Seit 1983 setzte die LVM Versicherung beim Output-Management auf eine Host-basierte ASF-Lösung. Ende der 1990er Jahre entschied sich die LVM Versicherung jedoch, auf die objektorientierte Anwendungsentwicklung umzusteigen. Es galt, zunächst ein neues Außendienstsystem für die LVM Agenturen zu erstellen und gleichzeitig die vorhandenen Inhouse-Lösungen zu optimieren.
In einem weiteren Schritt sollte dann ein komplett neues Output-Management-System installiert werden. In der ersten Projektphase wurde ein grafisches Frontend zur Ablösung von ASF gesucht, welches auf die darunter liegenden Output-Management-Strukturen aufsetzen konnte. Zu diesem Zweck hatte die LVM Versicherung eine Marktstudie über vorhandene Lösungen erstellt und im Rahmen eines Proof-of-Concept die textlichen und grafischen Anforderungen an die zu findende Anwendung definiert.
Entscheidungsfindung
Fündig wurde die LVM dann im Jahr 2000 bei der icon Systemhaus GmbH. Sie entschied sich für deren Standard-Software-Suite DOPIX, eine modulare Unternehmenslösung zur Erstellung und Formatierung interaktiver, prozessintegrierter und automatisierter Dokumente aller Art. Die Gründe für die Entscheidung waren laut Ingo Knein, DV-Organisation/Projekt CTV bei der LVM Versicherung "...neben dem Investitionsschutz durch die weitere Nutzung langjährig erstellter Dokumente und Prozesse aus der ASF-Welt, auch die Fähigkeit von icon, gemeinsam mit uns in der vorgegebenen, knappen Zeit eine stabile Lösung zu entwickeln, bzw. anzupassen. Außerdem haben uns die hohe Flexibilität der Lösung sowie ihre Produktvielfalt und damit die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten überzeugt."
Zentralisierung und Individualisierung
Bisher gab es bei der LVM Versicherung sowohl eine Innendienst- und - mit dem LAS (LVM Agentur System) - eine versicherungseigene Außendienst-Lösung für externe Versicherungsagenten und Partner, die es zu zentralisieren und zu integrieren galt. Ziel war eine reaktionsschnelle und flexible Lösung für die Individualbriefschreibung, mit der z.B. direkt im Anschluss an ein Telefonat ein "freies" Dokument verfasst, versendet und archiviert werden kann. Diese Lösung sollte zunächst im hostbasierten Innendienst das vorhandene ASF ablösen, mittel- oder langfristig aber dann die Grundlage für die Installation eines ganz neuen Output-Management-Systems und eine zentrale Datenhaltung bilden. Die Migration von ASF auf DOPIX verlief schnell und problemlos, da sich an den zugrunde liegenden Workflows wenig geändert hatte. Somit waren außer einer kurzen Einführungsveranstaltung für Sachbearbeiter keine weiteren Schulungen nötig.
Für den Außendienst sollte der DOPIX/Editor in die neu entstehende grafische, objektorientierte Anwendung sauber integriert werden.
Implementierung der Anwendungen
Die DOPIX-basierte Außendienst-Lösung ist seit 2003 deutschlandweit produktiv und eröffnete den Anwendern deutlich mehr Gestaltungs- und Einsatzmöglichkeiten sowie eine bessere, abteilungsübergreifende Kooperation. 2006/2007 ging bei der LVM dann die neue grafische Innendienst-Anwendung mit DOPIX als Textverarbeitungssystem zunächst im Bereich Sachschaden produktiv.
Die Lösung ist vollständig in das LAS integriert und die Oberflächensteuerung der Baustein-Funktionalität ist über Textregelwerke realisiert. Die Implementierung der kompletten DOPIX-Suite wurde später auf weitere Abteilungen ausgedehnt. Seit 2006 sind die ASF-Lösungen bei der LVM komplett abgelöst. Zwei Jahre später konnten dann auch Batch-Dokumente über das Textregelwerk konzipiert, verwaltet und ihr Versand gesteuert werden.
Dank der Flexibilität von DOPIX konnten trotzdem die alten Funktionalitäten und Verarbeitungsprozesse erhalten bleiben, was einen hohen Investitionsschutz darstellt. Gleichzeitig ist jedoch, dank des neuen Systems bei der Dokumentenerstellung, die Verwendung von Farben und Bildern möglich - eine große Unterstützung bei der Implementierung des unternehmensweiten Corporate Designs. Mithilfe der icon-Lösung erstellt und verarbeitet die LVM jährlich etwa 60 Millionen Dokumentseiten.
Positives Feedback
Ingo Knein, DV-Organisation/Projekt CTV bewertet den Einsatz von DOPIX sehr positiv: "Dank der icon-Lösung ist eine maßgeschneiderte kunden- und vertragsorientierte Schriftguterstellung möglich, und damit ist die LVM in der Lage, ihren selbst gesetzten Anspruch an ihren Kundenservice zu erfüllen."
"Unsere Anwendungsentwickler administrieren mittlerweile im Rahmen der Textregelwerke komplexe Dokumente und müssen nicht mehr aufwendig Schriftgutanwendungen programmieren. Wir haben die icon-Lösung mittlerweile seit zwölf Jahren im Einsatz und sind sowohl mit der Software-Suite als auch mit dem Support mehr als zufrieden. Wir haben unser Output-Management-System vor kurzem von einem externen Fachmann überprüfen lassen, der uns zu unserer damaligen Entscheidung für DOPIX gratuliert und uns bestätigt hat, dass wir auch für zukünftige Anforderungen sehr gut gerüstet sind."
"Ein weiterer Vorteil der Zentralisierung ist die Zeit- und Kostenersparnis durch die Unterstützung bei der Porto-Optimierung sowie die Massenproduktion von Dokumenten und der geringere Personalbedarf. Außerdem ermöglicht die Lösung kurze Servicezeiten und - dank des flexiblen und leistungsfähigen WYSIWYG-Editors - eine Produktivitätssteigerung. Die Lösung unterstützt alle gängigen Ausgabekanäle wie AFP, PDF oder PCL und lässt sich leicht in bestehende IT-Umgebungen integrieren. Zusätzlich kann die Archivierung der Dokumente über die icon-Lösung gesteuert werden."
Die nächsten Schritte
Ziel des Gesamtprojekts ist es, so viel wie möglich zu administrieren und Eigenentwicklungen so weit wie möglich zu vermeiden. Nach wie vor setzt die Versicherung fest auf icon und evaluiert derzeit weitere Module des Softwareportfolios im Hinblick auf deren Anwendung im Unternehmen. Die LVM Versicherung benötigt eine sehr komplexe, individualisierte und personalisierte sowie kontextsensitive Dokumentenerstellung und wird den Einsatz der Module /TEO, /Designer, /Desktop und /Flow in Kürze untersuchen. Außerdem soll in Zukunft der Versand von Dokumenten per E-Mail sowie der Auf- und Ausbau weiterer Versandkanäle forciert werden. Die Software-Suite von icon wird auch diese Entwicklung begleiten und vorantreiben.
In einem weiteren Schritt sollte dann ein komplett neues Output-Management-System installiert werden. In der ersten Projektphase wurde ein grafisches Frontend zur Ablösung von ASF gesucht, welches auf die darunter liegenden Output-Management-Strukturen aufsetzen konnte. Zu diesem Zweck hatte die LVM Versicherung eine Marktstudie über vorhandene Lösungen erstellt und im Rahmen eines Proof-of-Concept die textlichen und grafischen Anforderungen an die zu findende Anwendung definiert.
Entscheidungsfindung
Fündig wurde die LVM dann im Jahr 2000 bei der icon Systemhaus GmbH. Sie entschied sich für deren Standard-Software-Suite DOPIX, eine modulare Unternehmenslösung zur Erstellung und Formatierung interaktiver, prozessintegrierter und automatisierter Dokumente aller Art. Die Gründe für die Entscheidung waren laut Ingo Knein, DV-Organisation/Projekt CTV bei der LVM Versicherung "...neben dem Investitionsschutz durch die weitere Nutzung langjährig erstellter Dokumente und Prozesse aus der ASF-Welt, auch die Fähigkeit von icon, gemeinsam mit uns in der vorgegebenen, knappen Zeit eine stabile Lösung zu entwickeln, bzw. anzupassen. Außerdem haben uns die hohe Flexibilität der Lösung sowie ihre Produktvielfalt und damit die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten überzeugt."
Zentralisierung und Individualisierung
Bisher gab es bei der LVM Versicherung sowohl eine Innendienst- und - mit dem LAS (LVM Agentur System) - eine versicherungseigene Außendienst-Lösung für externe Versicherungsagenten und Partner, die es zu zentralisieren und zu integrieren galt. Ziel war eine reaktionsschnelle und flexible Lösung für die Individualbriefschreibung, mit der z.B. direkt im Anschluss an ein Telefonat ein "freies" Dokument verfasst, versendet und archiviert werden kann. Diese Lösung sollte zunächst im hostbasierten Innendienst das vorhandene ASF ablösen, mittel- oder langfristig aber dann die Grundlage für die Installation eines ganz neuen Output-Management-Systems und eine zentrale Datenhaltung bilden. Die Migration von ASF auf DOPIX verlief schnell und problemlos, da sich an den zugrunde liegenden Workflows wenig geändert hatte. Somit waren außer einer kurzen Einführungsveranstaltung für Sachbearbeiter keine weiteren Schulungen nötig.
Für den Außendienst sollte der DOPIX/Editor in die neu entstehende grafische, objektorientierte Anwendung sauber integriert werden.
Implementierung der Anwendungen
Die DOPIX-basierte Außendienst-Lösung ist seit 2003 deutschlandweit produktiv und eröffnete den Anwendern deutlich mehr Gestaltungs- und Einsatzmöglichkeiten sowie eine bessere, abteilungsübergreifende Kooperation. 2006/2007 ging bei der LVM dann die neue grafische Innendienst-Anwendung mit DOPIX als Textverarbeitungssystem zunächst im Bereich Sachschaden produktiv.
Die Lösung ist vollständig in das LAS integriert und die Oberflächensteuerung der Baustein-Funktionalität ist über Textregelwerke realisiert. Die Implementierung der kompletten DOPIX-Suite wurde später auf weitere Abteilungen ausgedehnt. Seit 2006 sind die ASF-Lösungen bei der LVM komplett abgelöst. Zwei Jahre später konnten dann auch Batch-Dokumente über das Textregelwerk konzipiert, verwaltet und ihr Versand gesteuert werden.
Dank der Flexibilität von DOPIX konnten trotzdem die alten Funktionalitäten und Verarbeitungsprozesse erhalten bleiben, was einen hohen Investitionsschutz darstellt. Gleichzeitig ist jedoch, dank des neuen Systems bei der Dokumentenerstellung, die Verwendung von Farben und Bildern möglich - eine große Unterstützung bei der Implementierung des unternehmensweiten Corporate Designs. Mithilfe der icon-Lösung erstellt und verarbeitet die LVM jährlich etwa 60 Millionen Dokumentseiten.
Positives Feedback
Ingo Knein, DV-Organisation/Projekt CTV bewertet den Einsatz von DOPIX sehr positiv: "Dank der icon-Lösung ist eine maßgeschneiderte kunden- und vertragsorientierte Schriftguterstellung möglich, und damit ist die LVM in der Lage, ihren selbst gesetzten Anspruch an ihren Kundenservice zu erfüllen."
"Unsere Anwendungsentwickler administrieren mittlerweile im Rahmen der Textregelwerke komplexe Dokumente und müssen nicht mehr aufwendig Schriftgutanwendungen programmieren. Wir haben die icon-Lösung mittlerweile seit zwölf Jahren im Einsatz und sind sowohl mit der Software-Suite als auch mit dem Support mehr als zufrieden. Wir haben unser Output-Management-System vor kurzem von einem externen Fachmann überprüfen lassen, der uns zu unserer damaligen Entscheidung für DOPIX gratuliert und uns bestätigt hat, dass wir auch für zukünftige Anforderungen sehr gut gerüstet sind."
"Ein weiterer Vorteil der Zentralisierung ist die Zeit- und Kostenersparnis durch die Unterstützung bei der Porto-Optimierung sowie die Massenproduktion von Dokumenten und der geringere Personalbedarf. Außerdem ermöglicht die Lösung kurze Servicezeiten und - dank des flexiblen und leistungsfähigen WYSIWYG-Editors - eine Produktivitätssteigerung. Die Lösung unterstützt alle gängigen Ausgabekanäle wie AFP, PDF oder PCL und lässt sich leicht in bestehende IT-Umgebungen integrieren. Zusätzlich kann die Archivierung der Dokumente über die icon-Lösung gesteuert werden."
Die nächsten Schritte
Ziel des Gesamtprojekts ist es, so viel wie möglich zu administrieren und Eigenentwicklungen so weit wie möglich zu vermeiden. Nach wie vor setzt die Versicherung fest auf icon und evaluiert derzeit weitere Module des Softwareportfolios im Hinblick auf deren Anwendung im Unternehmen. Die LVM Versicherung benötigt eine sehr komplexe, individualisierte und personalisierte sowie kontextsensitive Dokumentenerstellung und wird den Einsatz der Module /TEO, /Designer, /Desktop und /Flow in Kürze untersuchen. Außerdem soll in Zukunft der Versand von Dokumenten per E-Mail sowie der Auf- und Ausbau weiterer Versandkanäle forciert werden. Die Software-Suite von icon wird auch diese Entwicklung begleiten und vorantreiben.
