Die Verantwortlichen in vielen mittelständischen Unternehmen treibt gerade die Frage um, wann und wie sie ihr SAP ERP auf das neue SAP S/4HANA umstellen sollen. Denn zum einen forciert SAP diese Umstellung in den kommenden Jahren, zum anderen bietet S/4HANA zahlreiche Vorteile: Ein ganz praktischer Vorteil im Alltag ist die verbesserte Plattformarchitektur, die den Zugriff und das Lesen beschleunigt, wodurch das System insgesamt schneller und zuverlässiger läuft. Der Hauptvorteil ist aber das Neue Hauptbuch (New General Ledger oder NewGL). Dieses ersetzt das bisherige FI/CO-Zweikreis-System durch eine einzige Tabelle mit der Bezeichnung ACDOCA. Das bedeutet, dass alle Buchungen im CO auch im FI gebucht werden und umgekehrt. Dadurch wird das Rechnungswesen insgesamt effizienter und übersichtlicher.
Trotzdem bleibt die Umstellung von Systemen eine gedankliche Hürde. Denn die Frage, ob alles so läuft wie geplant, steht immer im Raum. Die beruhigende Nachricht dabei ist: Die Umstellung ist planbar und dadurch machbar, auch für Mittelständler ohne große eigene IT-Abteilung. Der Schlüssel zu einer reibungslosen Transformation ist die Kombination sorgfältiger Planung, mehrstufiger Umsetzung und einer engen Begleitung durch einen erfahrenen Partner.
Schritt für Schritt ans Ziel.
Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen und eine andere Ausgangslage. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass sich die Transformation bei allen Unternehmen im Wesentlichen aus vier Schritten zusammensetzt:
Initial Workshop
Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, jede Transformation mit einem initialen Workshop mit relevanten Stakeholdern zu beginnen, also der Projektleiter, der IT, dem FICO-Fachbereich, der Auftragsabwicklung sowie der Beschaffung. Für diesen Workshop reichen normalerweise schon zwei Tage. In diesem Workshop geht es um eine erste Bestandsaufnahme der System- und Prozesslandschaft, die Leitlinien der Transformation zu erarbeiten und alle Stakeholder auf den für sie notwendigen Informationsstand zu bringen.
Am Ende sollten alle Beteiligten die Ziele und den Ablauf der Transformation kennen, ihre Wünsche, Anmerkungen und Pain-Points eingebracht haben, und wissen was ihre Rolle ist.
Analyse
Der nächste Schritt ist die genaue Analyse der Punkte und Themen, die im Workshop als relevant identifiziert – und noch nicht final geklärt - wurden. Typische Punkte dabei sind die Analyse der bestehenden Prozesse und Systemlandschaft, die Überprüfung der S/4HANA Kompatibilität von Third-Party-Systemen und Add-Ons, ein Codecheck oder auch die Frage nach einer WM/EWM Strategie. Diese Überprüfungen dienen dazu, den Aufwand verlässlich einzuschätzen, eine S/4HANA Zielarchitektur zu erarbeiten, notwendige Vorprojekte zu ermitteln und aus allen gesammelten Erkenntnissen und Planungen eine Roadmap für die Umstellung zu erstellen.
Vorprojekte
Die Erfahrung zeigt, dass keine Umstellung auf S/4HANA ohne Vorprojekte auskommt. Diese Vorprojekte sind wichtig, damit die eigentliche Umstellung möglichst effizient und ohne Verzögerungen durch nicht eingeplante Zusatzaufwände stattfinden kann. Typische Vorprojekte sind die Einführung des neuen Hauptbuches oder einer neuen Anlagenbuchhaltung, die Customer Vendor Integration (CVI) zur Migration der Business-Partner-Daten, die Anbindung anderer SAP Systeme, Upgrades oder der Ersatz von Add-Ons. Besonders in SAP Systemen, die schon länger in Betrieb und über die Jahre „gewachsen“ sind, finden sich viele individuell programmierte Lösungen, die sich nicht eins-zu-eins in ein neueres System übertragen lassen. Hier ist ein Code Check zur Aufwandsabschätzung mit anschließender Code Conversion notwendig.
Zu den Vorprojekten gehört übrigens auch die Planung der begleitenden Maßnahmen wie Change Management und Mitarbeiterschulungen, die parallel zur eigentlichen Transition laufen.
Transition
Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, beginnt die eigentliche Transition.
Bei diesem Vorgehensmodell für den industriellen Mittelstand wird das SAP ECC iterativ in ein produktives SAP S/4HANA überführt.
Zu Beginn des Projektes wird das SAP ECC Quellsystem des Auftraggebers in eine S/4HANA Sandbox übertragen. Dies ermöglicht eine faktenbasierte Analyse des aktuellen produktiven SAP ECC in einer S/4HANA Umgebung, bei dem ein Großteil aller Kundenprozesse weiterhin einwandfrei läuft. Die restlichen, zur erfolgreichen Transformation notwendigen Anpassungen werden so frühzeitig erkannt und eingeplant.
Im zweiten Schritt, der eigentlichen Brownfield Transition, wird das S/4HANA System über iterative Stufen, immer unter Verwendung der aktuellen Bewegungsdaten, zu einem produktivfähigen S/4HANA System ausgebaut.
Der Go-Live erfolgt mit der 3. Iteration. Hier erfolgt der Wechsel der produktiven Nutzung vom SAP ECC auf S/4HANA. Dies sollte idealerweise zum Geschäftsjahreswechsel stattfinden, kann aber auch mit wenig Aufwand zu anderen Terminen realisiert werden.
Mit dem Start auf dem neuen System beginnt die Hypercare-Phase, eine Zeitspanne intensiverer Nachbetreuung: Meist müssen noch Kleinigkeiten behoben werden, die sich erst im täglichen Gebrauch zeigen, die Nutzenden müssen sich erst an das neue System gewöhnen und benötigen eventuell noch Hilfe. Aber im Wesentlichen ist die Umstellung damit erfolgreich abgeschlossen.
Fazit
Die Umstellung auf S/4HANA lohnt sich und ist auch für Mittelständler gut bewältigbar. Der Schlüssel für die erfolgreiche Umstellung ist die Kombination aus einer sorgfältigen Planung und einer Umstellung in mehreren Schritten. Und hilfreich ist sicherlich auch ein erfahrener Umsetzungspartner, der eine engmaschige Betreuung liefert und sich einfach „kümmert“.
Trotzdem bleibt die Umstellung von Systemen eine gedankliche Hürde. Denn die Frage, ob alles so läuft wie geplant, steht immer im Raum. Die beruhigende Nachricht dabei ist: Die Umstellung ist planbar und dadurch machbar, auch für Mittelständler ohne große eigene IT-Abteilung. Der Schlüssel zu einer reibungslosen Transformation ist die Kombination sorgfältiger Planung, mehrstufiger Umsetzung und einer engen Begleitung durch einen erfahrenen Partner.
Schritt für Schritt ans Ziel.
Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen und eine andere Ausgangslage. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass sich die Transformation bei allen Unternehmen im Wesentlichen aus vier Schritten zusammensetzt:
Initial Workshop
Es hat sich als sinnvoll herausgestellt, jede Transformation mit einem initialen Workshop mit relevanten Stakeholdern zu beginnen, also der Projektleiter, der IT, dem FICO-Fachbereich, der Auftragsabwicklung sowie der Beschaffung. Für diesen Workshop reichen normalerweise schon zwei Tage. In diesem Workshop geht es um eine erste Bestandsaufnahme der System- und Prozesslandschaft, die Leitlinien der Transformation zu erarbeiten und alle Stakeholder auf den für sie notwendigen Informationsstand zu bringen.
Am Ende sollten alle Beteiligten die Ziele und den Ablauf der Transformation kennen, ihre Wünsche, Anmerkungen und Pain-Points eingebracht haben, und wissen was ihre Rolle ist.
Analyse
Der nächste Schritt ist die genaue Analyse der Punkte und Themen, die im Workshop als relevant identifiziert – und noch nicht final geklärt - wurden. Typische Punkte dabei sind die Analyse der bestehenden Prozesse und Systemlandschaft, die Überprüfung der S/4HANA Kompatibilität von Third-Party-Systemen und Add-Ons, ein Codecheck oder auch die Frage nach einer WM/EWM Strategie. Diese Überprüfungen dienen dazu, den Aufwand verlässlich einzuschätzen, eine S/4HANA Zielarchitektur zu erarbeiten, notwendige Vorprojekte zu ermitteln und aus allen gesammelten Erkenntnissen und Planungen eine Roadmap für die Umstellung zu erstellen.
Vorprojekte
Die Erfahrung zeigt, dass keine Umstellung auf S/4HANA ohne Vorprojekte auskommt. Diese Vorprojekte sind wichtig, damit die eigentliche Umstellung möglichst effizient und ohne Verzögerungen durch nicht eingeplante Zusatzaufwände stattfinden kann. Typische Vorprojekte sind die Einführung des neuen Hauptbuches oder einer neuen Anlagenbuchhaltung, die Customer Vendor Integration (CVI) zur Migration der Business-Partner-Daten, die Anbindung anderer SAP Systeme, Upgrades oder der Ersatz von Add-Ons. Besonders in SAP Systemen, die schon länger in Betrieb und über die Jahre „gewachsen“ sind, finden sich viele individuell programmierte Lösungen, die sich nicht eins-zu-eins in ein neueres System übertragen lassen. Hier ist ein Code Check zur Aufwandsabschätzung mit anschließender Code Conversion notwendig.
Zu den Vorprojekten gehört übrigens auch die Planung der begleitenden Maßnahmen wie Change Management und Mitarbeiterschulungen, die parallel zur eigentlichen Transition laufen.
Transition
Sind alle Vorarbeiten abgeschlossen, beginnt die eigentliche Transition.
Bei diesem Vorgehensmodell für den industriellen Mittelstand wird das SAP ECC iterativ in ein produktives SAP S/4HANA überführt.
Zu Beginn des Projektes wird das SAP ECC Quellsystem des Auftraggebers in eine S/4HANA Sandbox übertragen. Dies ermöglicht eine faktenbasierte Analyse des aktuellen produktiven SAP ECC in einer S/4HANA Umgebung, bei dem ein Großteil aller Kundenprozesse weiterhin einwandfrei läuft. Die restlichen, zur erfolgreichen Transformation notwendigen Anpassungen werden so frühzeitig erkannt und eingeplant.
Im zweiten Schritt, der eigentlichen Brownfield Transition, wird das S/4HANA System über iterative Stufen, immer unter Verwendung der aktuellen Bewegungsdaten, zu einem produktivfähigen S/4HANA System ausgebaut.
Der Go-Live erfolgt mit der 3. Iteration. Hier erfolgt der Wechsel der produktiven Nutzung vom SAP ECC auf S/4HANA. Dies sollte idealerweise zum Geschäftsjahreswechsel stattfinden, kann aber auch mit wenig Aufwand zu anderen Terminen realisiert werden.
Mit dem Start auf dem neuen System beginnt die Hypercare-Phase, eine Zeitspanne intensiverer Nachbetreuung: Meist müssen noch Kleinigkeiten behoben werden, die sich erst im täglichen Gebrauch zeigen, die Nutzenden müssen sich erst an das neue System gewöhnen und benötigen eventuell noch Hilfe. Aber im Wesentlichen ist die Umstellung damit erfolgreich abgeschlossen.
Fazit
Die Umstellung auf S/4HANA lohnt sich und ist auch für Mittelständler gut bewältigbar. Der Schlüssel für die erfolgreiche Umstellung ist die Kombination aus einer sorgfältigen Planung und einer Umstellung in mehreren Schritten. Und hilfreich ist sicherlich auch ein erfahrener Umsetzungspartner, der eine engmaschige Betreuung liefert und sich einfach „kümmert“.
