Mit dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG 2018) am 25.5.2018 müssen sich Unternehmen auf neue Regelungen im Datenschutzrecht einstellen. Neben dem Schutz der Daten ihrer Mitarbeiter sind Unternehmen auch zum sensiblen Umgang mit Daten von Bewerbern verpflichtet. Diese sind ebenfalls „Beschäftigte“ im Sinne des BDSG 2018.
Bewerber müssen künftig bei Eingang der Bewerbung über Art und Umfang der Datenverarbeitung informiert werden. Insbesondere sind nach Art. 13 DSGVO die Namen und Kontaktdaten der Verantwortlichen und, sofern vorhanden, des Datenschutzbeauftragten des Unternehmens mitzuteilen. Ferner müssen der Zweck der Datenverarbeitung sowie die Dauer der Speicherung transparent gemacht werden („für die Zwecke des Bewerbungsverfahrens“). Schließlich sind die Betroffenen auf ihr Auskunftsrecht, das Recht zur Berichtigung oder Löschung und das Recht zum jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung zur Datenverarbeitung hinzuweisen.
Bei Arbeitgebern, die Online-Bewerbungen ermöglichen, ist die Einhaltung dieser Anforderungen ohne erhöhten Aufwand möglich. Ein entsprechender Hinweis zu Beginn des Bewerbungsformulars oder an anderer, im Bewerbungsprozess sicher vom Bewerber wahrzunehmender, Stelle genügt.
Fraglich ist, wie Arbeitgeber, die Bewerbungsmappen bevorzugen, vorgehen sollten. Sofern auch sie auf dem Internetauftritt des Unternehmens Informationen zu offenen Stellen bereitstellen, bieten sich Datenschutzhinweise bezüglich des Bewerbungsverfahrens hier an. Falls Bewerbungen online, per E-Mail und „klassisch“ alternativ angeboten werden, gehören hierher auch Informationen zum Umgang mit Bewerbungsmappen: Diese sind grundsätzlich zurückzusenden. Falls dies einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeutet, sind sie zeitnah zu vernichten. Wenn Stellenanzeigen in Tageszeitungen geschaltet werden, sollten diese einen kurzen Hinweis hierzu enthalten oder diesbezüglich auf den Internetauftritt des Unternehmens verweisen.
Die zeitnahe Vernichtung beziehungsweise Löschung der Daten von abgelehnten Bewerbern ist eine Pflicht, die alle Arbeitgeber trifft. Dies kann jedoch bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsgesprächs geschehen, da die Arbeitgeber zur Abwehr etwaiger Ansprüche abgelehnter Bewerber aus dem AGG ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen haben.
Eine Speicherung der Daten über sechs Monate hinaus, etwa zur Aufforderung zur erneuten Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt, bedarf des ausdrücklichen, schriftlichen Einverständnisses des Bewerbers.
Datenschutzrechtlich relevant sind auch Informationen, die der Arbeitgeber im Laufe des Bewerbungsverfahrens, etwa im Vorstellungsgespräch, über den Bewerber erhält. Sämtliche Grunddaten zur Person sowie tätigkeitsbezogene Auskünfte dürfen abgefragt und innerhalb der dargestellten Grenzen gespeichert werden. Nicht gestattet sind weiterhin Fragen nach der sexuellen Orientierung, sowie religiösen, weltanschaulichen oder politischen Ansichten. Angaben oder auch nur Eindrücke hierzu dürfen nicht, auch nicht mit der Einwilligung des Betroffenen, erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden.
Zwar wurde insbesondere aufgrund des Betreibens Deutschlands in Art. 88 DSGVO eine Öffnungsklausel für mitgliedsstaatliche Regelungen eingefügt, jedoch sind die Mitgliedstaaten lediglich frei, einen höheren Datenschutzstandard vorzusehen. Auch die in Bezug auf den Datenschutz in Unternehmen in Deutschland praktisch sehr relevanten Betriebsvereinbarungen können hiernach bestehen bleiben. Sie sollten jedoch vor Inkrafttreten der neuen Regelungen, sowie bei zukünftigen Änderungen auf Vereinbarkeit mit DSGVO und dem neuen BDSG überprüft werden.
Die DSGVO stellt die gleichen Anforderungen an Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben. Somit müssen sich auch etwa US-amerikanische Arbeitgeber in Zukunft bei Datenerhebung in Europa an das europäische Datenschutzrecht halten. Neu ist außerdem der Sanktionsmechanismus, welcher in Art. 83 DSGVO Geldbußen in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise vier Prozent des globalen Unternehmensumsatzes vorsieht.
Praxistipp
Arbeitgeber sollten die Informationen zum Datenschutz bei Online-Bewerbungen vor dem 25.5.2018 dringend überarbeiten. Ferner sollte der unternehmensinterne Umgang mit den Daten abgelehnter Bewerber überprüft werden. Eine Speicherung über wenige Monate hinaus ist nicht gestattet und - wie andere Verstöße auch - mit beträchtlichen Geldbußen bedroht.
Bewerber müssen künftig bei Eingang der Bewerbung über Art und Umfang der Datenverarbeitung informiert werden. Insbesondere sind nach Art. 13 DSGVO die Namen und Kontaktdaten der Verantwortlichen und, sofern vorhanden, des Datenschutzbeauftragten des Unternehmens mitzuteilen. Ferner müssen der Zweck der Datenverarbeitung sowie die Dauer der Speicherung transparent gemacht werden („für die Zwecke des Bewerbungsverfahrens“). Schließlich sind die Betroffenen auf ihr Auskunftsrecht, das Recht zur Berichtigung oder Löschung und das Recht zum jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung zur Datenverarbeitung hinzuweisen.
Bei Arbeitgebern, die Online-Bewerbungen ermöglichen, ist die Einhaltung dieser Anforderungen ohne erhöhten Aufwand möglich. Ein entsprechender Hinweis zu Beginn des Bewerbungsformulars oder an anderer, im Bewerbungsprozess sicher vom Bewerber wahrzunehmender, Stelle genügt.
Fraglich ist, wie Arbeitgeber, die Bewerbungsmappen bevorzugen, vorgehen sollten. Sofern auch sie auf dem Internetauftritt des Unternehmens Informationen zu offenen Stellen bereitstellen, bieten sich Datenschutzhinweise bezüglich des Bewerbungsverfahrens hier an. Falls Bewerbungen online, per E-Mail und „klassisch“ alternativ angeboten werden, gehören hierher auch Informationen zum Umgang mit Bewerbungsmappen: Diese sind grundsätzlich zurückzusenden. Falls dies einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeutet, sind sie zeitnah zu vernichten. Wenn Stellenanzeigen in Tageszeitungen geschaltet werden, sollten diese einen kurzen Hinweis hierzu enthalten oder diesbezüglich auf den Internetauftritt des Unternehmens verweisen.
Die zeitnahe Vernichtung beziehungsweise Löschung der Daten von abgelehnten Bewerbern ist eine Pflicht, die alle Arbeitgeber trifft. Dies kann jedoch bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsgesprächs geschehen, da die Arbeitgeber zur Abwehr etwaiger Ansprüche abgelehnter Bewerber aus dem AGG ein berechtigtes Interesse an der Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen haben.
Eine Speicherung der Daten über sechs Monate hinaus, etwa zur Aufforderung zur erneuten Bewerbung zu einem späteren Zeitpunkt, bedarf des ausdrücklichen, schriftlichen Einverständnisses des Bewerbers.
Datenschutzrechtlich relevant sind auch Informationen, die der Arbeitgeber im Laufe des Bewerbungsverfahrens, etwa im Vorstellungsgespräch, über den Bewerber erhält. Sämtliche Grunddaten zur Person sowie tätigkeitsbezogene Auskünfte dürfen abgefragt und innerhalb der dargestellten Grenzen gespeichert werden. Nicht gestattet sind weiterhin Fragen nach der sexuellen Orientierung, sowie religiösen, weltanschaulichen oder politischen Ansichten. Angaben oder auch nur Eindrücke hierzu dürfen nicht, auch nicht mit der Einwilligung des Betroffenen, erhoben, verarbeitet oder gespeichert werden.
Zwar wurde insbesondere aufgrund des Betreibens Deutschlands in Art. 88 DSGVO eine Öffnungsklausel für mitgliedsstaatliche Regelungen eingefügt, jedoch sind die Mitgliedstaaten lediglich frei, einen höheren Datenschutzstandard vorzusehen. Auch die in Bezug auf den Datenschutz in Unternehmen in Deutschland praktisch sehr relevanten Betriebsvereinbarungen können hiernach bestehen bleiben. Sie sollten jedoch vor Inkrafttreten der neuen Regelungen, sowie bei zukünftigen Änderungen auf Vereinbarkeit mit DSGVO und dem neuen BDSG überprüft werden.
Die DSGVO stellt die gleichen Anforderungen an Unternehmen, die ihren Sitz außerhalb der EU haben. Somit müssen sich auch etwa US-amerikanische Arbeitgeber in Zukunft bei Datenerhebung in Europa an das europäische Datenschutzrecht halten. Neu ist außerdem der Sanktionsmechanismus, welcher in Art. 83 DSGVO Geldbußen in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise vier Prozent des globalen Unternehmensumsatzes vorsieht.
Praxistipp
Arbeitgeber sollten die Informationen zum Datenschutz bei Online-Bewerbungen vor dem 25.5.2018 dringend überarbeiten. Ferner sollte der unternehmensinterne Umgang mit den Daten abgelehnter Bewerber überprüft werden. Eine Speicherung über wenige Monate hinaus ist nicht gestattet und - wie andere Verstöße auch - mit beträchtlichen Geldbußen bedroht.
