Beim Wechsel von IT-Programmen ist besonders in der Sozialverwaltung Kontinuität gefragt. Sensible Daten von Hilfe- und Leistungsempfängern müssen aus dem alten Verfahren in die neue Software transferiert werden. Die Folgen eines Datenverlusts sind gerade in diesem Bereich besonders schwerwiegend: Schlimmstenfalls warten Hilfeempfänger vergebens auf ihre Zahlungen, erhalten nur verzögert Hilfen und Maßnahmen oder fallen ganz aus dem System. Mehrarbeit durch manuelle Dateneintragungen sowie ein erhöhter Personal- und Zeitbedarf sind auf Verwaltungsseite die kostenträchtigen Folgen eines solchen Supergaus, den letztlich der Steuerzahler trägt.
Damit die Datenmigration von der alten in die neue Software reibungslos gelingt, ist eine detaillierte Planung unabdinglich. Nicht nur die zeitliche Abfolge der Datenübertragung muss besprochen, sondern auch die bisherige Verfügbarkeit dauerhaft sichergestellt werden. Gerade Ämter und Verwaltungen können auf einen ungestörten Praxisbetrieb nicht verzichten. Um den Umfang und das Risiko der Migration zu verringern, sind Änderungen an der Datenstruktur in einem überschaubaren Umfang zu halten. Es gilt abzuwägen, welche Änderungen dennoch vorgenommen werden müssen, um aktuelle und auch zukünftig erwartete Anforderungen abdecken zu können. Schließlich soll verhindert werden, dass kurz nach Beendigung der Migration das neue System wieder angepasst werden muss. Kompatibilität mit dem System bei größtmöglicher Flexibilität sind Zielvorgaben, die bei einer Datenmigration berücksichtigt werden müssen. Denn zukünftige Entwicklungen und Anpassungen sollen mittels einer gut durchdachten Migration erleichtert werden. Inwiefern der alte Code abgeändert werden muss, damit die Migration unterstützt und bestenfalls erleichtert wird, hängt unmittelbar von den in Frage stehenden Alt- und Neuverfahren ab.
In der Umsetzungsphase werden die Daten ausgelesen, abgeglichen, Dokumente geprüft und klassifiziert, Fehler analysiert und behoben sowie Bild-Formate konvertiert. Testimporte zeige an, ob der vollständige Datenbestand in der angedachten Form übertragen werden kann.
Wo die Migration einer besonders engen Absprache mit dem Kunden bedarf, führen die Dortmunder IT-Spezialisten zunächst einen "Workshop Datenmigration" durch. Anhand von Falleingaben im Altsystem wird dann gemeinsam ermittelt, welche Daten für die Sach-bearbeiter unverzichtbar sind und auf jeden Fall übernommen werden müssen. Diese werden dann in einen Code umgewandelt, der die Daten passgenau in LÄMMkom einfügt. Die übernommen Daten stehen an Ort und Stelle für eine effiziente Fallbearbeitung zur Verfügung. Gerade bei einer durchgängigen Migration, die nicht nur die Übernahme einzelner Teilbereiche, sondern ganzer Fachgebiete avisiert, führt eine enge Absprache zu sehr guten Ergebnissen. Aktuell arbeiten die Leonberger Lämmerzahl-Mitarbeiter in Freiburg an einer durchgängigen Migration für alle Bereiche der Jugendhilfe, vom UVG über Amtsvormundschaften/Beistandschaften bis zur Wirtschaftlichen Jugendhilfe.
"Inhalte, Art und Umfang der Migration stimmen wir ganz auf die Bedürfnisse unseres Kunden ab", berichtet Rolf Löhmann, Leiter der Geschäftsstelle in Baden-Württemberg. "Mit vielen Kommunen realisieren wir eine voll- oder teilautomatisierte Datenübernahme. Manuell werden dann nur noch neue Daten ergänzt." Aber auch eine manuelle Übernahme größerer Datenbereiche kann für einige Kunden Vorteile bergen.
Damit die Datenmigration von der alten in die neue Software reibungslos gelingt, ist eine detaillierte Planung unabdinglich. Nicht nur die zeitliche Abfolge der Datenübertragung muss besprochen, sondern auch die bisherige Verfügbarkeit dauerhaft sichergestellt werden. Gerade Ämter und Verwaltungen können auf einen ungestörten Praxisbetrieb nicht verzichten. Um den Umfang und das Risiko der Migration zu verringern, sind Änderungen an der Datenstruktur in einem überschaubaren Umfang zu halten. Es gilt abzuwägen, welche Änderungen dennoch vorgenommen werden müssen, um aktuelle und auch zukünftig erwartete Anforderungen abdecken zu können. Schließlich soll verhindert werden, dass kurz nach Beendigung der Migration das neue System wieder angepasst werden muss. Kompatibilität mit dem System bei größtmöglicher Flexibilität sind Zielvorgaben, die bei einer Datenmigration berücksichtigt werden müssen. Denn zukünftige Entwicklungen und Anpassungen sollen mittels einer gut durchdachten Migration erleichtert werden. Inwiefern der alte Code abgeändert werden muss, damit die Migration unterstützt und bestenfalls erleichtert wird, hängt unmittelbar von den in Frage stehenden Alt- und Neuverfahren ab.
In der Umsetzungsphase werden die Daten ausgelesen, abgeglichen, Dokumente geprüft und klassifiziert, Fehler analysiert und behoben sowie Bild-Formate konvertiert. Testimporte zeige an, ob der vollständige Datenbestand in der angedachten Form übertragen werden kann.
Wo die Migration einer besonders engen Absprache mit dem Kunden bedarf, führen die Dortmunder IT-Spezialisten zunächst einen "Workshop Datenmigration" durch. Anhand von Falleingaben im Altsystem wird dann gemeinsam ermittelt, welche Daten für die Sach-bearbeiter unverzichtbar sind und auf jeden Fall übernommen werden müssen. Diese werden dann in einen Code umgewandelt, der die Daten passgenau in LÄMMkom einfügt. Die übernommen Daten stehen an Ort und Stelle für eine effiziente Fallbearbeitung zur Verfügung. Gerade bei einer durchgängigen Migration, die nicht nur die Übernahme einzelner Teilbereiche, sondern ganzer Fachgebiete avisiert, führt eine enge Absprache zu sehr guten Ergebnissen. Aktuell arbeiten die Leonberger Lämmerzahl-Mitarbeiter in Freiburg an einer durchgängigen Migration für alle Bereiche der Jugendhilfe, vom UVG über Amtsvormundschaften/Beistandschaften bis zur Wirtschaftlichen Jugendhilfe.
"Inhalte, Art und Umfang der Migration stimmen wir ganz auf die Bedürfnisse unseres Kunden ab", berichtet Rolf Löhmann, Leiter der Geschäftsstelle in Baden-Württemberg. "Mit vielen Kommunen realisieren wir eine voll- oder teilautomatisierte Datenübernahme. Manuell werden dann nur noch neue Daten ergänzt." Aber auch eine manuelle Übernahme größerer Datenbereiche kann für einige Kunden Vorteile bergen.
