Ob Fabrikant von Schuppenshampoo, Hersteller von Geldautomaten, Produzent von Mobiltelefonen oder Spezialist für den Bau von Getrieben – alle Unternehmen vereint eine Aufgabe: sie müssen für interne und externe Zwecke ihre Produkte beschreiben. Der entsprechende Fachbereich in den Unternehmen heißt „Technische Dokumentation“. Die dort erstellten Informationen münden in Bedienungsanleitungen, Handbüchern, Packungsbeilagen und Datenblättern. Spezielle Software unterstützt diese Arbeit und trägt gleichzeitig zur Qualitätssicherung, zur Prozess-Optimierung und somit auch zur Prozess-Stabilisierung bei. „Kunden haben heute das Recht, Zahlungen für ein geliefertes Produkt vollständig oder teilweise zurückzuhalten, solange nicht sämtliche technischen Unterlagen zu dem entsprechenden Artikel geliefert wurden.“, erklärt Ulrich Pelster, Geschäftsbereichsleiter der global document solutions. „Eine fehlende Unterlage kann tatsächlich schnell zu enormen Außenständen führen.“
Die hohe Kunst, vielfältige Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen und ohne Überschneidungen, aktuell in einem Dokument zu vereinen, beherrscht das Redaktionssystem docuglobe. Dieses Software-Tool, das von dem Geschäftsbereich gds (global document solutions) der technotrans AG im münsterländischen Sassenberg entwickelt wurde, basiert auf der Arbeit mit MS-Word. Damit hat docuglobe einen großen Vorteil gegenüber ähnlichen Systemen: Die meisten Unternehmen verfügen bereits über Microsoft-Lizenzen, und der Schulungsaufwand ist gering, da auf bestehendes Wissen aufgesetzt wird. Eine Hürde, die bei der Entscheidung für neue EDV-Systeme immer Relevanz hat.
„Konzeptionell arbeitet docuglobe strikt in der Logik eines Stücklistensystems,“ erklärt Pelster den Aufbau der Software. Dokumenten-Inhalte werden als einzelne Informationsmodule in einer Baumstruktur verwaltet und als Modulliste, wie eine Stückliste, zusammengestellt. Das entspricht der Arbeitsweise eines technischen Redakteurs im klassischen Maschinenbau, die sich ohne weiteres auch Anwendern aus völlig anderen Bereichen, wie zum Beispiel Redakteuren von Dokumentationen in der Pharma-Industrie oder modular arbeitenden Software-Entwicklern erschließt. Am besten lässt sich der Vorteil von modularen Dokumenten anhand eines Beispiels erklären. Ein Hersteller von Kaffeemaschinen, deren Dokumentationen alle modular aufgebaut sind, findet eine neue Pumpe, die bei gleicher Leistung preiswerter einzukaufen ist. Diese Pumpe kann in 12 von 16 Modellen ersetzt werden. Mit docuglobe wird nun nur in einem Dokumenten-Modul „Pumpe“ die alte durch die neue Komponente ersetzt. docuglobe findet sämtliche Modelle, in deren Dokumentation diese Pumpe vorkommt automatisch und sorgt selbstständig dafür, dass deren Unterlagen ab diesem Zeitpunkt mit der neuen Pumpe publiziert werden.
Weitere Vorteile des modularen Dokumentierens finden sich im Bereich der Übersetzungen. Wird die Betriebsanleitung eines Modells A ins Französische übersetzt, so liegen die mehrfach verwendeten Module automatisch auch zum Beispiel für die Modelle B bis E in französischer Sprache vor. Doppelte Arbeit ist also ausgeschlossen.
Seit Anfang 2007 ist die Version 5 von docuglobe auf dem Markt, deren einzelne Leistungsmerkmale wiederum in Software-Module aufgeteilt sind. Das ermöglicht einen finanziell übersichtlichen Einstieg, da zunächst mit einer Basis-Version gearbeitet werden kann. Je nach Bedarf investiert der Kunde nachträglich in Sprachverwaltung, Versionsverwaltung oder in das Modul Versionierung. „Mit dem neuartigen Konzept von docuglobe 5 sinkt die Schwelle zur Kaufentscheidung bei Neukunden erheblich“, weiß Ulrich Pelster. Die global document solutions setzen docuglobe nicht nur für technotrans ein, sondern bietet die Technische Dokumentation auch als Serviceleistung für Unternehmen an, die keine eigene Redaktionsabteilung etablieren wollen. www.docuglobe.de
Die hohe Kunst, vielfältige Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen und ohne Überschneidungen, aktuell in einem Dokument zu vereinen, beherrscht das Redaktionssystem docuglobe. Dieses Software-Tool, das von dem Geschäftsbereich gds (global document solutions) der technotrans AG im münsterländischen Sassenberg entwickelt wurde, basiert auf der Arbeit mit MS-Word. Damit hat docuglobe einen großen Vorteil gegenüber ähnlichen Systemen: Die meisten Unternehmen verfügen bereits über Microsoft-Lizenzen, und der Schulungsaufwand ist gering, da auf bestehendes Wissen aufgesetzt wird. Eine Hürde, die bei der Entscheidung für neue EDV-Systeme immer Relevanz hat.
„Konzeptionell arbeitet docuglobe strikt in der Logik eines Stücklistensystems,“ erklärt Pelster den Aufbau der Software. Dokumenten-Inhalte werden als einzelne Informationsmodule in einer Baumstruktur verwaltet und als Modulliste, wie eine Stückliste, zusammengestellt. Das entspricht der Arbeitsweise eines technischen Redakteurs im klassischen Maschinenbau, die sich ohne weiteres auch Anwendern aus völlig anderen Bereichen, wie zum Beispiel Redakteuren von Dokumentationen in der Pharma-Industrie oder modular arbeitenden Software-Entwicklern erschließt. Am besten lässt sich der Vorteil von modularen Dokumenten anhand eines Beispiels erklären. Ein Hersteller von Kaffeemaschinen, deren Dokumentationen alle modular aufgebaut sind, findet eine neue Pumpe, die bei gleicher Leistung preiswerter einzukaufen ist. Diese Pumpe kann in 12 von 16 Modellen ersetzt werden. Mit docuglobe wird nun nur in einem Dokumenten-Modul „Pumpe“ die alte durch die neue Komponente ersetzt. docuglobe findet sämtliche Modelle, in deren Dokumentation diese Pumpe vorkommt automatisch und sorgt selbstständig dafür, dass deren Unterlagen ab diesem Zeitpunkt mit der neuen Pumpe publiziert werden.
Weitere Vorteile des modularen Dokumentierens finden sich im Bereich der Übersetzungen. Wird die Betriebsanleitung eines Modells A ins Französische übersetzt, so liegen die mehrfach verwendeten Module automatisch auch zum Beispiel für die Modelle B bis E in französischer Sprache vor. Doppelte Arbeit ist also ausgeschlossen.
Seit Anfang 2007 ist die Version 5 von docuglobe auf dem Markt, deren einzelne Leistungsmerkmale wiederum in Software-Module aufgeteilt sind. Das ermöglicht einen finanziell übersichtlichen Einstieg, da zunächst mit einer Basis-Version gearbeitet werden kann. Je nach Bedarf investiert der Kunde nachträglich in Sprachverwaltung, Versionsverwaltung oder in das Modul Versionierung. „Mit dem neuartigen Konzept von docuglobe 5 sinkt die Schwelle zur Kaufentscheidung bei Neukunden erheblich“, weiß Ulrich Pelster. Die global document solutions setzen docuglobe nicht nur für technotrans ein, sondern bietet die Technische Dokumentation auch als Serviceleistung für Unternehmen an, die keine eigene Redaktionsabteilung etablieren wollen. www.docuglobe.de
