Der Zeitdruck in der Logistikbranche ist hoch, da dürfte sich jeder Spediteur über zusätzliche Entlastung bei täglichen Verwaltungsarbeiten wie dem Ausfüllen von Formularen freuen. Bei der Knauf Gips KG aus Iphofen hat man eine Lösung gefunden, um die Zettelwirtschaft im Versand von 12 Werken zu beenden. Die Fahrer signieren dort heute zusammengefasste Transportübersichten elektronisch auf einem Unterschriften-Pad. Die Einführung der Branchenlösung SignoSign/Logistic von signotec erspart dem Produzenten von Baustoffen und Bausystemen heute rund 770.000 Blatt Papier pro Jahr und damit 95.000 Euro an Toner-, Papier-, Scan- und sonst. Verwaltungskosten. Außerdem wurde die Arbeit der internen Scan-Abteilung wesentlich entlastet.
Im Speditionsbetrieb fallen täglich große Mengen an elektronischen Belegen an – Liefer- und Transportscheine, Empfangsbestätigungen –, die von unterschiedlichen Personen unterschrieben werden müssen. Bei der Waren-Verladung zum Beispiel. 220 LKWs fahren pro Tag im Logistikzentrum der Knauf Gips KG in Iphofen vor, jeder von ihnen lädt zwischen eine bis zehn Lieferungen für verschiedene Kunden. Das hieß bislang für den Fahrer: bis zu zehn Lieferscheine für Knauf unterschreiben, zehn weitere entgegennehmen und samt der Empfangsscheine zum Kunden mitnehmen.
„Die Kundendokumente erhält der Fahrer heute noch immer ausgedruckt, doch für die internen Lieferscheine suchten wir dringend eine Lösung, diese rein digital abzubilden“, erklärt Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG. Ziel war es, die hohen jährlichen Druckkosten zu senken und Aktenordner zu dezimieren. Außerdem wollte man durch sofortiges Bereitstellen der signierten Lieferscheine in SAP auch mehr Transparenz in die Transportvorgänge bringen, um sofort bei Kundennachfragen noch schneller reagieren zu können.
Spezielle Signaturlösung für die Logistikbranche
Im Herbst 2006 führte das Unternehmen daher SignoSign/Logistic ein, eine auf die speziellen Anforderungen von Logistikern angepasste Branchenversion der digitalen Signaturlösung SignoSign. Das Programm eignet sich für die handschriftliche Signatur großer Dokumenten-Stapel und wird ausschließlich über das Unterschriften-Pad gesteuert. Es wird stand-alone im Windows-System-Tray installiert, Änderungen an bestehender Software sind nicht nötig.
In die engere Auswahl kamen damals nur zwei Verfahren. Den Zuschlag erhielt SignoSign/Logistic, weil es die besonderen Anforderungen des Unternehmens am besten abdeckte: Zum einen lassen sich alle gewünschten Kopfdaten mehrerer Lieferanten auf einem ausreichend großen Pad zusammenfassen. Auch die bisherigen Referenzen im Speditionsbereich, darunter Veltins und Krombacher, überzeugten, und nicht zuletzt die Kompetenz des Teams: „Die Techniker von signotec haben uns, anders als der Wettbewerb, bereitwillig vor Ort demonstriert, wie die Software funktioniert. Und für Rückfragen waren sie stets sofort erreichbar“, sagt Thomas Keim. So war es neben der umfassendsten Funktionalität, dem besten Preis- und Leistungsverhältnis sowie den Branchenerfahrungen von signotec nicht zuletzt die gute Servicequalität, die bei Knauf den Eindruck hinterließ: Bei diesem Hersteller ist man am besten aufgehoben.
Die Lösung wurde exakt auf die speziellen Wünsche der Knauf Gips KG zugeschnitten. „Die Standard-Signaturlösung war für die Anforderungen vor Ort funktionell zu umfangreich“, erklärt Gunther Hagner, Projektleiter bei signotec, „der Kunde wollte eine automatisierte Anwendung, die völlig im Hintergrund läuft und in der nichts bedient werden soll. Genauso haben wir das dann für Knauf eingerichtet.“
Transportübersichten fassen Lieferungen zusammen
Die Transportvorgänge erledigt das Unternehmen heute wie gewohnt mit einer eigen entwickelten SAP-Transaktion, aus der heraus die Transporte abgefertigt werden, Warenausgänge gebucht und Liefer- und Empfangsscheine für den Kunden ausgedruckt werden. Da aus rechtlichen Gründen nicht einmal unterschrieben und die Unterschrift auf alle im Transport befindlichen Lieferscheine kopiert werden darf, wurde eine so genannte Transportübersicht eingeführt – ein einseitiges Dokument, das aus allen Lieferungen eines Transportes die Kopfdaten extrahiert und in Kurzform als PDF auf einer Seite darstellt: Spedition, Fahrer, Kennzeichen und in tabellarischer Aufführung alle enthaltenen Lieferungen mit Lieferscheinnummer und Palettenanzahl.
Nach Beenden des Beladevorgangs gibt der Fahrer im Büro Bescheid und kontrolliert die ausgedruckten Lieferscheine. Ist alles in Ordnung, drückt der Knauf-Mitarbeiter in der SAP-Transaktion den neu eingefügten Button „Signieren“. Die Transportübersicht wird erstellt und auf der lokalen Festplatte zwischengespeichert. Die im Hintergrund laufende Signaturlösung überprüft den Download-Ordner über einen integrierten FTP-Watchdog permanent auf neue Dokumente. Stellt SAP eine Transportübersicht ein, greift SignoSign/Logistic diese ab, bildet sie samt Unterschriften-Feld auf dem Pad ab und öffnet es im SignoView. Damit alle Informationen abgebildet werden, kommen große Pads vom Typ Pen-Pad SigGem LCD 4x5 SE BHSB zum Einsatz.
Signierte Transportdokumente sofort in SAP verfügbar
Der LKW-Fahrer kontrolliert die Informationen auf dem Pad, bestätigt sie über eine Schaltfläche und unterschreibt dann im Signaturbereich. SignoSign überträgt die unterschriebene Transportübersicht anschließend per FTP auf den iSeries-basierten SAP-Server, von wo sich wiederum das angeschlossene SER-Archiv den Beleg abgreift. Die Transportübersicht liegt damit also sofort nach Unterschrift in SAP ERP vor und lässt sich dort wahlweise über „Lieferung“ oder „Transport“ aufrufen. Auch früher waren die Belege freilich elektronisch über SAP anzeigbar, aber eben nicht sofort nach dem Transportvorgang, denn sie wurden für den Fall von Nachfragen zunächst noch zwei Wochen in Aktenordnern aufbewahrt, bevor sie gescannt wurden. „Mit dieser neuen Transparenz sind wir sehr zufrieden“, freut sich Thomas Keim, „auch lässt sich in SAP über Berechtigungen steuern, wer die Dokumente aufrufen darf.“
Jährlich fallen 770.000 Ausdrucke weg
Durch die digitale Signatur mit Unterschriften-Pad fallen bei der Knauf Gips KG allein in der Iphofener Zentrale jährlich 400.000 Lieferschein-Ausdrucke weg, insgesamt sind es 770.000 an allen mit der Lösung ausgestatteten Standorten. „SAP-Drucke sind teuer, allein die Toner- und Wartungskosten“, weiß Thomas Keim. Neben den Druckkosten spart das Unternehmen zusätzlich manuellen Aufwand beim Einsammeln und Einscannen der Dokumente. So konnte die interne Archivierungsabteilung sichtbar entlastet werden. Und auch die Fahrer freuen sich über weniger Papierwirtschaft.
Peu a peu hat die Knauf Gips KG 12 Standorte mit der SignoSign/Logistic-Lösung ausgestattet. Sie wurde dabei nur in den größten Werken eingeführt, welche Palettenware verladen. „Überall, wo ein kleines Team viele LKWs abfertigen muss, haben wir mit der Einführung begonnen, denn dort lohnt sich der Einsatz einer solchen Lösung besonders“, erklärt Thomas Keim. Täglich werden 550 LKWs - 220 im Stammwerk und weitere 330 an den restlichen, mit der Signatur-Lösung ausgestatteten Standorten, damit heute schneller und effizienter abgefertigt. Die Knauf Gips KG besitzt zudem viele Werke, die nur Container- und Silo-Ware ausliefern. Hier wird langfristig eine Versandautomation angestrebt, in die dann, so der Plan, auch die Signotec-Lösung in abgewandelter Form integriert werden soll.
Über die Knauf Gips KG:
Knauf ist multinational aktiver Produzent von Baustoffen und Bausystemen. Entstanden aus dem traditionellen Gipsgeschäft produziert das Unternehmen heute Baustoffe für den Trockenbau, Knauf Platten, Mineralfaser-Akustikplatten, Gipsfaserplatten, Trockenmörtel mit Gips für Innenputz und Außenputz auf Zementbasis sowie Dämmstoffe auf der Basis von Glas- und Steinwolle.
Keimzelle des weltweit führenden Baustoffherstellers war das im Jahr 1932 im saarländischen Perl an der Mosel von den Brüdern Dr. Alfons Knauf und Karl Knauf gegründete Unternehmen Gebr. Knauf Rheinische Gipsindustrie. Nach dem zweiten Weltkrieg wurde mit dem Bau eines Gipswerkes im nordbayerischen Iphofen, wo sich noch heute der Hauptsitz der Gruppe befindet, ein Neuanfang gestartet. Die Unternehmensgruppe beschäftigt 22.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern und in mehr als 150 Produktionsstätten weltweit. Knauf erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von 5,5 Mrd. Euro.
Im Speditionsbetrieb fallen täglich große Mengen an elektronischen Belegen an – Liefer- und Transportscheine, Empfangsbestätigungen –, die von unterschiedlichen Personen unterschrieben werden müssen. Bei der Waren-Verladung zum Beispiel. 220 LKWs fahren pro Tag im Logistikzentrum der Knauf Gips KG in Iphofen vor, jeder von ihnen lädt zwischen eine bis zehn Lieferungen für verschiedene Kunden. Das hieß bislang für den Fahrer: bis zu zehn Lieferscheine für Knauf unterschreiben, zehn weitere entgegennehmen und samt der Empfangsscheine zum Kunden mitnehmen.
„Die Kundendokumente erhält der Fahrer heute noch immer ausgedruckt, doch für die internen Lieferscheine suchten wir dringend eine Lösung, diese rein digital abzubilden“, erklärt Thomas Keim, IT Koordinator bei der Knauf Gips KG. Ziel war es, die hohen jährlichen Druckkosten zu senken und Aktenordner zu dezimieren. Außerdem wollte man durch sofortiges Bereitstellen der signierten Lieferscheine in SAP auch mehr Transparenz in die Transportvorgänge bringen, um sofort bei Kundennachfragen noch schneller reagieren zu können.
Spezielle Signaturlösung für die Logistikbranche
Im Herbst 2006 führte das Unternehmen daher SignoSign/Logistic ein, eine auf die speziellen Anforderungen von Logistikern angepasste Branchenversion der digitalen Signaturlösung SignoSign. Das Programm eignet sich für die handschriftliche Signatur großer Dokumenten-Stapel und wird ausschließlich über das Unterschriften-Pad gesteuert. Es wird stand-alone im Windows-System-Tray installiert, Änderungen an bestehender Software sind nicht nötig.
In die engere Auswahl kamen damals nur zwei Verfahren. Den Zuschlag erhielt SignoSign/Logistic, weil es die besonderen Anforderungen des Unternehmens am besten abdeckte: Zum einen lassen sich alle gewünschten Kopfdaten mehrerer Lieferanten auf einem ausreichend großen Pad zusammenfassen. Auch die bisherigen Referenzen im Speditionsbereich, darunter Veltins und Krombacher, überzeugten, und nicht zuletzt die Kompetenz des Teams: „Die Techniker von signotec haben uns, anders als der Wettbewerb, bereitwillig vor Ort demonstriert, wie die Software funktioniert. Und für Rückfragen waren sie stets sofort erreichbar“, sagt Thomas Keim. So war es neben der umfassendsten Funktionalität, dem besten Preis- und Leistungsverhältnis sowie den Branchenerfahrungen von signotec nicht zuletzt die gute Servicequalität, die bei Knauf den Eindruck hinterließ: Bei diesem Hersteller ist man am besten aufgehoben.
Die Lösung wurde exakt auf die speziellen Wünsche der Knauf Gips KG zugeschnitten. „Die Standard-Signaturlösung war für die Anforderungen vor Ort funktionell zu umfangreich“, erklärt Gunther Hagner, Projektleiter bei signotec, „der Kunde wollte eine automatisierte Anwendung, die völlig im Hintergrund läuft und in der nichts bedient werden soll. Genauso haben wir das dann für Knauf eingerichtet.“
Transportübersichten fassen Lieferungen zusammen
Die Transportvorgänge erledigt das Unternehmen heute wie gewohnt mit einer eigen entwickelten SAP-Transaktion, aus der heraus die Transporte abgefertigt werden, Warenausgänge gebucht und Liefer- und Empfangsscheine für den Kunden ausgedruckt werden. Da aus rechtlichen Gründen nicht einmal unterschrieben und die Unterschrift auf alle im Transport befindlichen Lieferscheine kopiert werden darf, wurde eine so genannte Transportübersicht eingeführt – ein einseitiges Dokument, das aus allen Lieferungen eines Transportes die Kopfdaten extrahiert und in Kurzform als PDF auf einer Seite darstellt: Spedition, Fahrer, Kennzeichen und in tabellarischer Aufführung alle enthaltenen Lieferungen mit Lieferscheinnummer und Palettenanzahl.
Nach Beenden des Beladevorgangs gibt der Fahrer im Büro Bescheid und kontrolliert die ausgedruckten Lieferscheine. Ist alles in Ordnung, drückt der Knauf-Mitarbeiter in der SAP-Transaktion den neu eingefügten Button „Signieren“. Die Transportübersicht wird erstellt und auf der lokalen Festplatte zwischengespeichert. Die im Hintergrund laufende Signaturlösung überprüft den Download-Ordner über einen integrierten FTP-Watchdog permanent auf neue Dokumente. Stellt SAP eine Transportübersicht ein, greift SignoSign/Logistic diese ab, bildet sie samt Unterschriften-Feld auf dem Pad ab und öffnet es im SignoView. Damit alle Informationen abgebildet werden, kommen große Pads vom Typ Pen-Pad SigGem LCD 4x5 SE BHSB zum Einsatz.
Signierte Transportdokumente sofort in SAP verfügbar
Der LKW-Fahrer kontrolliert die Informationen auf dem Pad, bestätigt sie über eine Schaltfläche und unterschreibt dann im Signaturbereich. SignoSign überträgt die unterschriebene Transportübersicht anschließend per FTP auf den iSeries-basierten SAP-Server, von wo sich wiederum das angeschlossene SER-Archiv den Beleg abgreift. Die Transportübersicht liegt damit also sofort nach Unterschrift in SAP ERP vor und lässt sich dort wahlweise über „Lieferung“ oder „Transport“ aufrufen. Auch früher waren die Belege freilich elektronisch über SAP anzeigbar, aber eben nicht sofort nach dem Transportvorgang, denn sie wurden für den Fall von Nachfragen zunächst noch zwei Wochen in Aktenordnern aufbewahrt, bevor sie gescannt wurden. „Mit dieser neuen Transparenz sind wir sehr zufrieden“, freut sich Thomas Keim, „auch lässt sich in SAP über Berechtigungen steuern, wer die Dokumente aufrufen darf.“
Jährlich fallen 770.000 Ausdrucke weg
Durch die digitale Signatur mit Unterschriften-Pad fallen bei der Knauf Gips KG allein in der Iphofener Zentrale jährlich 400.000 Lieferschein-Ausdrucke weg, insgesamt sind es 770.000 an allen mit der Lösung ausgestatteten Standorten. „SAP-Drucke sind teuer, allein die Toner- und Wartungskosten“, weiß Thomas Keim. Neben den Druckkosten spart das Unternehmen zusätzlich manuellen Aufwand beim Einsammeln und Einscannen der Dokumente. So konnte die interne Archivierungsabteilung sichtbar entlastet werden. Und auch die Fahrer freuen sich über weniger Papierwirtschaft.
Peu a peu hat die Knauf Gips KG 12 Standorte mit der SignoSign/Logistic-Lösung ausgestattet. Sie wurde dabei nur in den größten Werken eingeführt, welche Palettenware verladen. „Überall, wo ein kleines Team viele LKWs abfertigen muss, haben wir mit der Einführung begonnen, denn dort lohnt sich der Einsatz einer solchen Lösung besonders“, erklärt Thomas Keim. Täglich werden 550 LKWs - 220 im Stammwerk und weitere 330 an den restlichen, mit der Signatur-Lösung ausgestatteten Standorten, damit heute schneller und effizienter abgefertigt. Die Knauf Gips KG besitzt zudem viele Werke, die nur Container- und Silo-Ware ausliefern. Hier wird langfristig eine Versandautomation angestrebt, in die dann, so der Plan, auch die Signotec-Lösung in abgewandelter Form integriert werden soll.
Über die Knauf Gips KG:
Knauf ist multinational aktiver Produzent von Baustoffen und Bausystemen. Entstanden aus dem traditionellen Gipsgeschäft produziert das Unternehmen heute Baustoffe für den Trockenbau, Knauf Platten, Mineralfaser-Akustikplatten, Gipsfaserplatten, Trockenmörtel mit Gips für Innenputz und Außenputz auf Zementbasis sowie Dämmstoffe auf der Basis von Glas- und Steinwolle.
Keimzelle des weltweit führenden Baustoffherstellers war das im Jahr 1932 im saarländischen Perl an der Mosel von den Brüdern Dr. Alfons Knauf und Karl Knauf gegründete Unternehmen Gebr. Knauf Rheinische Gipsindustrie. Nach dem zweiten Weltkrieg wurde mit dem Bau eines Gipswerkes im nordbayerischen Iphofen, wo sich noch heute der Hauptsitz der Gruppe befindet, ein Neuanfang gestartet. Die Unternehmensgruppe beschäftigt 22.000 Mitarbeiter in über 40 Ländern und in mehr als 150 Produktionsstätten weltweit. Knauf erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2007 einen Umsatz von 5,5 Mrd. Euro.
