E-Mail Posteingangsverarbeitung mit hoher Rendite
Führender Vorsorge-Spezialist Deutschlands baut mit NOVO Mail seine elektronische Posteingangsverarbeitung aus
Viele Schreiben treffen täglich bei der Wüstenrot & Württembergische Gruppe (W&W-Gruppe) ein – auf dem klassischen Postweg oder per Fax, zunehmend aber auch als E-Mail, oft mit Anhängen. Dabei handelt es sich um alle Arten der Kundenkorrespondenz: Nachfragen zu Kontoständen, Beleihungswertunterlagen, Neu- bzw. Erweiterungsanträge, Schadensmeldungen etc. - Tendenz steigend.
Die Herausforderung für die W&W-Gruppe: Wie lassen sich klassischer Posteingang und elektronische Nachrichten so erfassen und aufbereiten, dass sie für die Bearbeitung in einer hohen Qualität und elektronisch zur Verfügung stehen? Beim üblichen Posteingang löst das bewährte Einscannen das Problem. Anders sieht es bei E-Mails mit Anhängen aus. Das bisherige System zur Eingangsverarbeitung erlaubte nur eine Konvertierung der E-Mails in TIFF-Dateien, schwarz-weiß, dem klassischen Scanner-Format.
Die Fachbereiche wollten jedoch jedes Dokument auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters so angezeigt bekommen wie im Original. Denn das bisherige Vorgehen führte mitunter dazu, dass Sachbearbeiter die E-Mails inklusive Anhänge zur besseren Lesbarkeit ausdruckten und sie dann den etablierten Scanprozessen zuführten. Eine zeitkritische und teure Methode. Wie schön wäre es doch, könnte man die Erfassung und Weiterleitung durchgängig digitalisieren.
Grund genug für den Vorsorgespezialisten, sich nach einer Alternative umzusehen. Das Ergebnis: E-Mails in hochauflösende Farb-PDFs zu konvertieren. Das ver-hindert dank der farbigen Anzeige am Bildschirm überflüssiges Drucken, es bietet zudem den Vorteil der revisionssicheren Archivierung: Liegt das E-Mail-Dokument einmal im PDF-Format vor, lässt es sich auch verlustarm nach PDF/A wandeln, einem gängigen Format für die langfristige Archivierung.
STARKE PARTNER: INOVOOLUTION UND LEVIGO
Auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung stieß die W&W-Gruppe auf InovoOlution, einen ausgewiesenen Spezialisten für Input-Management, und dessen Partner Levigo mit seinen Lösungen für Dokumentenanzeige und -konvertierung.
Ralf Rosenauer, Projektleiter im Input-Management bei der W&W Informatik GmbH sagt: „InovoOlution und Levigo haben uns mit ihren Lösungen und ihrer bisherigen Erfahrung davon überzeugt, dass sie unsere Anforderungen am besten umsetzen können.“
Technologische Kernstücke sind die Software NOVO Mail (automatisierter Import eingehender E-Mails) und der jadice-Server und -Viewer von Levigo für die Konvertierung und Dokumentenanzeige. Mit der neuen Lösung auf Input Accel-Prozess-Basis ist die W&W-Gruppe in der Lage, komplette E-Mail-Dokumente vieler Formate automatisiert zu erfassen, umzuwandeln und für die nachfolgenden Fachprozesse im Input-Management aufzubereiten.
Das Prinzip: NOVO Mail holt mittels Mail-Transfer-Agent (MTA auf POP3-Basis) die Nachrichten im EML-Format aus der Ablage und generiert daraus eine MSG-Datei. Der in NOVO Convert – eine weitere Komponente des Produkts NOVO Mail – integrierte jadice-Server übernimmt die Konvertierung vieler Dokumentenformate aus E-Mail-Anhängen und der E-Mail selbst in das PDF-Format. Gleichzeitig erstellt der jadice-Server aus den Header-Daten der E-Mail eine XML-Datei mit den spezifischen Indexdaten (Beschreibungsdatei). Außerdem erfolgt aus dem ebenfalls von InovoOlution erstellten Input Accel-Prozess heraus über eine separate Input Accel-Komponente der W&W ein Eintrag in eine Datenbank. So lässt sich jede E-Mail vom Eingang bis zum Abschluss der Verarbeitung im Input-Management lückenlos nachvollziehen.
Angeschlossen an den Konvertierungs-Ablauf ist ein von W&W erstellter Workflow mit automatisiertem Inhalts-Check: Anhand hinterlegter E-Mail-Accounts wird geprüft, an welchen Bereich das E-Mail-Dokument gerichtet ist, und dann wird es entsprechend weitergeleitet. Dabei wurde bereichsabhängig noch das „Splitting“ eines E-Mail-Vorgangs in seine Dokumente – E-Mail-Body und Anlagen – benötigt: Dazu wurde das Input Accel-Modul NOVO PDF Compression von InovoOlution implementiert: Es teilt ein PDF-Dokument in mehrere Einzeldateien auf (je Anlage und für den Body eine eigene PDF-Datei), sofern fachlich vorgegeben.
Der neue Gesamtablauf liefert letztlich weit mehr als die eigentliche Konvertierung ins PDF-Format. Er liest die notwendigen Metadaten aus und leitet sie elektronisch an die entsprechenden fachlichen Input-Management-Prozesse weiter. Alles automatisiert und ohne Medienbruch.
HÖHERE QUALITÄT UND KÜRZERE BEARBEITUNGSZEITEN
Dank dieser Automatisierung profitiert die W&W-Gruppe vor allem von einer deutlichen Zeitersparnis. Ralf Rosenauer, Projektleiter im Input-Management, sagt: „Zuordnung, Konvertierung, Indizierung und Weiter-leitung sind heute eine Sache von Minuten. Dadurch hat sich die Bearbeitungszeit insgesamt verkürzt – zur Freude der Sachbearbeiter, aber auch des Außendienstes und zum Vorteil für unsere Millionen Kunden.“
AUSREICHEND ZEIT FÜR TESTS
Ralf Rosenauer verhehlt nicht, dass es bei der Umsetzung neuralgische Punkte gab. So habe man zunächst die Anzahl der Tests und die Definition umfassender Testkriterien unterschätzt: So musste zum Beispiel der Umgang mit kennwortgeschützten PDF-Dateien exakt beschrieben werden. Hierzu wurde am jadice-Server eine Systemerweiterung eingeführt, die auch solche PDF-Dateien automatisiert verarbeitet, sofern das Kennwort bekannt ist. Wenn nicht, wird es über die „Druckfunktion“ konvertiert.
POSITIVES FAZIT UND AUSBLICK
„Die Qualität der Farb-PDFs ist so nah am Original, dass die Sachbearbeiter die E-Mail-Dokumente direkt weiterverarbeiten können“, sagt Ralf Rosenauer. „Die leistungsfähige Konvertierung in ein hochwertiges Farbformat, einhergehend mit einer beschleunigten, weil automatisierten Verarbeitung des elektronischen Posteingangs – das ist der eigentliche Gewinn für uns.“ Zudem profitiert die W&W-Gruppe von der ständigen Weiterentwicklung des Portfolios von InovoOlution und Levigo.
Führender Vorsorge-Spezialist Deutschlands baut mit NOVO Mail seine elektronische Posteingangsverarbeitung aus
Viele Schreiben treffen täglich bei der Wüstenrot & Württembergische Gruppe (W&W-Gruppe) ein – auf dem klassischen Postweg oder per Fax, zunehmend aber auch als E-Mail, oft mit Anhängen. Dabei handelt es sich um alle Arten der Kundenkorrespondenz: Nachfragen zu Kontoständen, Beleihungswertunterlagen, Neu- bzw. Erweiterungsanträge, Schadensmeldungen etc. - Tendenz steigend.
Die Herausforderung für die W&W-Gruppe: Wie lassen sich klassischer Posteingang und elektronische Nachrichten so erfassen und aufbereiten, dass sie für die Bearbeitung in einer hohen Qualität und elektronisch zur Verfügung stehen? Beim üblichen Posteingang löst das bewährte Einscannen das Problem. Anders sieht es bei E-Mails mit Anhängen aus. Das bisherige System zur Eingangsverarbeitung erlaubte nur eine Konvertierung der E-Mails in TIFF-Dateien, schwarz-weiß, dem klassischen Scanner-Format.
Die Fachbereiche wollten jedoch jedes Dokument auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters so angezeigt bekommen wie im Original. Denn das bisherige Vorgehen führte mitunter dazu, dass Sachbearbeiter die E-Mails inklusive Anhänge zur besseren Lesbarkeit ausdruckten und sie dann den etablierten Scanprozessen zuführten. Eine zeitkritische und teure Methode. Wie schön wäre es doch, könnte man die Erfassung und Weiterleitung durchgängig digitalisieren.
Grund genug für den Vorsorgespezialisten, sich nach einer Alternative umzusehen. Das Ergebnis: E-Mails in hochauflösende Farb-PDFs zu konvertieren. Das ver-hindert dank der farbigen Anzeige am Bildschirm überflüssiges Drucken, es bietet zudem den Vorteil der revisionssicheren Archivierung: Liegt das E-Mail-Dokument einmal im PDF-Format vor, lässt es sich auch verlustarm nach PDF/A wandeln, einem gängigen Format für die langfristige Archivierung.
STARKE PARTNER: INOVOOLUTION UND LEVIGO
Auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung stieß die W&W-Gruppe auf InovoOlution, einen ausgewiesenen Spezialisten für Input-Management, und dessen Partner Levigo mit seinen Lösungen für Dokumentenanzeige und -konvertierung.
Ralf Rosenauer, Projektleiter im Input-Management bei der W&W Informatik GmbH sagt: „InovoOlution und Levigo haben uns mit ihren Lösungen und ihrer bisherigen Erfahrung davon überzeugt, dass sie unsere Anforderungen am besten umsetzen können.“
Technologische Kernstücke sind die Software NOVO Mail (automatisierter Import eingehender E-Mails) und der jadice-Server und -Viewer von Levigo für die Konvertierung und Dokumentenanzeige. Mit der neuen Lösung auf Input Accel-Prozess-Basis ist die W&W-Gruppe in der Lage, komplette E-Mail-Dokumente vieler Formate automatisiert zu erfassen, umzuwandeln und für die nachfolgenden Fachprozesse im Input-Management aufzubereiten.
Das Prinzip: NOVO Mail holt mittels Mail-Transfer-Agent (MTA auf POP3-Basis) die Nachrichten im EML-Format aus der Ablage und generiert daraus eine MSG-Datei. Der in NOVO Convert – eine weitere Komponente des Produkts NOVO Mail – integrierte jadice-Server übernimmt die Konvertierung vieler Dokumentenformate aus E-Mail-Anhängen und der E-Mail selbst in das PDF-Format. Gleichzeitig erstellt der jadice-Server aus den Header-Daten der E-Mail eine XML-Datei mit den spezifischen Indexdaten (Beschreibungsdatei). Außerdem erfolgt aus dem ebenfalls von InovoOlution erstellten Input Accel-Prozess heraus über eine separate Input Accel-Komponente der W&W ein Eintrag in eine Datenbank. So lässt sich jede E-Mail vom Eingang bis zum Abschluss der Verarbeitung im Input-Management lückenlos nachvollziehen.
Angeschlossen an den Konvertierungs-Ablauf ist ein von W&W erstellter Workflow mit automatisiertem Inhalts-Check: Anhand hinterlegter E-Mail-Accounts wird geprüft, an welchen Bereich das E-Mail-Dokument gerichtet ist, und dann wird es entsprechend weitergeleitet. Dabei wurde bereichsabhängig noch das „Splitting“ eines E-Mail-Vorgangs in seine Dokumente – E-Mail-Body und Anlagen – benötigt: Dazu wurde das Input Accel-Modul NOVO PDF Compression von InovoOlution implementiert: Es teilt ein PDF-Dokument in mehrere Einzeldateien auf (je Anlage und für den Body eine eigene PDF-Datei), sofern fachlich vorgegeben.
Der neue Gesamtablauf liefert letztlich weit mehr als die eigentliche Konvertierung ins PDF-Format. Er liest die notwendigen Metadaten aus und leitet sie elektronisch an die entsprechenden fachlichen Input-Management-Prozesse weiter. Alles automatisiert und ohne Medienbruch.
HÖHERE QUALITÄT UND KÜRZERE BEARBEITUNGSZEITEN
Dank dieser Automatisierung profitiert die W&W-Gruppe vor allem von einer deutlichen Zeitersparnis. Ralf Rosenauer, Projektleiter im Input-Management, sagt: „Zuordnung, Konvertierung, Indizierung und Weiter-leitung sind heute eine Sache von Minuten. Dadurch hat sich die Bearbeitungszeit insgesamt verkürzt – zur Freude der Sachbearbeiter, aber auch des Außendienstes und zum Vorteil für unsere Millionen Kunden.“
AUSREICHEND ZEIT FÜR TESTS
Ralf Rosenauer verhehlt nicht, dass es bei der Umsetzung neuralgische Punkte gab. So habe man zunächst die Anzahl der Tests und die Definition umfassender Testkriterien unterschätzt: So musste zum Beispiel der Umgang mit kennwortgeschützten PDF-Dateien exakt beschrieben werden. Hierzu wurde am jadice-Server eine Systemerweiterung eingeführt, die auch solche PDF-Dateien automatisiert verarbeitet, sofern das Kennwort bekannt ist. Wenn nicht, wird es über die „Druckfunktion“ konvertiert.
POSITIVES FAZIT UND AUSBLICK
„Die Qualität der Farb-PDFs ist so nah am Original, dass die Sachbearbeiter die E-Mail-Dokumente direkt weiterverarbeiten können“, sagt Ralf Rosenauer. „Die leistungsfähige Konvertierung in ein hochwertiges Farbformat, einhergehend mit einer beschleunigten, weil automatisierten Verarbeitung des elektronischen Posteingangs – das ist der eigentliche Gewinn für uns.“ Zudem profitiert die W&W-Gruppe von der ständigen Weiterentwicklung des Portfolios von InovoOlution und Levigo.
