Time is money …
Eine Aussage, die anspruchsvoller ist, als es auf den ersten
Blick scheint. Im Alltagsgeschäfts eines Messebauers bedeutet
das meist: just in time liefern, äußerst enge Zeitrahmen bei
begrenztem Budget und hohe Qualitätsanforderungen. „Time is
money“ gilt für Messebauer gleichermaßen wie für ihre Kunden,
die Aussteller. Und, wie sich gezeigt hat, letztendlich auch für
den IT-Berater, der eine professionelle Branchenlösung für
Messebauer anbietet.
Die Priorität des Faktors Zeit beschäftigte auch den IT-Leiter der
renommierten „Messeprojekt GmbH“, Robby Palmér. Denn bei
der täglichen Arbeit seiner Kollegen zeigte sich, dass mit dem
bisherigen Warenwirtschaftssystem ohne integrierte Lager- und
Finanzbuchhaltung die aktuellen Geschäftsprozesse nicht mehr
abbildbar waren. Konkret bedeutete dies, dass die Angebots-
und Auftragskalkulation während eines laufenden Projekts sehr
arbeitsintensiv waren. Auch der Aufwand für die administrativen
Tätigkeiten erschienen viel zu hoch. Doppelt durchzuführende
Stundenbuchungen waren nicht mehr akzeptabel.
Wer spricht unsere Sprache?
Die Suche nach einer geeigneten IT-Lösung erstreckte sich über
ganz Europa und über 40 Anbieter. Die zentrale Frage war, ob
alle Besonderheiten der Branche und auch des Unternehmens
in einer Standard-Software-Lösung abgebildet werden können.
„Wissen die Anbieter, worauf es in unserem Geschäft ankommt?
Sprechen die Software-Anbieter sozusagen unsere Sprache?“,
das waren die Kriterien, nach denen das Messeprojekt-IT-Team
die Anbieter genauer unter die Lupe nahm.
Der neue Partner von Messeprojekt muss ebenso schnell
reagieren wie die Messebauer das bei ihren Kunden tun. Denn
die Entscheidungszeiträume werden immer kürzer, wohingegen
der Endtermin, an dem der Stand stehen muss, fix bleibt. Unter
Umständen stehen nur vier Wochen zum Projektieren,
Abstimmen, Beschaffen und Produzieren zur Verfügung und
das alles im vorgegebenen Kostenrahmen!
Was andernorts als „normal“ gilt, gilt im Messegeschäft
keineswegs. Hier ist es z. B. üblich, nicht nur ein Angebot pro
Auftrag abzugeben, sondern unter Umständen zehn bis
fünfzehn. Denn nur so lässt sich eine vorgeschlagene
Umsetzung eines Messestandes unterhalb des Kostenlimits
variieren, das heißt: unterschiedliche Ausstattungen und
Alternativartikel werden angeboten, um den Zuschlag zu
erhalten.
Mit der neuen Software sollten Standardarbeitsschritte
automatisiert werden, damit sich die Mitarbeiter wieder auf ihr
Kerngeschäft konzentrieren können: der Architekt auf die
Entwürfe, der Projektleiter auf die Kalkulation, der Einkäufer auf
die Disposition, der Lagermitarbeiter auf die Kommissionierung.
Und sie sollte bei Anfragen jeder Art die Mitarbeiter in die Lage
versetzen, kurzfristig reagieren zu können. Bei
Preisverhandlungen muss man schließlich wissen, wie weit man
gehen kann, wie viel Spielraum noch vorhanden ist. Da die
Lagerhaltung einen großen Kostenfaktor darstellt, spielen auch
die Informationen über den Lagerbestand eine entscheidende
Rolle.
Nach den Präsentationsrunden der IT-Anbieter war klar, dass
amball business-software die Anforderungen am besten
umsetzen konnte. Die Nürnberger schienen nicht nur
Programmiersprachen, sondern auch die „Messe-Sprache“ zu
beherrschen, also die Anforderungen der Branchen zu kennen.
Hinzu kam ein weiterer wesentlicher Aspekt: Die von Microsoft
als Branchenlösung zertifizierte* Software amProject Messebau
kann die brachentypischen Geschäftsvorfälle im Standard
abbilden. Dies gewährleistet kurze Einführungszeiten und eine
erfolgreiche Inbetriebnahme. Und nicht zuletzt ergibt sich dabei
ein großer Kostenvorteil bei erforderlichen Updates. Gleichzeitig
ist sie so ausbaufähig, dass sie mit dem Unternehmen
mitwachsen kann.
(* Mit der Zertifizierung bestätig Microsoft, dass die Lösung von amball
vollständig in den Standard von Microsoft Navision integriert ist und
amball durch Referenzen nachgewiesen hat, über umfangreiches
Branchen-Know-how zu verfügen.)
Wie am Schnürchen
Vier Wochen nach der Einführung zeigt sich Robby Palmér sehr
zufrieden mit der „Neuen“, denn sie hat sich als äußerst flexibel
erwiesen, sowohl was die Arbeitsprozesse angeht, als auch die
Kunden- und Benutzerwünsche.
Jetzt ist es kein Problem mehr, auf die Schnelle notwendige
Informationen zu beschaffen. Kein stundenlanges Suchen im
Archiv, statt dessen ein paar Klicks im System und schon hat
der Benutzer Sekunden später eine Übersicht über alle Daten.
Auf diese Weise können die Mitarbeiten wesentlich schneller auf
Kunden und Märkte reagieren, schneller Aufträge abarbeiten,
weil sie auf frühere Angebots- und Auftragsvarianten
zurückgreifen können oder auf intern definierte Vorlagen.
Letzteres hat sich gerade bei neuen Kollegen als großes Plus
erwiesen, denn die zahlreichen Variationen in der
Angebotserstellung waren anfangs nur sehr schwer zu
überschauen. Selbst für die Koordinierung der firmeneigenen
Profitcenter ist dieses „Time-is money-Prinzip“ von Vorteil, denn
es kann durchaus vorkommen, dass für einen Stand bis zu 30
Gewerke abzuwickeln sind. Oder wie für die Leipziger
Buchmesse fünf große Hallen mit insgesamt 25.000 m2 in 48
Stunden bestückt werden müssen.
In amProject Messebau wird jeder Stand als eigenständiges
Projekt behandelt, angefangen beim Angebot und den
Gestaltungsvorschlägen, über den Kosten- und Zeitrahmen bis
hin zur Ressourcenplanung. Auftragsübergreifende Tätigkeiten
und Prozesse, z. B. Versandlogistik, LKW-Bestückung, Colli-
Platzierung und Rücklagerung der Teile, werden
projektübergreifend abgebildet. Denn auch ein durchdacht
beladener LKW bringt beim Standaufbau einen erheblichen
Zeitvorteil.
Die meisten individuellen Anpassungen innerhalb der Software
kann das Messeprojekt IT-Team selbst durchführen wie etwa die
Masken oder das Berichtsdesign.
Der persönliche Ansprechpartner bei amball steht jederzeit für
Fragen zur Verfügung und gibt Tipps zur Umsetzung konkreter
Anforderungen. Sollte es dabei zeitlich mal sehr knapp werden,
stehen die Berater aus Nürnberg mit Rat und Tat zur Seite. Die
meisten Anforderungen können somit innerhalb kürzester Zeit
geklärt werden.
Wie macht sich die Umstellung bemerkbar?
Während sich vor der Umstellung die Prozesse nach der
Software richteten, funktioniert es heute genau anders herum.
Z. B. wurde das Standard-Kalkulationschema nach den
Vorgaben der Mitarbeiter entwickelt. Gleichzeitig werden die
Prozesse verbessert, weil dieses Standard-Kalkulationschema
wie eine interne Checkliste funktioniert, an der sich z. B. neue
Kollegen hervorragend orientieren können („Was darf ich bei so
einem Angebot nicht vergessen?“). Jetzt kann man bei
Rabattverhandlungen gleich im System sehen: Wie viel Umsatz
macht der Kunde? Steht ein Folgeprojekt an? Wie ist die
Zahlungsmoral? Wie weit können wir ihm preislich entgegen
kommen, wo ist die Grenze? Wann muss ich die Anfrage einem
Entscheider übergeben? Der kann dann für ein Prestige-Projekt
strategisch einen Sonderpreis vertreten. Dass alle Preise im
System hinterlegt sind, ist gerade auch für die Nachkalkulation
wichtig.
Was hätte man anders machen können?
Die Messeprojekt GmbH bietet das gesamte
Dienstleistungsspektrum an, von Systemständen
(Massenbebauung) bis zu hochindividuellen Ständen für z. B.
Daimler Chrysler, die Siemens AG oder KPMG AG. Die
verschiedenen Vorgehensweisen und vielen
Preisfindungsmechanismen dabei logisch in einem System
abzubilden war eine echte Herausforderung. Manchmal waren
es lediglich Verständnis- und Detailfragen, die zu klären waren.
Gleichwohl bescheinigt der IT-Leiter seinen Beratern einen
hohen Grad an Professionalität.
Nach der Implementierungsphase des System fanden
Schulungen für die Führungskräfte und Key-User statt. Ziel war
eine lückenlose Simulation aller Prozesse des Arbeitsalltags bei
der Messeprojekt GmbH. Weitere vertiefende Schulungen für
den kompletten Projektablauf, von der Angebotserstellung und
der Kalkulatorik über die Disposition und den Einkauf bis zur
Projektabwicklung und Faktura, folgten. Diese Vertiefungsphase
des Gelernten fand schon unter realen Arbeitsbedingungen statt
– ein Indiz für die hohe Motivation der Mitarbeiter.
Da der Starttermin Vorrang hatte, wurde der intensive
Schulungsblock innerhalb von drei Wochen durchgeführt. Im
Nachhinein hätte sich Robby Palmér für die Schulungen selbst
gern etwas mehr Zeit gegönnt. Denn seiner Meinung nach spielt
die Schnittstelle Mensch/Software für funktionierende
Arbeitsprozesse eine nicht zu unterschätzende Rolle.
Zitat Robby Palmér:
„Hohe Reaktionsgeschwindigkeit bedeutet ein gutes Image.“
Software
- Branchenlösung amProject Messebau
- Projektzeiterfassung amProTime
- Microsoft Dynamics NAV mit den Modulen
- Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf,
Anzahlungsverwaltung,
- Marketing und Vertrieb, Lager, Ressourcen,
Anlagenbuchhaltung,
- Schnittstellen zu CAD, GAEB und DATEV
Messeprojekt GmbH
Ein expandierendes mittelständisches Messebau-Unternehmen,
das seit mehr als 15 Jahren erfolgreich auf allen bedeutenden
nationalen und internationalen Messeplätzen agiert. Das
Unternehmen versteht sich als Partner und Spezialist für
Agenturen, Architekturbüros, Veranstalter und Firmen für den
individuellen Standbau bis hin zur Realisierung kompletter
Messen.
Gegründet wurde die Messeprojekt GmbH 1991 von Hartmut
Bunsen, der heute mit seinem Sohn Raimo Bunsen das
Unternehmen leitet. In den Niederlassungen in Berlin, Dresden,
Hannover, Jena, Potsdam erarbeiten 110 fest angestellte
Mitarbeiter einen Umsatz von 16,8 Mio. Euro. Sie werden
unterstützt durch zahlreiche freischaffende Mitarbeiter und
einem weltweiten Netzwerk von Subunternehmern.
Messeprojekt GmbH
Messe-Allee 1
04356 Leipzig
Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000
www.messeprojekt.de
Eine Aussage, die anspruchsvoller ist, als es auf den ersten
Blick scheint. Im Alltagsgeschäfts eines Messebauers bedeutet
das meist: just in time liefern, äußerst enge Zeitrahmen bei
begrenztem Budget und hohe Qualitätsanforderungen. „Time is
money“ gilt für Messebauer gleichermaßen wie für ihre Kunden,
die Aussteller. Und, wie sich gezeigt hat, letztendlich auch für
den IT-Berater, der eine professionelle Branchenlösung für
Messebauer anbietet.
Die Priorität des Faktors Zeit beschäftigte auch den IT-Leiter der
renommierten „Messeprojekt GmbH“, Robby Palmér. Denn bei
der täglichen Arbeit seiner Kollegen zeigte sich, dass mit dem
bisherigen Warenwirtschaftssystem ohne integrierte Lager- und
Finanzbuchhaltung die aktuellen Geschäftsprozesse nicht mehr
abbildbar waren. Konkret bedeutete dies, dass die Angebots-
und Auftragskalkulation während eines laufenden Projekts sehr
arbeitsintensiv waren. Auch der Aufwand für die administrativen
Tätigkeiten erschienen viel zu hoch. Doppelt durchzuführende
Stundenbuchungen waren nicht mehr akzeptabel.
Wer spricht unsere Sprache?
Die Suche nach einer geeigneten IT-Lösung erstreckte sich über
ganz Europa und über 40 Anbieter. Die zentrale Frage war, ob
alle Besonderheiten der Branche und auch des Unternehmens
in einer Standard-Software-Lösung abgebildet werden können.
„Wissen die Anbieter, worauf es in unserem Geschäft ankommt?
Sprechen die Software-Anbieter sozusagen unsere Sprache?“,
das waren die Kriterien, nach denen das Messeprojekt-IT-Team
die Anbieter genauer unter die Lupe nahm.
Der neue Partner von Messeprojekt muss ebenso schnell
reagieren wie die Messebauer das bei ihren Kunden tun. Denn
die Entscheidungszeiträume werden immer kürzer, wohingegen
der Endtermin, an dem der Stand stehen muss, fix bleibt. Unter
Umständen stehen nur vier Wochen zum Projektieren,
Abstimmen, Beschaffen und Produzieren zur Verfügung und
das alles im vorgegebenen Kostenrahmen!
Was andernorts als „normal“ gilt, gilt im Messegeschäft
keineswegs. Hier ist es z. B. üblich, nicht nur ein Angebot pro
Auftrag abzugeben, sondern unter Umständen zehn bis
fünfzehn. Denn nur so lässt sich eine vorgeschlagene
Umsetzung eines Messestandes unterhalb des Kostenlimits
variieren, das heißt: unterschiedliche Ausstattungen und
Alternativartikel werden angeboten, um den Zuschlag zu
erhalten.
Mit der neuen Software sollten Standardarbeitsschritte
automatisiert werden, damit sich die Mitarbeiter wieder auf ihr
Kerngeschäft konzentrieren können: der Architekt auf die
Entwürfe, der Projektleiter auf die Kalkulation, der Einkäufer auf
die Disposition, der Lagermitarbeiter auf die Kommissionierung.
Und sie sollte bei Anfragen jeder Art die Mitarbeiter in die Lage
versetzen, kurzfristig reagieren zu können. Bei
Preisverhandlungen muss man schließlich wissen, wie weit man
gehen kann, wie viel Spielraum noch vorhanden ist. Da die
Lagerhaltung einen großen Kostenfaktor darstellt, spielen auch
die Informationen über den Lagerbestand eine entscheidende
Rolle.
Nach den Präsentationsrunden der IT-Anbieter war klar, dass
amball business-software die Anforderungen am besten
umsetzen konnte. Die Nürnberger schienen nicht nur
Programmiersprachen, sondern auch die „Messe-Sprache“ zu
beherrschen, also die Anforderungen der Branchen zu kennen.
Hinzu kam ein weiterer wesentlicher Aspekt: Die von Microsoft
als Branchenlösung zertifizierte* Software amProject Messebau
kann die brachentypischen Geschäftsvorfälle im Standard
abbilden. Dies gewährleistet kurze Einführungszeiten und eine
erfolgreiche Inbetriebnahme. Und nicht zuletzt ergibt sich dabei
ein großer Kostenvorteil bei erforderlichen Updates. Gleichzeitig
ist sie so ausbaufähig, dass sie mit dem Unternehmen
mitwachsen kann.
(* Mit der Zertifizierung bestätig Microsoft, dass die Lösung von amball
vollständig in den Standard von Microsoft Navision integriert ist und
amball durch Referenzen nachgewiesen hat, über umfangreiches
Branchen-Know-how zu verfügen.)
Wie am Schnürchen
Vier Wochen nach der Einführung zeigt sich Robby Palmér sehr
zufrieden mit der „Neuen“, denn sie hat sich als äußerst flexibel
erwiesen, sowohl was die Arbeitsprozesse angeht, als auch die
Kunden- und Benutzerwünsche.
Jetzt ist es kein Problem mehr, auf die Schnelle notwendige
Informationen zu beschaffen. Kein stundenlanges Suchen im
Archiv, statt dessen ein paar Klicks im System und schon hat
der Benutzer Sekunden später eine Übersicht über alle Daten.
Auf diese Weise können die Mitarbeiten wesentlich schneller auf
Kunden und Märkte reagieren, schneller Aufträge abarbeiten,
weil sie auf frühere Angebots- und Auftragsvarianten
zurückgreifen können oder auf intern definierte Vorlagen.
Letzteres hat sich gerade bei neuen Kollegen als großes Plus
erwiesen, denn die zahlreichen Variationen in der
Angebotserstellung waren anfangs nur sehr schwer zu
überschauen. Selbst für die Koordinierung der firmeneigenen
Profitcenter ist dieses „Time-is money-Prinzip“ von Vorteil, denn
es kann durchaus vorkommen, dass für einen Stand bis zu 30
Gewerke abzuwickeln sind. Oder wie für die Leipziger
Buchmesse fünf große Hallen mit insgesamt 25.000 m2 in 48
Stunden bestückt werden müssen.
In amProject Messebau wird jeder Stand als eigenständiges
Projekt behandelt, angefangen beim Angebot und den
Gestaltungsvorschlägen, über den Kosten- und Zeitrahmen bis
hin zur Ressourcenplanung. Auftragsübergreifende Tätigkeiten
und Prozesse, z. B. Versandlogistik, LKW-Bestückung, Colli-
Platzierung und Rücklagerung der Teile, werden
projektübergreifend abgebildet. Denn auch ein durchdacht
beladener LKW bringt beim Standaufbau einen erheblichen
Zeitvorteil.
Die meisten individuellen Anpassungen innerhalb der Software
kann das Messeprojekt IT-Team selbst durchführen wie etwa die
Masken oder das Berichtsdesign.
Der persönliche Ansprechpartner bei amball steht jederzeit für
Fragen zur Verfügung und gibt Tipps zur Umsetzung konkreter
Anforderungen. Sollte es dabei zeitlich mal sehr knapp werden,
stehen die Berater aus Nürnberg mit Rat und Tat zur Seite. Die
meisten Anforderungen können somit innerhalb kürzester Zeit
geklärt werden.
Wie macht sich die Umstellung bemerkbar?
Während sich vor der Umstellung die Prozesse nach der
Software richteten, funktioniert es heute genau anders herum.
Z. B. wurde das Standard-Kalkulationschema nach den
Vorgaben der Mitarbeiter entwickelt. Gleichzeitig werden die
Prozesse verbessert, weil dieses Standard-Kalkulationschema
wie eine interne Checkliste funktioniert, an der sich z. B. neue
Kollegen hervorragend orientieren können („Was darf ich bei so
einem Angebot nicht vergessen?“). Jetzt kann man bei
Rabattverhandlungen gleich im System sehen: Wie viel Umsatz
macht der Kunde? Steht ein Folgeprojekt an? Wie ist die
Zahlungsmoral? Wie weit können wir ihm preislich entgegen
kommen, wo ist die Grenze? Wann muss ich die Anfrage einem
Entscheider übergeben? Der kann dann für ein Prestige-Projekt
strategisch einen Sonderpreis vertreten. Dass alle Preise im
System hinterlegt sind, ist gerade auch für die Nachkalkulation
wichtig.
Was hätte man anders machen können?
Die Messeprojekt GmbH bietet das gesamte
Dienstleistungsspektrum an, von Systemständen
(Massenbebauung) bis zu hochindividuellen Ständen für z. B.
Daimler Chrysler, die Siemens AG oder KPMG AG. Die
verschiedenen Vorgehensweisen und vielen
Preisfindungsmechanismen dabei logisch in einem System
abzubilden war eine echte Herausforderung. Manchmal waren
es lediglich Verständnis- und Detailfragen, die zu klären waren.
Gleichwohl bescheinigt der IT-Leiter seinen Beratern einen
hohen Grad an Professionalität.
Nach der Implementierungsphase des System fanden
Schulungen für die Führungskräfte und Key-User statt. Ziel war
eine lückenlose Simulation aller Prozesse des Arbeitsalltags bei
der Messeprojekt GmbH. Weitere vertiefende Schulungen für
den kompletten Projektablauf, von der Angebotserstellung und
der Kalkulatorik über die Disposition und den Einkauf bis zur
Projektabwicklung und Faktura, folgten. Diese Vertiefungsphase
des Gelernten fand schon unter realen Arbeitsbedingungen statt
– ein Indiz für die hohe Motivation der Mitarbeiter.
Da der Starttermin Vorrang hatte, wurde der intensive
Schulungsblock innerhalb von drei Wochen durchgeführt. Im
Nachhinein hätte sich Robby Palmér für die Schulungen selbst
gern etwas mehr Zeit gegönnt. Denn seiner Meinung nach spielt
die Schnittstelle Mensch/Software für funktionierende
Arbeitsprozesse eine nicht zu unterschätzende Rolle.
Zitat Robby Palmér:
„Hohe Reaktionsgeschwindigkeit bedeutet ein gutes Image.“
Software
- Branchenlösung amProject Messebau
- Projektzeiterfassung amProTime
- Microsoft Dynamics NAV mit den Modulen
- Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf,
Anzahlungsverwaltung,
- Marketing und Vertrieb, Lager, Ressourcen,
Anlagenbuchhaltung,
- Schnittstellen zu CAD, GAEB und DATEV
Messeprojekt GmbH
Ein expandierendes mittelständisches Messebau-Unternehmen,
das seit mehr als 15 Jahren erfolgreich auf allen bedeutenden
nationalen und internationalen Messeplätzen agiert. Das
Unternehmen versteht sich als Partner und Spezialist für
Agenturen, Architekturbüros, Veranstalter und Firmen für den
individuellen Standbau bis hin zur Realisierung kompletter
Messen.
Gegründet wurde die Messeprojekt GmbH 1991 von Hartmut
Bunsen, der heute mit seinem Sohn Raimo Bunsen das
Unternehmen leitet. In den Niederlassungen in Berlin, Dresden,
Hannover, Jena, Potsdam erarbeiten 110 fest angestellte
Mitarbeiter einen Umsatz von 16,8 Mio. Euro. Sie werden
unterstützt durch zahlreiche freischaffende Mitarbeiter und
einem weltweiten Netzwerk von Subunternehmern.
Messeprojekt GmbH
Messe-Allee 1
04356 Leipzig
Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000
www.messeprojekt.de
