Seit kurzer Zeit ist es mit den inPuncto SAP-Add-ons möglich ZUGFeRD-Rechnungen zu verarbeiten. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat wurde vom „Forum für elektronische Rechnungen Deutschland“ (FeRD) unter dem Dach der Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftliche Verwaltung (AWV) als einheitliches Format für den Austausch von elektronischen Rechnungen entwickelt, da Papierrechnungen und elektronische Rechnungen seit dem 1. Juli 2011 umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. Durch das ZUGFeRD-Format können Rechnungssteller strukturierte XML-Rechnungsdaten in einer PDF-Datei an den Rechnungsempfänger übermitteln und dieser kann die Daten dann ohne weitere Schritte auslesen und weiterverarbeiten.
Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung verarbeitet?
Wenn eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail eintrifft, dann kann diese mit der inPuncto Zusatzsoftware (wie jede andere elektronische Rechnung) entweder manuell oder automatisch mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer in das SAP-System übertragen und weiterverarbeitet werden.
Für den Rechnungs-Workflow werden die XML-Daten der PDF/A-3-Datei ausgelesen und je nach verwendetem ZUGFeRD-Profil verarbeitet:
Was ist ZUGFeRD?
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich dabei um ein Dateiformat, das auf PFD/A-3 beruht und ein Attachment im XML-Format enthält. Durch diesen hybriden Ansatz dient das PDF als „Container“, mit den Rechnungsdaten einerseits über das PDF visuell dargestellt und andererseits über das eingebettete, standardisierte XML-Format maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Da das ZUGFeRD-XML-Format auf dem internationalen Standard UN-CEFACT basiert, kann es auch außerhalb von Deutschland herstellerunabhängig und ohne bilaterale Abstimmungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen genutzt werden.
Wie wird eine ZUGFeRD-Rechnung verarbeitet?
Wenn eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail eintrifft, dann kann diese mit der inPuncto Zusatzsoftware (wie jede andere elektronische Rechnung) entweder manuell oder automatisch mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer in das SAP-System übertragen und weiterverarbeitet werden.
Für den Rechnungs-Workflow werden die XML-Daten der PDF/A-3-Datei ausgelesen und je nach verwendetem ZUGFeRD-Profil verarbeitet:
- ZUGFeRD Basic: Einfache Rechnungsdaten Rechnungsdaten, die für die Buchung und Einleitung der Zahlung erforderlich sind (Kopf- und Fußdaten, reduzierte Positionsdaten) stehen in strukturierter Form zur Verfügung, zusätzliche Angaben werden in Freitextform abgebildet.
- ZUGFeRD Comfort: Informationen, die für die Verarbeitung notwendig sind, werden in strukturierter Form bzw. als qualifizierter Text übermittelt.
- ZUGFeRD Extended: Alle Daten werden sowohl in strukturierter Form als auch als qualifiziertes Textfeld abgebildet und der Empfänger entscheidet, welche Daten er auslesen möchte. Zusätzliche Daten können als Freitext hinzugefügt werden.
Was ist ZUGFeRD?
Die Abkürzung ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es handelt sich dabei um ein Dateiformat, das auf PFD/A-3 beruht und ein Attachment im XML-Format enthält. Durch diesen hybriden Ansatz dient das PDF als „Container“, mit den Rechnungsdaten einerseits über das PDF visuell dargestellt und andererseits über das eingebettete, standardisierte XML-Format maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Da das ZUGFeRD-XML-Format auf dem internationalen Standard UN-CEFACT basiert, kann es auch außerhalb von Deutschland herstellerunabhängig und ohne bilaterale Abstimmungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen genutzt werden.
