Das Münchner Technologieunternehmen VISPIRON hat es mit dem Fahrtenbuch Management System CarSync-Log kurzen Entwicklungszyklen geschafft, eine konkurrenzfähige Gesamtlösung für das Flottenmanagement anzubieten.
"Wir haben mit dem Elektronischen Fahrtenbuch unsere Arbeit begonnen. Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir darauf aufbauend inzwischen eine Gesamtlösung entwickelt, deren Potential uns selbst überrascht hat", fasst Theodor Hermann, Vertriebsleiter für das Fahrtenbuch Management System CarSync-Log, die Arbeit der letzten Monate und Jahre zusammen.
Am Anfang stand die Idee, eine Lösung für die über 80 % vom Finanzamt abgelehnten Fahrtenbücher zu finden. Teure Steuernachzahlungen waren für viele Unternehmen die schmerzhafte Folge. Über den Einbau einer Telematikbox, die mit der Fahrzeugelektronik verbunden ist, gelang es den Münchnern die Anerkennung seitens der Finanzämter sicherzustellen.
"Erst kürzlich kam ein Kunde auf mich zu und meinte, er habe von seinem Finanzamt erfahren, dass VISPIRON derzeit der einzige Anbieter im Markt sei, der die Manipulationssicherheit von Fahrtdaten sicherstellen könne und der eine Abrechnungsgrundlage für dienstliche und private Nutzung von Firmenwagen zur Verfügung stelle", erzählt Theodor Hermann stolz. "Wir haben sogar eine schriftliche Bescheinigung über die Ordnungsmäßigkeit unseres Fahrtenbuch Management Systems CarSync-Log erhalten."
Je mehr Kunden das Elektronische Fahrtenbuch einsetzten, desto tiefere Einblicke erhielt das Unternehmen in die großen Herausforderungen des modernen Flottenmanagements. Es folgte die Elektronische Führerscheinkontrolle, mit der VISPIRON das Halterhaftungsrisiko für Flottenmanager ausschließen und den aufwändigen Prozess der Führerscheinprüfung abschaffen konnte. Mit der Steuer- und Rechtssicherheit des Systems überzeugten sie viele Flottenmanager, aber auch geschäftliche Vielfahrer, die zu treuen Kunden wurden.
Vispiron führte die Entwicklung weiter fort: " Das Flottenmanagement befindet sich im Wandel. Die Zeiten, in denen Flotten lediglich verwaltet wurden, gehören nach und nach der Vergangenheit an. Viele Wirtschaftsfaktoren beeinflussen die tägliche Arbeit eines Flottenmanagers. So führt der Fachkräftemangel zu einer stärkeren Fokussierung der Mitarbeiterbindung. Attraktive Firmen- und Poolwagenkonditionen rücken in den Vordergrund. Durch hohe Benzinpreise und Steuerbegünstigungen für schadstoffarme Fahrzeuge halten Elektroautos verstärkt Einzug in den Flottenmarkt. Die unterschiedlichen Antriebsarten führen jedoch zu erheblicher Mehrarbeit im Bereich Wartung und Service.", erklärt Theodor Hermann.
Vispiron nimmt die Anforderungen seiner Zielgruppe auf und gibt sie an seine Entwicklungsabteilung weiter. Auf die Elektronische Führerscheinkontrolle folgen Anwendungen für die Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung. Darunter fällt auch folgende Funktion: Werden Leasingvertragsdaten einmalig im System hinterlegt, informiert CarSync-Log frühzeitig, wenn z.B. Kilometerüberschreitungen drohen. Gleichzeitig bietet es den Tausch mit Fahrzeugen an, deren Kilometergrenze unterschritten ist.
(Durchschnitts-) Verbräuche lassen sich nach Fahrer, Fahrzeugen und Abteilungen anzeigen, Erinnerung an fällige Hauptuntersuchungen und Reifenwechsel werden ebenfalls über CarSync-Log gesteuert. Und wer schließlich noch wissen will, wo sich seine Flotte befindet, für den stehen die Funktionen "Ortung und Tracking" zur Verfügung. Relevante Fahrt- und Fahrzeugdaten werden per Mausklick auf der Kartenposition angezeigt. Die Darstellung von Fahrtrouten erfolgt mit Positionsmarker, Zeit- und Geschwindigkeitsangabe. Damit kann der Nachweis der Fahrtroute für Versicherungen und Schadensmeldungen erbracht werden.
Alle gespeicherten Fahrzeugdaten werden via GPS, GSM und GPRS an ein externes Rechenzentrum übertragen. Über eine Internetverbindung werden die Informationen an ein Webportal weitergegeben, auf das Fahrer und Flottenmanager nach einem stringenten Berechtigungskonzept zugreifen können. Individuelle Zugriffsrechte und Einstellungen ermöglichen die Optimierung von Prozessabläufen. Dabei wird zu jedem Zeitpunkt die Wahrung der Privatsphäre sichergestellt. "Wir wollen kein Überwachungsinstrument schaffen, unser Ziel ist die Prozessoptimierung zum Vorteil aller Beteiligten.", versichert Theodor Hermann. "Selbst sehr skeptische Betriebsräte haben unserem System zugestimmt. Mit der Zusammenfassung von Fahrten, sind Privatfahrten und Fahrtunterbrechungen für Außenstehende nicht mehr erkennbar".
Zahlreiche Gespräche führten letztlich dazu, dass nicht nur der Flottenmanager im Mittelpunkt CarSync-Logs steht, sondern auch der Mitarbeiter, der Firmen- und Poolwagen nutzt. Für ihn gelten andere Anforderungen, als für den Flottenmanager. Der Mitarbeiter kann mit CarSync-Log über seinen Kalender direkt auf die Poolwagenbuchung zugreifen. Dabei werden ihm zur Verfügung stehende Fahrzeuge und Zeiträume angezeigt bzw. Alternativen angeboten. Der Flottenmanager kann Poolfahrzeuge in Abhängigkeit von Benutzergruppen zur Verfügung stellen. Leasingrelevante Einschränkungen, wie z.B. Kilometerbeschränkungen, werden bei der Poolwagenvergabe automatisch berücksichtigt. Optional kann die Poolwagenbuchung um das elektronische Schlüsselmanagement ergänzt werden. Die Fahrzeugschlüssel werden zentral in einem elektronisch gesicherten Schlüsselschrank verwaltet. Über Smartcard, PIN oder RFID-Tag wird den Fahrern der Zugang für die Aus- bzw. Rückgabe der Schlüssel ermöglicht.
VISPIRON bietet somit eine modulare Systemlösung, deren Bestandteile unabhängig voneinander eingesetzt werden können und die zu jedem Zeitpunkt um weitere Funktionen erweiterbar ist. Der Flottenmanager muss sich also unter Berücksichtigung seines Bedarfs und Budgets nicht gleich für das Komplettpaket entscheiden.
Auf die Frage, wohin die Reise noch geht antwortet Theodor Hermann gelassen: "Jedes Jahr werden in Deutschland um die 1 Millionen Firmenwagen neu zugelassen. Darüber hinaus eröffnet der fortlaufende technische Fortschritt immer wieder neue Möglichkeiten. Und dann kommt noch hinzu, dass wir uns bisher ausschließlich auf den deutschen Markt beschränken. Wir haben noch viel vor."
"Wir haben mit dem Elektronischen Fahrtenbuch unsere Arbeit begonnen. Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir darauf aufbauend inzwischen eine Gesamtlösung entwickelt, deren Potential uns selbst überrascht hat", fasst Theodor Hermann, Vertriebsleiter für das Fahrtenbuch Management System CarSync-Log, die Arbeit der letzten Monate und Jahre zusammen.
Am Anfang stand die Idee, eine Lösung für die über 80 % vom Finanzamt abgelehnten Fahrtenbücher zu finden. Teure Steuernachzahlungen waren für viele Unternehmen die schmerzhafte Folge. Über den Einbau einer Telematikbox, die mit der Fahrzeugelektronik verbunden ist, gelang es den Münchnern die Anerkennung seitens der Finanzämter sicherzustellen.
"Erst kürzlich kam ein Kunde auf mich zu und meinte, er habe von seinem Finanzamt erfahren, dass VISPIRON derzeit der einzige Anbieter im Markt sei, der die Manipulationssicherheit von Fahrtdaten sicherstellen könne und der eine Abrechnungsgrundlage für dienstliche und private Nutzung von Firmenwagen zur Verfügung stelle", erzählt Theodor Hermann stolz. "Wir haben sogar eine schriftliche Bescheinigung über die Ordnungsmäßigkeit unseres Fahrtenbuch Management Systems CarSync-Log erhalten."
Je mehr Kunden das Elektronische Fahrtenbuch einsetzten, desto tiefere Einblicke erhielt das Unternehmen in die großen Herausforderungen des modernen Flottenmanagements. Es folgte die Elektronische Führerscheinkontrolle, mit der VISPIRON das Halterhaftungsrisiko für Flottenmanager ausschließen und den aufwändigen Prozess der Führerscheinprüfung abschaffen konnte. Mit der Steuer- und Rechtssicherheit des Systems überzeugten sie viele Flottenmanager, aber auch geschäftliche Vielfahrer, die zu treuen Kunden wurden.
Vispiron führte die Entwicklung weiter fort: " Das Flottenmanagement befindet sich im Wandel. Die Zeiten, in denen Flotten lediglich verwaltet wurden, gehören nach und nach der Vergangenheit an. Viele Wirtschaftsfaktoren beeinflussen die tägliche Arbeit eines Flottenmanagers. So führt der Fachkräftemangel zu einer stärkeren Fokussierung der Mitarbeiterbindung. Attraktive Firmen- und Poolwagenkonditionen rücken in den Vordergrund. Durch hohe Benzinpreise und Steuerbegünstigungen für schadstoffarme Fahrzeuge halten Elektroautos verstärkt Einzug in den Flottenmarkt. Die unterschiedlichen Antriebsarten führen jedoch zu erheblicher Mehrarbeit im Bereich Wartung und Service.", erklärt Theodor Hermann.
Vispiron nimmt die Anforderungen seiner Zielgruppe auf und gibt sie an seine Entwicklungsabteilung weiter. Auf die Elektronische Führerscheinkontrolle folgen Anwendungen für die Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung. Darunter fällt auch folgende Funktion: Werden Leasingvertragsdaten einmalig im System hinterlegt, informiert CarSync-Log frühzeitig, wenn z.B. Kilometerüberschreitungen drohen. Gleichzeitig bietet es den Tausch mit Fahrzeugen an, deren Kilometergrenze unterschritten ist.
(Durchschnitts-) Verbräuche lassen sich nach Fahrer, Fahrzeugen und Abteilungen anzeigen, Erinnerung an fällige Hauptuntersuchungen und Reifenwechsel werden ebenfalls über CarSync-Log gesteuert. Und wer schließlich noch wissen will, wo sich seine Flotte befindet, für den stehen die Funktionen "Ortung und Tracking" zur Verfügung. Relevante Fahrt- und Fahrzeugdaten werden per Mausklick auf der Kartenposition angezeigt. Die Darstellung von Fahrtrouten erfolgt mit Positionsmarker, Zeit- und Geschwindigkeitsangabe. Damit kann der Nachweis der Fahrtroute für Versicherungen und Schadensmeldungen erbracht werden.
Alle gespeicherten Fahrzeugdaten werden via GPS, GSM und GPRS an ein externes Rechenzentrum übertragen. Über eine Internetverbindung werden die Informationen an ein Webportal weitergegeben, auf das Fahrer und Flottenmanager nach einem stringenten Berechtigungskonzept zugreifen können. Individuelle Zugriffsrechte und Einstellungen ermöglichen die Optimierung von Prozessabläufen. Dabei wird zu jedem Zeitpunkt die Wahrung der Privatsphäre sichergestellt. "Wir wollen kein Überwachungsinstrument schaffen, unser Ziel ist die Prozessoptimierung zum Vorteil aller Beteiligten.", versichert Theodor Hermann. "Selbst sehr skeptische Betriebsräte haben unserem System zugestimmt. Mit der Zusammenfassung von Fahrten, sind Privatfahrten und Fahrtunterbrechungen für Außenstehende nicht mehr erkennbar".
Zahlreiche Gespräche führten letztlich dazu, dass nicht nur der Flottenmanager im Mittelpunkt CarSync-Logs steht, sondern auch der Mitarbeiter, der Firmen- und Poolwagen nutzt. Für ihn gelten andere Anforderungen, als für den Flottenmanager. Der Mitarbeiter kann mit CarSync-Log über seinen Kalender direkt auf die Poolwagenbuchung zugreifen. Dabei werden ihm zur Verfügung stehende Fahrzeuge und Zeiträume angezeigt bzw. Alternativen angeboten. Der Flottenmanager kann Poolfahrzeuge in Abhängigkeit von Benutzergruppen zur Verfügung stellen. Leasingrelevante Einschränkungen, wie z.B. Kilometerbeschränkungen, werden bei der Poolwagenvergabe automatisch berücksichtigt. Optional kann die Poolwagenbuchung um das elektronische Schlüsselmanagement ergänzt werden. Die Fahrzeugschlüssel werden zentral in einem elektronisch gesicherten Schlüsselschrank verwaltet. Über Smartcard, PIN oder RFID-Tag wird den Fahrern der Zugang für die Aus- bzw. Rückgabe der Schlüssel ermöglicht.
VISPIRON bietet somit eine modulare Systemlösung, deren Bestandteile unabhängig voneinander eingesetzt werden können und die zu jedem Zeitpunkt um weitere Funktionen erweiterbar ist. Der Flottenmanager muss sich also unter Berücksichtigung seines Bedarfs und Budgets nicht gleich für das Komplettpaket entscheiden.
Auf die Frage, wohin die Reise noch geht antwortet Theodor Hermann gelassen: "Jedes Jahr werden in Deutschland um die 1 Millionen Firmenwagen neu zugelassen. Darüber hinaus eröffnet der fortlaufende technische Fortschritt immer wieder neue Möglichkeiten. Und dann kommt noch hinzu, dass wir uns bisher ausschließlich auf den deutschen Markt beschränken. Wir haben noch viel vor."
