In der heutigen Zeit ist reibungslose, moderne Kommunikation für den Fortbestand eines Unternehmens wichtiger denn je. Die schnelle Übermittlung von Informationen per eMail gehört für die Meisten von uns zum Geschäftsalltag. Doch wo werden diese Informationen erfasst und in welcher Form?
Das Unternehmen DURMUS IT aus Viersen entwickelte hierzu eine Lösung.
Gerade Unternehmer im Mittelstand unterschätzen eMails in ihrer rechtlichen Bedeutung und geben ihnen fälschlicherweise den Status „unverbindlich“. Dies birgt durchaus Risiken für ein Unternehmen. Elektronisch übermittelten Informationen kommt in den meisten Fällen dieselbe rechtliche Bedeutung zu wie dem gleichen Schriftstück in Papierform. Absprachen über Verantwortungsbereiche, Zielsetzungen innerhalb eines Projekts, Gesprächsprotokolle, die Dokumentation von Geschäftsvorfällen oder Terminsverschiebungen stehen im Bezug zu Rechtsgeschäften und sind damit nach handelsrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre ordnungsgemäß zu archivieren. Die steuerrechtlichen Anforderungen betreffen z.B. eMails mit Anfragen oder Angeboten, aus denen zu späterem Zeitpunkt ein Vertrag hervorgeht. Weiterhin sind archivierte eMails oft der beste Beweis für zuvor getroffene Absprachen zwischen Streitparteien.
Die revisionssichere Archivierung, die einen permanenten und schnellen Zugriff erlaubt, sollte also gerade in mittelständischen Unternehmen unbedingt in ein effizientes Risikomanagement integriert werden.
Es geht jedoch nicht mehr nur um die reine Ablage: 60-70% der Kommunikation verläuft in den meisten Unternehmen bereits elektronisch. Hierbei fällt eine ungeheure Datenmenge an, die verwaltet und strukturiert werden muss.
An diesem Punkt greifen die Themen eMail-Archivierung und Enterprise Content Management in einander. Da jedoch Geschäftsprozesse von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich verlaufen, besteht ein hoher Bedarf an individuellen Lösungen.
Das Software- und Beratungsunternehmen DURMUS IT Consulting & Solutions hat aus diesen Gründen ein neues Tool entwickelt, das eMails sicher verwaltet.
„MailConspector“ wurde beim Innovationspreis-IT 2009 von der Initiative Mittelstand als qualifiziertes Produkt ausgezeichnet. Es ist vielseitig einsetzbar und kann den Gegebenheiten des Anwendungsbereiches entsprechend angepasst werden. Mit MailConspector können z.B. die Mails aller Mitarbeiter eines Unternehmens automatisch ausgelesen und im File-System oder dem eingesetzten DMS revisionssicher archiviert werden. Das Tool ist als Einzelplatzanwendung oder Multi-Server-Lösung einsetzbar.
Die Dokumente werden – je nach vorgenommener Einstellung – im Standard MIME-Code-Format gespeichert. So sind Informationen aus dem elektronischen Schriftverkehr auch nach zehn und mehr Jahren ohne Formatierungsverluste lesbar. Gleiches gilt für die Anhänge. Anders ist es bei einer reinen Systemarchivierung, wie z.B. beim Exchange-Server (Outlook), dort werden die eMails in proprietären Formaten (msg) archiviert.
Eine Umstellung auf ein anderes eMail-System wäre bei der Nutzung von MailConspector dagegen unerheblich, denn die Lesbarkeit und Archivierung erfolgen unabhängig vom Hauptmailsystem.
Eine umfangreiche, individuelle Benutzerverwaltung eröffnet dem Anwender die Möglichkeit, mehrere Mail-Adressen und Server zu verwalten sowie selbst zu bestimmen, in welchen Zeitintervallen MailConspector die eMails vom Server abholt.
In Verbindung mit einem Dokumenten Management System, zum Beispiel aus dem Hause ELO, ergeben sich neben der Datenbankanbindung weitere nützliche Funktionen wie die Erstellung eigener Ablageregeln und die individuelle Zuordnung von eMail-Daten zu einer Ablagemaske durch den Einsatz des Moduls e.TOOLS for ELO. Da die Schnittstelle zur ELO-Produktfamilie bereits vorhanden ist, kann das Tool auf unkomplizierte Weise in eine bestehende Architektur integriert werden.
Die Kombination von ELO-DMS und MailConspector erleichtert die Verwaltung unstrukturierter Datenmengen erheblich. Durch die automatisierte Ablage wird der einzelne Mitarbeiter von der Verantwortung der Archivierung entbunden. Gleichzeitig erhöht sich die Auskunftsbereitschaft, da abgelegte Informationen aus dem Archiv in Sekundenschnelle recherchiert werden können. Hierzu trägt besonders die Option der vorgangs- oder prozessorientierten Ablage bei: Die eMails werden vom System nicht mehr nur chronologisch archiviert, sondern Mails des Lieferanten „Müller GmbH“ können automatisch direkt in der Lieferantenakte der „Müller GmbH“ abgelegt werden.
Selbstverständlich lassen sich innerhalb der Einstellungen Berechtigungen für bestimmte Archivbereiche erstellen, die verhindern, dass die gesamten Unterlagen des Unternehmens für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Um die Daten zusätzlich vor fremdem Zugriff zu schützen empfiehlt sich außerdem die Bildung von verschlüsselten Archivbereichen mit 128 Bit-Technologie. Das Tool wurde für die Nutzung im Rahmen eines Windows Betriebssystems entwickelt.
Nicht nur das Thema Archivierung, sondern gerade die Verbindung von eMail-Verwaltung, DMS und ECM, wird sich in Zukunft als immer bedeutsamer herausstellen. Sämtliche Dokumente eines Unternehmens zuverlässig, ganzheitlich und revisionssicher archivieren zu können entlastet den einzelnen Mitarbeiter und bietet dem Unternehmen neben Investitionssicherheit auch erhebliche Wettbewerbsvorteile.
Weitere Informationen zum Tool MailConspector finden Sie auf unserer Webseite:
www.durmus.de
Das Unternehmen DURMUS IT aus Viersen entwickelte hierzu eine Lösung.
Gerade Unternehmer im Mittelstand unterschätzen eMails in ihrer rechtlichen Bedeutung und geben ihnen fälschlicherweise den Status „unverbindlich“. Dies birgt durchaus Risiken für ein Unternehmen. Elektronisch übermittelten Informationen kommt in den meisten Fällen dieselbe rechtliche Bedeutung zu wie dem gleichen Schriftstück in Papierform. Absprachen über Verantwortungsbereiche, Zielsetzungen innerhalb eines Projekts, Gesprächsprotokolle, die Dokumentation von Geschäftsvorfällen oder Terminsverschiebungen stehen im Bezug zu Rechtsgeschäften und sind damit nach handelsrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre ordnungsgemäß zu archivieren. Die steuerrechtlichen Anforderungen betreffen z.B. eMails mit Anfragen oder Angeboten, aus denen zu späterem Zeitpunkt ein Vertrag hervorgeht. Weiterhin sind archivierte eMails oft der beste Beweis für zuvor getroffene Absprachen zwischen Streitparteien.
Die revisionssichere Archivierung, die einen permanenten und schnellen Zugriff erlaubt, sollte also gerade in mittelständischen Unternehmen unbedingt in ein effizientes Risikomanagement integriert werden.
Es geht jedoch nicht mehr nur um die reine Ablage: 60-70% der Kommunikation verläuft in den meisten Unternehmen bereits elektronisch. Hierbei fällt eine ungeheure Datenmenge an, die verwaltet und strukturiert werden muss.
An diesem Punkt greifen die Themen eMail-Archivierung und Enterprise Content Management in einander. Da jedoch Geschäftsprozesse von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich verlaufen, besteht ein hoher Bedarf an individuellen Lösungen.
Das Software- und Beratungsunternehmen DURMUS IT Consulting & Solutions hat aus diesen Gründen ein neues Tool entwickelt, das eMails sicher verwaltet.
„MailConspector“ wurde beim Innovationspreis-IT 2009 von der Initiative Mittelstand als qualifiziertes Produkt ausgezeichnet. Es ist vielseitig einsetzbar und kann den Gegebenheiten des Anwendungsbereiches entsprechend angepasst werden. Mit MailConspector können z.B. die Mails aller Mitarbeiter eines Unternehmens automatisch ausgelesen und im File-System oder dem eingesetzten DMS revisionssicher archiviert werden. Das Tool ist als Einzelplatzanwendung oder Multi-Server-Lösung einsetzbar.
Die Dokumente werden – je nach vorgenommener Einstellung – im Standard MIME-Code-Format gespeichert. So sind Informationen aus dem elektronischen Schriftverkehr auch nach zehn und mehr Jahren ohne Formatierungsverluste lesbar. Gleiches gilt für die Anhänge. Anders ist es bei einer reinen Systemarchivierung, wie z.B. beim Exchange-Server (Outlook), dort werden die eMails in proprietären Formaten (msg) archiviert.
Eine Umstellung auf ein anderes eMail-System wäre bei der Nutzung von MailConspector dagegen unerheblich, denn die Lesbarkeit und Archivierung erfolgen unabhängig vom Hauptmailsystem.
Eine umfangreiche, individuelle Benutzerverwaltung eröffnet dem Anwender die Möglichkeit, mehrere Mail-Adressen und Server zu verwalten sowie selbst zu bestimmen, in welchen Zeitintervallen MailConspector die eMails vom Server abholt.
In Verbindung mit einem Dokumenten Management System, zum Beispiel aus dem Hause ELO, ergeben sich neben der Datenbankanbindung weitere nützliche Funktionen wie die Erstellung eigener Ablageregeln und die individuelle Zuordnung von eMail-Daten zu einer Ablagemaske durch den Einsatz des Moduls e.TOOLS for ELO. Da die Schnittstelle zur ELO-Produktfamilie bereits vorhanden ist, kann das Tool auf unkomplizierte Weise in eine bestehende Architektur integriert werden.
Die Kombination von ELO-DMS und MailConspector erleichtert die Verwaltung unstrukturierter Datenmengen erheblich. Durch die automatisierte Ablage wird der einzelne Mitarbeiter von der Verantwortung der Archivierung entbunden. Gleichzeitig erhöht sich die Auskunftsbereitschaft, da abgelegte Informationen aus dem Archiv in Sekundenschnelle recherchiert werden können. Hierzu trägt besonders die Option der vorgangs- oder prozessorientierten Ablage bei: Die eMails werden vom System nicht mehr nur chronologisch archiviert, sondern Mails des Lieferanten „Müller GmbH“ können automatisch direkt in der Lieferantenakte der „Müller GmbH“ abgelegt werden.
Selbstverständlich lassen sich innerhalb der Einstellungen Berechtigungen für bestimmte Archivbereiche erstellen, die verhindern, dass die gesamten Unterlagen des Unternehmens für alle Mitarbeiter einsehbar sind. Um die Daten zusätzlich vor fremdem Zugriff zu schützen empfiehlt sich außerdem die Bildung von verschlüsselten Archivbereichen mit 128 Bit-Technologie. Das Tool wurde für die Nutzung im Rahmen eines Windows Betriebssystems entwickelt.
Nicht nur das Thema Archivierung, sondern gerade die Verbindung von eMail-Verwaltung, DMS und ECM, wird sich in Zukunft als immer bedeutsamer herausstellen. Sämtliche Dokumente eines Unternehmens zuverlässig, ganzheitlich und revisionssicher archivieren zu können entlastet den einzelnen Mitarbeiter und bietet dem Unternehmen neben Investitionssicherheit auch erhebliche Wettbewerbsvorteile.
Weitere Informationen zum Tool MailConspector finden Sie auf unserer Webseite:
www.durmus.de
