Die Siemens Schweiz AG, Zürich, wählte für die Digitalisierung ihrer Papierdokumente die Firma Arcplace AG. Das Portfolio des Schweizer Spezialisten für digitale Archivierung umfasst innovative Lösungen in den Bereichen Email-, File- und Dokumenten-Archivierung sowie Scanning- und On-Demand Archivierungs-Dienstleistungen.
Über zwei Kilometer an Papierakten und Dokumenten warteten bei Siemens Schweiz auf die Digitalisierung als sich das Unternehmen im Sommer 2007 auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister machte. Auslöser für das umfassende Archivierungsprojekt war das Joint Venture der Siemens Carrier Networks mit Nokia Networks, die zukünftig gemeinsam mit fast 60.000 Mitarbeitern in 150 Ländern als Nokia Siemens Networks agieren. Da das gesamte Archiv der letzten 10 Jahre aus rechtlichen Gründen an das neue Joint Venture übergeben werden musste, benötigte Siemens eine digitale Kopie aller Unterlagen.
Insgesamt prüfte Siemens die Angebote von sechs Dienstleistern. Die Entscheidungskriterien, zu denen unter anderem Flexibilität, Qualität sowie eine schnelle und professionelle Projektdurchführung und die Projektkosten gehörten, sprachen für den Schweizer Archivierungsspezialisten Arcplace. Nach knapp drei Monaten – bereits einen Monat vor der von Siemens angesetzten Frist – war das Projekt abgeschlossen. Zu den über zwei Millionen Dokumentenseiten, welche digitalisiert wurden, gehörten unter anderem Projektunterlagen, Spesenabrechnungen und Belege.
"Die Realisierung dieses Archivierungsprojektes mit Arcplace AG erfolgte primär aufgrund des ausgezeichneten Kostenverhältnisses und der Produktion vor Ort in unseren eigenen Räumlichkeiten. Das Projektteam von Arcplace AG hat kooperativ und sehr effizient mit mehreren Scan-Strassen das Projekt zu unserer hohen Zufriedenheit abgewickelt", erklärt Thomas K. Hauser, Head of Compliance Office und zuständiger Projektleiter seitens Siemens Schweiz AG.
"Der erfolgreiche Projektverlauf bei Siemens zeigt, dass die Digitalisierung von Papierdokumenten oder ganzen Archiven zügig und ohne großen Aufwand für den Kunden durchgeführt werden kann", ergänzt Robbert Spierings, Managing Director der Arcplace AG.
Ein digitalisiertes Archiv bietet neben der reinen Kopie eines Papierarchivs viele weitere Vorteile für ein Unternehmen. Dazu gehören:
- Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität: Gemäß Studie verbringt ein typischer Mitarbeiter täglich 40 Minuten mit der Suche nach Dokumenten. Mit einem digitalen Archiv wird diese Zeit drastisch reduziert.
- Reduktion des physischen Archivs: Rechnungen, Kunden oder Projektunterlagen, Korrespondenz, Kaufaufträge oder andere Dokumente können eingescannt und konform mit den Archivierungsvorschriften elektronisch archiviert werden. Dies reduziert die benötigte Archivierungsfläche.
- Verbessertes Risikomanagement: Die meisten Unternehmen haben einen Backup für die elektronischen Daten, nicht aber für ihre Papierdokumente. Digitale Archivierung ermöglicht den Unternehmen, Kopien der Dokumente im Büro oder außerhalb zu führen. Im Falle eines Desasters können diese innerhalb kurzer Zeit aktiviert werden.
Über Siemens
Hauptaktivitäten von Siemens in der Schweiz sind die Arbeitsgebiete Automation and Control und Transportation, wo dem Export eine stetig wachsende Bedeutung zukommt. Eine führende Rolle nimmt das Unternehmen auch in den Arbeitsgebieten Medical und Power ein. Die Siemens Schweiz und die verschiedenen Tochter- und Schwestergesellschaften beschäftigen hierzulande insgesamt mehr als 7000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Damit gehört Siemens zu den größten industriellen Arbeitgebern der Schweiz. Die Regionalgesellschaft Siemens Schweiz verzeichnete im Geschäftsjahr 2006 mit 3848 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Auftragseingang von 1,977 Mrd. CHF.
Über zwei Kilometer an Papierakten und Dokumenten warteten bei Siemens Schweiz auf die Digitalisierung als sich das Unternehmen im Sommer 2007 auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister machte. Auslöser für das umfassende Archivierungsprojekt war das Joint Venture der Siemens Carrier Networks mit Nokia Networks, die zukünftig gemeinsam mit fast 60.000 Mitarbeitern in 150 Ländern als Nokia Siemens Networks agieren. Da das gesamte Archiv der letzten 10 Jahre aus rechtlichen Gründen an das neue Joint Venture übergeben werden musste, benötigte Siemens eine digitale Kopie aller Unterlagen.
Insgesamt prüfte Siemens die Angebote von sechs Dienstleistern. Die Entscheidungskriterien, zu denen unter anderem Flexibilität, Qualität sowie eine schnelle und professionelle Projektdurchführung und die Projektkosten gehörten, sprachen für den Schweizer Archivierungsspezialisten Arcplace. Nach knapp drei Monaten – bereits einen Monat vor der von Siemens angesetzten Frist – war das Projekt abgeschlossen. Zu den über zwei Millionen Dokumentenseiten, welche digitalisiert wurden, gehörten unter anderem Projektunterlagen, Spesenabrechnungen und Belege.
"Die Realisierung dieses Archivierungsprojektes mit Arcplace AG erfolgte primär aufgrund des ausgezeichneten Kostenverhältnisses und der Produktion vor Ort in unseren eigenen Räumlichkeiten. Das Projektteam von Arcplace AG hat kooperativ und sehr effizient mit mehreren Scan-Strassen das Projekt zu unserer hohen Zufriedenheit abgewickelt", erklärt Thomas K. Hauser, Head of Compliance Office und zuständiger Projektleiter seitens Siemens Schweiz AG.
"Der erfolgreiche Projektverlauf bei Siemens zeigt, dass die Digitalisierung von Papierdokumenten oder ganzen Archiven zügig und ohne großen Aufwand für den Kunden durchgeführt werden kann", ergänzt Robbert Spierings, Managing Director der Arcplace AG.
Ein digitalisiertes Archiv bietet neben der reinen Kopie eines Papierarchivs viele weitere Vorteile für ein Unternehmen. Dazu gehören:
- Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität: Gemäß Studie verbringt ein typischer Mitarbeiter täglich 40 Minuten mit der Suche nach Dokumenten. Mit einem digitalen Archiv wird diese Zeit drastisch reduziert.
- Reduktion des physischen Archivs: Rechnungen, Kunden oder Projektunterlagen, Korrespondenz, Kaufaufträge oder andere Dokumente können eingescannt und konform mit den Archivierungsvorschriften elektronisch archiviert werden. Dies reduziert die benötigte Archivierungsfläche.
- Verbessertes Risikomanagement: Die meisten Unternehmen haben einen Backup für die elektronischen Daten, nicht aber für ihre Papierdokumente. Digitale Archivierung ermöglicht den Unternehmen, Kopien der Dokumente im Büro oder außerhalb zu führen. Im Falle eines Desasters können diese innerhalb kurzer Zeit aktiviert werden.
Über Siemens
Hauptaktivitäten von Siemens in der Schweiz sind die Arbeitsgebiete Automation and Control und Transportation, wo dem Export eine stetig wachsende Bedeutung zukommt. Eine führende Rolle nimmt das Unternehmen auch in den Arbeitsgebieten Medical und Power ein. Die Siemens Schweiz und die verschiedenen Tochter- und Schwestergesellschaften beschäftigen hierzulande insgesamt mehr als 7000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Damit gehört Siemens zu den größten industriellen Arbeitgebern der Schweiz. Die Regionalgesellschaft Siemens Schweiz verzeichnete im Geschäftsjahr 2006 mit 3848 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen Auftragseingang von 1,977 Mrd. CHF.
