Nach der Entscheidung, ein neues elektronisches Archiv einzuführen, mussten bei der Sparkasse Wilhelmshaven zehn Millionen digitaler Dokumente aus drei Systemen zusammengeführt werden. Die Konsolidierung auf das Archivierungssystem „BindWave Document Server“ der DIGISYS Digitale Systeme GmbH erfolgte problemlos und im laufenden Geschäftsbetrieb. Durch eine genaue Dokumentation der einzelnen Migrationsprozesse konnte die vollständige Übernahme exakt nachgewiesen werden. Die Clientanwendung wurde speziell auf die Bedürfnisse des Institutes abgestimmt und garantieren einen sicheren und schnellen Zugriff auf das Archiv.
„Die Sparkasse Wilhelmshaven hat schon 1993 ein erstes elektronisches Archiv eingeführt. Die Zielsetzung war klar formuliert: Durch die Verfügbarkeit aller relevanter Kunden-Dokumente in digitalisierter Form die Arbeitsorganisation zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und das Zeitmanagement zu straffen“, schildert Martin Schulz, Abteilungsleiter Organisation und verantwortlich für die EDV/IT, die Anforderungen an das erste Dokumenten Management System der Sparkasse Wilhelmshaven.
„Bei den späteren Vorüberlegungen zu neuen Projekten, wie z.B. einer elektronischen Kreditakte, einer elektronischen Ablage für Revisionsberichte, Rechnungen und Personalakten kamen wir allerdings zu der Überzeugung, dass diese Archivlösung nicht ausreichen würde. So mussten etwa alle Seiten mehrseitiger Vorgänge einzeln aufgerufen werden, ein Umstand, der eine Bearbeitung von Kreditunterlagen prinzipiell unmöglich gemacht hätte. Auch war die Abbildung einer Aktenstruktur mit nicht möglich“, sagt Hajo Deinet, EDV-Administration der Sparkasse Wilhelmshaven, zur Notwendigkeit der grundsätzlichen Entscheidung, ein völlig neues Archivsystem anzuschaffen. Dringenden Handlungsbedarf gab es auch aus einem anderen Grund: die Wartung für die Zahlungsverkehrs-Anwendung EBS 20 der Firma Kleindienst mit dem entsprechenden Archiv war ausgelaufen. Da diese Belege zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, bot es sich an, alle Archive zusammenzufassen, einschließlich des nachfolgenden PIXA Zahlungsverkehrssystems. Insgesamt handelt es sich um 10 Millionen Dokumente aus allen drei Archiven.
Es folgte die detaillierte Ausarbeitung eines Pflichtenheftes für die Angebotsabgabe. Drei Firmen waren in der engeren Wahl verblieben. „Nach den Präsentationen und der internen Bewertung aller maßgeblichen Faktoren ergab sich ein unerwartet deutlicher Vorsprung der Software der Firma DIGISYS,“ so Hajo Deinet zur Entscheidung. „Da DIGISYS als einziger Anbieter eine fertige Lösung für die Migration unseres alten Zahlungsverkehrsarchivs vorweisen konnte, sprach auch aus wirtschaftlicher Sicht alles für DIGISYS.“ Zudem konnte DIGISYS ein optisches Speichersystem, eine Jukebox mit den neuartigen Sony PDD-Medien (Professional Disk for Data) anbieten, welches sich durch enorme Speicherkapazität, einen moderaten Preis und geringen Platzbedarf auszeichnet.
Sicher und Anwenderspezifisch
Anfang Oktober 2004 konnte der neue Archivserver in Betrieb genommen werden. Kernprodukte der DIGISYS-Anwendungen sind die Middleware „ArcExtender Enterprise Web Application Server“ für den dynamischen und sicheren Zugriff auf ein digitales Archivierungssystem mittels Web-Browser und der „BindWave Document Server“ für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Neben der reinen Archivfunktionalität wurden bisher folgende Wünsche für die Sparkasse Wilhelmshaven umgesetzt:
- automatisierte Mappengenerierung
- Gesamtaktenrecherche
- Reindexierung über Browser
- Freidialoge für die Nutzerbezogene Generierung von Suchanfragen
Die DIGISYS Produkte bieten diverse Schnittstellen zu Fremdsystem, wie z.B. dem in Wilhelmshaven eingesetzten Kofax Ascent Capture, einer Lösung zur Formularverarbeitung, welche bereits in Verbindung mit dem ARCIS Archivsystem genutzt wurde.
Auf Seiten der Anwender kam es nur zu wenigen Nachfragen hinsichtlich der Bedienung der neuen Archivrecherche, obwohl diese anfangs noch von OS/2-Arbeitsplätzen mit einem alten Netscape-Communicator aufgerufen und genutzt wurde. Grundsätzlich arbeitet jeder Mitarbeiter mit dem elektronischen Archiv. Besonders häufig werden Unterschriftenkarten und Legitimationen durch Mitarbeiter des Marktbereiches abgefragt, daher gibt es für diese Dokumente auch besonders schnelle Zugriffsmöglichkeiten.
Neue Lösungen und keine Zweifel
„Bisher können wir DIGISYS für den Service und die Qualität der geleisteten Arbeit nur ein uneingeschränktes Lob erteilen. Die Reaktionsgeschwindigkeit bei Anfragen und Umsetzung der ausgesprochenen Wünsche ist vorbildlich“, lautet das Fazit von Hajo Deinet nach den Erfahrungen des ersten Monats. Aufgrund des Wartungsvertrages profitiert die Sparkasse Wilhelmshaven von zukünftigen Entwicklungen der DIGISYS GmbH bei neuen Versionen, sofern sie diese einsetzen möchten. Prinzipiell lässt Abteilungsleiter Martin Schulz daran keine Zweifel: „Das Internet und die elektronische Datenkommunikation hat den Bildschirm zur wichtigen Schnittstelle zwischen den Sparkassen und ihren Kunden im alltäglichen Finanzgeschäft gemacht. Daraus resultieren heute zahlreiche neue Herausforderungen für gesicherte Transaktionen, für die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse und deren Sicherheit. Unsere Zielsetzung ist dabei die Schaffung von weiteren Mehrwerten für unsere Kunden und unser Institut. Daher ist die Einbeziehung weiterer Unternehmensbereiche in das elektronische Archivsystem beabsichtigt.“
„Die Sparkasse Wilhelmshaven hat schon 1993 ein erstes elektronisches Archiv eingeführt. Die Zielsetzung war klar formuliert: Durch die Verfügbarkeit aller relevanter Kunden-Dokumente in digitalisierter Form die Arbeitsorganisation zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und das Zeitmanagement zu straffen“, schildert Martin Schulz, Abteilungsleiter Organisation und verantwortlich für die EDV/IT, die Anforderungen an das erste Dokumenten Management System der Sparkasse Wilhelmshaven.
„Bei den späteren Vorüberlegungen zu neuen Projekten, wie z.B. einer elektronischen Kreditakte, einer elektronischen Ablage für Revisionsberichte, Rechnungen und Personalakten kamen wir allerdings zu der Überzeugung, dass diese Archivlösung nicht ausreichen würde. So mussten etwa alle Seiten mehrseitiger Vorgänge einzeln aufgerufen werden, ein Umstand, der eine Bearbeitung von Kreditunterlagen prinzipiell unmöglich gemacht hätte. Auch war die Abbildung einer Aktenstruktur mit nicht möglich“, sagt Hajo Deinet, EDV-Administration der Sparkasse Wilhelmshaven, zur Notwendigkeit der grundsätzlichen Entscheidung, ein völlig neues Archivsystem anzuschaffen. Dringenden Handlungsbedarf gab es auch aus einem anderen Grund: die Wartung für die Zahlungsverkehrs-Anwendung EBS 20 der Firma Kleindienst mit dem entsprechenden Archiv war ausgelaufen. Da diese Belege zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, bot es sich an, alle Archive zusammenzufassen, einschließlich des nachfolgenden PIXA Zahlungsverkehrssystems. Insgesamt handelt es sich um 10 Millionen Dokumente aus allen drei Archiven.
Es folgte die detaillierte Ausarbeitung eines Pflichtenheftes für die Angebotsabgabe. Drei Firmen waren in der engeren Wahl verblieben. „Nach den Präsentationen und der internen Bewertung aller maßgeblichen Faktoren ergab sich ein unerwartet deutlicher Vorsprung der Software der Firma DIGISYS,“ so Hajo Deinet zur Entscheidung. „Da DIGISYS als einziger Anbieter eine fertige Lösung für die Migration unseres alten Zahlungsverkehrsarchivs vorweisen konnte, sprach auch aus wirtschaftlicher Sicht alles für DIGISYS.“ Zudem konnte DIGISYS ein optisches Speichersystem, eine Jukebox mit den neuartigen Sony PDD-Medien (Professional Disk for Data) anbieten, welches sich durch enorme Speicherkapazität, einen moderaten Preis und geringen Platzbedarf auszeichnet.
Sicher und Anwenderspezifisch
Anfang Oktober 2004 konnte der neue Archivserver in Betrieb genommen werden. Kernprodukte der DIGISYS-Anwendungen sind die Middleware „ArcExtender Enterprise Web Application Server“ für den dynamischen und sicheren Zugriff auf ein digitales Archivierungssystem mittels Web-Browser und der „BindWave Document Server“ für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Neben der reinen Archivfunktionalität wurden bisher folgende Wünsche für die Sparkasse Wilhelmshaven umgesetzt:
- automatisierte Mappengenerierung
- Gesamtaktenrecherche
- Reindexierung über Browser
- Freidialoge für die Nutzerbezogene Generierung von Suchanfragen
Die DIGISYS Produkte bieten diverse Schnittstellen zu Fremdsystem, wie z.B. dem in Wilhelmshaven eingesetzten Kofax Ascent Capture, einer Lösung zur Formularverarbeitung, welche bereits in Verbindung mit dem ARCIS Archivsystem genutzt wurde.
Auf Seiten der Anwender kam es nur zu wenigen Nachfragen hinsichtlich der Bedienung der neuen Archivrecherche, obwohl diese anfangs noch von OS/2-Arbeitsplätzen mit einem alten Netscape-Communicator aufgerufen und genutzt wurde. Grundsätzlich arbeitet jeder Mitarbeiter mit dem elektronischen Archiv. Besonders häufig werden Unterschriftenkarten und Legitimationen durch Mitarbeiter des Marktbereiches abgefragt, daher gibt es für diese Dokumente auch besonders schnelle Zugriffsmöglichkeiten.
Neue Lösungen und keine Zweifel
„Bisher können wir DIGISYS für den Service und die Qualität der geleisteten Arbeit nur ein uneingeschränktes Lob erteilen. Die Reaktionsgeschwindigkeit bei Anfragen und Umsetzung der ausgesprochenen Wünsche ist vorbildlich“, lautet das Fazit von Hajo Deinet nach den Erfahrungen des ersten Monats. Aufgrund des Wartungsvertrages profitiert die Sparkasse Wilhelmshaven von zukünftigen Entwicklungen der DIGISYS GmbH bei neuen Versionen, sofern sie diese einsetzen möchten. Prinzipiell lässt Abteilungsleiter Martin Schulz daran keine Zweifel: „Das Internet und die elektronische Datenkommunikation hat den Bildschirm zur wichtigen Schnittstelle zwischen den Sparkassen und ihren Kunden im alltäglichen Finanzgeschäft gemacht. Daraus resultieren heute zahlreiche neue Herausforderungen für gesicherte Transaktionen, für die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse und deren Sicherheit. Unsere Zielsetzung ist dabei die Schaffung von weiteren Mehrwerten für unsere Kunden und unser Institut. Daher ist die Einbeziehung weiterer Unternehmensbereiche in das elektronische Archivsystem beabsichtigt.“
