Die VSE AG, ein Unternehmen mit 50 Beteiligungsfirmen aus Energie, Telekommunikation, Facility Management, kaufmännische Services sowie Energiedaten- und Zähler-Dienstleistungen, hat die WMD (Workflow Management & Document Consulting) mit der Einführung einer ganzheitlichen Lösung zur automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP beauftragt. Das komplexe Projekt beinhaltete umfangreiche Prozessanalysen und wurde in 80 Manntagen umgesetzt. Seit März 2006 nutzen rund 200 Anwender die WMD-Lösung.
Rund 40.000 Rechnungsbelege verarbeitet VSE jährlich in den drei Buchungskreisen VSE, Prego Service und Energis. Mit der Einführung einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung sind die internen Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen deutlich optimiert worden. Stark verkürzte Bearbeitungszeiten und eine verbesserte Ausnutzung der Skontobeträge, unternehmensweiter Zugriff und ein klar strukturierter, komfortabler Freigabe-Workflow kennzeichnen die neue Lösung im Hause VSE.
Die WMD Business Solution für die kreditorische Rechnungsprüfung mit SAP, setzt sich zusammen aus den Produktkomponenten Docutec Xtract for Documents, WMD FlexPost for SAP und maxflow, einer auf SAP-Business-Workflow-basierenden Systemlösung. WMD übernahm im Projekt die Systemanbindung der Lösung an das bestehende SAP-System sowie an die ECM-Lösung SAPERION, die zeitgleich ebenfalls neu bei VSE eingeführt wurde.
Die Entscheidung für die WMD Business Solution fiel aufgrund der Workflow-Integration in das SAP R/3-System. Dadurch wird bei VSE nur eine Schnittstelle für den Datentransfer benötigt. Alle weiteren Verarbeitungsschritte sind in das SAP R/3-System als führendes Standard-System implementiert. Jetzt sorgt nach dem Scannen der Eingangsrechnungen der Einsatz von Docutec Xtract für eine schnelle automatisierte Belegerfassung. Im Anschluss an die Nachkorrektur werden mit Hilfe von FlexPost for SAP die ausgelesenen Daten an das zentrale SAP R/3-System übergeben und validiert. Die dabei erzeugten Images werden parallel in das SAPERION-Archivsystem übertragen. Aus den Rechnungsbelegdaten werden in SAP vorerfasste Belege erzeugt, die mittels maxflow digital weiterbearbeitet werden.
Die automatische Beleglesung erfolgt für nahezu alle Kreditoren durch Freitextlesung. Speziell für Telefonrechnungen wird jedoch parallel auch Template-Technologie eingesetzt, die über das ausgelesene Buchungskonto eine automatisierte Vorkontierung der FI-Belege im SAP R/3-System mit allen relevanten Kostenstelleninformationen ermöglicht.
Eine Besonderheit war die kontinuierliche Betrachtung der internen Geschäftsabläufe im laufenden Projekt. Dies stellte das Projektteam vor die Herausforderung, flexibel und ganzheitlich auf die sich kontinuierlich neu ergebenden Anforderungen zu reagieren und Systeme sowie Software kundenindividuell auf die jeweilige neue Situation anzupassen. So wurde zur Verbesserung der nicht bearbeiteten Workflows im System eine spezielle Funktionalität zur automatischen Unterstützung von Eskalationsszenarien integriert. Die Eskalation kann dabei in max. 3 Stufen eingestellt werden und verschickt automatisch E-Mails an die Mitarbeiter nach einem frei definierten Zeitraum. Sollte der Mitarbeiter innerhalb dieser Zeit den Workflow nicht bearbeiten, erhält z.B. sein Vorgesetzter eine entsprechende E-Mail.
Ein weiteres Feature im Workflow war die Ermittlung der Kontierungselemente für FI- & MM-Belege über Kostenträgerverantwortliche. Hierbei wird der Kostenträgerverantwortliche zu einer Kostenstelle (auch über bereits gepflegte KST-Gruppen), PSP-Element, CO-Auftrag oder Anlagen automatisch ermittelt. Dies vereinfacht die Pflege der Freigabetabelle und hilft, die Übersicht bei der Freigabe von Belegen zu behalten.
Darüber hinaus wurde im Projekt eine komplette zweite Verarbeitungsstrecke aufgebaut, durch die ein vollständiges, separates Testsystem zur Verfügung steht. Dabei wurde die Datenextraktion als 2-Mandanten-System aufgesetzt und auch die WMD Schnittstelle FlexPost for SAP stellt die Dokumente für zwei separate SAP R/3-Systeme zur Verfügung.
Mit dieser Gesamtlösung können selbst an verteilten Standorten die Bearbeitungszeiten und Freigabeprozesse innerhalb eines Tages abgewickelt werden und die Anwender können unternehmensweit direkt über SAP und das Web-Interface auf den Workflow zugreifen. Das Projekt im Hause VSE wurde durch intensive Schulungen und Einweisungen in die Handhabung der neuen Lösung begleitet.
Jörg Frenzel, Projektleiter bei VSE:
„Gerade dass WMD uns die Chance geboten hat, im Projektverlauf unsere internen Arbeitsprozesse noch einmal zu analysieren und als direkte Folge daraus weitere Optimierungsmaßnahmen einleiten zu können, hat dieses Projekt für uns so effizient gemacht. Natürlich ist das Projektvolumen dadurch insgesamt gewachsen, aber der Zeiteinsatz hat sich für uns voll und ganz gelohnt. “
Hans-Jürgen Weber, Leiter Rechnungswesen bei VSE: „WMD hat unsere Belange schnell erkannt und zügig umgesetzt. Hervorzuheben ist die Effizienz mit der das Gesamtprojekt von den beteiligten Projektpartnern realisiert wurde. Schließlich haben wir zeitgleich unternehmensweit SAPERION als Dokumenten-Management-Lösung eingeführt und den gesamten Prozess unserer Rechnungsverarbeitung für 3 Buchungskreise umgestellt. Beide Lösungen wurden problemlos angebunden und stellen jetzt für unsere tägliche Arbeit eine erhebliche Arbeitserleichterung dar. Und – alle Daten und Belege stehen uns zukünftig digital und revisionssicher zur Verfügung.“
Über VSE- Die VSE-Gruppe: innovativ, kooperativ und flexibel in Richtung Zukunft
VSE AG hat sich zu einer spartenübergreifenden Unternehmensgruppe mit den Bereichen Energie, Telekommunikation, Facility Management sowie kaufmännische und technische Services in Südwestdeutschland und Luxemburg entwickelt. Über 50 Beteiligungen mit Kommunen und Industrie zählen zur VSE-Gruppe und bieten rd. 2.150 Arbeitsplätze in der Region. Fast alle Stadt- und Gemeindewerke im Saarland sowie große Industriekunden setzen auf die bewährte Partnerschaft der VSE als Stromlieferant. energis ist Marktführer für Strom, Gas und Wasser im Saarland und kooperiert mit über 25 Stadt- und Gemeindewerken. Mehrwertdienste oder Schlau.Com, das Energie und Telekommunikation kombiniert, runden das Angebot ab.
VSE und die luxemburgische Cegedel haben ihre bei den Töchtern VSE NET und Cegecom angesiedelten Telekommunikationsaktivitäten in artelis gebündelt. Der Facility Manager FAMIS bietet bundesweit Dienstleistungen rund um das Gebäude aus einer Hand.
Rund 40.000 Rechnungsbelege verarbeitet VSE jährlich in den drei Buchungskreisen VSE, Prego Service und Energis. Mit der Einführung einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung sind die internen Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen deutlich optimiert worden. Stark verkürzte Bearbeitungszeiten und eine verbesserte Ausnutzung der Skontobeträge, unternehmensweiter Zugriff und ein klar strukturierter, komfortabler Freigabe-Workflow kennzeichnen die neue Lösung im Hause VSE.
Die WMD Business Solution für die kreditorische Rechnungsprüfung mit SAP, setzt sich zusammen aus den Produktkomponenten Docutec Xtract for Documents, WMD FlexPost for SAP und maxflow, einer auf SAP-Business-Workflow-basierenden Systemlösung. WMD übernahm im Projekt die Systemanbindung der Lösung an das bestehende SAP-System sowie an die ECM-Lösung SAPERION, die zeitgleich ebenfalls neu bei VSE eingeführt wurde.
Die Entscheidung für die WMD Business Solution fiel aufgrund der Workflow-Integration in das SAP R/3-System. Dadurch wird bei VSE nur eine Schnittstelle für den Datentransfer benötigt. Alle weiteren Verarbeitungsschritte sind in das SAP R/3-System als führendes Standard-System implementiert. Jetzt sorgt nach dem Scannen der Eingangsrechnungen der Einsatz von Docutec Xtract für eine schnelle automatisierte Belegerfassung. Im Anschluss an die Nachkorrektur werden mit Hilfe von FlexPost for SAP die ausgelesenen Daten an das zentrale SAP R/3-System übergeben und validiert. Die dabei erzeugten Images werden parallel in das SAPERION-Archivsystem übertragen. Aus den Rechnungsbelegdaten werden in SAP vorerfasste Belege erzeugt, die mittels maxflow digital weiterbearbeitet werden.
Die automatische Beleglesung erfolgt für nahezu alle Kreditoren durch Freitextlesung. Speziell für Telefonrechnungen wird jedoch parallel auch Template-Technologie eingesetzt, die über das ausgelesene Buchungskonto eine automatisierte Vorkontierung der FI-Belege im SAP R/3-System mit allen relevanten Kostenstelleninformationen ermöglicht.
Eine Besonderheit war die kontinuierliche Betrachtung der internen Geschäftsabläufe im laufenden Projekt. Dies stellte das Projektteam vor die Herausforderung, flexibel und ganzheitlich auf die sich kontinuierlich neu ergebenden Anforderungen zu reagieren und Systeme sowie Software kundenindividuell auf die jeweilige neue Situation anzupassen. So wurde zur Verbesserung der nicht bearbeiteten Workflows im System eine spezielle Funktionalität zur automatischen Unterstützung von Eskalationsszenarien integriert. Die Eskalation kann dabei in max. 3 Stufen eingestellt werden und verschickt automatisch E-Mails an die Mitarbeiter nach einem frei definierten Zeitraum. Sollte der Mitarbeiter innerhalb dieser Zeit den Workflow nicht bearbeiten, erhält z.B. sein Vorgesetzter eine entsprechende E-Mail.
Ein weiteres Feature im Workflow war die Ermittlung der Kontierungselemente für FI- & MM-Belege über Kostenträgerverantwortliche. Hierbei wird der Kostenträgerverantwortliche zu einer Kostenstelle (auch über bereits gepflegte KST-Gruppen), PSP-Element, CO-Auftrag oder Anlagen automatisch ermittelt. Dies vereinfacht die Pflege der Freigabetabelle und hilft, die Übersicht bei der Freigabe von Belegen zu behalten.
Darüber hinaus wurde im Projekt eine komplette zweite Verarbeitungsstrecke aufgebaut, durch die ein vollständiges, separates Testsystem zur Verfügung steht. Dabei wurde die Datenextraktion als 2-Mandanten-System aufgesetzt und auch die WMD Schnittstelle FlexPost for SAP stellt die Dokumente für zwei separate SAP R/3-Systeme zur Verfügung.
Mit dieser Gesamtlösung können selbst an verteilten Standorten die Bearbeitungszeiten und Freigabeprozesse innerhalb eines Tages abgewickelt werden und die Anwender können unternehmensweit direkt über SAP und das Web-Interface auf den Workflow zugreifen. Das Projekt im Hause VSE wurde durch intensive Schulungen und Einweisungen in die Handhabung der neuen Lösung begleitet.
Jörg Frenzel, Projektleiter bei VSE:
„Gerade dass WMD uns die Chance geboten hat, im Projektverlauf unsere internen Arbeitsprozesse noch einmal zu analysieren und als direkte Folge daraus weitere Optimierungsmaßnahmen einleiten zu können, hat dieses Projekt für uns so effizient gemacht. Natürlich ist das Projektvolumen dadurch insgesamt gewachsen, aber der Zeiteinsatz hat sich für uns voll und ganz gelohnt. “
Hans-Jürgen Weber, Leiter Rechnungswesen bei VSE: „WMD hat unsere Belange schnell erkannt und zügig umgesetzt. Hervorzuheben ist die Effizienz mit der das Gesamtprojekt von den beteiligten Projektpartnern realisiert wurde. Schließlich haben wir zeitgleich unternehmensweit SAPERION als Dokumenten-Management-Lösung eingeführt und den gesamten Prozess unserer Rechnungsverarbeitung für 3 Buchungskreise umgestellt. Beide Lösungen wurden problemlos angebunden und stellen jetzt für unsere tägliche Arbeit eine erhebliche Arbeitserleichterung dar. Und – alle Daten und Belege stehen uns zukünftig digital und revisionssicher zur Verfügung.“
Über VSE- Die VSE-Gruppe: innovativ, kooperativ und flexibel in Richtung Zukunft
VSE AG hat sich zu einer spartenübergreifenden Unternehmensgruppe mit den Bereichen Energie, Telekommunikation, Facility Management sowie kaufmännische und technische Services in Südwestdeutschland und Luxemburg entwickelt. Über 50 Beteiligungen mit Kommunen und Industrie zählen zur VSE-Gruppe und bieten rd. 2.150 Arbeitsplätze in der Region. Fast alle Stadt- und Gemeindewerke im Saarland sowie große Industriekunden setzen auf die bewährte Partnerschaft der VSE als Stromlieferant. energis ist Marktführer für Strom, Gas und Wasser im Saarland und kooperiert mit über 25 Stadt- und Gemeindewerken. Mehrwertdienste oder Schlau.Com, das Energie und Telekommunikation kombiniert, runden das Angebot ab.
VSE und die luxemburgische Cegedel haben ihre bei den Töchtern VSE NET und Cegecom angesiedelten Telekommunikationsaktivitäten in artelis gebündelt. Der Facility Manager FAMIS bietet bundesweit Dienstleistungen rund um das Gebäude aus einer Hand.
