Das jetzt beschlossene Steuervereinfachungsgesetz erleichtert den Versand von Rechnungen per E-Mail. Damit ist es jedoch nicht getan, wie der Archivierungsspezialist REDDOXX betont. Denn bei der langfristigen Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen greifen verschiedenen Anforderungen und Richtlinien, die berücksichtigt werden müssen.
Durch das nun vom Bundesrat abgesegnete Steuervereinfachungsgesetz ist es für Unternehmen deutlich einfacher, Rechnungen an ihre Kunden per E-Mail zu verschicken. Die bislang notwendigen elektronischen Signaturen sind nicht mehr zwingend erforderlich, um die Anerkennung der Rechnung sowie den Vorsteuerabzug zu gewährleisten.
Die Vorteile dieser Neuerung liegen auf der Hand: Der Versand von Rechnungen als PDF-Dokument per E-Mail ist für Unternehmen deutlich kostengünstiger (Entfall von Porto, Kosten für Versandmaterial, Logistik usw.) als der klassische Postversand und gleichzeitig mit erheblich geringerem Aufwand verbunden. Auch die anschließende, weitere Verarbeitung und Verwaltung verschickter Rechnungen wird komfortabler, da die Daten direkt digital vorliegen und nicht erst Papierrechnungen gescannt werden müssen. Durch den Wegfall der Signaturen wird der gesamte Prozess deutlich unbürokratischer, preiswerter und einfacher zu verwalten.
Allerdings: Auch nach dem endgültigen Inkrafttreten dieser Vereinfachung innerhalb der Gesetzgebung müssen steuerehrliche Unternehmen einige Aspekte und Richtlinien beim Umgang mit elektronisch verschickten Rechnungen beachten. Diese beziehen sich vor allem darauf, wie und in welcher Form die E-Mail-Rechnungen anschließend aufbewahrt werden. Gefragt ist eine revisionssichere Archivierung der Mails. Das bedeutet unter anderem, dass sichergestellt sein muss, dass die Rechnungen beziehungsweise E-Mails vor nachträglichen Manipulationen und Veränderungen geschützt sind. Gleichzeitig muss geregelt und dokumentiert werden, wer innerhalb des Unternehmens Zugriff auf die entsprechenden Daten hat.
Nicht zuletzt gilt es darüber hinaus, die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten und die Unveränderbarkeit und Sicherheit der Daten über einen langen Zeitraum hinweg zu gewährleisten. Dieser kann nach aktuell geltenden Bestimmungen bei vielen steuerlich relevanten Unterlagen beispielsweise zehn Jahre betragen.
"Die rechtlich einwandfreie Mail-Archivierung ist ein komplexes Feld"; erklärt Andreas Dannenberg, Geschäftsführer des deutschen IT-Anbieters REDDOXX GmbH, der sich auf Unternehmenslösungen für die rechtssichere Archivierung von E-Mails spezialisiert hat. "Man kann hier nur dazu raten, sich bei der Auswahl eines Systems gut darüber zu informieren, inwiefern der jeweilige Anbieter die entsprechenden Vorschriften mit seinen Lösungen umsetzt. REDDOXX wurde vom TÜV mit dem offiziellen Siegel "Geprüfte Archivierung" ausgezeichnet. Bestätigt wurde dabei unter anderem die erfolgreiche Umsetzung der grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit und Compliance hinsichtlich der verschiedenen Richtlinien wie GDPdU, GoBS, oder Abgabenordnung. Unternehmen, die sich bei der Mail-Archivierung für REDDOXX unterscheiden, gehen somit auf Nummer sicher. Sie erhalten eine Lösung, die nicht nur technisch hochfunktional ist und viele Prozesse vereinfacht, sondern durch die konsequente Ausrichtung an den gesetzlichen Grundlagen gleichzeitig auch maximale Rechtssicherheit für die Archivierung bietet."
Weitere Informationen zum Thema auf: www.reddoxx.com
Durch das nun vom Bundesrat abgesegnete Steuervereinfachungsgesetz ist es für Unternehmen deutlich einfacher, Rechnungen an ihre Kunden per E-Mail zu verschicken. Die bislang notwendigen elektronischen Signaturen sind nicht mehr zwingend erforderlich, um die Anerkennung der Rechnung sowie den Vorsteuerabzug zu gewährleisten.
Die Vorteile dieser Neuerung liegen auf der Hand: Der Versand von Rechnungen als PDF-Dokument per E-Mail ist für Unternehmen deutlich kostengünstiger (Entfall von Porto, Kosten für Versandmaterial, Logistik usw.) als der klassische Postversand und gleichzeitig mit erheblich geringerem Aufwand verbunden. Auch die anschließende, weitere Verarbeitung und Verwaltung verschickter Rechnungen wird komfortabler, da die Daten direkt digital vorliegen und nicht erst Papierrechnungen gescannt werden müssen. Durch den Wegfall der Signaturen wird der gesamte Prozess deutlich unbürokratischer, preiswerter und einfacher zu verwalten.
Allerdings: Auch nach dem endgültigen Inkrafttreten dieser Vereinfachung innerhalb der Gesetzgebung müssen steuerehrliche Unternehmen einige Aspekte und Richtlinien beim Umgang mit elektronisch verschickten Rechnungen beachten. Diese beziehen sich vor allem darauf, wie und in welcher Form die E-Mail-Rechnungen anschließend aufbewahrt werden. Gefragt ist eine revisionssichere Archivierung der Mails. Das bedeutet unter anderem, dass sichergestellt sein muss, dass die Rechnungen beziehungsweise E-Mails vor nachträglichen Manipulationen und Veränderungen geschützt sind. Gleichzeitig muss geregelt und dokumentiert werden, wer innerhalb des Unternehmens Zugriff auf die entsprechenden Daten hat.
Nicht zuletzt gilt es darüber hinaus, die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten und die Unveränderbarkeit und Sicherheit der Daten über einen langen Zeitraum hinweg zu gewährleisten. Dieser kann nach aktuell geltenden Bestimmungen bei vielen steuerlich relevanten Unterlagen beispielsweise zehn Jahre betragen.
"Die rechtlich einwandfreie Mail-Archivierung ist ein komplexes Feld"; erklärt Andreas Dannenberg, Geschäftsführer des deutschen IT-Anbieters REDDOXX GmbH, der sich auf Unternehmenslösungen für die rechtssichere Archivierung von E-Mails spezialisiert hat. "Man kann hier nur dazu raten, sich bei der Auswahl eines Systems gut darüber zu informieren, inwiefern der jeweilige Anbieter die entsprechenden Vorschriften mit seinen Lösungen umsetzt. REDDOXX wurde vom TÜV mit dem offiziellen Siegel "Geprüfte Archivierung" ausgezeichnet. Bestätigt wurde dabei unter anderem die erfolgreiche Umsetzung der grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit und Compliance hinsichtlich der verschiedenen Richtlinien wie GDPdU, GoBS, oder Abgabenordnung. Unternehmen, die sich bei der Mail-Archivierung für REDDOXX unterscheiden, gehen somit auf Nummer sicher. Sie erhalten eine Lösung, die nicht nur technisch hochfunktional ist und viele Prozesse vereinfacht, sondern durch die konsequente Ausrichtung an den gesetzlichen Grundlagen gleichzeitig auch maximale Rechtssicherheit für die Archivierung bietet."
Weitere Informationen zum Thema auf: www.reddoxx.com
