Trotz der wachsenden Bedeutung von Microsoft SharePoint für Enterprise-Technologie-Strategien haben viele Unternehmen weiterhin Probleme mit der ordnungsgemäßen Verwaltung und Absicherung der Plattform. Dies ergab eine Umfrage unter mehr als 700 IT-Führungskräften und Administratoren in Unternehmen des öffentlichen und privaten Sektors in Europa, die insgesamt mehr als 1,2 Millionen Endbenutzer repräsentieren.
Gemäß dieser Umfrage, die von AvePoint, einem führenden Anbieter von Softwarelösungen für Governance und Infrastrukturmanagement von Microsoft SharePoint, in Auftrag gegeben wurde, wird die Plattform im Unternehmensalltag zur Erfüllung zahlreicher wichtiger Business-Anforderungen eingesetzt: für die Zusammenarbeit mit Endbenutzern (93 %), zum Dokumentenmanagement (88,25 %), als Intranet-Portal (79,75 %) sowie für Projektmanagement (58,7 %). Fast ein Drittel der Befragten nutzen SharePoint zudem zum Betreiben von Extranet-Portalen und Unternehmenswebsites.
Die Umfrage ergab allerdings auch, dass 58,5 % der Befragten das Management der Nutzer-Berechtigungen als "etwas schwierig" oder sogar "äußerst schwierig" empfinden. Da 20 % der Befragten bereits SharePoint-Anwendungen für mehr als 5.000 Nutzer repräsentieren, ist die Entwicklung einer soliden Governance-Strategie für Unternehmen von zentraler Bedeutung, um diesen Managementprozess zu vereinfachen. Während 30,7 % der Befragten eine Verbesserung ihrer Governance-Vorschriften anstrebten, stellte dies für über 45 % keinen Bestandteil ihrer Planungen dar.
Fast alle SharePoint-Anwender sahen das Dokumentenmanagement als einen wichtigen Vorteil; dennoch gaben 47,4 % an, dass sie ältere Daten trotz des Vorsatzes, sie in SharePoint zu übernehmen, weiterhin an anderer Stelle aufbewahrten. 23 % der Befragten speichern Dokumente nach wie vor in Dateisystemen und vernetzten Filesharing-Systemen außerhalb der SharePoint-Umgebung. Interessant hierbei ist, dass die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern - die "User Collaboration" - dennoch einen der wichtigen Gründe für den Einsatz von SharePoint darstellt. Die Datenhaltung - sowohl innerhalb als auch außerhalb von SharePoint mit den Standardfunktionen - bringt jedoch eine Management-Problematik mit sich, die sich nachteilig auf den ROI und die Nutzerakzeptanz auswirken kann.
Die Umfrage lieferte einige weitere wichtige Erkenntnisse:
- 29,1 % der Befragten wussten nicht, welche branchenspezifischen Vorschriften in ihrer SharePoint-Umgebung eine Rolle spielen. Da heute praktisch jeder Mitarbeiter zum Inhalt beitragen kann, muss im Unternehmen dafür Sorge getragen werden, dass SharePoint die geltenden Compliance-Vorschriften berücksichtigt, um eine mögliche unzulässige Weitergabe vertraulicher oder geheimer Informationen auszuschließen.
- Fast 25 % der Befragten haben keine Datensicherheitslösung eingerichtet, um ihre SharePoint-Daten abzusichern. Auch dieser Umstand unterstreicht die Notwendigkeit zu überprüfen, wie SharePoint die Vorgaben für die Wiederherstellungszeit (Recovery Time Objectives, RTOs) erfüllen kann; ohne eine solche Absicherung besteht die Gefahr, dass die Benutzer bei einem Ausfall das Vertrauen in SharePoint verlieren.
- 42,2 % der Befragten gaben an, nur kostspielige Tier 1-Speicher, z. B. Microsoft SQL Server, zur Unterstützung des SharePoint-Einsatzes einzusetzen. Um den ROI beim Einsatz von SharePoint zu optimieren, wird den Unternehmen empfohlen, Third-Party-Lösungen zu verwenden, um Daten auf Tier 2- oder Cloud-basierte Speicher auszulagern, wobei die Bearbeitungs- und Zugriffsfunktionen von SharePoint aus vollständig erhalten bleiben.
- 36 % der Befragten planen eine Verbesserung des SharePoint-Infrastruktur-Managements; 95 % dieser Vorhaben sollen im nächsten Jahr umgesetzt werden. Angesichts der bevorstehenden Einführung von SharePoint 2013 wollen die Unternehmen ihre SharePoint-Systeme aufrüsten, um sicherzustellen, dass sie nicht zwei Versionen hinter der aktuellen Plattform zurückliegen.
"Ganz offensichtlich sind den Unternehmen die Vorteile von SharePoint bekannt, sie kämpfen aber noch mit Problemen beim Plattform-Management und bei der Datensicherheit, um die Compliance- und Governance-Anforderungen zu erfüllen", sagte Dr. Tianyi (TJ) Jiang, Co-CEO und Mitbegründer von AvePoint. "AvePoint arbeitet mit SharePoint seit dessen Einführung im Jahre 2001. Vor diesem Hintergrund besitzen wir erhebliche Erfahrung, um Unternehmen mit Know-how und Software-Tools dabei zu unterstützen, ihre Investitionen innerhalb dieser Enterprise-Technologie-Plattform abzusichern und anzupassen, damit sie ihre wichtigen betriebswirtschaftlichen Anforderungen erfüllen können."
Allan Ruan, NHS SW London SharePoint Lead, verantwortlich für die Realisierung von SharePoint-Plattformen für die Commissioning Support Unit und eine Reihe von CCGs (Clinical Commissioning Groups) im Süden Londons, ergänzt: "Wir haben einen zunehmenden Bedarf an Lösungen für die Zusammenarbeit und die Weitergabe von Know-how zwischen den Nutzern. Mit unserem SharePoint-Portal an mehreren Standorten ermöglichen uns DocAve von AvePoint und die Admin-Tools von SharePoint, die Governance und den Benutzerzugriff auf die Portale zu managen, so dass wir die Zugriffe auf den Content nachvollziehen und die Benutzerberechtigungen problemlos verwalten können."
Gemäß dieser Umfrage, die von AvePoint, einem führenden Anbieter von Softwarelösungen für Governance und Infrastrukturmanagement von Microsoft SharePoint, in Auftrag gegeben wurde, wird die Plattform im Unternehmensalltag zur Erfüllung zahlreicher wichtiger Business-Anforderungen eingesetzt: für die Zusammenarbeit mit Endbenutzern (93 %), zum Dokumentenmanagement (88,25 %), als Intranet-Portal (79,75 %) sowie für Projektmanagement (58,7 %). Fast ein Drittel der Befragten nutzen SharePoint zudem zum Betreiben von Extranet-Portalen und Unternehmenswebsites.
Die Umfrage ergab allerdings auch, dass 58,5 % der Befragten das Management der Nutzer-Berechtigungen als "etwas schwierig" oder sogar "äußerst schwierig" empfinden. Da 20 % der Befragten bereits SharePoint-Anwendungen für mehr als 5.000 Nutzer repräsentieren, ist die Entwicklung einer soliden Governance-Strategie für Unternehmen von zentraler Bedeutung, um diesen Managementprozess zu vereinfachen. Während 30,7 % der Befragten eine Verbesserung ihrer Governance-Vorschriften anstrebten, stellte dies für über 45 % keinen Bestandteil ihrer Planungen dar.
Fast alle SharePoint-Anwender sahen das Dokumentenmanagement als einen wichtigen Vorteil; dennoch gaben 47,4 % an, dass sie ältere Daten trotz des Vorsatzes, sie in SharePoint zu übernehmen, weiterhin an anderer Stelle aufbewahrten. 23 % der Befragten speichern Dokumente nach wie vor in Dateisystemen und vernetzten Filesharing-Systemen außerhalb der SharePoint-Umgebung. Interessant hierbei ist, dass die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern - die "User Collaboration" - dennoch einen der wichtigen Gründe für den Einsatz von SharePoint darstellt. Die Datenhaltung - sowohl innerhalb als auch außerhalb von SharePoint mit den Standardfunktionen - bringt jedoch eine Management-Problematik mit sich, die sich nachteilig auf den ROI und die Nutzerakzeptanz auswirken kann.
Die Umfrage lieferte einige weitere wichtige Erkenntnisse:
- 29,1 % der Befragten wussten nicht, welche branchenspezifischen Vorschriften in ihrer SharePoint-Umgebung eine Rolle spielen. Da heute praktisch jeder Mitarbeiter zum Inhalt beitragen kann, muss im Unternehmen dafür Sorge getragen werden, dass SharePoint die geltenden Compliance-Vorschriften berücksichtigt, um eine mögliche unzulässige Weitergabe vertraulicher oder geheimer Informationen auszuschließen.
- Fast 25 % der Befragten haben keine Datensicherheitslösung eingerichtet, um ihre SharePoint-Daten abzusichern. Auch dieser Umstand unterstreicht die Notwendigkeit zu überprüfen, wie SharePoint die Vorgaben für die Wiederherstellungszeit (Recovery Time Objectives, RTOs) erfüllen kann; ohne eine solche Absicherung besteht die Gefahr, dass die Benutzer bei einem Ausfall das Vertrauen in SharePoint verlieren.
- 42,2 % der Befragten gaben an, nur kostspielige Tier 1-Speicher, z. B. Microsoft SQL Server, zur Unterstützung des SharePoint-Einsatzes einzusetzen. Um den ROI beim Einsatz von SharePoint zu optimieren, wird den Unternehmen empfohlen, Third-Party-Lösungen zu verwenden, um Daten auf Tier 2- oder Cloud-basierte Speicher auszulagern, wobei die Bearbeitungs- und Zugriffsfunktionen von SharePoint aus vollständig erhalten bleiben.
- 36 % der Befragten planen eine Verbesserung des SharePoint-Infrastruktur-Managements; 95 % dieser Vorhaben sollen im nächsten Jahr umgesetzt werden. Angesichts der bevorstehenden Einführung von SharePoint 2013 wollen die Unternehmen ihre SharePoint-Systeme aufrüsten, um sicherzustellen, dass sie nicht zwei Versionen hinter der aktuellen Plattform zurückliegen.
"Ganz offensichtlich sind den Unternehmen die Vorteile von SharePoint bekannt, sie kämpfen aber noch mit Problemen beim Plattform-Management und bei der Datensicherheit, um die Compliance- und Governance-Anforderungen zu erfüllen", sagte Dr. Tianyi (TJ) Jiang, Co-CEO und Mitbegründer von AvePoint. "AvePoint arbeitet mit SharePoint seit dessen Einführung im Jahre 2001. Vor diesem Hintergrund besitzen wir erhebliche Erfahrung, um Unternehmen mit Know-how und Software-Tools dabei zu unterstützen, ihre Investitionen innerhalb dieser Enterprise-Technologie-Plattform abzusichern und anzupassen, damit sie ihre wichtigen betriebswirtschaftlichen Anforderungen erfüllen können."
Allan Ruan, NHS SW London SharePoint Lead, verantwortlich für die Realisierung von SharePoint-Plattformen für die Commissioning Support Unit und eine Reihe von CCGs (Clinical Commissioning Groups) im Süden Londons, ergänzt: "Wir haben einen zunehmenden Bedarf an Lösungen für die Zusammenarbeit und die Weitergabe von Know-how zwischen den Nutzern. Mit unserem SharePoint-Portal an mehreren Standorten ermöglichen uns DocAve von AvePoint und die Admin-Tools von SharePoint, die Governance und den Benutzerzugriff auf die Portale zu managen, so dass wir die Zugriffe auf den Content nachvollziehen und die Benutzerberechtigungen problemlos verwalten können."
