Hohe Anforderungen an das neue Dokumenten Management System (DMS)
Die ASFiNAG plant, finanziert, baut, erhält und betreibt das gesamte österreichische Autobahnen- und Schnellstraßennetz mit einer Gesamtlänge von fast 2.100 Kilometern und ist berechtigt, Mauten und Benützungsgebühren einzuheben. Die Anforderungen an das neue DMS sind angesichts des Aufgabengebietes enorm. Digitaler Posteingang, Unterstützung beim Postausgang und alle Schritte dazwischen werden über das neue DMS d.3 von d.velop laufen. Rechnungswesen und Controlling, die Archivierung der geschäftsrelevanten Informationen über Aktenvermerke und Dokumentationen, Rechtsakten, Personalakten, Liegenschaftsverwaltungen und vieles mehr sollen damit schneller, sicherer und einfacher verwaltet bzw. abgewickelt werden können.
BEKO Kompetenzen und Erfahrungen
Für die Entwicklung eines maßge-schneiderten DMS beauftragte die ASFiNAG BEKO mit dem System-engineering. BEKO übernimmt die Aufgabe des Systemengineerings an der Schnittstelle zwischen den Anwendern bei der ASFiNAG und dem Hersteller, der auf Basis konkreter Anforderungen seine Produktkomponenten weiterentwickelt. Die Hauptaufgabe besteht darin, für mehrere Lösungsmodule Feinspezifikationen auszuarbeiten und diese mit dem Entwicklungspartner abzustimmen. BEKO Informatik wurde nicht nur mit der Feinspezifikation beauftragt, sondern auch mit den entsprechenden Testaufgaben. "Der bisherige Projektverlauf hat unsere Erwartungen übertroffen. Entscheidend für die erfolgreiche Projektbearbeitung ist neben der fachlichen und methodischen Kompetenz, das Engagement, sich mit unseren unternehmensspezifischen Anforderungen intensiv auseinanderzusetzen. Wir haben mit BEKO einen äußerst kompetenten externen Partner.", sagt DI Werner Seidl, Projektleiter Business Systems bei der ASFiNAG.
Die elektronische Verwaltung von Dokumenten bietet eine Reihe von Vorteilen, wie die Eindämmung der Papierflut und die drastische Senkung der Kosten für die Lagerung der Dokumente. Allein die Bestandsdokumentation für die Außenringautobahn S1 zum Beispiel beansprucht in mehreren hundert Aktenordnern einen ganzen Raum. Hinzu kommt der Aspekt der Sicherheit und Verfügbarkeit. Ein versehentlich falsch eingeordnetes Papierdokument ist kaum wieder auffindbar. Mit der entsprechenden Beschlagwortung lässt sich bei einem elektronischen DMS auf Knopfdruck feststellen, welche Informationen wo im Unternehmen verfügbar und abrufbar sind.
"Für uns war von Anfang an klar, dass angesichts dieses breit gestreuten Aufgabenfeldes bei der Einführung eines DMS die Customizing-Komponente sehr groß sein würde. Wir haben uns für das DMS d.3 von d.velop als Bestbieter entschieden. Für die weitere Adaptierung des Systems haben wir uns mit BEKO einen externen Partner an Bord geholt, der das Produkt kennt und über die nötige Erfahrung und das Fingerspitzengefühl bei der Einführung eines DMS in eine bestehende Organisation verfügt", erklärt Seidl.
Die ASFiNAG plant, finanziert, baut, erhält und betreibt das gesamte österreichische Autobahnen- und Schnellstraßennetz mit einer Gesamtlänge von fast 2.100 Kilometern und ist berechtigt, Mauten und Benützungsgebühren einzuheben. Die Anforderungen an das neue DMS sind angesichts des Aufgabengebietes enorm. Digitaler Posteingang, Unterstützung beim Postausgang und alle Schritte dazwischen werden über das neue DMS d.3 von d.velop laufen. Rechnungswesen und Controlling, die Archivierung der geschäftsrelevanten Informationen über Aktenvermerke und Dokumentationen, Rechtsakten, Personalakten, Liegenschaftsverwaltungen und vieles mehr sollen damit schneller, sicherer und einfacher verwaltet bzw. abgewickelt werden können.
BEKO Kompetenzen und Erfahrungen
Für die Entwicklung eines maßge-schneiderten DMS beauftragte die ASFiNAG BEKO mit dem System-engineering. BEKO übernimmt die Aufgabe des Systemengineerings an der Schnittstelle zwischen den Anwendern bei der ASFiNAG und dem Hersteller, der auf Basis konkreter Anforderungen seine Produktkomponenten weiterentwickelt. Die Hauptaufgabe besteht darin, für mehrere Lösungsmodule Feinspezifikationen auszuarbeiten und diese mit dem Entwicklungspartner abzustimmen. BEKO Informatik wurde nicht nur mit der Feinspezifikation beauftragt, sondern auch mit den entsprechenden Testaufgaben. "Der bisherige Projektverlauf hat unsere Erwartungen übertroffen. Entscheidend für die erfolgreiche Projektbearbeitung ist neben der fachlichen und methodischen Kompetenz, das Engagement, sich mit unseren unternehmensspezifischen Anforderungen intensiv auseinanderzusetzen. Wir haben mit BEKO einen äußerst kompetenten externen Partner.", sagt DI Werner Seidl, Projektleiter Business Systems bei der ASFiNAG.
Die elektronische Verwaltung von Dokumenten bietet eine Reihe von Vorteilen, wie die Eindämmung der Papierflut und die drastische Senkung der Kosten für die Lagerung der Dokumente. Allein die Bestandsdokumentation für die Außenringautobahn S1 zum Beispiel beansprucht in mehreren hundert Aktenordnern einen ganzen Raum. Hinzu kommt der Aspekt der Sicherheit und Verfügbarkeit. Ein versehentlich falsch eingeordnetes Papierdokument ist kaum wieder auffindbar. Mit der entsprechenden Beschlagwortung lässt sich bei einem elektronischen DMS auf Knopfdruck feststellen, welche Informationen wo im Unternehmen verfügbar und abrufbar sind.
"Für uns war von Anfang an klar, dass angesichts dieses breit gestreuten Aufgabenfeldes bei der Einführung eines DMS die Customizing-Komponente sehr groß sein würde. Wir haben uns für das DMS d.3 von d.velop als Bestbieter entschieden. Für die weitere Adaptierung des Systems haben wir uns mit BEKO einen externen Partner an Bord geholt, der das Produkt kennt und über die nötige Erfahrung und das Fingerspitzengefühl bei der Einführung eines DMS in eine bestehende Organisation verfügt", erklärt Seidl.
