Der Barcode eines Artikels wird eingescannt und über die numerische Tastatur des Scanners die vorhandene Warenmenge eingegeben. Da im Scanner der Artikelstamm gespeichert ist, zeigt das System die Artikelbezeichnung der soeben erfassten Ware an. Falsche EAN-Codes werden erkannt und können am PC sofort nachgepflegt werden. Der Abgleich zwischen tatsächlich vorhandenem und erwartetem Warenbestand und die Aktualisierung des Datenbestandes kann mit wenigen Mausklicks erfolgen.
Der mobile Scanner kann auch unabhängig von der Inventur eingesetzt werden: So können Wareneingänge ohne PC erfasst und bei umfangreichen Lieferungen Waren direkt am Karton gescannt werden. Durch die mögliche Übernahme in die Kassenmaske lässt sich auch der Verkauf größerer oder von sehr sperrigen Positionen über den mobilen Scanner realisieren. Hierzu scannt der Mitarbeiter beispielsweise die Ware im Regal; der Verkauf wird dann durch Übertragung der Scandaten an der Kasse getätigt.
Der Inventur-Scanner ist ein handliches Gerät (180 g) mit großer Kontrollanzeige und einer 10er-Tastatur für die Mengeneingabe. Er kann eine Artikel-Kontrollliste vorhalten, gegen die die gescannten Waren verglichen werden. Mit einer Speicherkapazität von einem MByte können mehr als 10.000 Artikel erfasst werden. Das Inventurpaket (ein Scanner inkl. Programmierung und Konfiguration sowie das Erweiterungsmodul mit Scanner-Schnittstelle) ist ab einem Preis von 1.090,- Euro erhältlich. Für Unternehmen, die mehrere Scanner nutzen möchten, gibt es ein Paket mit drei Scannern, das ab 2.590,- Euro verfügbar ist.