Die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen mit einer großen Zahl einzelner Kunden hängt unter anderem davon ab, wie es seine Kunden betreut. Dies gilt insbesondere für Versorgungsunternehmen aller Art, die von der fortschreitenden Deregulierung ihrer Märkte betroffen sind. Service, schnelle Vorgangsbearbeitung und Auskunftsfähigkeit ohne lange Wartezeiten sind neben guten Leistungen wichtige Kriterien, welche die Kunden an das Unternehmen binden können. Die HochFranken Online GmbH &. Co. KG (HFO), die u.a. unter der Marke Telenetpool hochwertige Telekommunikationsprodukte anbietet, hat sich darum für das elektronische Dokumentenmanagement- und Archivsystem scanview® der daa Systemhaus AG entschieden.
Mit den Angeboten aus den Bereichen Telefonie und Internet richtet sich Hochfranken Online insbesondere an Firmenkunden, die nicht nur produktbezogene High-Level Services erwarten, sondern auch eine High-Level Betreuung. Kunden von HFO haben darum einen Anspruch darauf, zum Beispiel bei Anfragen, Störungen oder Vertragsangelegenheiten sofort und umfassend bedient zu werden.
Dazu ist es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter der Bereiche Vertrieb, Vertragswesen, Finanzbuchhaltung und Kundenmanagement bei HFO alle für ihn relevanten Informationen auf einen Blick zur Verfügung hat. „Außerdem wollten wir den Zeitaufwand für interne Recherchen senken und Lagerraum für Papierakten einsparen“, nennt Jörg Böckel, kaufmännischer Leiter bei HFO weitere Gründe, warum HFO die Einführung eines digitalen Archivs beschlossen hatte. „scanview® erfüllte nicht nur alle Leistungsmerkmale, sondern überzeugte auch durch sein günstiges Preis-/Leistungsverhältnis und die schnelle Projektumsetzung.“
Tatsächlich ging das System bei HFO Anfang Juli 2005 nach nur sechs Projekttagen in den produktiven Betrieb. Vorausgegangen war ein gemeinsamer Workshop mit den Fachabteilungen von HFO. „Hier haben wir mit den späteren Anwendern ein Feinkonzept erarbeitet, das wir dann im Anschluß auch gemeinsam umgesetzt haben“, schildert daa Key Account Manager Stephan Nitschka einen der Faktoren für die zügige Abwicklung.
Mittlerweile arbeiten 45 Mitarbeiter bei HFO mit scanview®. Monatlich werden rund 15000 Ausgangsrechnungen mit derselben Zahl an Einzelverbindungsnachweisen in das Archiv übernommen. Zusammen macht das rund 700000 Seiten Papier, die nun nicht mehr in Aktenordnern abgeheftet werden, sondern digital und manipulationssicher auf Langzeitarchivmedien der neuesten Generation (UDO: Ultra Density Optical (neue Generation von Speichermedien)) mit einer Kapazität von 30 Gigabyte gespeichert sind. An scanview angebunden sind dabei MS Office Anwendungen, das Mail- und Faxsystem Tobit, verschiedene Access-Datenbanken sowie die Finanz- und Abrechnungssysteme Varial und Ofrabil. Eingehende Dokumente werden erfasst oder gescannt und über Barcodes mit den Datensätzen im Kundeninformations- und Abrechnungssystem oder – falls es sich um eine Rechnung handelt – mit der FiBu Software Varial verknüpft. Ausgehende Rechnungen wandern beim Druck sofort automatisch ins digitale Archiv.
„Eingangschreiben, Vertragsdaten – im Prinzip der gesamte Kundenakt steht den Mitarbeitern nun per Mausklick zur Verfügung“, sieht Jörg Böckel seine Erwartungen inzwischen voll erfüllt. „Das schnelle Auffinden von Dokumenten und Vorgängen sowie die einfache Bedienung ist einfach beeindruckend.“
Bei HFO plant man inzwischen aber noch weiter: Künftig will man den Kunden über das Internet den Zugriff auf ihre jeweiligen Archivdaten ermöglichen.
„Das Projekt bei Hochfranken Online zeigt einmal mehr, dass Dokumentenmanagement- und Archivsysteme schon nach kurzer Zeit echte Vorteile für den Kunden bringen“, so Stephan Nitschka abschließend. „Und es bestätigt unsere Philosophie, dass dies auch ohne ausufernde Kosten und Projektlaufzeiten möglich ist.“
Im Rahmen einer Intensivierung der Partnerschaft hat die daa mit HFO außerdem eine Cross-Selling-Vereinbarung getroffen. Die daraus resultierenden Vorteile für Firmenkunden und deren Mitarbeiter können auf Anfrage gerne erläutert werden.
Mit den Angeboten aus den Bereichen Telefonie und Internet richtet sich Hochfranken Online insbesondere an Firmenkunden, die nicht nur produktbezogene High-Level Services erwarten, sondern auch eine High-Level Betreuung. Kunden von HFO haben darum einen Anspruch darauf, zum Beispiel bei Anfragen, Störungen oder Vertragsangelegenheiten sofort und umfassend bedient zu werden.
Dazu ist es erforderlich, dass jeder Mitarbeiter der Bereiche Vertrieb, Vertragswesen, Finanzbuchhaltung und Kundenmanagement bei HFO alle für ihn relevanten Informationen auf einen Blick zur Verfügung hat. „Außerdem wollten wir den Zeitaufwand für interne Recherchen senken und Lagerraum für Papierakten einsparen“, nennt Jörg Böckel, kaufmännischer Leiter bei HFO weitere Gründe, warum HFO die Einführung eines digitalen Archivs beschlossen hatte. „scanview® erfüllte nicht nur alle Leistungsmerkmale, sondern überzeugte auch durch sein günstiges Preis-/Leistungsverhältnis und die schnelle Projektumsetzung.“
Tatsächlich ging das System bei HFO Anfang Juli 2005 nach nur sechs Projekttagen in den produktiven Betrieb. Vorausgegangen war ein gemeinsamer Workshop mit den Fachabteilungen von HFO. „Hier haben wir mit den späteren Anwendern ein Feinkonzept erarbeitet, das wir dann im Anschluß auch gemeinsam umgesetzt haben“, schildert daa Key Account Manager Stephan Nitschka einen der Faktoren für die zügige Abwicklung.
Mittlerweile arbeiten 45 Mitarbeiter bei HFO mit scanview®. Monatlich werden rund 15000 Ausgangsrechnungen mit derselben Zahl an Einzelverbindungsnachweisen in das Archiv übernommen. Zusammen macht das rund 700000 Seiten Papier, die nun nicht mehr in Aktenordnern abgeheftet werden, sondern digital und manipulationssicher auf Langzeitarchivmedien der neuesten Generation (UDO: Ultra Density Optical (neue Generation von Speichermedien)) mit einer Kapazität von 30 Gigabyte gespeichert sind. An scanview angebunden sind dabei MS Office Anwendungen, das Mail- und Faxsystem Tobit, verschiedene Access-Datenbanken sowie die Finanz- und Abrechnungssysteme Varial und Ofrabil. Eingehende Dokumente werden erfasst oder gescannt und über Barcodes mit den Datensätzen im Kundeninformations- und Abrechnungssystem oder – falls es sich um eine Rechnung handelt – mit der FiBu Software Varial verknüpft. Ausgehende Rechnungen wandern beim Druck sofort automatisch ins digitale Archiv.
„Eingangschreiben, Vertragsdaten – im Prinzip der gesamte Kundenakt steht den Mitarbeitern nun per Mausklick zur Verfügung“, sieht Jörg Böckel seine Erwartungen inzwischen voll erfüllt. „Das schnelle Auffinden von Dokumenten und Vorgängen sowie die einfache Bedienung ist einfach beeindruckend.“
Bei HFO plant man inzwischen aber noch weiter: Künftig will man den Kunden über das Internet den Zugriff auf ihre jeweiligen Archivdaten ermöglichen.
„Das Projekt bei Hochfranken Online zeigt einmal mehr, dass Dokumentenmanagement- und Archivsysteme schon nach kurzer Zeit echte Vorteile für den Kunden bringen“, so Stephan Nitschka abschließend. „Und es bestätigt unsere Philosophie, dass dies auch ohne ausufernde Kosten und Projektlaufzeiten möglich ist.“
Im Rahmen einer Intensivierung der Partnerschaft hat die daa mit HFO außerdem eine Cross-Selling-Vereinbarung getroffen. Die daraus resultierenden Vorteile für Firmenkunden und deren Mitarbeiter können auf Anfrage gerne erläutert werden.
