Unzählige Varianten, nicht palettierbare Waren, unterschiedlichste Abmessungen und anspruchsvolle Kunden: Der Versand individuell gefertigter Rollladen, Raffstoren und Textilscreens stellt höchste Anforderungen an die Logistik. Die Bandbreite der Packstücke reicht vom kleinen Handsender, über Fliegenschutzgitter und Führungsschienen bis hin zu Rollladenpanzern, Jalousien und fünf Meter breiten Textilscreens.
Kein Wunder, dass die ROMA KG – führender Hersteller von Sonnenschutzsystemen – für das Beliefern der mehr als 20.000 gespeicherter Kundenadressen eine eigene Tochtergesellschaft gegründet hat. Die ROMA Logistik GmbH mit Sitz in Jettingen-Scheppach verschickt täglich 45 bis 60 Wechselbrücken mit jeweils bis zu 500 Packstücken. Drei Disponenten und ein Teamleiter steuern 90 eigene LKWs und rund 20 bis 50 weitere Fahrzeuge von Subunternehmern.
Durchgängige Lösung gesucht
Kaum zu glauben, dass diese Arbeit bis 2012 ohne digitale Unterstützung verrichtet wurde. „Damals wurden die Touren mit Nadeln auf einer großen Landkarte markiert und die Lagermitarbeiter kommissionierten anhand von Papierlisten“, erinnert sich Fuhrparkleiter Simon Kinzel. Es war jedoch absehbar, dass künftiges Wachstum und ein weiter gesteigerter Kundenservice ohne leistungsstarke IT-Lösung nicht machbar waren. Die Kernforderung an den potenziellen Softwarelieferanten stand fest: „Wir wollten ein durchgängiges System für Zwischenlagerung, Transportplanung und Telematik, das über eine einzige Schnittstelle mit unserem ERP-System kommuniziert“, sagt Kinzel und ergänzt: „Das konnte uns in dieser Form damals nur Wanko bieten.“
Wanko implementierte eine Lösung, die jedes einzelne Packstück von der Übernahme aus den Werken Burgau, Ludwigshafen, Oschatz oder Rostock bis zur Auslieferung beim Kunden begleitet und steuert. Die Lagermitarbeiter und Fahrer wurden hierfür mit mobilen Computern ausgestattet. Jeder erfasste Kundenauftrag wird unmittelbar aus dem ERP-System an die Logistiksoftware-Suite von Wanko übertragen. Auf dieser Basis können die drei Disponenten eine grobe Vorplanung der Touren in die jeweiligen Zielgebiete vornehmen. Dabei werden sie vom Wanko Tourenplanungssystem PraCar auch grafisch unterstützt. Diese Planung wird permanent um die hereinkommenden Aufträge ergänzt und optimiert. „Bis zuletzt bleiben wir in der Tourenplanung flexibel, um unseren Kunden möglichst kurze Lieferfristen zu bieten“, stellt Kinzel fest.
Keine Suchzeiten mehr
Sobald der LKW mit den angekündigten Packstücken in Jettingen eintrifft, wird jedes Teil entladen und mit einem Ringscanner erfasst. Während der Entladung sortieren bis zu 40 Lagermitarbeiter die Ware nach Zielgebieten in die entsprechenden Warenausgangsbereiche. Jeder Ablageort wird dabei ebenfalls gescannt und mit der Packstücknummer „verheiratet“. Dadurch lässt sich beim anschließenden Beladen der Wechselbrücken – meist noch am selben Tag – die Position aller Packstücke am mobilen Computer abrufen. Lange Suchzeiten gehören damit der Vergangenheit an.
Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass neue Mitarbeiter schnell angelernt werden können. „Über das Display der mobilen Computer werden die Kolleginnen und Kollegen Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Große Vorkenntnisse sind dafür nicht erforderlich“, betont Kinzel.
Hinweis gegen das Vergessen
Beim Verladen in die Wechselbrücken werden die Packstücke ein weiteres Mal gescannt. Falls dabei ein Colli übersehen wird, erhält der Mitarbeiter einen Hinweis auf dem Display seines Handhelds. Gleiches gilt für die anschließenden Entladevorgänge, denn auch die Fahrer werden von mobilen Computern begleitet. Diese sind mit der Telematik-App PraBord ausgestattet, die das mobile Auftragsmanagement steuert. Die jeweiligen Tourdaten werden aus PraCar an PraBord übertragen und dem Fahrer auf dem Display angezeigt. Die Navigation kann direkt aus dem Auftrag heraus gestartet werden.
Das mehrfache Scannen aller Packstücke auf ihrem Weg vom Wareneingang über das Zwischenlager und die Ladefläche des LKWs bis hin zum Kunden spielt bei ROMA Logistik eine Schlüsselrolle. Auf dieser Basis lassen sich alle laufenden und abgeschlossenen Vorgänge jederzeit nachvollziehen und Fehler minimieren. Mit der gewonnenen Qualität und Transparenz steigt zugleich die Kundenzufriedenheit.
Bilder vom Abstellort
Darüber hinaus bot die Software noch weiteres Verbesserungs-Potenzial. Neu ist zum Beispiel, dass die Fahrer mit der in PraBord integrierten Fotofunktion ein Bild vom Abstellort erstellen können. „Manchmal kann es vorkommen, dass unsere Kunden die vom Fahrer abgestellte Ware nicht finden. Das mit dem Auftrag verknüpfte Foto vom Abstellort sorgt in diesen Fällen für eine schnelle Aufklärung“, so Kinzel.
Ebenfalls neu ist der Belade-Monitor, der die Fahrer über den aktuellen Beladezustand ihrer Wechselbrücken informiert. Jeweils ein Monitor wurde im Bereich der Disposition und im Pausenraum der Fahrer installiert. Dadurch können die Kollegen jetzt Wartezeiten entspannter verbringen, sich am Kaffeeautomaten bedienen und dabei den Bildschirm im Auge behalten. Dort lässt sich der Beladefortschritt für alle Wechselbrücken in Prozentwerten ablesen. „Der Belade-Monitor hat unsere Prozesse deutlich verbessert, weil die Fahrer jetzt nicht mehr die Lagermitarbeiter nach dem voraussichtlichen Tourstart fragen müssen. Das hat in der Vergangenheit immer wieder zu Unterbrechungen der Beladetätigkeit geführt“, erinnert sich Kinzel.
Sicheres Retourenmanagement
Eine weitere Optimierung betrifft den Retouren-Prozess, der jetzt ebenfalls mit PraCar abgebildet wird. Reparaturaufträge oder Reklamationen, die während Auslieferungstouren aufgenommen werden sollen, müssen der Disposition angemeldet werden. Die Kunden erhalten einen Abholtermin sowie ein Barcode-Etikett, dass auf der entsprechenden Ware befestigt werden muss. Bei der Übernahme scannt der Fahrer den Barcode, so dass die Ware ab diesem Zeitpunkt lückenlos verfolgt werden kann. In Jettingen wird die angekündigte Ware empfangen und bearbeitet.
Dieser Ablauf funktioniert auch dann, wenn der ursprünglich vereinbarte Abholtermin nicht eingehalten werden kann. „In der Praxis kommt es vor, dass ein defekter Rollladen am vereinbarten Tag noch nicht abmontiert wurde“, erklärt Kinzel. In diesen Fällen registriert das System, dass die Abholung nicht durchgeführt wurde und ein neuer Termin vereinbart werden muss.
Umgekehrt kann der Fahrer die Ware auch früher als vereinbart in Empfang nehmen. Viele Kunden werden schließlich mehrmals pro Woche angefahren. Steht die Ware schon am Mittwoch statt am Freitag bereit, kann der Fahrer seine Tour selbständig um die unverhoffte Retoure ergänzen. Dafür muss er in PraBord nur den entsprechenden Dialog öffnen und das Retouren-Etikett scannen.
Lückenlose Lademittelbuchung
Die jüngste Verbesserung betrifft die rund 30.000 Lademittel, die bei Kunden und Lieferanten nicht immer Zug um Zug getauscht werden. Dabei handelt es sich um bis zu sechs Meter lange Gestelle, die von ROMA in verschiedenen Varianten konzipiert und gebaut werden. Jeder der wertvollen Ladungsträger hat eine Seriennummer, die künftig bei jeder Be- und Entladung gescannt wird. Die Tourenplanungs-Software wurde dafür angepasst. „Durch die Erweiterung erhalten wir jetzt auch noch eine lückenlose Lademittelbuchung mit höchster Transparenz“, freut sich Kinzel.
Fazit: Das Digitalisieren und Optimieren der Prozesse bei ROMA Logistik ist ein anhaltender Prozess, der Lieferqualität, Arbeitsklima und Effizienz verbessert. Durch die Zusammenarbeit auf Augenhöhe wird Wanko seine Softwarelösung auch in Zukunft an die Ideen von ROMA anpassen.
Kein Wunder, dass die ROMA KG – führender Hersteller von Sonnenschutzsystemen – für das Beliefern der mehr als 20.000 gespeicherter Kundenadressen eine eigene Tochtergesellschaft gegründet hat. Die ROMA Logistik GmbH mit Sitz in Jettingen-Scheppach verschickt täglich 45 bis 60 Wechselbrücken mit jeweils bis zu 500 Packstücken. Drei Disponenten und ein Teamleiter steuern 90 eigene LKWs und rund 20 bis 50 weitere Fahrzeuge von Subunternehmern.
Durchgängige Lösung gesucht
Kaum zu glauben, dass diese Arbeit bis 2012 ohne digitale Unterstützung verrichtet wurde. „Damals wurden die Touren mit Nadeln auf einer großen Landkarte markiert und die Lagermitarbeiter kommissionierten anhand von Papierlisten“, erinnert sich Fuhrparkleiter Simon Kinzel. Es war jedoch absehbar, dass künftiges Wachstum und ein weiter gesteigerter Kundenservice ohne leistungsstarke IT-Lösung nicht machbar waren. Die Kernforderung an den potenziellen Softwarelieferanten stand fest: „Wir wollten ein durchgängiges System für Zwischenlagerung, Transportplanung und Telematik, das über eine einzige Schnittstelle mit unserem ERP-System kommuniziert“, sagt Kinzel und ergänzt: „Das konnte uns in dieser Form damals nur Wanko bieten.“
Wanko implementierte eine Lösung, die jedes einzelne Packstück von der Übernahme aus den Werken Burgau, Ludwigshafen, Oschatz oder Rostock bis zur Auslieferung beim Kunden begleitet und steuert. Die Lagermitarbeiter und Fahrer wurden hierfür mit mobilen Computern ausgestattet. Jeder erfasste Kundenauftrag wird unmittelbar aus dem ERP-System an die Logistiksoftware-Suite von Wanko übertragen. Auf dieser Basis können die drei Disponenten eine grobe Vorplanung der Touren in die jeweiligen Zielgebiete vornehmen. Dabei werden sie vom Wanko Tourenplanungssystem PraCar auch grafisch unterstützt. Diese Planung wird permanent um die hereinkommenden Aufträge ergänzt und optimiert. „Bis zuletzt bleiben wir in der Tourenplanung flexibel, um unseren Kunden möglichst kurze Lieferfristen zu bieten“, stellt Kinzel fest.
Keine Suchzeiten mehr
Sobald der LKW mit den angekündigten Packstücken in Jettingen eintrifft, wird jedes Teil entladen und mit einem Ringscanner erfasst. Während der Entladung sortieren bis zu 40 Lagermitarbeiter die Ware nach Zielgebieten in die entsprechenden Warenausgangsbereiche. Jeder Ablageort wird dabei ebenfalls gescannt und mit der Packstücknummer „verheiratet“. Dadurch lässt sich beim anschließenden Beladen der Wechselbrücken – meist noch am selben Tag – die Position aller Packstücke am mobilen Computer abrufen. Lange Suchzeiten gehören damit der Vergangenheit an.
Ein weiterer Vorteil dieser Lösung ist, dass neue Mitarbeiter schnell angelernt werden können. „Über das Display der mobilen Computer werden die Kolleginnen und Kollegen Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Große Vorkenntnisse sind dafür nicht erforderlich“, betont Kinzel.
Hinweis gegen das Vergessen
Beim Verladen in die Wechselbrücken werden die Packstücke ein weiteres Mal gescannt. Falls dabei ein Colli übersehen wird, erhält der Mitarbeiter einen Hinweis auf dem Display seines Handhelds. Gleiches gilt für die anschließenden Entladevorgänge, denn auch die Fahrer werden von mobilen Computern begleitet. Diese sind mit der Telematik-App PraBord ausgestattet, die das mobile Auftragsmanagement steuert. Die jeweiligen Tourdaten werden aus PraCar an PraBord übertragen und dem Fahrer auf dem Display angezeigt. Die Navigation kann direkt aus dem Auftrag heraus gestartet werden.
Das mehrfache Scannen aller Packstücke auf ihrem Weg vom Wareneingang über das Zwischenlager und die Ladefläche des LKWs bis hin zum Kunden spielt bei ROMA Logistik eine Schlüsselrolle. Auf dieser Basis lassen sich alle laufenden und abgeschlossenen Vorgänge jederzeit nachvollziehen und Fehler minimieren. Mit der gewonnenen Qualität und Transparenz steigt zugleich die Kundenzufriedenheit.
Bilder vom Abstellort
Darüber hinaus bot die Software noch weiteres Verbesserungs-Potenzial. Neu ist zum Beispiel, dass die Fahrer mit der in PraBord integrierten Fotofunktion ein Bild vom Abstellort erstellen können. „Manchmal kann es vorkommen, dass unsere Kunden die vom Fahrer abgestellte Ware nicht finden. Das mit dem Auftrag verknüpfte Foto vom Abstellort sorgt in diesen Fällen für eine schnelle Aufklärung“, so Kinzel.
Ebenfalls neu ist der Belade-Monitor, der die Fahrer über den aktuellen Beladezustand ihrer Wechselbrücken informiert. Jeweils ein Monitor wurde im Bereich der Disposition und im Pausenraum der Fahrer installiert. Dadurch können die Kollegen jetzt Wartezeiten entspannter verbringen, sich am Kaffeeautomaten bedienen und dabei den Bildschirm im Auge behalten. Dort lässt sich der Beladefortschritt für alle Wechselbrücken in Prozentwerten ablesen. „Der Belade-Monitor hat unsere Prozesse deutlich verbessert, weil die Fahrer jetzt nicht mehr die Lagermitarbeiter nach dem voraussichtlichen Tourstart fragen müssen. Das hat in der Vergangenheit immer wieder zu Unterbrechungen der Beladetätigkeit geführt“, erinnert sich Kinzel.
Sicheres Retourenmanagement
Eine weitere Optimierung betrifft den Retouren-Prozess, der jetzt ebenfalls mit PraCar abgebildet wird. Reparaturaufträge oder Reklamationen, die während Auslieferungstouren aufgenommen werden sollen, müssen der Disposition angemeldet werden. Die Kunden erhalten einen Abholtermin sowie ein Barcode-Etikett, dass auf der entsprechenden Ware befestigt werden muss. Bei der Übernahme scannt der Fahrer den Barcode, so dass die Ware ab diesem Zeitpunkt lückenlos verfolgt werden kann. In Jettingen wird die angekündigte Ware empfangen und bearbeitet.
Dieser Ablauf funktioniert auch dann, wenn der ursprünglich vereinbarte Abholtermin nicht eingehalten werden kann. „In der Praxis kommt es vor, dass ein defekter Rollladen am vereinbarten Tag noch nicht abmontiert wurde“, erklärt Kinzel. In diesen Fällen registriert das System, dass die Abholung nicht durchgeführt wurde und ein neuer Termin vereinbart werden muss.
Umgekehrt kann der Fahrer die Ware auch früher als vereinbart in Empfang nehmen. Viele Kunden werden schließlich mehrmals pro Woche angefahren. Steht die Ware schon am Mittwoch statt am Freitag bereit, kann der Fahrer seine Tour selbständig um die unverhoffte Retoure ergänzen. Dafür muss er in PraBord nur den entsprechenden Dialog öffnen und das Retouren-Etikett scannen.
Lückenlose Lademittelbuchung
Die jüngste Verbesserung betrifft die rund 30.000 Lademittel, die bei Kunden und Lieferanten nicht immer Zug um Zug getauscht werden. Dabei handelt es sich um bis zu sechs Meter lange Gestelle, die von ROMA in verschiedenen Varianten konzipiert und gebaut werden. Jeder der wertvollen Ladungsträger hat eine Seriennummer, die künftig bei jeder Be- und Entladung gescannt wird. Die Tourenplanungs-Software wurde dafür angepasst. „Durch die Erweiterung erhalten wir jetzt auch noch eine lückenlose Lademittelbuchung mit höchster Transparenz“, freut sich Kinzel.
Fazit: Das Digitalisieren und Optimieren der Prozesse bei ROMA Logistik ist ein anhaltender Prozess, der Lieferqualität, Arbeitsklima und Effizienz verbessert. Durch die Zusammenarbeit auf Augenhöhe wird Wanko seine Softwarelösung auch in Zukunft an die Ideen von ROMA anpassen.
