Über Hiflex Management-Informations-Systeme (MIS) werden Print- und Media-Produktionen in Höhe von 2,5 Milliarden Euro jährlich gesteuert. Dies sind vor allem Aufträge, die bei Druckereien angefragt, kalkuliert, produziert, ausgeliefert und berechnet werden - also in erster Linie Aufträge, die die Wertschöpfungskette der Druckereien umfassen. Doch Druckaufträge kommen nicht "aus dem luftleeren Raum", sondern werden in Agenturen kreiert, bei Produktionern vorbereitet, koordiniert und im Kundenauftrag an Druckereien und Weiterverarbeiter vergeben. Dabei sind Kreative wie Produktioner nur selten (oder eher gar nicht) in den digitalen Workflow eingebunden.
Im Herbst 2006 hat Hiflex, seit 20 Jahren als Anbieter von Systemen zur administrativen und technischen Abwicklung von Print-Aufträgen aktiv, sein Produktportfolio um die webbasierende Applikation Hiflex Print Support erweitert. Print Support ist ein Tool, das die Abwicklung von Geschäftsprozessen optimiert und hierzu die Lieferkette zwischen denen, die Druckprodukte (oder Fremdarbeit) in Auftrag geben, und denen, die Drucksachen produzieren, über eine gemeinsame Plattform verbindet. Print Support ist somit ein Instrument, das Internet- und E-Mail basiert als Abwicklungs-System zur Verwaltung, Anfrage und Beauftragung sowie zur Steuerung von Print-Jobs dient.
Kein Workflow von der Stange
Einer der ersten Anwender ist Ralf Hasford, Produktioner bei einem Berliner Hersteller von medizinischen Geräten. In seiner Funktion steuert er die Abwicklung der zahlreichen Druckaufträge, die das Unternehmen zu vergeben hat. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Verpackungen, Labels, Marketing- und Verkaufsunterlagen, Salesfolder, Datenblätter, Präsentationen und vieles mehr - bei 120 Gerätetypen in mehr als sechs Sprachen und einem Absatz von deutlich über 100.000 Einheiten jährlich ein erhebliches Volumen.
Dazu kommt, dass neben der Druckabwicklung die unternehmenseigene Agentur sowie externe Designer so betreut werden müssen, dass zum vereinbarten Zeitpunkt alle Unterlagen für die Weitergabe an die Vorstufe bereit stehen. Die eigentliche Vergabe der Aufträge wird zentral vom Einkauf des Unternehmens vorgenommen.
Ralf Hasford sieht seine Aufgabe dabei sehr pragmatisch: "Der Designer soll kreativ sein und gestalterische Lösungen für Kommunikations-Probleme finden. Der Produktioner hat lediglich den gesamten Ablauf zu betreuen." Dabei weiß er, dass es genügend Gründe gibt, die ein Projekt verzögern können. Man könne zwar den Stand und Status einigermaßen im Kopf behalten, sagt Ralf Hasford, doch das könne bei mehreren Drucksachen, die gleichzeitig abgewickelt werden müssen "leicht in Hektik ausarten."
Diese Art der Produktionsüberwachung erschien ihm viel zu unsicher. Da ein Workflow vor dem Druck jedoch nicht von der Stange zu bekommen ist, hat er in der Vergangenheit mit Excel-Dateien versucht, die Abläufe zu organisieren. Was nach eigenem Bekunden zumindest teilweise eine Erleichterung brachte.
Doch hatte er mit diesen "selbst gestrickten" Excel-Sheets lediglich eine Insellösung für die interne Organisation geschaffen. Der große Wurf war ihm damit nicht gelungen, was Ralf Hasford auf einige elementare Dinge zurückführt. "Der Workflow in einer Druckerei ist technik-orientiert und hat eine zwangsläufige Reihenfolge: Datencheck, Belichtung, Druck, Weiterverarbeitung. Zwar lässt sich auch der Gestaltungsprozess nach logischen Parametern steuern, allerdings ist der kreative Weg eine in erster Linie kommunikative Angelegenheit mit Briefing, Ideenfindung, Design und Präsentation mit unendlich vielen Schleifen, die sich zigmal wiederholen können. Deshalb glaube ich auch nicht daran, diesen Ablauf in einer Software umsetzen zu können. Aber man kann einen Zeitpunkt definieren, an dem die eigentliche Produktion beginnt. Und hier setzt Hiflex mit Print Support an."
Standardisierte Produktion
"Fast 100 Prozent unserer Drucksachen sind standardisiert: Papier, Format, Weiterverarbeitung und die Abwicklung. Irgendwelche Ausnahmen sind eher selten", erläutert Ralf Hasford. Das vereinfacht zwar die Produktdefinition, doch die große Anzahl unterschiedlicher Projekte macht eine exakte Betreuung weiterhin notwendig.
Mit dem Werkzeug von Hiflex sind die Kommunikation und das Bestellwesen sowohl bei ihm selbst als auch bei den Druckereien einfacher geworden, berichtet Ralf Hasford: "Die Angebotsanfrage ist deutlich transparenter geworden und ich habe gleichzeitig festgestellt, dass die Druckereien bei der Abgabe ihrer Angebote mindestens einen Tag schneller geworden sind."
Print Support bietet Produktionern und Einkäufern eine Vielzahl an Erleichterungen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden können. "Ich kann die Druckereien, mit denen ich bei der einen oder anderen Drucksache zusammenarbeiten möchte, in meine eigene Lieferanten-Datenbank einpflegen. Außerdem kann ich weitere Druckereien aus der Print-Support-Datenbank importieren. Dabei kann ich wie über einen Filter steuern, welcher Lieferant für bestimmte Aufträge qualifiziert ist." Dies erscheint Ralf Hasford umso wichtiger, da sich einige Aufträge in immer kleinere Auflagen bewegen und künftig Digitaldrucker zum Einsatz kommen könnten. Relevant für die Auswahl einer Druckerei ist für ihn aber vor allem die Qualität und Qualifikation einer Druckerei. "Gerade in Berlin gab es in den letzten Jahren ein massives Druckersterben. Darunter gelitten hat nach den Worten von Ralf Hasford zwar die Vielfalt, nicht aber die Qualität. "Die Drucker, mit denen wir heute zusammenarbeiten, bieten eine standardisierte Produktion, so dass wir bereits im Vorfeld wissen, wie der Druck aussehen wird. Für uns sind Drucker gleich aus dem Rennen, wenn es keine definierten Standards gibt."
Auch bei der Definition einer Drucksache erleichtert Hiflex Print Support die Arbeit. Ein Job wird über Basisdaten (Titel, Produkttyp etc.), Detaildaten (Auflagen und Termine) und eine technische Spezifikation definiert. Die Eingabe der technischen Eckdaten erfolgt frei oder strukturiert. Print Support bietet darüber hinaus eine Datenbank mit Spezifikationen für Druck und Weiterverarbeitung, die als Vorlagen übernommen werden können. Nach der Definition des Jobs kann die Anfrage auf Knopfdruck an die Lieferanten der Wahl versendet werden. Dabei können auch beliebige Anlagen angehängt werden.
Eine völlig andere Kultur per Knopfdruck
Der Lieferant, der Drucker oder der Dienstleister antwortet mit Angebot oder Absage via Link in der E-Mail. Der große Vorteil dabei: "Alle Angebote sind jetzt einheitlich strukturiert und die automatisierte Funktion in Print Support hebt farblich hervor, bei welcher Auflage welche Druckerei das günstigste Angebot hat", so Ralf Hasford. "Ich kann das Angebot eines Lieferanten akzeptieren, ich kann nachverhandeln, den Auftrag vergeben oder das Projekt abbrechen." Und, was man ja bisher eher selten oder nie gemacht hat: "Ich kann mich quasi per Knopfdruck für das Angebot bedanken, auch wenn ich es für den Auftrag nicht in Frage kommt. Auf diese Weise entsteht eine völlig neue, viel bessere Kultur bei der Kommunikation."
Die eingegebenen Termine wie "Angebot erwartet bis", "Auftragsvergabe", "Daten- oder Proof-Anlieferung" und "Liefertermin" werden in der Print-Support-Datenbank gespeichert und in einer Terminliste geführt. Erinnerungen, Absagen, Aufträge und andere Dokumente rund um die Drucksachenbeschaffung können aus der Applikation versendet werden und werden zudem vollständig archiviert. Schließlich stellt Print Support auch Auswertungen über die Jobs, Lieferanten und die durchgeführten Aktionen zur Verfügung.
Arbeitsablauf mit Leben füllen
Ralf Hasford beurteilt Hiflex Print Support als einen wichtigen ersten administrativen Schritt, Schrift, Design und Produktion in den gesamten Produktionsprozess einzubinden. "Was ich mir noch wünsche, ist eine Upload- und Download-Funktion für die freigegebenen Jobs. Da würde ich bei Hiflex Speicherplatz mieten und entsprechend effizient nutzen können", sagt Ralf Hasford. Und fügt hinzu: "Was mir imponiert, ist die flexible Handhabung bei Hiflex." Denn an diesem Projekt wird bei Hiflex längst gearbeitet. Schon heute lassen sich an die Mails Beschreibungen, Stanzformen und ähnliches mehr anhängen, die zur Klärung der Anfrage beitragen.
"Dies alles in seiner Summe spart mir wertvolle Zeit, die ich für andere Aufgaben einsetzen kann. Das Programm von Hiflex macht die Abwicklung unendlich einfacher und transparenter. Und schließt vor allem Fehler aus. Ich habe nun sehr genau den Überblick, wo die Anfrage ist, wer die Daten hat und wo der Druck läuft."
Von seinen Excel-Dateien hat sich Ralf Hasford inzwischen getrennt und gesteht: "Ich war über Jahre auf der Suche nach Software, die Prozesse abbildet, wie wir sie benötigen, und die den Arbeitsablauf mit Leben füllt", so Ralf Hasford. "All dies finde ich jetzt in der Lösung von Hiflex."
Im Herbst 2006 hat Hiflex, seit 20 Jahren als Anbieter von Systemen zur administrativen und technischen Abwicklung von Print-Aufträgen aktiv, sein Produktportfolio um die webbasierende Applikation Hiflex Print Support erweitert. Print Support ist ein Tool, das die Abwicklung von Geschäftsprozessen optimiert und hierzu die Lieferkette zwischen denen, die Druckprodukte (oder Fremdarbeit) in Auftrag geben, und denen, die Drucksachen produzieren, über eine gemeinsame Plattform verbindet. Print Support ist somit ein Instrument, das Internet- und E-Mail basiert als Abwicklungs-System zur Verwaltung, Anfrage und Beauftragung sowie zur Steuerung von Print-Jobs dient.
Kein Workflow von der Stange
Einer der ersten Anwender ist Ralf Hasford, Produktioner bei einem Berliner Hersteller von medizinischen Geräten. In seiner Funktion steuert er die Abwicklung der zahlreichen Druckaufträge, die das Unternehmen zu vergeben hat. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Verpackungen, Labels, Marketing- und Verkaufsunterlagen, Salesfolder, Datenblätter, Präsentationen und vieles mehr - bei 120 Gerätetypen in mehr als sechs Sprachen und einem Absatz von deutlich über 100.000 Einheiten jährlich ein erhebliches Volumen.
Dazu kommt, dass neben der Druckabwicklung die unternehmenseigene Agentur sowie externe Designer so betreut werden müssen, dass zum vereinbarten Zeitpunkt alle Unterlagen für die Weitergabe an die Vorstufe bereit stehen. Die eigentliche Vergabe der Aufträge wird zentral vom Einkauf des Unternehmens vorgenommen.
Ralf Hasford sieht seine Aufgabe dabei sehr pragmatisch: "Der Designer soll kreativ sein und gestalterische Lösungen für Kommunikations-Probleme finden. Der Produktioner hat lediglich den gesamten Ablauf zu betreuen." Dabei weiß er, dass es genügend Gründe gibt, die ein Projekt verzögern können. Man könne zwar den Stand und Status einigermaßen im Kopf behalten, sagt Ralf Hasford, doch das könne bei mehreren Drucksachen, die gleichzeitig abgewickelt werden müssen "leicht in Hektik ausarten."
Diese Art der Produktionsüberwachung erschien ihm viel zu unsicher. Da ein Workflow vor dem Druck jedoch nicht von der Stange zu bekommen ist, hat er in der Vergangenheit mit Excel-Dateien versucht, die Abläufe zu organisieren. Was nach eigenem Bekunden zumindest teilweise eine Erleichterung brachte.
Doch hatte er mit diesen "selbst gestrickten" Excel-Sheets lediglich eine Insellösung für die interne Organisation geschaffen. Der große Wurf war ihm damit nicht gelungen, was Ralf Hasford auf einige elementare Dinge zurückführt. "Der Workflow in einer Druckerei ist technik-orientiert und hat eine zwangsläufige Reihenfolge: Datencheck, Belichtung, Druck, Weiterverarbeitung. Zwar lässt sich auch der Gestaltungsprozess nach logischen Parametern steuern, allerdings ist der kreative Weg eine in erster Linie kommunikative Angelegenheit mit Briefing, Ideenfindung, Design und Präsentation mit unendlich vielen Schleifen, die sich zigmal wiederholen können. Deshalb glaube ich auch nicht daran, diesen Ablauf in einer Software umsetzen zu können. Aber man kann einen Zeitpunkt definieren, an dem die eigentliche Produktion beginnt. Und hier setzt Hiflex mit Print Support an."
Standardisierte Produktion
"Fast 100 Prozent unserer Drucksachen sind standardisiert: Papier, Format, Weiterverarbeitung und die Abwicklung. Irgendwelche Ausnahmen sind eher selten", erläutert Ralf Hasford. Das vereinfacht zwar die Produktdefinition, doch die große Anzahl unterschiedlicher Projekte macht eine exakte Betreuung weiterhin notwendig.
Mit dem Werkzeug von Hiflex sind die Kommunikation und das Bestellwesen sowohl bei ihm selbst als auch bei den Druckereien einfacher geworden, berichtet Ralf Hasford: "Die Angebotsanfrage ist deutlich transparenter geworden und ich habe gleichzeitig festgestellt, dass die Druckereien bei der Abgabe ihrer Angebote mindestens einen Tag schneller geworden sind."
Print Support bietet Produktionern und Einkäufern eine Vielzahl an Erleichterungen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt werden können. "Ich kann die Druckereien, mit denen ich bei der einen oder anderen Drucksache zusammenarbeiten möchte, in meine eigene Lieferanten-Datenbank einpflegen. Außerdem kann ich weitere Druckereien aus der Print-Support-Datenbank importieren. Dabei kann ich wie über einen Filter steuern, welcher Lieferant für bestimmte Aufträge qualifiziert ist." Dies erscheint Ralf Hasford umso wichtiger, da sich einige Aufträge in immer kleinere Auflagen bewegen und künftig Digitaldrucker zum Einsatz kommen könnten. Relevant für die Auswahl einer Druckerei ist für ihn aber vor allem die Qualität und Qualifikation einer Druckerei. "Gerade in Berlin gab es in den letzten Jahren ein massives Druckersterben. Darunter gelitten hat nach den Worten von Ralf Hasford zwar die Vielfalt, nicht aber die Qualität. "Die Drucker, mit denen wir heute zusammenarbeiten, bieten eine standardisierte Produktion, so dass wir bereits im Vorfeld wissen, wie der Druck aussehen wird. Für uns sind Drucker gleich aus dem Rennen, wenn es keine definierten Standards gibt."
Auch bei der Definition einer Drucksache erleichtert Hiflex Print Support die Arbeit. Ein Job wird über Basisdaten (Titel, Produkttyp etc.), Detaildaten (Auflagen und Termine) und eine technische Spezifikation definiert. Die Eingabe der technischen Eckdaten erfolgt frei oder strukturiert. Print Support bietet darüber hinaus eine Datenbank mit Spezifikationen für Druck und Weiterverarbeitung, die als Vorlagen übernommen werden können. Nach der Definition des Jobs kann die Anfrage auf Knopfdruck an die Lieferanten der Wahl versendet werden. Dabei können auch beliebige Anlagen angehängt werden.
Eine völlig andere Kultur per Knopfdruck
Der Lieferant, der Drucker oder der Dienstleister antwortet mit Angebot oder Absage via Link in der E-Mail. Der große Vorteil dabei: "Alle Angebote sind jetzt einheitlich strukturiert und die automatisierte Funktion in Print Support hebt farblich hervor, bei welcher Auflage welche Druckerei das günstigste Angebot hat", so Ralf Hasford. "Ich kann das Angebot eines Lieferanten akzeptieren, ich kann nachverhandeln, den Auftrag vergeben oder das Projekt abbrechen." Und, was man ja bisher eher selten oder nie gemacht hat: "Ich kann mich quasi per Knopfdruck für das Angebot bedanken, auch wenn ich es für den Auftrag nicht in Frage kommt. Auf diese Weise entsteht eine völlig neue, viel bessere Kultur bei der Kommunikation."
Die eingegebenen Termine wie "Angebot erwartet bis", "Auftragsvergabe", "Daten- oder Proof-Anlieferung" und "Liefertermin" werden in der Print-Support-Datenbank gespeichert und in einer Terminliste geführt. Erinnerungen, Absagen, Aufträge und andere Dokumente rund um die Drucksachenbeschaffung können aus der Applikation versendet werden und werden zudem vollständig archiviert. Schließlich stellt Print Support auch Auswertungen über die Jobs, Lieferanten und die durchgeführten Aktionen zur Verfügung.
Arbeitsablauf mit Leben füllen
Ralf Hasford beurteilt Hiflex Print Support als einen wichtigen ersten administrativen Schritt, Schrift, Design und Produktion in den gesamten Produktionsprozess einzubinden. "Was ich mir noch wünsche, ist eine Upload- und Download-Funktion für die freigegebenen Jobs. Da würde ich bei Hiflex Speicherplatz mieten und entsprechend effizient nutzen können", sagt Ralf Hasford. Und fügt hinzu: "Was mir imponiert, ist die flexible Handhabung bei Hiflex." Denn an diesem Projekt wird bei Hiflex längst gearbeitet. Schon heute lassen sich an die Mails Beschreibungen, Stanzformen und ähnliches mehr anhängen, die zur Klärung der Anfrage beitragen.
"Dies alles in seiner Summe spart mir wertvolle Zeit, die ich für andere Aufgaben einsetzen kann. Das Programm von Hiflex macht die Abwicklung unendlich einfacher und transparenter. Und schließt vor allem Fehler aus. Ich habe nun sehr genau den Überblick, wo die Anfrage ist, wer die Daten hat und wo der Druck läuft."
Von seinen Excel-Dateien hat sich Ralf Hasford inzwischen getrennt und gesteht: "Ich war über Jahre auf der Suche nach Software, die Prozesse abbildet, wie wir sie benötigen, und die den Arbeitsablauf mit Leben füllt", so Ralf Hasford. "All dies finde ich jetzt in der Lösung von Hiflex."
