Eine Untersuchung von Itella im Rahmen der DMS EXPO legt umfassenden Verbesserungsbedarf bei Rechnungsprozessen in Unternehmen offen: Fast zwei Drittel der Unternehmen setzen nach wie vor auf ineffiziente manuelle Prozesse. Lediglich etwa 35 Prozent haben ihre Rechnungseingangsprozesse wenigstens teilweise automatisiert. Das manuelle Vorgehen verursacht einen hohen Zeit- und Kostenaufwand und führt häufig zu Fehlern in der Bearbeitung. So suchen zum Beispiel fast 80 Prozent der Unternehmen mehrmals in der Woche bis hin zu mehrmals täglich nach verlorenen Rechnungen und Rechnungsseiten. Der Dokumenten- und Informationslogistik-Dienstleister Itella befragte 69 Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 50 Millionen Euro im Jahr.
Etwa die Hälfte der befragten Unternehmen erhalten monatlich mehr als 5.000 Rechnungen und 42 Prozent beschäftigen fünf oder mehr Mitarbeiter im Rechnungseingang. Dennoch sind die Rechnungsprozesse häufig ineffizient und intransparent. So beträgt etwa die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen bei mehr als einem Drittel der Unternehmen mindestens fünf Tage, bei weiteren 12 Prozent sogar zehn oder mehr Tage. Neben den hohen Personal- und Bearbeitungskosten entstehen weitere Nachteile. Beispielsweise nutzen rund ein Drittel der Befragten Skonti nicht immer oder nur selten aus.
Wie hoch die Kosten der internen Rechnungsprozesse sind, ist den Verantwortlichen zumeist gar nicht bewusst. Etwa 70 Prozent der Unternehmen haben noch nicht einmal versucht diese Kosten zu berechnen. Die übrigen ermittelten Werte von einem bis 120 Euro pro Rechnung, je nach Prozessdefinition im Unternehmen. Selbst die konservativeren Schätzungen von Experten sowie von Itella beauftragte Untersuchungen gehen von manuellen Bearbeitungskosten je Eingangsrechnung von mindestens 7 Euro aus. Die monatlichen Kosten für die Hälfte der Unternehmen betragen demnach mehr als 35.000 Euro.
„Wer sich diesen Aufwand vor Augen führt, erkennt sofort den enormen Handlungsbedarf“, kommentiert Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. „Nach unseren Erfahrungen können Unternehmen durch effiziente Prozesse schnell bis zu 70 Prozent der Kosten einsparen. Entscheidend ist, dass sie den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die Bearbeitung und Rechnungsprüfung bis hin zur Buchung und Archivierung betrachten und die möglichst schnelle Umstellung auf einen ganzheitlich elektronischen Prozess im Auge haben.“
Bei der Analyse des Optimierungspotenzial und der Umsetzung effizienter Prozesse kann besonders risikolos und einfach ein Provider wie Itella helfen. Der gesamten Service wird on demand bereitgestellt und ist innerhalb von vier bis sechs Wochen umgesetzt. Die Umstellung von Papiereingang mit Scanning zum vollelektronischen Prozess kann schrittweise erfolgen und wird von Itella forciert. „Warum sollte sich ein Kunde Scanner und Software installieren, die er ja eigentlich möglichst schnell durch einen vollelektronischen Prozess ersetzen möchte? Wir stellen zunächst on demand also nach Nutzung die Scanning-Leistung bereit und arbeiten gleichzeitig mit unseren einzigartig einfachen Lieferantenanbindungstechnologien für einen Transfer zu elektronischen Prozessen. Der Lieferant kann jede Anbindung an unseren Exchange auch für seine anderen Kunden nutzen“, erklärt Schlotmann.
Etwa die Hälfte der befragten Unternehmen erhalten monatlich mehr als 5.000 Rechnungen und 42 Prozent beschäftigen fünf oder mehr Mitarbeiter im Rechnungseingang. Dennoch sind die Rechnungsprozesse häufig ineffizient und intransparent. So beträgt etwa die Durchlaufzeit von Eingangsrechnungen bei mehr als einem Drittel der Unternehmen mindestens fünf Tage, bei weiteren 12 Prozent sogar zehn oder mehr Tage. Neben den hohen Personal- und Bearbeitungskosten entstehen weitere Nachteile. Beispielsweise nutzen rund ein Drittel der Befragten Skonti nicht immer oder nur selten aus.
Wie hoch die Kosten der internen Rechnungsprozesse sind, ist den Verantwortlichen zumeist gar nicht bewusst. Etwa 70 Prozent der Unternehmen haben noch nicht einmal versucht diese Kosten zu berechnen. Die übrigen ermittelten Werte von einem bis 120 Euro pro Rechnung, je nach Prozessdefinition im Unternehmen. Selbst die konservativeren Schätzungen von Experten sowie von Itella beauftragte Untersuchungen gehen von manuellen Bearbeitungskosten je Eingangsrechnung von mindestens 7 Euro aus. Die monatlichen Kosten für die Hälfte der Unternehmen betragen demnach mehr als 35.000 Euro.
„Wer sich diesen Aufwand vor Augen führt, erkennt sofort den enormen Handlungsbedarf“, kommentiert Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. „Nach unseren Erfahrungen können Unternehmen durch effiziente Prozesse schnell bis zu 70 Prozent der Kosten einsparen. Entscheidend ist, dass sie den gesamten Prozess vom Rechnungseingang über die Bearbeitung und Rechnungsprüfung bis hin zur Buchung und Archivierung betrachten und die möglichst schnelle Umstellung auf einen ganzheitlich elektronischen Prozess im Auge haben.“
Bei der Analyse des Optimierungspotenzial und der Umsetzung effizienter Prozesse kann besonders risikolos und einfach ein Provider wie Itella helfen. Der gesamten Service wird on demand bereitgestellt und ist innerhalb von vier bis sechs Wochen umgesetzt. Die Umstellung von Papiereingang mit Scanning zum vollelektronischen Prozess kann schrittweise erfolgen und wird von Itella forciert. „Warum sollte sich ein Kunde Scanner und Software installieren, die er ja eigentlich möglichst schnell durch einen vollelektronischen Prozess ersetzen möchte? Wir stellen zunächst on demand also nach Nutzung die Scanning-Leistung bereit und arbeiten gleichzeitig mit unseren einzigartig einfachen Lieferantenanbindungstechnologien für einen Transfer zu elektronischen Prozessen. Der Lieferant kann jede Anbindung an unseren Exchange auch für seine anderen Kunden nutzen“, erklärt Schlotmann.
