Wissensmanagement gilt als unternehmerischer Erfolgsfaktor: Es kann das gesamte Know-how eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter bewahren, teilen und nutzbar machen.
Typische Wissensmanagement-Programme sind Datenmanagement- und Prozessmanagement-Systeme sowie Wikis. Bei Letzteren handelt es sich um Webseiten-Systeme, deren Inhalte von den Benutzern gelesen und online geändert werden können.
Was bieten Wissensmanagement-Lösungen dem Mittelstand? Wir haben bei einem nachgefragt, der es wissen muss: Adrian Schmolzi ist IT-Chef des Erlanger Software-Unternehmens "cerebrix" und Wissensmanagement-Experte.
Herr Schmolzi, welche Bedeutung hat Wissensmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen?
Adrian Schmolzi: Wissensmanagement ist von vielen Mittelständlern als wichtiges Thema erkannt worden. Die Interpretation ist vielschichtig, da die Unternehmen sehr individuell mit dem Thema umgehen. Wissensmanagement ist kein reines Kommunikationsthema und auch kein reiner Software-Aspekt. Es ist nicht mit einem Datenmanagement-Programm und einem Wiki getan. Wissensmanagement sollte sich an den strategischen Unternehmenszielen orientieren. Leider gibt es nur wenige Lösungen am Markt, die den Arbeitsalltag und die einzelnen Mitarbeiter fokussieren.
Warum sollte ich als Mittelständler in eine Wissensmanagement-Lösung investieren?
Adrian Schmolzi: Es gibt viele gute Gründe, an dieser Stelle seien zwei der wichtigsten genannt: Erstens scheiden immer wieder Mitarbeiter mit sehr großem Wissen und Erfahrungsschatz aus dem Unternehmen, sei es altersbedingt oder weil sie die Stelle wechseln. Dabei kann dieses Wissen für die Zukunft verloren gehen. Wissensmanagement sichert dieses Know-how. Zweitens verbringen Mitarbeiter sehr viel Zeit mit der Suche nach und der Verteilung von Wissen und Informationen. Je effizienter man dieses gewonnene Wissen managen kann, desto erfolgreicher kann das gesamte Unternehmen agieren.
Gibt es Gründe, die gegen die Investition sprechen?
Adrian Schmolzi: Auf den ersten Blick scheinen die Kosten manchmal relativ hoch zu sein. Doch Investitionen rechnen sich oft schneller als erwartet. Amortisationszeiträume von sechs bis zwölf Monaten sind machbar. Wer von Anfang an seine Mitarbeiter mit einbezieht, kommt schneller zum Ziel.
Implementierung, Pflege, Schulung: Mit wie viel Aufwand ist eine Wissensmanagement-Lösung verbunden?
Adrian Schmolzi: Das hängt von der Wahl der künftigen Lösung ab und vom gewünschten Umfang. Grundsätzlich gilt: Je detaillierter die Vorbereitung, desto geringer der Aufwand.
Wodurch zeichnet sich eine praxistaugliche Wissensmanagement-Lösung aus?
Adrian Schmolzi: Kleine und mittelständische Unternehmen sind stärker dem Wandel des Marktes unterworfen als Großkonzerne. Deshalb müssen Wissensmanagement-Lösungen für Mittelständler flexibel sein und mit dem Unternehmen wachsen können. Mittelständler können ihre Mitarbeiter als Wissensträger einbeziehen und aktiv am Wissensmanagement teilhaben lassen. Deshalb sollte die Wissensmanagement-Lösung intuitiv bedienbar sein und sich einfach in die IT-Architektur einpassen lassen.
Stichwort Unternehmens-Wiki: Was bringt es in der täglichen Praxis?
Adrian Schmolzi: Wikis sind sehr nützliche Instrumente, um das Wissen der Mitarbeiter zu ordnen, zu organisieren und verfügbar zu machen. Nach unseren Erfahrungen funktionieren Wikis in Unternehmen jedoch anders als im Internet. Die Zahl der User ist in einem Unternehmens-Wiki ja mit die Anzahl der Beschäftigten definiert, weshalb der Nutzen erkennbar sein sollte und es wichtig ist, die Beschäftigten zur Mitarbeit zu motivieren. Wiki-Workshops sind deshalb besonders wichtig.
Welche weiteren Komponenten kann oder sollte eine Wissensmanagement-Lösung besitzen?
Adrian Schmolzi: Neben Wikis gibt es Lösungen für das Dokumentenmanagement, DMS, sowie das Customer-Relationship-Management, CRM, also das Kundenbeziehungs-Management. Auch Projektmanagement-Lösungen kommen zum Einsatz. Ziel sollte es sein, Systeme aufeinander abzustimmen und optimal auszunutzen. Vor einer Implementierung muss die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens analysiert und Ziele sowie Nutzen definiert werden.
Welche Rolle spielt das Dokumenten-Management?
Adrian Schmolzi: Das Verwalten von relevanten Informationen in Dokumentenform wird immer wichtiger. Klassische Dokumentenmanagement-Systeme archivieren relevante Daten, wie zum Beispiel Rechnungen. Mittelständler brauchen eine Dokumentenverwaltung, mit der alle Mitarbeiter schnell und intuitiv auf jeweils relevantes Wissen zugreifen können. Nur so kann Zeit als knappes Gut effizienter genutzt werden.
Wie wirkt sich die Einführung einer Wissensmanagement-Lösung auf die Unternehmenskultur aus?
Adrian Schmolzi: Wissensmanagement kann nur erfolgreich gelebt werden, wenn es in eine stimmige Unternehmenskultur eingebettet ist. Gerade für Mittelständler, die über Jahrzehnte gewachsen sind, ist es oft schwierig, die verschiedenen Generationen und ihre individuellen Kommunikations-Stile zu vereinen. Mitarbeiter aller Unternehmensbereiche und aller Altersgruppen sollten von Beginn an in das Wissensmanagement mit einbezogen werden. So kann man eine offene Unternehmenskultur, ein echtes Miteinander im Unternehmen etablieren. Wenn alle in einem Boot sitzen und in die gleiche Richtung rudern, wird das Unternehmen erfolgreich sein. Genau das unterstützt Wissensmanagement.
Herr Schmolzi, wir bedanken uns für dieses Gespräch.
Über Adrian Schmolzi / cerebrix GmbH:
Adrian Schmolzi ist IT-Chef des Erlanger Wissensmanagement-Dienstleisters cerebrix. Herzstück des Unternehmens ist die patentierte Software knowledgeGT: Mit ihrer Hilfe optimieren Unternehmen ihr Wissensmanagement zum Beispiel als Intranet-Lösung, Dokumentenmanagement- und CRM-Tool oder Unternehmens-Wiki. Das kontextbasierte System passt sich den Informationsbedürfnissen des jeweiligen Nutzers flexibel an.
Cerebrix GmbH:
Die Cerebrix GmbH entwickelt und implementiert maßgeschneiderte Wissens-management-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Analyse, Beratung und Software sowie Implementierung und Coaching aus einer Hand bilden dabei ein Gesamtsystem für die Basis eines reibungslosen Wissenstransfers in Unternehmen. Im Gegensatz zu klassischen Mitbewerbern ist Cerebrix im Januar 2008 aus dem Kommunikationsgeschäft des seit fast 20 Jahren bestehenden Schwesterunternehmens hl-studios GmbH erwachsen und blickt somit auf eine langjährige Erfahrung in der Unternehmenskommunikation zurück.??Das Wissen darüber, wie Zusammenarbeit und Kommunikation in modernen Unternehmen funktionieren, kombiniert Cerebrix mit IT-Kompetenz zur Wissensmanagement-Lösung "knowledgeGT" - einem neuen Ansatz, mit Wissen in Form von Daten umzugehen. Cerebrix ist Partner der Internationalen Akademie für innovative Pädagogik, Psychologie und Ökonomie (INA) an der FU Berlin.
Typische Wissensmanagement-Programme sind Datenmanagement- und Prozessmanagement-Systeme sowie Wikis. Bei Letzteren handelt es sich um Webseiten-Systeme, deren Inhalte von den Benutzern gelesen und online geändert werden können.
Was bieten Wissensmanagement-Lösungen dem Mittelstand? Wir haben bei einem nachgefragt, der es wissen muss: Adrian Schmolzi ist IT-Chef des Erlanger Software-Unternehmens "cerebrix" und Wissensmanagement-Experte.
Herr Schmolzi, welche Bedeutung hat Wissensmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen?
Adrian Schmolzi: Wissensmanagement ist von vielen Mittelständlern als wichtiges Thema erkannt worden. Die Interpretation ist vielschichtig, da die Unternehmen sehr individuell mit dem Thema umgehen. Wissensmanagement ist kein reines Kommunikationsthema und auch kein reiner Software-Aspekt. Es ist nicht mit einem Datenmanagement-Programm und einem Wiki getan. Wissensmanagement sollte sich an den strategischen Unternehmenszielen orientieren. Leider gibt es nur wenige Lösungen am Markt, die den Arbeitsalltag und die einzelnen Mitarbeiter fokussieren.
Warum sollte ich als Mittelständler in eine Wissensmanagement-Lösung investieren?
Adrian Schmolzi: Es gibt viele gute Gründe, an dieser Stelle seien zwei der wichtigsten genannt: Erstens scheiden immer wieder Mitarbeiter mit sehr großem Wissen und Erfahrungsschatz aus dem Unternehmen, sei es altersbedingt oder weil sie die Stelle wechseln. Dabei kann dieses Wissen für die Zukunft verloren gehen. Wissensmanagement sichert dieses Know-how. Zweitens verbringen Mitarbeiter sehr viel Zeit mit der Suche nach und der Verteilung von Wissen und Informationen. Je effizienter man dieses gewonnene Wissen managen kann, desto erfolgreicher kann das gesamte Unternehmen agieren.
Gibt es Gründe, die gegen die Investition sprechen?
Adrian Schmolzi: Auf den ersten Blick scheinen die Kosten manchmal relativ hoch zu sein. Doch Investitionen rechnen sich oft schneller als erwartet. Amortisationszeiträume von sechs bis zwölf Monaten sind machbar. Wer von Anfang an seine Mitarbeiter mit einbezieht, kommt schneller zum Ziel.
Implementierung, Pflege, Schulung: Mit wie viel Aufwand ist eine Wissensmanagement-Lösung verbunden?
Adrian Schmolzi: Das hängt von der Wahl der künftigen Lösung ab und vom gewünschten Umfang. Grundsätzlich gilt: Je detaillierter die Vorbereitung, desto geringer der Aufwand.
Wodurch zeichnet sich eine praxistaugliche Wissensmanagement-Lösung aus?
Adrian Schmolzi: Kleine und mittelständische Unternehmen sind stärker dem Wandel des Marktes unterworfen als Großkonzerne. Deshalb müssen Wissensmanagement-Lösungen für Mittelständler flexibel sein und mit dem Unternehmen wachsen können. Mittelständler können ihre Mitarbeiter als Wissensträger einbeziehen und aktiv am Wissensmanagement teilhaben lassen. Deshalb sollte die Wissensmanagement-Lösung intuitiv bedienbar sein und sich einfach in die IT-Architektur einpassen lassen.
Stichwort Unternehmens-Wiki: Was bringt es in der täglichen Praxis?
Adrian Schmolzi: Wikis sind sehr nützliche Instrumente, um das Wissen der Mitarbeiter zu ordnen, zu organisieren und verfügbar zu machen. Nach unseren Erfahrungen funktionieren Wikis in Unternehmen jedoch anders als im Internet. Die Zahl der User ist in einem Unternehmens-Wiki ja mit die Anzahl der Beschäftigten definiert, weshalb der Nutzen erkennbar sein sollte und es wichtig ist, die Beschäftigten zur Mitarbeit zu motivieren. Wiki-Workshops sind deshalb besonders wichtig.
Welche weiteren Komponenten kann oder sollte eine Wissensmanagement-Lösung besitzen?
Adrian Schmolzi: Neben Wikis gibt es Lösungen für das Dokumentenmanagement, DMS, sowie das Customer-Relationship-Management, CRM, also das Kundenbeziehungs-Management. Auch Projektmanagement-Lösungen kommen zum Einsatz. Ziel sollte es sein, Systeme aufeinander abzustimmen und optimal auszunutzen. Vor einer Implementierung muss die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens analysiert und Ziele sowie Nutzen definiert werden.
Welche Rolle spielt das Dokumenten-Management?
Adrian Schmolzi: Das Verwalten von relevanten Informationen in Dokumentenform wird immer wichtiger. Klassische Dokumentenmanagement-Systeme archivieren relevante Daten, wie zum Beispiel Rechnungen. Mittelständler brauchen eine Dokumentenverwaltung, mit der alle Mitarbeiter schnell und intuitiv auf jeweils relevantes Wissen zugreifen können. Nur so kann Zeit als knappes Gut effizienter genutzt werden.
Wie wirkt sich die Einführung einer Wissensmanagement-Lösung auf die Unternehmenskultur aus?
Adrian Schmolzi: Wissensmanagement kann nur erfolgreich gelebt werden, wenn es in eine stimmige Unternehmenskultur eingebettet ist. Gerade für Mittelständler, die über Jahrzehnte gewachsen sind, ist es oft schwierig, die verschiedenen Generationen und ihre individuellen Kommunikations-Stile zu vereinen. Mitarbeiter aller Unternehmensbereiche und aller Altersgruppen sollten von Beginn an in das Wissensmanagement mit einbezogen werden. So kann man eine offene Unternehmenskultur, ein echtes Miteinander im Unternehmen etablieren. Wenn alle in einem Boot sitzen und in die gleiche Richtung rudern, wird das Unternehmen erfolgreich sein. Genau das unterstützt Wissensmanagement.
Herr Schmolzi, wir bedanken uns für dieses Gespräch.
Über Adrian Schmolzi / cerebrix GmbH:
Adrian Schmolzi ist IT-Chef des Erlanger Wissensmanagement-Dienstleisters cerebrix. Herzstück des Unternehmens ist die patentierte Software knowledgeGT: Mit ihrer Hilfe optimieren Unternehmen ihr Wissensmanagement zum Beispiel als Intranet-Lösung, Dokumentenmanagement- und CRM-Tool oder Unternehmens-Wiki. Das kontextbasierte System passt sich den Informationsbedürfnissen des jeweiligen Nutzers flexibel an.
Cerebrix GmbH:
Die Cerebrix GmbH entwickelt und implementiert maßgeschneiderte Wissens-management-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Analyse, Beratung und Software sowie Implementierung und Coaching aus einer Hand bilden dabei ein Gesamtsystem für die Basis eines reibungslosen Wissenstransfers in Unternehmen. Im Gegensatz zu klassischen Mitbewerbern ist Cerebrix im Januar 2008 aus dem Kommunikationsgeschäft des seit fast 20 Jahren bestehenden Schwesterunternehmens hl-studios GmbH erwachsen und blickt somit auf eine langjährige Erfahrung in der Unternehmenskommunikation zurück.??Das Wissen darüber, wie Zusammenarbeit und Kommunikation in modernen Unternehmen funktionieren, kombiniert Cerebrix mit IT-Kompetenz zur Wissensmanagement-Lösung "knowledgeGT" - einem neuen Ansatz, mit Wissen in Form von Daten umzugehen. Cerebrix ist Partner der Internationalen Akademie für innovative Pädagogik, Psychologie und Ökonomie (INA) an der FU Berlin.
