richtigkeit auslösen.“ Ist der Fehler nicht sofort zu ermitteln, lässt sich über das angeschlossene Workflow-Tool Kontakt mit dem im System hinterlegten Fachansprechpartner aufnehmen und in Echtzeit die Prüfung und nach Dokumentation in einem internen Protokoll die Buchung vornehmen. Besonderheit hierbei: Weil eine Dokumenten-Management-Nummer bereits mit der AGRAVIS-Rechnung übertragen wird, erfolgt sowohl bei der „reibungslosen“ als auch bei der noch „zu prüfenden“ Rechnung danach automatisch die Hinterlegung im Archivierungssystem s.dok. „Mit der Archiv-Archiv-Lösung“, so Odinius, „gehören die Zeiten, in denen Rechnungen lange bei Fachansprechpartnern auf dem Schreibtisch lagen oder erst in Papierform von Standort zu Standort transportiert werden mussten, endgültig der Vergangenheit an.“ Ein riesiger Vorteil zum Beispiel, wenn es um Monatsabschlüsse oder Rechnungsprüfungen geht.
Frühwarnsystem
Was gibt es Neues im Bereich Finanzbuchhaltung? Diese Frage stand im Mittelpunkt eines weiteren Vortrags über die aktuelle Version von gevis R4.0. Hierbei berichteten die Moderatoren der GWS, dass nun die Vorgaben der Mehrwert-steuerrichtlinien, nach der auch Dienstleistungen gemeldet werden müssen, ein-geschlossen seien. Zudem könnten direkt SEPA-Überweisungen ausgeführt wer-den. In der neuen Version gevis R.4.0. sei es darüber hinaus möglich, die Um-satzsteuervoranmeldung direkt aus der Finanzbuchhaltung mit der Übertragungs-software PERFIDIATM verschlüsselt und signiert zu übertragen und nicht mehr den manuellen Umweg über Elster-Online nehmen zu müssen.
Eine besonders wichtige Neuerung in der Version stellt ein Frühwarnsystem im Bereich Zahlungsrückstände dar. Über dieses lässt sich zum Beispiel detailliert erkennen, welche Rechnungen mit einer Zahlung ausgeglichen wurden und welche Zinsen pro offenen Posten anfallen. Neu ist zudem, dass auf Mahnungen die letzte Zahlung mit Zahlungsdatum und Betragshöhe des säumigen Kunden angezeigt werden kann.
Besonders praxisorientiert ist auch die Möglichkeit, das Zahlungsverhalten von bestimmten Kundengruppen oder eines bestimmten Kunden über einen bestimmten Zeitraum akkurat zu analysieren und zu verfolgen. Entsprechend bestimmter Risikoklassen können diese mit unterschiedlichen Farben gekennzeichnet werden, also Grün für guter und verlässlicher Zahler, orange bis violett für säumig. Jörg Schulze Othmerding, GWS-Teamleiter Beratung Rechnungswesen: „Wir haben mit den Funktionen die Möglichkeit geschaffen, noch exakter die Kosten und Finanzströme zu analysieren und zu verfolgen. In Zeiten, in denen Zahlungsausfälle und –verschiebungen zum täglichen Geschäft gehören, ist es aus Gründen der Zukunftssicherung des eigenen Unternehmens eminent wichtig, frühzeitig auf die genannten Fehlentwicklungen aufmerksam zu werden.“
Die positiven Aussagen der Teilnehmer am Ende der Konferenz machten deutlich: Die Vorträge, die Gespräche und auch die begleitende Ausstellung haben sehr viel gebracht und gute Hinweise für die kommende Arbeit und die Ausrichtung der IT vermittelt. Zahlreiche Unternehmensvertreter wollen auf jeden Fall bei der nächsten Konferenz 2012 wieder dabei sein.
