Bei der Produktevaluierung standen verschiedene PDF/A-Werkzeuge bei der COI GmbH auf dem Prüfstand. Sie wurden auf die Verfügbarkeit passender Schnittstellen und auf die Performance beim Konvertieren und Validieren getestet. Weiterhin untersuchte COI den Funktionsumfang, die Verfügbarkeit unter verschiedenen Plattformen (Linux, MS Windows, Solaris) sowie die Marktposition des Anbieters.
"Wir haben uns nach sorgfältigen Marktsondierungen für die Technologie von callas entschieden, weil der pdfaPilot unsere Anforderungen optimal abdeckte und insbesondere bei der Performance punkten konnte", erklärt Walter Koch, Entwicklungsleiter der COI GmbH.
Mit der Integration des pdfaPilot in COI-BusinessFlow ermöglicht COI seinen Anwendern eine sichere und langfristige Reproduzierbarkeit archivierter Dokumente. Deren Darstellung bleibt identisch und ist unabhängig von Software, Versionen oder Hardware. Nur Dokumente, die in allen Punkten der ISO-Norm entsprechen, werden in COI-BusinessFlow als archivierbar gekennzeichnet. Dafür prüft der pdfaPilot Dokumente bedarfsgemäß entweder bereits beim Import in das System, bei der Konvertierung oder vor der Archivierung auf ihre PDF/A-Kompatibilität. Alle Parameter, die für die Einhaltung des ISO-Standards erforderlich sind, werden dabei berücksichtigt. So sind beispielsweise dynamischen Objekte in den Dateien nicht erlaubt, es dürfen keine Abhängigkeiten von externen Seiteninhalten oder Ressourcen bestehen oder andere Dateien eingebettet sein. Dagegen müssen Schriften immer eingebettet werden. Besteht ein Dokument die Validierung nicht, führt das System mit Hilfe von pdfaPilot automatisch eine Konvertierung nach PDF/A durch. Dabei kommen weitreichende Korrekturfunktionen zum Einsatz, beispielsweise werden fehlende Schriften nachträglich eingebettet und inkompatible Metadaten korrigiert. In jedem Fall bleibt das Layout vollständig erhalten. Anschließend wird das Dokument noch einmal validiert und dann - je nach Status - entweder in das System zur weiteren Verwendung importiert oder abschließend archiviert.
"Mit COI haben wir einen weiteren führenden DMS-Anbieter als Partner gewonnen", freut sich Olaf Drümmer, Geschäftsführer der callas Software GmbH, über die Zusammenarbeit. "PDF/A ist eindeutig auf dem Vormarsch - es wird kaum noch ein Archivierungsprojekt ohne den ISO-Standard realisiert. Dementsprechend integrieren auch die ECM-Anbieter zunehmend die PDF/A Konvertierung und Validierung in ihre Produkte, um so ihren Anwendern den Arbeitsalltag zu erleichtern."
Über COI:
Die 1988 gegründete COI GmbH zählt heute zu den technologisch führenden Anbietern im Bereich Archivierung, Dokumenten-, Workflow- und Informationsmanagement. Das Produktangebot deckt die Anforderungen des Enterprise Content Management umfassend ab und beinhaltet Lösungen für die E-Mail-Archivierung, prozessübergreifendes Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Belegverarbeitung, ERP-Archivierung, Product Life Cycle Management, Document Compliance und Storage-Konsolidierung sowie Spezialanwendungen für die pharmazeutische Industrie.
Die unter der Dachmarke COI-BusinessFlow® vertriebenen Produkte werden heute weltweit bei Unternehmen und Organisationen aus verschiedensten Branchensegmenten mit großem Erfolg eingesetzt. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung verfügt die COI über höchste Kompetenz in der Umsetzung und Realisierung spezifischer Anforderungen und Prozesse. Der Fortschritt der Produkte und Innovationen in Funktionalität und Design werden durch konstante Investitionen in die Entwicklung gesichert. Marktentwicklungen und neue Trends werden hierbei berücksichtigt und sinnvoll in die Technologie eingebracht.