Die COC AG hat bei der VTU Holding GmbH das bestehende Vorlagenmanagement-System abgelöst und ihr System DOCUNIZE eingeführt. Die Unternehmensgruppe mit 13 Standorten in fünf Ländern konzentriert sich vor allem auf die Planung von Industrieanlagen. Das Migrationsprojekt war aufgrund eines deutlich gewachsenen Volumens an Dokumentenvorlagen, die zudem mehrsprachig und an verschiedenen Standorten zur Verfügung stehen müssen, notwendig geworden. Ein weiterer limitierender Faktor der bestehenden Anwendung bestand darin, dass sie sich auf die Bereitstellung von Word-Vorlagen beschränkte.
Insofern bedeutet die Einführung von DOCUNIZE für VTU deutlich mehr als nur einen Systemwechsel. Denn einerseits erfolgt damit eine Erweiterung durch Excel- und PowerPoint-Vorlagen, andererseits wurde der Benutzerkomfort durch zusätzliche unternehmensindividuell entwickelte Funktionen deutlich gesteigert. Dazu gehört beispielsweise, dass in den Brief- und Angebotsvorlagen eine Anbindung zum Outlook-Adressbuch geschaffen wurde, um den Prozess zeitsparender und bequemer zu gestalten.
Die Entscheidung für DOCUNIZE als neues Vorlagenmanagement-System resultierte nicht zuletzt aus der einfachen Integrationsmöglichkeit der bestehenden Vorlagen und den Multilanguage-Fähigkeiten der Lösung. Aber auch die unkomplizierte Vorlagenerstellung und -verwaltung für die Administratoren wurde positiv bewertet. Ein weiterer Pluspunkt war aus Sicht der VTU der dynamische Aufbau der Vorlagen, so dass gleichbleibende Textbausteine mehrfach verwendet werden können und somit nur einmal gepflegt werden müssen. Besonders großen Wert legte das Unternehmen jedoch auf den Usability-Aspekt.
"Ausschlaggebender Punkt bei der Entscheidung für DOCUNIZE war die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Für uns war wichtig, die Hemmschwelle für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so niedrig wie möglich zu halten, um sicherzustellen, dass mit den aktuellen Vorlagen gearbeitet wird", erläutert Dr. Friedrich Fröschl, Geschäftsführer für Finanzen und Personal bei der VTU Holding GmbH. Und er nennt mit Blick auf die Zukunft noch einen weiteren wichtigen Aspekt: "Darüber hinaus wird DOCUNIZE unsere Anforderungen bei weiterem Unternehmenswachstum und steigender Anzahl von Vorlagen weiterhin erfüllen."
Der Rollout von DOCUNIZE erfolgte stufenweise. Nach der Erstellung der Vorlagen wurden diese von der Administration ausführlich getestet und bei Bedarf modifiziert. Nach ihrer Freigabe wurden sie für eine zweiwöchige Testphase an 15 User übergeben und anschließend im gesamten Unternehmen bereitgestellt. Da DOCUNIZE selbsterklärend funktioniert, konnte man auf eine Schulung aller Benutzer verzichten. "Wir haben lediglich einen kurzen, zweiseitigen Leitfaden erstellt und per E-Mail an die Mitarbeiter geschickt", erklärt Dr. Fröschl die Vorgehensweise. Für die Testphase war aus jedem Standort ein Benutzer ausgewählt worden. Somit stand zum Zeitpunkt des Rollouts in jeder Niederlassung ein mit der Anwendung schon vertrauter User zur Unterstützung bei möglichen Fragen vor Ort zur Verfügung.
Insofern bedeutet die Einführung von DOCUNIZE für VTU deutlich mehr als nur einen Systemwechsel. Denn einerseits erfolgt damit eine Erweiterung durch Excel- und PowerPoint-Vorlagen, andererseits wurde der Benutzerkomfort durch zusätzliche unternehmensindividuell entwickelte Funktionen deutlich gesteigert. Dazu gehört beispielsweise, dass in den Brief- und Angebotsvorlagen eine Anbindung zum Outlook-Adressbuch geschaffen wurde, um den Prozess zeitsparender und bequemer zu gestalten.
Die Entscheidung für DOCUNIZE als neues Vorlagenmanagement-System resultierte nicht zuletzt aus der einfachen Integrationsmöglichkeit der bestehenden Vorlagen und den Multilanguage-Fähigkeiten der Lösung. Aber auch die unkomplizierte Vorlagenerstellung und -verwaltung für die Administratoren wurde positiv bewertet. Ein weiterer Pluspunkt war aus Sicht der VTU der dynamische Aufbau der Vorlagen, so dass gleichbleibende Textbausteine mehrfach verwendet werden können und somit nur einmal gepflegt werden müssen. Besonders großen Wert legte das Unternehmen jedoch auf den Usability-Aspekt.
"Ausschlaggebender Punkt bei der Entscheidung für DOCUNIZE war die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Für uns war wichtig, die Hemmschwelle für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen so niedrig wie möglich zu halten, um sicherzustellen, dass mit den aktuellen Vorlagen gearbeitet wird", erläutert Dr. Friedrich Fröschl, Geschäftsführer für Finanzen und Personal bei der VTU Holding GmbH. Und er nennt mit Blick auf die Zukunft noch einen weiteren wichtigen Aspekt: "Darüber hinaus wird DOCUNIZE unsere Anforderungen bei weiterem Unternehmenswachstum und steigender Anzahl von Vorlagen weiterhin erfüllen."
Der Rollout von DOCUNIZE erfolgte stufenweise. Nach der Erstellung der Vorlagen wurden diese von der Administration ausführlich getestet und bei Bedarf modifiziert. Nach ihrer Freigabe wurden sie für eine zweiwöchige Testphase an 15 User übergeben und anschließend im gesamten Unternehmen bereitgestellt. Da DOCUNIZE selbsterklärend funktioniert, konnte man auf eine Schulung aller Benutzer verzichten. "Wir haben lediglich einen kurzen, zweiseitigen Leitfaden erstellt und per E-Mail an die Mitarbeiter geschickt", erklärt Dr. Fröschl die Vorgehensweise. Für die Testphase war aus jedem Standort ein Benutzer ausgewählt worden. Somit stand zum Zeitpunkt des Rollouts in jeder Niederlassung ein mit der Anwendung schon vertrauter User zur Unterstützung bei möglichen Fragen vor Ort zur Verfügung.
