Ausgangssituation der VSK Weilheim
Die VSK Weilheim ist eine Sparkasse des SVB mit ca. 400 Mitarbeitern und einer Bilanzsumme von 1,5 Mrd. €. Zur Koordination der Weiterbildungsmaßnahmen wurden früher drei selbstentwickelte Access-Datenbanken eingesetzt, die vorrangig Aufgaben der Einladungs-, Etat- und Historienverwaltung unterstützten. Die mangelnde Integration der Datenbanken untereinander, die fehlende Anbindung an Outlook und ihre aufwändige technische Wartung und Weiterentwicklung wurden der VSK Weilheim zunehmend zum Problem. Als dann im Rahmen der Teilnahme am Best PersAward weiterer Optimierungsbedarf im Bereich der Softwareausstattung aufgedeckt wurde, sondierte die VSK Weilheim den Markt nach einem professionellen Softwareprodukt. Die Wahl fiel auf das Produkt Percos BC des Sparkassenspezialisten GuideCom aus Münster.
Eine integrierte Anwendung für alle Aufgaben des Bildungscontrollings
Percos BC bietet als integrierte Softwarelösung zum Bildungscontrolling bereits über 60 Sparkassen aller Größenordnungen und nahezu sämtlicher Verbandsgebiete Unterstützung bei Aufgaben der Veranstaltungsplanung und -koordination sowie der Kostenverwaltung und Erfolgsmessung. Stammdaten zu Personen, Organisationseinheiten und Kostenstellen werden dabei fortlaufend aus PARIS bezogen und auch E-Mail-Adressen lassen sich automatisch übertragen, sodass eine manuelle Datenpflege nahezu vollständig entfällt. Die Mitarbeiter der Personalentwicklung können durch die Anbindung an Microsoft Outlook sowie einen intranetbasierten Veranstaltungskatalog umfangreiche Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten nutzen. Resultat ist eine deutliche Zeitersparnis bei höherer Transparenz und fundierten Entscheidungen im Weiterbildungsprozess.
Effizienzsteigerungen bei wichtigen Prozessschritten des Bildungscontrollings
Am 01.11.2007 wurde Percos BC in die Softwarelandschaft der VSK Weilheim integriert. Neben dem Tagesgeschäft bedurfte es einer Einarbeitungszeit von ca. 15 Tagen, bevor der Produktivbetrieb mit dem System aufgenommen wurde. An die Stelle der drei getrennten Datenbanken trat so eine integriert Datenbasis für alle Aufgaben des Bildungscontrollings. Die Aufteilung der Teilnahmen auf jahresbezogene Dateien und die anschließende halbautomatisierte Datenübertragung gehören seitdem ebenso der Vergangenheit an, wie die aufwändige, einzelbuchungsbezogene Kostenerfassung. Denn Percos BC stellt eine zeitpunktunabhängige Datenbasis bereit und erfreut durch komfortable Benutzeroberflächen.
Der alte Einladungsversand, bei dem die Einladungen auf Basis von Word-Serienbriefen ausgedruckt wurden, wird nun dank der Anbindung an Microsoft Outlook durch automatisch erzeugte E-Mails sowie vom System generierte Einträge in den Kalendern der Teilnehmer abgelöst. Dazu wurden für die unterschiedlichsten Anlässe wie Einladung, Anmeldebestätigung, Terminverschiebung, Stornierung etc. E-Mailvorlagen hinterlegt. Ein Anhängen von Anlagen ist dabei ebenso problemlos möglich wie individuelle Ergänzungen im Einzelfall. Die Möglichkeit, die Führungskraft des Mitarbeiters per Kopie der E-Mails über den Anmeldezustand in Kenntnis zu setzen, füllt nun eine zuvor bestehende Informationslücke.
Seit kurzem wir zudem der Veranstaltungskatalog von Percos BC genutzt. Dieser zeigt hausweit ausgewählte Veranstaltungen. Mithilfe des integrierten, digitalen Genehmigungsprozesses können Mitarbeiter und Führungskraft online einen Termin sowie die Stellvertretung abstimmen. Alternativ kann die Initiative auch bei der Führungskraft liegen, die dann ihre Mitarbeiter für Seminare vorsieht. Die Anmeldungen werden anschließend automatisch an die Personalentwicklung übermittelt, die diese dann mit Percos BC weiterverarbeitet. Der aktuelle Anmeldestatus ist dabei sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter jederzeit in einem personalisierten Bereich des Veranstaltungskatalogs ersichtlich. Gerade bei Pflichtseminaren - wie z.B. zum Geldwäschegesetz - kann so die Terminfindung Führungskraft und Mitarbeiter überlassen werden. Die zuvor eingesetzten Listen, in die die Führungskräfte ihre Wunschteilnehmer und -termine eintrugen, entfallen seitdem.
Da sämtliche Informationen zu Mitarbeitern, Teilnahmen, Kosten etc. bei Percos BC in einer integrierten Datenbasis zur Verfügung stehen, bieten sich der VSK Weilheim nun verbesserte Auswertungsmöglichkeiten. So werden z.B. Teilnehmerlisten für Veranstaltungen auf Knopfdruck erzeugt. Auch die Teilnahmehistorien der Mitarbeiter - insbesondere für WPHG- oder MaRisk relevante Teilnahmen - sind unmittelbar auf einen Blick ersichtlich und müssen nicht erst aus verschiedenen Datenquellen zusammengetragen werden. Standardauswertungen zu Teilnahmen sowie zu Bedarfsmeldungen, Kosten, Budgetauslastungen etc. können nun auf den Ebenen Gesamthaus, Organisationseinheit, Kostenstelle oder Mitarbeiter in Sekundenschnelle aufgerufen werden. Die vormals aufwändige Informationsbeschaffung und die mit viel Feinarbeit verbundene Berichtsgestaltung entfallen so.
Nächste Schritte
Nachdem die VSK Weilheim durch die Inbetriebnahme der ersten Funktionen von Percos BC bei ausgewählten Prozessschritten des Bildungscontrollings massive Qualitätsvorteile realisiert hat, sollen jetzt die messbaren Effizienzgewinne weiter gesteigert werden. Aktuell können ca. 10% der Personalkapazität bei administrativen Arbeiten des Seminarmanagements eingespart und dafür in höherwertige Aufgaben investiert werden. Weitere Zeitersparnisse werden insbesondere durch die digitale Abwicklung von Veranstaltungsbeurteilungen erwartet. In Percos BC ist hierzu lediglich eine zentrale Beurteilungsvorlage einzupflegen. Anschließend kann jeder Teilnehmer über den Veranstaltungskatalog am Arbeitsplatz online seinen Beurteilungsbogen ausfüllen. Den Mitarbeitern der Personalentwicklung stehen zentral eine automatische Rücklaufkontrolle mitsamt Erinnerungsfunktion sowie umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten - z.B. nach Veranstaltungen oder Dozenten - zur Verfügung. Derzeit werden die Mitarbeiter kommunikativ auf die Einführung der digitalen Beurteilungsbögen vorbereitet.
Die VSK Weilheim ist eine Sparkasse des SVB mit ca. 400 Mitarbeitern und einer Bilanzsumme von 1,5 Mrd. €. Zur Koordination der Weiterbildungsmaßnahmen wurden früher drei selbstentwickelte Access-Datenbanken eingesetzt, die vorrangig Aufgaben der Einladungs-, Etat- und Historienverwaltung unterstützten. Die mangelnde Integration der Datenbanken untereinander, die fehlende Anbindung an Outlook und ihre aufwändige technische Wartung und Weiterentwicklung wurden der VSK Weilheim zunehmend zum Problem. Als dann im Rahmen der Teilnahme am Best PersAward weiterer Optimierungsbedarf im Bereich der Softwareausstattung aufgedeckt wurde, sondierte die VSK Weilheim den Markt nach einem professionellen Softwareprodukt. Die Wahl fiel auf das Produkt Percos BC des Sparkassenspezialisten GuideCom aus Münster.
Eine integrierte Anwendung für alle Aufgaben des Bildungscontrollings
Percos BC bietet als integrierte Softwarelösung zum Bildungscontrolling bereits über 60 Sparkassen aller Größenordnungen und nahezu sämtlicher Verbandsgebiete Unterstützung bei Aufgaben der Veranstaltungsplanung und -koordination sowie der Kostenverwaltung und Erfolgsmessung. Stammdaten zu Personen, Organisationseinheiten und Kostenstellen werden dabei fortlaufend aus PARIS bezogen und auch E-Mail-Adressen lassen sich automatisch übertragen, sodass eine manuelle Datenpflege nahezu vollständig entfällt. Die Mitarbeiter der Personalentwicklung können durch die Anbindung an Microsoft Outlook sowie einen intranetbasierten Veranstaltungskatalog umfangreiche Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten nutzen. Resultat ist eine deutliche Zeitersparnis bei höherer Transparenz und fundierten Entscheidungen im Weiterbildungsprozess.
Effizienzsteigerungen bei wichtigen Prozessschritten des Bildungscontrollings
Am 01.11.2007 wurde Percos BC in die Softwarelandschaft der VSK Weilheim integriert. Neben dem Tagesgeschäft bedurfte es einer Einarbeitungszeit von ca. 15 Tagen, bevor der Produktivbetrieb mit dem System aufgenommen wurde. An die Stelle der drei getrennten Datenbanken trat so eine integriert Datenbasis für alle Aufgaben des Bildungscontrollings. Die Aufteilung der Teilnahmen auf jahresbezogene Dateien und die anschließende halbautomatisierte Datenübertragung gehören seitdem ebenso der Vergangenheit an, wie die aufwändige, einzelbuchungsbezogene Kostenerfassung. Denn Percos BC stellt eine zeitpunktunabhängige Datenbasis bereit und erfreut durch komfortable Benutzeroberflächen.
Der alte Einladungsversand, bei dem die Einladungen auf Basis von Word-Serienbriefen ausgedruckt wurden, wird nun dank der Anbindung an Microsoft Outlook durch automatisch erzeugte E-Mails sowie vom System generierte Einträge in den Kalendern der Teilnehmer abgelöst. Dazu wurden für die unterschiedlichsten Anlässe wie Einladung, Anmeldebestätigung, Terminverschiebung, Stornierung etc. E-Mailvorlagen hinterlegt. Ein Anhängen von Anlagen ist dabei ebenso problemlos möglich wie individuelle Ergänzungen im Einzelfall. Die Möglichkeit, die Führungskraft des Mitarbeiters per Kopie der E-Mails über den Anmeldezustand in Kenntnis zu setzen, füllt nun eine zuvor bestehende Informationslücke.
Seit kurzem wir zudem der Veranstaltungskatalog von Percos BC genutzt. Dieser zeigt hausweit ausgewählte Veranstaltungen. Mithilfe des integrierten, digitalen Genehmigungsprozesses können Mitarbeiter und Führungskraft online einen Termin sowie die Stellvertretung abstimmen. Alternativ kann die Initiative auch bei der Führungskraft liegen, die dann ihre Mitarbeiter für Seminare vorsieht. Die Anmeldungen werden anschließend automatisch an die Personalentwicklung übermittelt, die diese dann mit Percos BC weiterverarbeitet. Der aktuelle Anmeldestatus ist dabei sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter jederzeit in einem personalisierten Bereich des Veranstaltungskatalogs ersichtlich. Gerade bei Pflichtseminaren - wie z.B. zum Geldwäschegesetz - kann so die Terminfindung Führungskraft und Mitarbeiter überlassen werden. Die zuvor eingesetzten Listen, in die die Führungskräfte ihre Wunschteilnehmer und -termine eintrugen, entfallen seitdem.
Da sämtliche Informationen zu Mitarbeitern, Teilnahmen, Kosten etc. bei Percos BC in einer integrierten Datenbasis zur Verfügung stehen, bieten sich der VSK Weilheim nun verbesserte Auswertungsmöglichkeiten. So werden z.B. Teilnehmerlisten für Veranstaltungen auf Knopfdruck erzeugt. Auch die Teilnahmehistorien der Mitarbeiter - insbesondere für WPHG- oder MaRisk relevante Teilnahmen - sind unmittelbar auf einen Blick ersichtlich und müssen nicht erst aus verschiedenen Datenquellen zusammengetragen werden. Standardauswertungen zu Teilnahmen sowie zu Bedarfsmeldungen, Kosten, Budgetauslastungen etc. können nun auf den Ebenen Gesamthaus, Organisationseinheit, Kostenstelle oder Mitarbeiter in Sekundenschnelle aufgerufen werden. Die vormals aufwändige Informationsbeschaffung und die mit viel Feinarbeit verbundene Berichtsgestaltung entfallen so.
Nächste Schritte
Nachdem die VSK Weilheim durch die Inbetriebnahme der ersten Funktionen von Percos BC bei ausgewählten Prozessschritten des Bildungscontrollings massive Qualitätsvorteile realisiert hat, sollen jetzt die messbaren Effizienzgewinne weiter gesteigert werden. Aktuell können ca. 10% der Personalkapazität bei administrativen Arbeiten des Seminarmanagements eingespart und dafür in höherwertige Aufgaben investiert werden. Weitere Zeitersparnisse werden insbesondere durch die digitale Abwicklung von Veranstaltungsbeurteilungen erwartet. In Percos BC ist hierzu lediglich eine zentrale Beurteilungsvorlage einzupflegen. Anschließend kann jeder Teilnehmer über den Veranstaltungskatalog am Arbeitsplatz online seinen Beurteilungsbogen ausfüllen. Den Mitarbeitern der Personalentwicklung stehen zentral eine automatische Rücklaufkontrolle mitsamt Erinnerungsfunktion sowie umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten - z.B. nach Veranstaltungen oder Dozenten - zur Verfügung. Derzeit werden die Mitarbeiter kommunikativ auf die Einführung der digitalen Beurteilungsbögen vorbereitet.
