"Ob in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Sektor - häufig werden Records, also aufbewahrungspflichtige Inhalte, in einem Format erstellt, in einem anderen archiviert und in wieder einem anderen zur Dokumentation aufbereitet. Informationen liegen in verschiedenen Systemen vor und diese Systeme wie auch die Formate der Records verändern sich. Dies gilt vor allem im Rahmen von virtuellen Aktenlösungen, in denen Content aus den unterschiedlichsten Ursprungssystemen gesammelt und entlang zahlreicher Unternehmensprozesse modifiziert und weiterverarbeitet wird", so Dr. Marc Diefenbruch, Dipl.-Inf. und Director Portfolio Management EMEA bei Open Text. "In meinem Vortrag auf der Records Management Roadshow 2009 werde ich deshalb insbesondere auf die technischen und funktionalen Voraussetzungen eingehen, die gegeben sein müssen, damit Records Management-Verfahren wirklich unternehmensweit, das heißt entlang der Prozesse realisiert und eingehalten werden können."
Ideale Basis unternehmensweiter Records Management-Lösungen ist die Open Text ECM Suite, die alle relevanten Komponenten wie Dokumentenmanagement, Workflow, Collaboration, Web Content Management, Records Management und Archivierung in einer Service-orientierten Architektur integriert. Herzstück der Suite bildet die Open Text Enterprise Library, eine unternehmensweite Plattform für Records Management und Archivierung, die digitale oder physische Inhalte zentral und unabhängig von der jeweiligen Ursprungsapplikation verwaltet. Dadurch lassen sich Business-Lösungen mit virtuellen Akten, Workflow-Steuerung und rollenspezifischen Sichten implementieren, die aufbewahrungspflichtige Akten und Dokumente im Einklang mit internen und externen Regularien managen, das damit verbundene Risiko für die Unternehmen beseitigen und Kostensenkungen im Records Management realisieren helfen. Gleichzeitig kann auf den aufbewahrungspflichtigen Content nicht nur im Records Management-Kontext, sondern auch im Business-Kontext jederzeit zugegriffen werden - selbst wenn der jeweilige Inhalt bereits archiviert ist oder die Ursprungsapplikation gar nicht mehr existiert.
Führende Stellung im Bereich Records Management
Open Text nimmt weltweit eine marktführende Stellung im Bereich Records Management ein, wie Analystenberichte von Forrester und Gartner bestätigen. Die Records Management-Lösungen von Open Text erfüllen die aktuellen Compliance- und Records Management-Vorgaben unter anderem in Deutschland, Australien, den USA und Großbritannien sowie auf EU-Ebene. Dazu zählen das deutsche "Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich" (KonTraG) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Unternehmensführung sowie die geplante EU-Richtlinie zur gesetzlichen Abschlussprüfung und MoReq2, ferner die US-Regelwerke U.S. Department of Defense (DoD) 5015.2 und Sarbanes Oxley Act, SEC 17a, NASD 3010, HIPAA und FDA 21CFR11, die britischen Standards "Combined Code and Turnbull Report" und "Companies Bill" sowie das französische "Loi de Sécurité Financière". Darüber hinaus sind die Records Management-Lösungen von Open Text für die Behördenstandards UK TNA 2002, Australian VERS sowie DOMEA zertifiziert. Auch ISO-Standards wie zum Beispiel ISO 15489 werden von dem Open Text-Angebot unterstützt.
Safe Harbor Statement Under the Private Securities Litigation Reform Act of 1995
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