Die CRR Datensysteme GmbH, Langenfeld, stellt auf der diesjährigen DMS EXPO Europe 2003 (Essen, 16. bis 18. September 2003) mehrere neue Lösungen für die Integration von optischen Archiven vor. CRR 4 SAP und CRR 4 BaaN ermöglichen die einfache Anbindung von Archivsystemen an die ERP-Anwendungen SAP R/3 und BaaN IV. Die Nutzer können damit direkt aus dem Warenwirtschaftssystem heraus Ausgangs-, Buchungs- und Produktionsbelege archivieren. Ein weiteres Highlight auf der DMSEXPO ist der universelle Integrationsclient von CRR. Damit lässt sich branchen- und abteilungsspezifische Software, für die vom Archivhersteller keine Schnittstelle vorgesehen ist (wie etwa kundenindividuelle kaufmännische Anwendungen), bequem an ein optisches Archiv anbinden. Auch bei den Verkehrsbetrieben Hannover findet er seit Anfang des Jahres Verwendung. Dort wurde ein SAPERION-Archiv in PATRIS integriert, einer Spezialsoftware für Nahverkehrsbetriebe der Lufthansa Systems.
Viele Unternehmen, auch im Mittelstand, weisen eine komplexe IT-Struktur auf: Neben weit verbreiteten Anwendungen wie Microsoft Office oder SAP sind spezielle Branchenlösungen im Einsatz. Die Anbindung dieser Spezialsoftware an ein Archiv- oder Dokumenten-Management-System (DMS) gestaltet sich oft schwierig, weil die Hersteller der Archive keine Schnittstellen für Programme wie PATRIS vorgesehen haben. Für diesen Einsatzbereich hat die CRR Datensysteme GmbH ihren neuen universellen Integrationsclient entwickelt, der auch wenig verbreiteten Programmen den Zugriff auf ein optisches Archiv ermöglicht. Technisch wird der Client an die API-Schnittstelle des Archivs angebunden, so dass sich aus der Anwendung heraus alle Funktionalitäten des Archivs voll nutzen lassen. So können zum Beispiel die Mitarbeiter der Verkehrsbetriebe Hannover die archivierten Abonnement-Akten der Fahrgäste von der PATRIS-Oberfläche aus recherchieren und aufrufen. Auch neu angelegte oder eingescannte Dokumente lassen sich revisionssicher im SAPERION-Archiv ablegen. Herr Schaare, Projektleiter bei den Verkehrsbetrieben Hannover, bewertet die Integration des Archivs positiv: "Durch den direkten Zugriff auf die Abonnentendaten erhalten wir zeitnah alle aktuellen Kundeninformationen. Die Bearbeitungszeit von Anfragen wird gleichzeitig wesentlich reduziert." Auch für die Sicherheit der Kundendaten ist gesorgt. Die Rechteverwaltung erfolgt zentral im Archiv. Der Nutzer kann über die integrierte Anwendung nur auf die Dokumente zugreifen, für die er im Archiv die entsprechenden Rechte besitzt. In PATRIS wurde der Client von der Maskengestaltung bis zu den Indexwerten an die Anwendung angepasst. Generell besteht aber auch die Möglichkeit, dass der Client nur im Hintergrund die Anzeigenlisten generiert.
Auch die beiden neuen Module CRR 4 SAP und CRR 4 BaaN leisten die Integration von Archiven in bestehende IT-Strukturen. In Unternehmen, die SAP oder BaaN im Einsatz haben, können alle Belegarten revisionssicher abgelegt, recherchiert und in Workflow-Prozesse eingebunden werden - benutzerfreundlich aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Auch die Erfassung der Dokumente in SAP und BaaN ist möglich. Mit der Lösung CRR 4 Scanning werden Eingangsrechnungen automatisch klassifiziert, die notwendigen Daten und Positionen mit OCR-Mechanismen ausgelesen und an den SAP Business Workflow zur automatischen Buchung übergeben. "Die Anbindung externer Archive an ERP-Systeme ist deshalb sinnvoll, weil durch die Auslagerung der Daten an das Archiv Performance-Einbußen vermieden werden können", erklärt Carsten König, Marketingleiter bei CRR. "Außerdem können die Unternehmen mit einem optischen Archiv die Durchlaufzeiten, die Suchzeiten und die Kosten für Lagerraum reduzieren und damit die Wirtschaftlichkeit erhöhen."
Am Stand der SAPERION AG ist außerdem PAISY ARCHIV zu sehen, eine Schnittstelle für die elektronische Archivierung von PAISY-Listen und Personalakten. Diese wurde von CRR in Zusammenarbeit mit der ADP Employer Services GmbH entwickelt und ist nun auch in der ASP*-Version PAISY RZ-Archiv erhältlich.
* ASP = Application Service Providing
Viele Unternehmen, auch im Mittelstand, weisen eine komplexe IT-Struktur auf: Neben weit verbreiteten Anwendungen wie Microsoft Office oder SAP sind spezielle Branchenlösungen im Einsatz. Die Anbindung dieser Spezialsoftware an ein Archiv- oder Dokumenten-Management-System (DMS) gestaltet sich oft schwierig, weil die Hersteller der Archive keine Schnittstellen für Programme wie PATRIS vorgesehen haben. Für diesen Einsatzbereich hat die CRR Datensysteme GmbH ihren neuen universellen Integrationsclient entwickelt, der auch wenig verbreiteten Programmen den Zugriff auf ein optisches Archiv ermöglicht. Technisch wird der Client an die API-Schnittstelle des Archivs angebunden, so dass sich aus der Anwendung heraus alle Funktionalitäten des Archivs voll nutzen lassen. So können zum Beispiel die Mitarbeiter der Verkehrsbetriebe Hannover die archivierten Abonnement-Akten der Fahrgäste von der PATRIS-Oberfläche aus recherchieren und aufrufen. Auch neu angelegte oder eingescannte Dokumente lassen sich revisionssicher im SAPERION-Archiv ablegen. Herr Schaare, Projektleiter bei den Verkehrsbetrieben Hannover, bewertet die Integration des Archivs positiv: "Durch den direkten Zugriff auf die Abonnentendaten erhalten wir zeitnah alle aktuellen Kundeninformationen. Die Bearbeitungszeit von Anfragen wird gleichzeitig wesentlich reduziert." Auch für die Sicherheit der Kundendaten ist gesorgt. Die Rechteverwaltung erfolgt zentral im Archiv. Der Nutzer kann über die integrierte Anwendung nur auf die Dokumente zugreifen, für die er im Archiv die entsprechenden Rechte besitzt. In PATRIS wurde der Client von der Maskengestaltung bis zu den Indexwerten an die Anwendung angepasst. Generell besteht aber auch die Möglichkeit, dass der Client nur im Hintergrund die Anzeigenlisten generiert.
Auch die beiden neuen Module CRR 4 SAP und CRR 4 BaaN leisten die Integration von Archiven in bestehende IT-Strukturen. In Unternehmen, die SAP oder BaaN im Einsatz haben, können alle Belegarten revisionssicher abgelegt, recherchiert und in Workflow-Prozesse eingebunden werden - benutzerfreundlich aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Auch die Erfassung der Dokumente in SAP und BaaN ist möglich. Mit der Lösung CRR 4 Scanning werden Eingangsrechnungen automatisch klassifiziert, die notwendigen Daten und Positionen mit OCR-Mechanismen ausgelesen und an den SAP Business Workflow zur automatischen Buchung übergeben. "Die Anbindung externer Archive an ERP-Systeme ist deshalb sinnvoll, weil durch die Auslagerung der Daten an das Archiv Performance-Einbußen vermieden werden können", erklärt Carsten König, Marketingleiter bei CRR. "Außerdem können die Unternehmen mit einem optischen Archiv die Durchlaufzeiten, die Suchzeiten und die Kosten für Lagerraum reduzieren und damit die Wirtschaftlichkeit erhöhen."
Am Stand der SAPERION AG ist außerdem PAISY ARCHIV zu sehen, eine Schnittstelle für die elektronische Archivierung von PAISY-Listen und Personalakten. Diese wurde von CRR in Zusammenarbeit mit der ADP Employer Services GmbH entwickelt und ist nun auch in der ASP*-Version PAISY RZ-Archiv erhältlich.
* ASP = Application Service Providing
