Wer die internationalen Beziehungen der deutschen Hochschulen und den ständigen Austausch von Studierenden und Wissenschaftlern fördert, braucht für seinen Internet-Auftritt ein mehrsprachiges Schaufenster, das einfach und schnell mit neuen oder aktualisierten Inhalten gefüllt werden kann. Der Deutsche Akademische Austauschdienst in Bonn nutzt zu diesem Zweck ein Content-Management-System (CMS) von Imperia, das auch im hausinternen Intranet zum Einsatz kommt.
Die Wissenschaft ist heute international vernetzt. Kaum ein Student oder Forscher auf dem Globus möchte mehr auf die Erfahrung von Auslandsaufenthalten verzichten. Entsprechend international müssen auch die Internet-Angebote von Hochschulen und übergreifenden Einrichtungen wie dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) ausgerichtet sein. So ist die Webseite www.daad.de auf Deutsch, Englisch und Spanisch mit identischen Inhalten verfügbar. Darüber hinaus erstellen die 14 Außenstellen und 48 Informationszentren des DAAD vor Ort zusätzliche elektronische Informationsangebote in anderen weit verbreiteten Sprachen wie Chinesisch, Arabisch, Russisch, Französisch und Portugiesisch.
„Es war für uns bei der Auswahl des CMS ein sehr wichtiges Kriterium, dass das System in der Lage war, Seiten miteinander zu verknüpfen und in deutscher, englischer und spanischer Sprache parallel zu erzeugen. Wir wollten nicht für jede einzelne Sprachfassung ein neues Dokument anlegen müssen“, betont Thomas Scholtyssek, Webmaster und Koordinator für den Internet-Auftritt des DAAD. Ein so genanntes Clone-Modul im CMS sorgt dafür, dass die deutschsprachige Seite quasi als Master-Vorlage für die englische und spanische Version fungiert.
Übersichtliche Arbeitsoberflächen und Module
Dieser modulare Aufbau der CMS-Lösung erleichtert Redakteuren und Nutzern bei der Erstellung und Bearbeitung von Inhalten die Arbeit. Das System setzt dabei auf intuitive Benutzeroberflächen und erfordert keinerlei technische Kenntnisse von Programmiersprachen. So ist beispielsweise ein Word-Modul verfügbar, das sich laut Thomas Scholtyssek sehr gut dazu eignet, eventuelle Hemmschwellen auf Seiten der Nutzer abzubauen, da es an ihren gewohnten Oberflächen aus dem Office-Paket orientiert ist. In den Standard-Templates stehen den Bearbeitern so genannte Flex-Module zur Verfügung, mit denen sie flexibel Bilder, Grafiken, Downloads oder Links einbinden und kombinieren, und so die Darstellung der Inhalte immer wieder innerhalb gewisser Vorgaben variieren können. Mit diesen vordefinierten Flex-Modulen arbeitet der DAAD vor allem für sein Online-Heft „DAAD-Magazin“.
Bei der Erstellung von Webseiten nutzen die Redakteure verstärkt das EWE (Easy-Web-Editor) Word-Modul. „Das EWE versteht und verarbeitet alle Zeichensätze inklusive nicht-europäischer Sprachen. Er ist browserübergreifend einsetzbar und ermöglicht die Verlinkung im Fließtext“, erklärt Thomas Scholtyssek. Neben dem Word-Modul stehen weitere Flex-Module beispielsweise für das Einfügen von Bildern und Grafiken zur Verfügung. Die damit integrierten Bildelemente lassen sich zudem in Größe und Zuschnitt anpassen, auch die Wahl von Bildausschnitten ist möglich. Last, but not least verfügt das CMS über eine One-Click-Edit-Funktion im Browser, die das Bearbeiten von Texten vereinfacht. „Wer einen Text abändern will, klickt sich einfach auf dem ihm bekannten Weg über die Webseite bis zum gesuchten Dokument durch und benutzt dann die One-Click-Edit-Toolbar, die direkt unterhalb der Browser-Adresszeile angezeigt wird. Nach dem Klick auf ‚Bearbeiten’ erscheint das Dokument sofort im Bearbeitungsmodus des Imperia-Systems und kann geändert und wieder abgespeichert werden“, beschreibt der Webmaster die Vorgehensweise. Für die Anwender sei dies sehr komfortabel, da sie mit ihren Webseiten-Strukturen wesentlich vertrauter sind als mit abstrakten Verzeichnisbäumen.
Der DAAD hatte bereits im CMS-Auswahlprozess großen Wert auf Autorenfreundlichkeit gelegt. So wurden in der „Endrunde“ bei der Präsentation der vier übrig gebliebenen Anbieter neben den Redakteuren auch die gelegentlichen Nutzer hinzugezogen, um die unterschiedlichen Content-Management-Systeme zu testen. „Die intuitiv verständliche, einfache und logisch aufgebaute Oberfläche von Imperia hat bei allen Nutzergruppen durch die Bank den besten Eindruck hinterlassen“, resümiert Thomas Scholtyssek.
Workflow-Management beschleunigt Content-Arbeit
Das Kernstück der übersichtlichen Benutzerführung bildet die Workflow-Engine. Mit ihrer Hilfe lassen sich die Arbeitsschritte bei der Erstellung von Content vereinfachen, bündeln und automatisieren sowie elektronisch abbilden. Das Workflow-Werkzeug steuert das Dokument über seinen kompletten Lebenszyklus. Es weist den Nutzer auf die jeweils folgenden Optionen und Schritte hin, die er durchführen muss. Dazu gehören neben dem Beschreiben und Bebildern etwa die Angabe von Metainformationen wie dem Veröffentlichungsdatum und die Festlegung von Ausgabeformaten wie Internet, PDF, Fax und E-Mail. Zudem stößt die Workflow-Engine den Freigabeprozess an und sorgt dafür, dass die Übersetzer sofort benachrichtigt werden, sobald das Dokument freigegeben ist.
„Wir haben damit nicht nur alle Schritte bis zur Veröffentlichung in einem nahezu vollständig elektronischen Arbeitsablauf abgebildet, sondern auch erheblich vereinfacht“, kommentiert Thomas Scholtyssek und nennt als Beispiel den Versand von Pressemitteilungen: „Pressemitteilungen verschicken wir per Mail und Fax, außerdem veröffentlichen wir sie im Internet. Diese drei Arbeitsschritte mussten wir früher auch drei Mal getrennt voneinander durchführen. Inzwischen erstellen wir den Text ein Mal im CMS und machen ihn gleichzeitig für alle Ausgabeformate inklusive PDF fertig.“
Insgesamt, so Scholtyssek, arbeiteten Redakteure und Nutzer im DAAD nun deutlich strukturierter als in der Zeit, bevor das CMS zum Einsatz kam und HTML-Seiten noch mit einem Editor erstellt und per FTP verschickt wurden. Das neue System, das seit 2005 in Betrieb ist, sorgt zudem für eine deutlich sicherere Datenbearbeitung und -übertragung und passt sich darüber hinaus problemlos in die Linux-Betriebssystemumgebung mit Apache-Servern und MySQL-Datenbanken ein: „Wir haben zeitraubende organisatorische und manuelle Prozesse vereinfachen und beschleunigen können, so dass unsere Mitarbeiter mehr Zeit für ihre inhaltlichen Aufgaben gewinnen.“
CMS für Intra- und Internet
So erstellen derzeit rund 100 Redakteure aktiv und regelmäßig Internetseiten mit dem CMS. Sie nutzen dabei das im System hinterlegte Rollenkonzept, das ihnen je nach Funktion und Arbeitsbereich unterschiedliche Berechtigungen zuweist. So gibt es zum Beispiel die Funktionen Chefredakteur, Redakteur und Übersetzer, die in unterschiedlichen Bereichen tätig sein können, wie etwa der DAAD-Außendarstellung oder den Informationen für deutsche beziehungsweise ausländische Studierende. Im Jahr 2007 verzeichnete der DAAD insgesamt knapp 89 Millionen Seitenaufrufe, was einem Schnitt von 243.500 pro Tag entspricht.
Entsprechend positiv fällt das Resümee von Thomas Scholtyssek aus. „Unsere Mitarbeiter haben das System gut angenommen, es gibt kaum Schulungsbedarf und selten Rückfragen. Es wird lebhaft genutzt, was sich besonders im Intranet bemerkbar macht, das alle 600 Mitarbeiter mit Inhalten bestücken. Dort haben wir beispielsweise eine Art schwarzes Brett eingerichtet, das die frühere ‚Rundmail an alle’ ersetzt hat.“
Der Internetkoordinator hat bereits die nächsten Ausbaustufen der CMS-Lösung im Blick. So sollen die Webseiten aller 48 Infozentren und 14 Auslandsvertretungen auf dem Bonner Server des DAAD zusammengezogen werden. Neu einführen wird der DAAD mit dem kommenden Release das Imperia Media Asset Management, das die bisherige Mediadatenbank ablöst. Und schließlich muss auch Content Management mit der Zeit gehen und Blogs, Bildergalerien und Bewertungen anbieten können: Diese Inhaltsangebote inklusive Versionierung und Archivierung enthält ein „Web 2.0-Package“, das in das Workflow-Mangement eingebunden wird. Damit in Zukunft Studierende und Wissenschaftler noch mehr Gelegenheit zur mehrsprachigen Interaktion haben.
Das Mini-Web: zentrales Layout für dezentralen Content
Im Rahmen der umfangreichen Internet-Präsenz des DAAD müssen auch immer wieder spezielle Seiten für kleinere Auftritte erstellt werden, so zum Beispiel für Fachkonferenzen, Tagungen oder Sonderprogramme. Hierfür benutzt der DAAD die abgespeckte Version von Imperia, das Mini-Web. Es arbeitet genauso wie die „große“ Lösung und enthält auch die wichtigsten Funktionen, kommt aber mit nur zwei Arbeitsebenen aus: der Startseite sowie dem Dokument mit Inhalt. Anwender können so leichter Dokumente und ganze Verzeichnisbäume verschieben. Das Mini-Web eignet sich daher besonders gut für Nutzer, die nicht regelmäßig Content beisteuern. Wer etwa Sonderprogramme ankündigt, verwendet ein Standard-Layout mit DAAD-Logo und setzt immer den Titel des jeweiligen neuen Programms hinzu. „Mit dem Mini-Web verfügen wir über eine Lösung, die mit zentralen Layouts und Templates ein weltweit einheitliches Erscheinungsbild garantiert. Gleichzeitig lässt sie den vielen Mitarbeitern, die dezentral Content beisteuern, genügend Freiheiten in der Gestaltung“, resümiert Thomas Scholtyssek.
Zusatznutzen durch Workflow-Werkzeug im Bestellwesen
Die Workflow-Engine hat sich als so nützlich erwiesen, dass der DAAD sie auch über ihren ursprünglichen Einsatzzweck hinaus für die Bearbeitung von Online-Bestellungen seiner Druckpublikationen einsetzt. „Die Engine nimmt dabei die gesamte Bestellung auf und verteilt sie dann an die einzelnen Zuständigen zur jeweiligen Freigabe. Nachdem sie deren Freigaben und gegebenenfalls auch Ablehnungen eingesammelt hat, führt sie die Bestellung wieder zusammen und leitet sie an die Versandstelle weiter“, beschreibt Webmaster Thomas Scholtyssek den Einsatz der Workflow-Engine im Bestellwesen. So lässt sich ein weiterer Prozess mit dem Workflow-Tool optimieren, der früher per Mail und Telefon abgearbeitet werden musste. Das Online-Bestellwesen beim DAAD läuft dadurch bei geringerem Aufwand und einer Fehlerquote nahe Null deutlich schneller ab als vorher.
Die Wissenschaft ist heute international vernetzt. Kaum ein Student oder Forscher auf dem Globus möchte mehr auf die Erfahrung von Auslandsaufenthalten verzichten. Entsprechend international müssen auch die Internet-Angebote von Hochschulen und übergreifenden Einrichtungen wie dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) ausgerichtet sein. So ist die Webseite www.daad.de auf Deutsch, Englisch und Spanisch mit identischen Inhalten verfügbar. Darüber hinaus erstellen die 14 Außenstellen und 48 Informationszentren des DAAD vor Ort zusätzliche elektronische Informationsangebote in anderen weit verbreiteten Sprachen wie Chinesisch, Arabisch, Russisch, Französisch und Portugiesisch.
„Es war für uns bei der Auswahl des CMS ein sehr wichtiges Kriterium, dass das System in der Lage war, Seiten miteinander zu verknüpfen und in deutscher, englischer und spanischer Sprache parallel zu erzeugen. Wir wollten nicht für jede einzelne Sprachfassung ein neues Dokument anlegen müssen“, betont Thomas Scholtyssek, Webmaster und Koordinator für den Internet-Auftritt des DAAD. Ein so genanntes Clone-Modul im CMS sorgt dafür, dass die deutschsprachige Seite quasi als Master-Vorlage für die englische und spanische Version fungiert.
Übersichtliche Arbeitsoberflächen und Module
Dieser modulare Aufbau der CMS-Lösung erleichtert Redakteuren und Nutzern bei der Erstellung und Bearbeitung von Inhalten die Arbeit. Das System setzt dabei auf intuitive Benutzeroberflächen und erfordert keinerlei technische Kenntnisse von Programmiersprachen. So ist beispielsweise ein Word-Modul verfügbar, das sich laut Thomas Scholtyssek sehr gut dazu eignet, eventuelle Hemmschwellen auf Seiten der Nutzer abzubauen, da es an ihren gewohnten Oberflächen aus dem Office-Paket orientiert ist. In den Standard-Templates stehen den Bearbeitern so genannte Flex-Module zur Verfügung, mit denen sie flexibel Bilder, Grafiken, Downloads oder Links einbinden und kombinieren, und so die Darstellung der Inhalte immer wieder innerhalb gewisser Vorgaben variieren können. Mit diesen vordefinierten Flex-Modulen arbeitet der DAAD vor allem für sein Online-Heft „DAAD-Magazin“.
Bei der Erstellung von Webseiten nutzen die Redakteure verstärkt das EWE (Easy-Web-Editor) Word-Modul. „Das EWE versteht und verarbeitet alle Zeichensätze inklusive nicht-europäischer Sprachen. Er ist browserübergreifend einsetzbar und ermöglicht die Verlinkung im Fließtext“, erklärt Thomas Scholtyssek. Neben dem Word-Modul stehen weitere Flex-Module beispielsweise für das Einfügen von Bildern und Grafiken zur Verfügung. Die damit integrierten Bildelemente lassen sich zudem in Größe und Zuschnitt anpassen, auch die Wahl von Bildausschnitten ist möglich. Last, but not least verfügt das CMS über eine One-Click-Edit-Funktion im Browser, die das Bearbeiten von Texten vereinfacht. „Wer einen Text abändern will, klickt sich einfach auf dem ihm bekannten Weg über die Webseite bis zum gesuchten Dokument durch und benutzt dann die One-Click-Edit-Toolbar, die direkt unterhalb der Browser-Adresszeile angezeigt wird. Nach dem Klick auf ‚Bearbeiten’ erscheint das Dokument sofort im Bearbeitungsmodus des Imperia-Systems und kann geändert und wieder abgespeichert werden“, beschreibt der Webmaster die Vorgehensweise. Für die Anwender sei dies sehr komfortabel, da sie mit ihren Webseiten-Strukturen wesentlich vertrauter sind als mit abstrakten Verzeichnisbäumen.
Der DAAD hatte bereits im CMS-Auswahlprozess großen Wert auf Autorenfreundlichkeit gelegt. So wurden in der „Endrunde“ bei der Präsentation der vier übrig gebliebenen Anbieter neben den Redakteuren auch die gelegentlichen Nutzer hinzugezogen, um die unterschiedlichen Content-Management-Systeme zu testen. „Die intuitiv verständliche, einfache und logisch aufgebaute Oberfläche von Imperia hat bei allen Nutzergruppen durch die Bank den besten Eindruck hinterlassen“, resümiert Thomas Scholtyssek.
Workflow-Management beschleunigt Content-Arbeit
Das Kernstück der übersichtlichen Benutzerführung bildet die Workflow-Engine. Mit ihrer Hilfe lassen sich die Arbeitsschritte bei der Erstellung von Content vereinfachen, bündeln und automatisieren sowie elektronisch abbilden. Das Workflow-Werkzeug steuert das Dokument über seinen kompletten Lebenszyklus. Es weist den Nutzer auf die jeweils folgenden Optionen und Schritte hin, die er durchführen muss. Dazu gehören neben dem Beschreiben und Bebildern etwa die Angabe von Metainformationen wie dem Veröffentlichungsdatum und die Festlegung von Ausgabeformaten wie Internet, PDF, Fax und E-Mail. Zudem stößt die Workflow-Engine den Freigabeprozess an und sorgt dafür, dass die Übersetzer sofort benachrichtigt werden, sobald das Dokument freigegeben ist.
„Wir haben damit nicht nur alle Schritte bis zur Veröffentlichung in einem nahezu vollständig elektronischen Arbeitsablauf abgebildet, sondern auch erheblich vereinfacht“, kommentiert Thomas Scholtyssek und nennt als Beispiel den Versand von Pressemitteilungen: „Pressemitteilungen verschicken wir per Mail und Fax, außerdem veröffentlichen wir sie im Internet. Diese drei Arbeitsschritte mussten wir früher auch drei Mal getrennt voneinander durchführen. Inzwischen erstellen wir den Text ein Mal im CMS und machen ihn gleichzeitig für alle Ausgabeformate inklusive PDF fertig.“
Insgesamt, so Scholtyssek, arbeiteten Redakteure und Nutzer im DAAD nun deutlich strukturierter als in der Zeit, bevor das CMS zum Einsatz kam und HTML-Seiten noch mit einem Editor erstellt und per FTP verschickt wurden. Das neue System, das seit 2005 in Betrieb ist, sorgt zudem für eine deutlich sicherere Datenbearbeitung und -übertragung und passt sich darüber hinaus problemlos in die Linux-Betriebssystemumgebung mit Apache-Servern und MySQL-Datenbanken ein: „Wir haben zeitraubende organisatorische und manuelle Prozesse vereinfachen und beschleunigen können, so dass unsere Mitarbeiter mehr Zeit für ihre inhaltlichen Aufgaben gewinnen.“
CMS für Intra- und Internet
So erstellen derzeit rund 100 Redakteure aktiv und regelmäßig Internetseiten mit dem CMS. Sie nutzen dabei das im System hinterlegte Rollenkonzept, das ihnen je nach Funktion und Arbeitsbereich unterschiedliche Berechtigungen zuweist. So gibt es zum Beispiel die Funktionen Chefredakteur, Redakteur und Übersetzer, die in unterschiedlichen Bereichen tätig sein können, wie etwa der DAAD-Außendarstellung oder den Informationen für deutsche beziehungsweise ausländische Studierende. Im Jahr 2007 verzeichnete der DAAD insgesamt knapp 89 Millionen Seitenaufrufe, was einem Schnitt von 243.500 pro Tag entspricht.
Entsprechend positiv fällt das Resümee von Thomas Scholtyssek aus. „Unsere Mitarbeiter haben das System gut angenommen, es gibt kaum Schulungsbedarf und selten Rückfragen. Es wird lebhaft genutzt, was sich besonders im Intranet bemerkbar macht, das alle 600 Mitarbeiter mit Inhalten bestücken. Dort haben wir beispielsweise eine Art schwarzes Brett eingerichtet, das die frühere ‚Rundmail an alle’ ersetzt hat.“
Der Internetkoordinator hat bereits die nächsten Ausbaustufen der CMS-Lösung im Blick. So sollen die Webseiten aller 48 Infozentren und 14 Auslandsvertretungen auf dem Bonner Server des DAAD zusammengezogen werden. Neu einführen wird der DAAD mit dem kommenden Release das Imperia Media Asset Management, das die bisherige Mediadatenbank ablöst. Und schließlich muss auch Content Management mit der Zeit gehen und Blogs, Bildergalerien und Bewertungen anbieten können: Diese Inhaltsangebote inklusive Versionierung und Archivierung enthält ein „Web 2.0-Package“, das in das Workflow-Mangement eingebunden wird. Damit in Zukunft Studierende und Wissenschaftler noch mehr Gelegenheit zur mehrsprachigen Interaktion haben.
Das Mini-Web: zentrales Layout für dezentralen Content
Im Rahmen der umfangreichen Internet-Präsenz des DAAD müssen auch immer wieder spezielle Seiten für kleinere Auftritte erstellt werden, so zum Beispiel für Fachkonferenzen, Tagungen oder Sonderprogramme. Hierfür benutzt der DAAD die abgespeckte Version von Imperia, das Mini-Web. Es arbeitet genauso wie die „große“ Lösung und enthält auch die wichtigsten Funktionen, kommt aber mit nur zwei Arbeitsebenen aus: der Startseite sowie dem Dokument mit Inhalt. Anwender können so leichter Dokumente und ganze Verzeichnisbäume verschieben. Das Mini-Web eignet sich daher besonders gut für Nutzer, die nicht regelmäßig Content beisteuern. Wer etwa Sonderprogramme ankündigt, verwendet ein Standard-Layout mit DAAD-Logo und setzt immer den Titel des jeweiligen neuen Programms hinzu. „Mit dem Mini-Web verfügen wir über eine Lösung, die mit zentralen Layouts und Templates ein weltweit einheitliches Erscheinungsbild garantiert. Gleichzeitig lässt sie den vielen Mitarbeitern, die dezentral Content beisteuern, genügend Freiheiten in der Gestaltung“, resümiert Thomas Scholtyssek.
Zusatznutzen durch Workflow-Werkzeug im Bestellwesen
Die Workflow-Engine hat sich als so nützlich erwiesen, dass der DAAD sie auch über ihren ursprünglichen Einsatzzweck hinaus für die Bearbeitung von Online-Bestellungen seiner Druckpublikationen einsetzt. „Die Engine nimmt dabei die gesamte Bestellung auf und verteilt sie dann an die einzelnen Zuständigen zur jeweiligen Freigabe. Nachdem sie deren Freigaben und gegebenenfalls auch Ablehnungen eingesammelt hat, führt sie die Bestellung wieder zusammen und leitet sie an die Versandstelle weiter“, beschreibt Webmaster Thomas Scholtyssek den Einsatz der Workflow-Engine im Bestellwesen. So lässt sich ein weiterer Prozess mit dem Workflow-Tool optimieren, der früher per Mail und Telefon abgearbeitet werden musste. Das Online-Bestellwesen beim DAAD läuft dadurch bei geringerem Aufwand und einer Fehlerquote nahe Null deutlich schneller ab als vorher.
