Itella optimiert mit dem Distributionspartner Mail to Print seine Dokumenten- und Informationslogistik-Dienstleistungen. Durch vollautomatisiertes Reporting im Druck und Versand von Geschäftsdokumenten unterstützen die beiden Unternehmen ihre Kunden bei der übergreifenden Prozessoptimierung. Die gesamte Dokumentation und Überwachung der Produktionsprozesse - auf Wunsch bis hin zur Auslieferung durch den Postdienstleister – erfolgt wahlweise über das neutrale Service-Online-Portal (SoP) von Mail to Print oder ein Auswertungssystem des Kunden. Da sämtliche Daten automatisch aus dem Prozess heraus generiert und zur Dokumentation an Mail to Print übergeben werden, sind eventuelle Fehler durch eine manuelle Eingabe ausgeschlossen. Kunden haben via Internet jederzeit direkten Zugang zu den lückenlos dokumentierten Statusdaten und können den Prozess exakt überwachen und gegebenenfalls eingreifen.
Die Verarbeitung der Dokumentdaten eines Versenders erfolgt über die on-Demand-Plattform Itella Exchange. Dort werden die Daten zu Sendungen konvertiert und Porto sparend zusammengefasst. Im Ergebnis steht eine detaillierte Soll-Liste der anstehenden Verarbeitung. Während der nachfolgenden Druck- und Kuvertierungsprozesse werden automatisiert Statusdaten erhoben, die der Versender stets bis zum einzelnen, von ihm bereitgestellten Original-Datensatz zurückbeziehen kann. In Zusammenarbeit mit dem Distributionspartner Mail to Print ergänzt Itella die automatische Nachverfolgung der Briefsendungen bis zum letzten Zustellpartner.
Mit Bereitstellung des Service-Online-Portals übernimmt Mail to Print die Dokumentation der Dokumentenübergabe zwischen Itella und dem Zusteller sowie die Aggregation der von beiden Unternehmen gelieferten Trackingdaten. Jegliche Abweichung im Produktions- und Versandprozess wird über ein automatisiertes Reporting unmittelbar offensichtlich und der Kunde kann mögliche, nötige Schritte vornehmen. Optimierungspotentiale, beispielsweise in der flexiblen Wahl alternativer Postdienstleister, werden transparent und können erschlossen werden. Das Statustracking erlaubt es dem Versender, die mit Itella vereinbarten Service Levels einfach zu überprüfen sowie vor- und nachgelagerte Prozesse exakt optimieren. Hier liegt der Hauptvorteil für die Unternehmen, da die Kosten dieser Prozesse die Druck- und Versandkosten zumeist um ein Vielfaches übersteigen. Standardmäßige, IT-gestützte Soll-/Ist-Abgleiche während der Verarbeitung sorgen gleichzeitig für maximale Qualität der Leistungen. Die Prozess-Automatisierung beschleunigt außerdem den Versandprozess und so beispielsweise im Rechnungsversand den Cashflow erheblich.
„Statt mit unseren Kunden über die letzte Kommastelle des Preises einer Druckseite zu verhandeln oder Zeit auf Reklamationsrecherchen zu verschwenden, sehen wir unsere Aufgabe in der ganzheitlichen Optimierung der Dokumentenlogistik unserer Kunden“, sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Dazu zählt neben der Optimierung des Postversands selbstverständlich auch der kostengünstige elektronische Versand etwa von Rechnungen. Dieser wird in einheitlicher Weise mit dem Papierprozess abgewickelt und dokumentiert.“
Die Verarbeitung der Dokumentdaten eines Versenders erfolgt über die on-Demand-Plattform Itella Exchange. Dort werden die Daten zu Sendungen konvertiert und Porto sparend zusammengefasst. Im Ergebnis steht eine detaillierte Soll-Liste der anstehenden Verarbeitung. Während der nachfolgenden Druck- und Kuvertierungsprozesse werden automatisiert Statusdaten erhoben, die der Versender stets bis zum einzelnen, von ihm bereitgestellten Original-Datensatz zurückbeziehen kann. In Zusammenarbeit mit dem Distributionspartner Mail to Print ergänzt Itella die automatische Nachverfolgung der Briefsendungen bis zum letzten Zustellpartner.
Mit Bereitstellung des Service-Online-Portals übernimmt Mail to Print die Dokumentation der Dokumentenübergabe zwischen Itella und dem Zusteller sowie die Aggregation der von beiden Unternehmen gelieferten Trackingdaten. Jegliche Abweichung im Produktions- und Versandprozess wird über ein automatisiertes Reporting unmittelbar offensichtlich und der Kunde kann mögliche, nötige Schritte vornehmen. Optimierungspotentiale, beispielsweise in der flexiblen Wahl alternativer Postdienstleister, werden transparent und können erschlossen werden. Das Statustracking erlaubt es dem Versender, die mit Itella vereinbarten Service Levels einfach zu überprüfen sowie vor- und nachgelagerte Prozesse exakt optimieren. Hier liegt der Hauptvorteil für die Unternehmen, da die Kosten dieser Prozesse die Druck- und Versandkosten zumeist um ein Vielfaches übersteigen. Standardmäßige, IT-gestützte Soll-/Ist-Abgleiche während der Verarbeitung sorgen gleichzeitig für maximale Qualität der Leistungen. Die Prozess-Automatisierung beschleunigt außerdem den Versandprozess und so beispielsweise im Rechnungsversand den Cashflow erheblich.
„Statt mit unseren Kunden über die letzte Kommastelle des Preises einer Druckseite zu verhandeln oder Zeit auf Reklamationsrecherchen zu verschwenden, sehen wir unsere Aufgabe in der ganzheitlichen Optimierung der Dokumentenlogistik unserer Kunden“, sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Dazu zählt neben der Optimierung des Postversands selbstverständlich auch der kostengünstige elektronische Versand etwa von Rechnungen. Dieser wird in einheitlicher Weise mit dem Papierprozess abgewickelt und dokumentiert.“
