Behörden und öffentliche Verwaltungen unterliegen strengsten Vorschriften, wenn es um das Management und die Sicherheit von Dokumenten geht. Als Folge davon hat sich in den USA der DoD-Standard 5015 zu einer Art Roadmap beziehungsweise De-Facto-Standard für Compliance-Fragen entwickelt. Die DoD-Zertifizierung dient dazu, Behörden die Sicherheit zu geben, dass die eingesetzte Software bei sachgemäßer Implementierung und Anwendung allen Anforderungen gewachsen ist.
Standardmäßig DoD-konform
Im Rahmen eines Audits wurden im amerikanischen Sitz der DocuWare AG in Newburgh, New York, das Produkt DocuWare 5.1 sowie die Zusatzmodule AUTOINDEX, ACTIVE IMPORT und CONTENT-FOLDER durch das Joint Interoperability Test Command (JITC) geprüft. Die DMS-Implementierung erfolgte vom 11. bis 20. September 2007 anhand der Version 7.5 des Testverfahrens mit dem Ergebnis, dass die Softwarelösung alle Vorschriften des DoD 5015.2-STD vom Juni 2002 einhält. Besonders bemerkenswert: DocuWare 5.1 als Standardsoftware erfordert keine speziellen Komponenten und keine zusätzliche Programmierung, um den strengen Regularien des amerikanischen Verteidigungsministeriums zu entsprechen.
Der 5015.2-STD – Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications des Department of Defense (DoD) – entspricht den Bestimmungen des Federal Records Act und den Vorschriften für die Records-Management-Implementierung gemäß 36 Code of Federal Regulations, 1220-1238. Diese Standards definieren die von handelsüblichen Records-/Dokumentenmanagement-Systemen einzuhaltenden grundlegenden Leistungskriterien. Das US-Verteidigungsministerium (DoD) beziehungsweise eine ihm unterstellte Behörde darf eine Anwendung erst implementieren, wenn sie diese Standards erfüllt.
"Das DoD-Zertifizierungsverfahren gehört zu den weltweit anspruchsvollsten Standards. DocuWare hat alle Herausforderungen bewältigt – teure branchenspezifische Speziallösungen für das Dokumenten- und Records-Management sind auch im Verwaltungssektor definitiv nicht erforderlich", so DocuWare-Vorstand Jürgen Biffar. "Als deutscher Softwarehersteller sind wir natürlich besonders stolz darauf, dass unsere Lösung als erste deutsche Standardsoftware für Dokumenten-Management den Richtlinien des amerikanischen Verteidigungsministeriums nachweislich gerecht wird."