Neue gesetzliche Regelungen zwangen infra fürth eine moderne und anpassungsfähigere Softwarelösung einzuführen. Der Energiedienstleister entschied sich für die Standardsoftware Microsoft Dynamics NAV. Das Nürnberger Systemhaus amball business-software sorgte für effektivere Arbeitsabläufe, transparentere Unternehmenszahlen und eine stärkere Automatisierung.
Acht Monate vom Kick-Off bis zur Echteinführung - das ist für die Einführung einer neuen betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung eine straffe Zeitvorgabe. Geschafft haben es die beiden Unternehmen infra und amball business-software dennoch. Schließlich führte für den Energiedienstleister aus Fürth kein Weg daran vorbei, die eigene Organisationsstruktur zu modernisieren, um neuen Anforderungen gerecht zu werden: Das neue Energiewirtschaftsgesetz sowie die GDPdU (»Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« des Bundesfinanzministeriums) brachten und bringen erhebliche organisatorische Veränderungen wie auch neue gesetzliche Regelungen mit sich. So war es beispielsweise nur schwer möglich, aus dem alten System die Daten auszulesen und für die digitale Betriebsprüfung gemäß den gesetzlichen Vorgaben darzustellen. Das neue Energiewirtschaftsgesetz fordert bundesweit von den Versorgungsunternehmen die verschiedenen Geschäftsbereiche zu trennen (Unbundling) und den Netzbereich vom Vertriebsbereich gesondert zu führen. Hinzu kam, dass sich die komplexe Holding-Struktur der infra fürth Unternehmensgruppe in der Software beispielsweise für die automatisierte Konzernverrechnung nicht mehr abbilden lies. Nach Erstellung des Pflichtenhefts, einer ausführlichen Analyse verschiedener betriebswirtschaftlicher Lösungen und einem aufwändigen internen Auswahlprozess fiel die Wahl auf Microsoft Dynamics NAV. »Die Entscheidung fiel knapp aus. Die Microsoft-Software konnte 85 Prozent unserer Anforderungen abdecken«, erklärt Claus-Dieter Dölle, Kaufmännischer Leiter der infra. Was sprach für Microsoft Dynamics NAV? Die gewünschte Lösung musste flexibel erweiterbar und anpassbar sein, um die komplexen Strukturen in der Energiewirtschaft abbilden zu können. Die Verantwortlichen bei infra wünschten sich eine Software, die es möglich macht, Geschäftsprozesse - wie beispielsweise die interne Beschaffung - schnell abzubilden und einzuführen. Flexibilität und Erweiterbarkeit war ebenfalls für Masken, Bedienfelder und Reports gefordert.
Zudem war die Kompatibilität zu Microsoft Office wichtig. Variable Schnittstellen waren eine weitere Bedingung, die die betriebswirtschaftliche Lösung erfüllen sollte, denn verschiedene Anwendungen wie beispielsweise eine Tankstellen-Software und die Personalabrechnung mussten an die ERP-Software angebunden werden. »Mit Microsoft Dynamics NAV können wir unsere bestehenden Strukturen und Organisationen exakt abbilden. Die Software passt sich an unsere Gegebenheiten an und nicht wir uns an die Software«, bekräftigt Ingo Turnwald, IT-Mitarbeiter im Bereich Anwendungen und EDV-Projektleiter bei der infra.
Für die Umsetzung des Projekts entschieden sich die Fürther für amball business-software. Das Nürnberger Softwarehaus ist Microsoft Certified Gold Partner für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics NAV. »Uns war es sehr wichtig, mit einem Partner aus der Region zusammenzuarbeiten, so dass personelle Unterstützung vor Ort gewährleistet ist«, sagt Claus-Dieter Dölle. Die Kompetenz und ebenso die Referenzen des Unternehmens überzeugten den Energiedienstleister. Für amball business-software sprach auch die eigene Lösung des Softwarehauses »amProject« - ein Werkzeug für die Abwicklung, Überwachung und Steuerung von Projekten: Vom Projektstrukturplan über die Auftrags- und Angebotsbezogene Planung bis hin zur detaillierten Kostendokumentation lassen sich projektbezogene Controlling-Aufgaben zielgerichtet durchführen.
Konzernweites, komplexes Rechnungswesen
Nach dem Projekt-Kick-Off starteten die beiden Unternehmen einen Monat später mit der Feinspezifikation und dann Mitte 2006 mit der Programmierung und Umsetzung. Das komplexe interne Konzern-Rechnungswesen mit Mandanten-übergreifender Stammdatenverwaltung und einer ausgeprägten Leistungsverrechnung stellte in diesem Projekt die größte Herausforderung für amball dar. Jeder Einsatz und jede Arbeitsstunde der Mitarbeiter muss bei infra verbucht werden. Somit sind auch in der Kostenrechnung exakte Daten vorhanden, die für mehr Transparenz im Unternehmen sorgen. Des weiteren sollte auch der Beschaffungsprozess erstmals digital umgesetzt werden: Bedarfsmeldungen, Unterschriftsberechtigungen, Belege, Kostenstelleneinträge etc. mussten als Workflow definiert und eingeführt werden. In Microsoft Dynamics NAV wird nun auch das Investitionsmanagement komplett abgebildet, das alle Investitionen umfasst und damit einen Abgleich der gebuchten Kosten mit den geplanten Mitteln ermöglicht. Die komplexe Struktur der Holding mit den drei Ebenen Konzern, Mandant (Gesellschaft innerhalb des Konzerns) und Geschäftsbereiche der Mandanten erschwerte die Buchhaltung zusätzlich. Heute kann die Konzernverrechnung innerhalb aller Gesellschaften der infra nahezu automatisch abgewickelt werden.
Erheblichen Aufwand bereitete auch die Integration verschiedener Anwendungen in Microsoft Dynamics NAV über die so genannten Navision Data Ports. Zu den weiterhin bestehenden Anwendungen zählen beispielsweise kVASy für die Verbrauchsabrechnung, DocuWare für das Dokumentenmanagement, die Tanksoftware Autopoll 2000, die Telefonie-Lösung GC Win sowie die Software für den zentralen Zahlungseingang von Bechtloff. Abgelöst hingegen sind heute die ERP-Lösung »IRP« (Fibu, Mawi, Anbu, Auftragsabwicklung, Kostenrechnung, Kontokorrentbuchhaltung, Planung). Auch der Konzern-Abschluss wird ab sofort nicht mehr mit Excel ausgeführt, das übernimmt jetzt Microsoft Dynamics NAV.
Erfolgsfaktor Planung
Trotz der Komplexität verlief das Projekt nahezu reibungslos, Microsoft Dynamics NAV ging zum vereinbarten Zeitpunkt in Echtbetrieb. Dazu Claus-Dieter Dölle: »Wir haben uns vorab intensiv mit unseren Anforderungen an eine neue ERP-Lösung auseinandergesetzt bis wir genau wussten, was wir wollten. Die Planungsphase dauerte fast ein Jahr - vom Pflichtenheft über die Evaluierung geeigneter Lösungen bis hin zum detaillierten Zeitplan für das Projekt.« Mehrere Wochen dauerte dann die Spezifikation, jeder Geschäftsprozess im alten System wurde untersucht und für das neue System definiert.
»Aufgrund der detaillierten Planung kam es zu keinen Engpässen und keinen größeren Verschiebungen während des Projektverlaufs. Für den Kunden wie auch für den Dienstleister ist es traumhaft, wenn eine Lösung innerhalb des geplanten Zeitraums in Betrieb gehen kann«, ergänzt Torsten Hogenmüller, Project Consultant bei amball business-software.
Nachdem alle notwendigen Schritte für eine automatisierte Konzernverrechnung, den geplanten elektronischen Konzernabschluss sowie den digitalisierten Beschaffungsprozess nun umgesetzt sind, wird infra in der nächsten Projektphase die Anlagenbuchhaltung in Microsoft Dynamics NAV integrieren und ein datenorientiertes Berechtigungssystem einführen. Mit endgültigen Aussagen sind die Verantwortlichen deshalb noch vorsichtig. Auch der Jahresabschluss steht noch aus. Die ersten positive Auswirkungen sind aber bereits heute spürbar. Dölle resümiert: »Die Akzeptanz bei unseren Anwendern ist hoch, dank des hohen Automatisierungsgrads der Geschäftsprozesse sind die Arbeitsabläufe effizienter, die verbesserten Auswertungsmöglichkeiten schaffen mehr Transparenz.«
Der Kunde: infra fürth GmbH
Die infra fürth Holding GmbH & Co.KG ist ein Energieversorgungs- und Transportunternehmen. Den Versorgungsbereich im Konzern betreut die infra fürth GmbH. Das Unternehmen mit 380 Mitarbeitern versorgt die Bevölkerung in der Region mit Strom, Erdgas, Wasser und Fernwärme und erbringt Telekommunikations- und andere Energiedienstleistungen.
Projektumfang
Der Projektumfang für den Kunden infra fürth Unternehmensgruppe betrug 300.000 Euro für Dienstleistung und Lizenzen, wobei 40 Prozent davon auf Lizenzen und 60 Prozent auf Dienstleistungen entfallen. Beteiligt waren das infra-Projektteam mit insgesamt zehn Mitarbeitern sowie durchschnittlich vier Mitarbeiter des Softwarehauses. 190 Mann/Tage waren veranschlagt.
Zielvorgabe des Kunden
Aufbau einer zukunftssicheren IT-Plattform, Optimierung der Geschäftsabläufe, Synergien zwischen Abteilungen wurden hergestellt sowie das Controlling verbessert.
Acht Monate vom Kick-Off bis zur Echteinführung - das ist für die Einführung einer neuen betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung eine straffe Zeitvorgabe. Geschafft haben es die beiden Unternehmen infra und amball business-software dennoch. Schließlich führte für den Energiedienstleister aus Fürth kein Weg daran vorbei, die eigene Organisationsstruktur zu modernisieren, um neuen Anforderungen gerecht zu werden: Das neue Energiewirtschaftsgesetz sowie die GDPdU (»Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« des Bundesfinanzministeriums) brachten und bringen erhebliche organisatorische Veränderungen wie auch neue gesetzliche Regelungen mit sich. So war es beispielsweise nur schwer möglich, aus dem alten System die Daten auszulesen und für die digitale Betriebsprüfung gemäß den gesetzlichen Vorgaben darzustellen. Das neue Energiewirtschaftsgesetz fordert bundesweit von den Versorgungsunternehmen die verschiedenen Geschäftsbereiche zu trennen (Unbundling) und den Netzbereich vom Vertriebsbereich gesondert zu führen. Hinzu kam, dass sich die komplexe Holding-Struktur der infra fürth Unternehmensgruppe in der Software beispielsweise für die automatisierte Konzernverrechnung nicht mehr abbilden lies. Nach Erstellung des Pflichtenhefts, einer ausführlichen Analyse verschiedener betriebswirtschaftlicher Lösungen und einem aufwändigen internen Auswahlprozess fiel die Wahl auf Microsoft Dynamics NAV. »Die Entscheidung fiel knapp aus. Die Microsoft-Software konnte 85 Prozent unserer Anforderungen abdecken«, erklärt Claus-Dieter Dölle, Kaufmännischer Leiter der infra. Was sprach für Microsoft Dynamics NAV? Die gewünschte Lösung musste flexibel erweiterbar und anpassbar sein, um die komplexen Strukturen in der Energiewirtschaft abbilden zu können. Die Verantwortlichen bei infra wünschten sich eine Software, die es möglich macht, Geschäftsprozesse - wie beispielsweise die interne Beschaffung - schnell abzubilden und einzuführen. Flexibilität und Erweiterbarkeit war ebenfalls für Masken, Bedienfelder und Reports gefordert.
Zudem war die Kompatibilität zu Microsoft Office wichtig. Variable Schnittstellen waren eine weitere Bedingung, die die betriebswirtschaftliche Lösung erfüllen sollte, denn verschiedene Anwendungen wie beispielsweise eine Tankstellen-Software und die Personalabrechnung mussten an die ERP-Software angebunden werden. »Mit Microsoft Dynamics NAV können wir unsere bestehenden Strukturen und Organisationen exakt abbilden. Die Software passt sich an unsere Gegebenheiten an und nicht wir uns an die Software«, bekräftigt Ingo Turnwald, IT-Mitarbeiter im Bereich Anwendungen und EDV-Projektleiter bei der infra.
Für die Umsetzung des Projekts entschieden sich die Fürther für amball business-software. Das Nürnberger Softwarehaus ist Microsoft Certified Gold Partner für Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics NAV. »Uns war es sehr wichtig, mit einem Partner aus der Region zusammenzuarbeiten, so dass personelle Unterstützung vor Ort gewährleistet ist«, sagt Claus-Dieter Dölle. Die Kompetenz und ebenso die Referenzen des Unternehmens überzeugten den Energiedienstleister. Für amball business-software sprach auch die eigene Lösung des Softwarehauses »amProject« - ein Werkzeug für die Abwicklung, Überwachung und Steuerung von Projekten: Vom Projektstrukturplan über die Auftrags- und Angebotsbezogene Planung bis hin zur detaillierten Kostendokumentation lassen sich projektbezogene Controlling-Aufgaben zielgerichtet durchführen.
Konzernweites, komplexes Rechnungswesen
Nach dem Projekt-Kick-Off starteten die beiden Unternehmen einen Monat später mit der Feinspezifikation und dann Mitte 2006 mit der Programmierung und Umsetzung. Das komplexe interne Konzern-Rechnungswesen mit Mandanten-übergreifender Stammdatenverwaltung und einer ausgeprägten Leistungsverrechnung stellte in diesem Projekt die größte Herausforderung für amball dar. Jeder Einsatz und jede Arbeitsstunde der Mitarbeiter muss bei infra verbucht werden. Somit sind auch in der Kostenrechnung exakte Daten vorhanden, die für mehr Transparenz im Unternehmen sorgen. Des weiteren sollte auch der Beschaffungsprozess erstmals digital umgesetzt werden: Bedarfsmeldungen, Unterschriftsberechtigungen, Belege, Kostenstelleneinträge etc. mussten als Workflow definiert und eingeführt werden. In Microsoft Dynamics NAV wird nun auch das Investitionsmanagement komplett abgebildet, das alle Investitionen umfasst und damit einen Abgleich der gebuchten Kosten mit den geplanten Mitteln ermöglicht. Die komplexe Struktur der Holding mit den drei Ebenen Konzern, Mandant (Gesellschaft innerhalb des Konzerns) und Geschäftsbereiche der Mandanten erschwerte die Buchhaltung zusätzlich. Heute kann die Konzernverrechnung innerhalb aller Gesellschaften der infra nahezu automatisch abgewickelt werden.
Erheblichen Aufwand bereitete auch die Integration verschiedener Anwendungen in Microsoft Dynamics NAV über die so genannten Navision Data Ports. Zu den weiterhin bestehenden Anwendungen zählen beispielsweise kVASy für die Verbrauchsabrechnung, DocuWare für das Dokumentenmanagement, die Tanksoftware Autopoll 2000, die Telefonie-Lösung GC Win sowie die Software für den zentralen Zahlungseingang von Bechtloff. Abgelöst hingegen sind heute die ERP-Lösung »IRP« (Fibu, Mawi, Anbu, Auftragsabwicklung, Kostenrechnung, Kontokorrentbuchhaltung, Planung). Auch der Konzern-Abschluss wird ab sofort nicht mehr mit Excel ausgeführt, das übernimmt jetzt Microsoft Dynamics NAV.
Erfolgsfaktor Planung
Trotz der Komplexität verlief das Projekt nahezu reibungslos, Microsoft Dynamics NAV ging zum vereinbarten Zeitpunkt in Echtbetrieb. Dazu Claus-Dieter Dölle: »Wir haben uns vorab intensiv mit unseren Anforderungen an eine neue ERP-Lösung auseinandergesetzt bis wir genau wussten, was wir wollten. Die Planungsphase dauerte fast ein Jahr - vom Pflichtenheft über die Evaluierung geeigneter Lösungen bis hin zum detaillierten Zeitplan für das Projekt.« Mehrere Wochen dauerte dann die Spezifikation, jeder Geschäftsprozess im alten System wurde untersucht und für das neue System definiert.
»Aufgrund der detaillierten Planung kam es zu keinen Engpässen und keinen größeren Verschiebungen während des Projektverlaufs. Für den Kunden wie auch für den Dienstleister ist es traumhaft, wenn eine Lösung innerhalb des geplanten Zeitraums in Betrieb gehen kann«, ergänzt Torsten Hogenmüller, Project Consultant bei amball business-software.
Nachdem alle notwendigen Schritte für eine automatisierte Konzernverrechnung, den geplanten elektronischen Konzernabschluss sowie den digitalisierten Beschaffungsprozess nun umgesetzt sind, wird infra in der nächsten Projektphase die Anlagenbuchhaltung in Microsoft Dynamics NAV integrieren und ein datenorientiertes Berechtigungssystem einführen. Mit endgültigen Aussagen sind die Verantwortlichen deshalb noch vorsichtig. Auch der Jahresabschluss steht noch aus. Die ersten positive Auswirkungen sind aber bereits heute spürbar. Dölle resümiert: »Die Akzeptanz bei unseren Anwendern ist hoch, dank des hohen Automatisierungsgrads der Geschäftsprozesse sind die Arbeitsabläufe effizienter, die verbesserten Auswertungsmöglichkeiten schaffen mehr Transparenz.«
Der Kunde: infra fürth GmbH
Die infra fürth Holding GmbH & Co.KG ist ein Energieversorgungs- und Transportunternehmen. Den Versorgungsbereich im Konzern betreut die infra fürth GmbH. Das Unternehmen mit 380 Mitarbeitern versorgt die Bevölkerung in der Region mit Strom, Erdgas, Wasser und Fernwärme und erbringt Telekommunikations- und andere Energiedienstleistungen.
Projektumfang
Der Projektumfang für den Kunden infra fürth Unternehmensgruppe betrug 300.000 Euro für Dienstleistung und Lizenzen, wobei 40 Prozent davon auf Lizenzen und 60 Prozent auf Dienstleistungen entfallen. Beteiligt waren das infra-Projektteam mit insgesamt zehn Mitarbeitern sowie durchschnittlich vier Mitarbeiter des Softwarehauses. 190 Mann/Tage waren veranschlagt.
Zielvorgabe des Kunden
Aufbau einer zukunftssicheren IT-Plattform, Optimierung der Geschäftsabläufe, Synergien zwischen Abteilungen wurden hergestellt sowie das Controlling verbessert.
