Die richtigen Ideen zur richtigen Zeit, das richtige Gespür für die Entwicklung der Märkte und eine immer neue Lust auf Innovationen haben die Unternehmensgruppe Theo Müller zu einem hochmodernen, europaweit agierenden und überaus erfolgreichen Unternehmen gemacht. Einfach naheliegend, dass man bei der Erfassung, Archivierung und Recherche von Eingangsrechnungen auf die marktführende DMS-Lösung EASY ENTERPRISE setzt.
Die Unternehmensgruppe Theo Müller GmbH & Co. KG besteht aus einer Vielzahl von Tochterunternehmen, die eigenständige, starke Marken sind. Dabei bildet die inzwischen europaweit bekannte Marke Müller ("Alles Müller, oder was?!") den Kern der Unternehmensgruppe. Ergänzt wird die Produktpalette u. a. durch das "Premium-Sortiment" der Marke Weihenstephan, dem großen Spektrum der Milch- und Molkereiprodukte von Sachsenmilch sowie den Sauermilchkäse-Sorten der Käserei Loose.
Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums des Unternehmens und des damit verbundenem wachsenden Belegaufkommens hatte sich die Unternehmensgruppe Theo Müller im Dezember 2004 zur digitalisierten Bearbeitung und Archivierung der Eingangsrechnungen entschieden; schließlich ist die Rechnungsbearbeitung ein zeitaufwändiger und somit kostenintensiver Geschäftsprozess, dessen elektronische Abwicklung viele Möglichkeiten der Prozessoptimierung und Kostensenkung beinhaltet. Nach der erfolgreichen Einführung der Dokumentenmanagement-Lösung EASY ENTERPRISE im Jahre 2000 wurde der langjährige EASY-Partner PART - Partner für Kommunikationssysteme GmbH aus Augsburg nun beauftragt, die elektronische Rechnungsbearbeitung gemeinsam mit der Kreditoren-Abteilung der Unternehmensgruppe Theo Müller umzusetzen.
Bis zu Beginn des Jahres 2005 wurden die in Papierform eingehenden Rechnungen in der Unternehmensgruppe manuell bearbeitet und mussten häufig von mehreren Personen im Haus geprüft werden. Dies führte im Ergebnis zu langen Durchlaufzeiten, Zusatzkosten durch Erstellung von Rechnungskopien und mangelnder Transparenz.
Im Zuge der neuen Lösung werden eingehende Rechnungen nun gescannt und über die hochleistungsfähige Belegerfassung EASY CAPTURE digitalisiert, geheftet und direkt über eine eigens entwickelte Exportschnittstelle an die Invoice-Lösung weitergeleitet. Gleichzeitig wird die Eingangsrechnung über den SAP ArchiveLink in EASY ENTERPRISE archiviert.
Die Rechnungskopfdaten werden ebenso mit den in SAP R/3 erfassten Kreditorenstammdaten abgeglichen wie auch die Einzelpositionen auf der Rechnung. Danach wird der geprüfte Datensatz an SAP R/3 übergeben und gebucht.
Wenn ein Datensatz nicht eindeutig zugeordnet werden kann, wird der Rechnungsprüfungsworkflow in EASY DOCUMENTS angestoßen. Das Dokument wird papierlos an die zuständige Kostenstelle sowie an den jeweiligen Sachbearbeiter zur fachlichen Prüfung geschickt. Ist die Rechnung dann im Verlaufe dieses Workflows schließlich geprüft und freigegeben worden, wird der geprüfte Datensatz wie gewohnt an SAP R/3 übergeben und gebucht. Johann Kohler, Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei der Unternehmensgruppe Theo Müller: "Die von PART mit EASY ENTERPRISE umgesetzte Dokumentenmanagement-Lösung zur Erfassung und Archivierung von Eingangsrechnungen hat uns überzeugt und entlastet die Mitarbeiter von zeitaufwändiger und fehleranfälliger Nachbearbeitung. Gleichzeitig weiß man stets, wo sich eine bestimmte Rechnung befindet und ob und von wem sie gerade bearbeitet wird. Ein weiterer Vorteil liegt in der sekundenschnelle Recherche: Die Informationen stehen jederzeit für den unmittelbaren Zugriff bereit; so kann der betreffende Mitarbeiter Rückfragen zu einer bestimmten Rechnung zum Beispiel direkt am Telefon beantworten."
Die Unternehmensgruppe Theo Müller GmbH & Co. KG besteht aus einer Vielzahl von Tochterunternehmen, die eigenständige, starke Marken sind. Dabei bildet die inzwischen europaweit bekannte Marke Müller ("Alles Müller, oder was?!") den Kern der Unternehmensgruppe. Ergänzt wird die Produktpalette u. a. durch das "Premium-Sortiment" der Marke Weihenstephan, dem großen Spektrum der Milch- und Molkereiprodukte von Sachsenmilch sowie den Sauermilchkäse-Sorten der Käserei Loose.
Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums des Unternehmens und des damit verbundenem wachsenden Belegaufkommens hatte sich die Unternehmensgruppe Theo Müller im Dezember 2004 zur digitalisierten Bearbeitung und Archivierung der Eingangsrechnungen entschieden; schließlich ist die Rechnungsbearbeitung ein zeitaufwändiger und somit kostenintensiver Geschäftsprozess, dessen elektronische Abwicklung viele Möglichkeiten der Prozessoptimierung und Kostensenkung beinhaltet. Nach der erfolgreichen Einführung der Dokumentenmanagement-Lösung EASY ENTERPRISE im Jahre 2000 wurde der langjährige EASY-Partner PART - Partner für Kommunikationssysteme GmbH aus Augsburg nun beauftragt, die elektronische Rechnungsbearbeitung gemeinsam mit der Kreditoren-Abteilung der Unternehmensgruppe Theo Müller umzusetzen.
Bis zu Beginn des Jahres 2005 wurden die in Papierform eingehenden Rechnungen in der Unternehmensgruppe manuell bearbeitet und mussten häufig von mehreren Personen im Haus geprüft werden. Dies führte im Ergebnis zu langen Durchlaufzeiten, Zusatzkosten durch Erstellung von Rechnungskopien und mangelnder Transparenz.
Im Zuge der neuen Lösung werden eingehende Rechnungen nun gescannt und über die hochleistungsfähige Belegerfassung EASY CAPTURE digitalisiert, geheftet und direkt über eine eigens entwickelte Exportschnittstelle an die Invoice-Lösung weitergeleitet. Gleichzeitig wird die Eingangsrechnung über den SAP ArchiveLink in EASY ENTERPRISE archiviert.
Die Rechnungskopfdaten werden ebenso mit den in SAP R/3 erfassten Kreditorenstammdaten abgeglichen wie auch die Einzelpositionen auf der Rechnung. Danach wird der geprüfte Datensatz an SAP R/3 übergeben und gebucht.
Wenn ein Datensatz nicht eindeutig zugeordnet werden kann, wird der Rechnungsprüfungsworkflow in EASY DOCUMENTS angestoßen. Das Dokument wird papierlos an die zuständige Kostenstelle sowie an den jeweiligen Sachbearbeiter zur fachlichen Prüfung geschickt. Ist die Rechnung dann im Verlaufe dieses Workflows schließlich geprüft und freigegeben worden, wird der geprüfte Datensatz wie gewohnt an SAP R/3 übergeben und gebucht. Johann Kohler, Abteilungsleiter Finanz- und Rechnungswesen bei der Unternehmensgruppe Theo Müller: "Die von PART mit EASY ENTERPRISE umgesetzte Dokumentenmanagement-Lösung zur Erfassung und Archivierung von Eingangsrechnungen hat uns überzeugt und entlastet die Mitarbeiter von zeitaufwändiger und fehleranfälliger Nachbearbeitung. Gleichzeitig weiß man stets, wo sich eine bestimmte Rechnung befindet und ob und von wem sie gerade bearbeitet wird. Ein weiterer Vorteil liegt in der sekundenschnelle Recherche: Die Informationen stehen jederzeit für den unmittelbaren Zugriff bereit; so kann der betreffende Mitarbeiter Rückfragen zu einer bestimmten Rechnung zum Beispiel direkt am Telefon beantworten."
