Will die Geschäftsleitung ein Unternehmen wirksam steuern, braucht sie betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Um diese zu ermitteln und aufzubereiten sind Business-Intelligence (BI)-Applikationen notwendig. Information Builders hat die fünf wichtigsten Grundregeln bei der Einführung eines betriebswirtschaftlichen Kennzahlensystems zusammengestellt.
Viele Unternehmen schaffen sich BI-Tools an, ohne eine klare strategische Zielsetzung damit zu verfolgen. In den meisten Fällen wird BI-Software aus taktischen Gründen eingesetzt - beispielsweise weil der Abteilungsleiter eine bestimmte Auswertung haben will. Taktische Erwägungen, die nur auf den Bedarf einer einzelnen Abteilung zugeschnitten sind, führen lediglich zu isolierten Anwendungen, die weit davon entfernt sind, das Potenzial von BI auszuschöpfen. Dann werden vereinzelt Auswertungen erstellt und einem begrenzten Kreis von Managern mitgeteilt, aber es entsteht kein vollständiges Bild der tatsächlichen wirtschaftlichen Situation des Unternehmens.
Statt Insellösungen brauchen Unternehmen explizite Kennzahlensysteme. Mit ihnen legen sie Unternehmensziele fest und kontrollieren deren Erreichung. Erst Kennzahlen, die mit BI-Anwendungen ermittelt werden, machen Geschäftsprozesse messbar und damit steuerbar. Information Builders hat die wichtigsten Aspekte zur erfolgreichen Einführung eines Kennzahlensystems in fünf Grundregeln zusammengefasst.
Regel 1: Anwender verstehen. Informationsnutzer in den Unternehmen lassen sich in vier Gruppen einteilen: Anwender in den Fachabteilungen, Business-Analysten (Controller), technisch versierte Anwender (Power-User) und Entwickler. Mit Ausnahme der Entwickler wollen sich alle anderen nicht intensiv mit einem BI-Tool befassen. Die Informationsinfrastruktur muss daher die Bedürfnisse der großen Mehrheit der Anwender in den Vordergrund stellen. Bei Bedarf kann eine BI-Lösung durch anspruchsvollere Reporting-, Statistik- oder Simulationsfunktionen ergänzt werden. Dieser Ansatz maximiert die Zahl der möglichen BI-Anwender im Unternehmen.
Regel 2: Klicks minimieren. Je weniger Klicks für den Zugriff auf Informationen erforderlich sind, desto geringer ist der Aufwand für den Benutzer. Business-Analysten, Power-User und Entwickler verwenden relativ komplexe Werkzeuge, mit denen sie die Ist-Werte von Standardkennzahlen auf Trends und Datenbeziehungen prüfen können. Bei der Einführung einer BI-Lösung muss darauf geachtet werden, dass möglichst viele Benutzer die benötigten Informationen mit maximal zwei Klicks erhalten. Eine für möglichst viele Anwender geeignete Lösung später funktional zu erweitern, ist deutlich einfacher als eine komplexe Applikation zu "verschlanken".
Regel 3: Erfahrene Benutzer werden zu Informationsproduzenten. Entwickler produzieren den Großteil der Reports und Analysen, die andere Anwender im Unternehmen nutzen. Allerdings können die Entwickler nicht in allen Fällen vorhersehen, welche Informationen die Fachanwender benötigen. Die technisch versierten Anwender müssen daher eine Doppelrolle übernehmen, wenn sich die Informationsanfragen häufen. Die Power-User sind bereits Informationsverbraucher, nun können sie mit ihren BI-Tools Informationen auch für nicht-technische Benutzer produzieren. Die Einführung dieser neuen Klasse von Informationsproduzenten mit Geschäftskompetenz schafft einen Lastausgleich bei der Informationsproduktion zwischen fortgeschrittenen Benutzern und Entwicklern.
Regel 4: Unternehmensstrategien und Kennzahlensystem klar kommunizieren. Auch heute hat das Zitat des Management-Vordenkers Peter Drucker nichts von seiner Gültigkeit verloren: "Ich kann nur das managen, was ich messen kann". Unternehmen müssen daher ein Kennzahlensystem etablieren. Das geht am einfachsten, wenn die Geschäftsstrategie kontinuierlich über das Intranet oder bei unternehmensweiten Meetings kommuniziert wird. Besser ist es, wenn die Verantwortlichen genau erklären, woran die Umsetzung der Strategie gemessen wird. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die nötige Motivation und die Möglichkeit, selbst auf die Kennzahlen und damit auf die Erreichung der Unternehmensziele einzuwirken.
Regel 5: BI muss eine strategische Unternehmensentscheidung sein. Damit eine BI-Investition eine nachhaltige Wirkung entfalten kann, muss die BI-Einführung eine strategische Entscheidung der Geschäftsleitung sein. Das gesamte Unternehmen steht im Fokus, nicht nur die taktischen Motive oder die Wünsche eines einzelnen Unternehmensbereichs. Alle betroffenen Mitarbeiter müssen bereits frühzeitig in den Auswahlprozess einer Lösung einbezogen werden, damit die gewünschten Änderungen und Ziele erreicht werden können. Nur so lassen sich die Rahmenbedingungen dafür schaffen, dass mit der BI-Software die richtigen Fragen gestellt und beantwortet werden.
"Kennzahlen dienen zur Kontrolle von geplanten und erreichten Ergebnissen. Nur wer den realen Zustand seines Unternehmens kennt, und mit Hilfe betrieblicher Kennzahlen kontinuierlich kontrolliert, hat wirksame Steuerungsmöglichkeiten in der Hand", erklärt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn.
Viele Unternehmen schaffen sich BI-Tools an, ohne eine klare strategische Zielsetzung damit zu verfolgen. In den meisten Fällen wird BI-Software aus taktischen Gründen eingesetzt - beispielsweise weil der Abteilungsleiter eine bestimmte Auswertung haben will. Taktische Erwägungen, die nur auf den Bedarf einer einzelnen Abteilung zugeschnitten sind, führen lediglich zu isolierten Anwendungen, die weit davon entfernt sind, das Potenzial von BI auszuschöpfen. Dann werden vereinzelt Auswertungen erstellt und einem begrenzten Kreis von Managern mitgeteilt, aber es entsteht kein vollständiges Bild der tatsächlichen wirtschaftlichen Situation des Unternehmens.
Statt Insellösungen brauchen Unternehmen explizite Kennzahlensysteme. Mit ihnen legen sie Unternehmensziele fest und kontrollieren deren Erreichung. Erst Kennzahlen, die mit BI-Anwendungen ermittelt werden, machen Geschäftsprozesse messbar und damit steuerbar. Information Builders hat die wichtigsten Aspekte zur erfolgreichen Einführung eines Kennzahlensystems in fünf Grundregeln zusammengefasst.
Regel 1: Anwender verstehen. Informationsnutzer in den Unternehmen lassen sich in vier Gruppen einteilen: Anwender in den Fachabteilungen, Business-Analysten (Controller), technisch versierte Anwender (Power-User) und Entwickler. Mit Ausnahme der Entwickler wollen sich alle anderen nicht intensiv mit einem BI-Tool befassen. Die Informationsinfrastruktur muss daher die Bedürfnisse der großen Mehrheit der Anwender in den Vordergrund stellen. Bei Bedarf kann eine BI-Lösung durch anspruchsvollere Reporting-, Statistik- oder Simulationsfunktionen ergänzt werden. Dieser Ansatz maximiert die Zahl der möglichen BI-Anwender im Unternehmen.
Regel 2: Klicks minimieren. Je weniger Klicks für den Zugriff auf Informationen erforderlich sind, desto geringer ist der Aufwand für den Benutzer. Business-Analysten, Power-User und Entwickler verwenden relativ komplexe Werkzeuge, mit denen sie die Ist-Werte von Standardkennzahlen auf Trends und Datenbeziehungen prüfen können. Bei der Einführung einer BI-Lösung muss darauf geachtet werden, dass möglichst viele Benutzer die benötigten Informationen mit maximal zwei Klicks erhalten. Eine für möglichst viele Anwender geeignete Lösung später funktional zu erweitern, ist deutlich einfacher als eine komplexe Applikation zu "verschlanken".
Regel 3: Erfahrene Benutzer werden zu Informationsproduzenten. Entwickler produzieren den Großteil der Reports und Analysen, die andere Anwender im Unternehmen nutzen. Allerdings können die Entwickler nicht in allen Fällen vorhersehen, welche Informationen die Fachanwender benötigen. Die technisch versierten Anwender müssen daher eine Doppelrolle übernehmen, wenn sich die Informationsanfragen häufen. Die Power-User sind bereits Informationsverbraucher, nun können sie mit ihren BI-Tools Informationen auch für nicht-technische Benutzer produzieren. Die Einführung dieser neuen Klasse von Informationsproduzenten mit Geschäftskompetenz schafft einen Lastausgleich bei der Informationsproduktion zwischen fortgeschrittenen Benutzern und Entwicklern.
Regel 4: Unternehmensstrategien und Kennzahlensystem klar kommunizieren. Auch heute hat das Zitat des Management-Vordenkers Peter Drucker nichts von seiner Gültigkeit verloren: "Ich kann nur das managen, was ich messen kann". Unternehmen müssen daher ein Kennzahlensystem etablieren. Das geht am einfachsten, wenn die Geschäftsstrategie kontinuierlich über das Intranet oder bei unternehmensweiten Meetings kommuniziert wird. Besser ist es, wenn die Verantwortlichen genau erklären, woran die Umsetzung der Strategie gemessen wird. Dadurch erhalten die Mitarbeiter die nötige Motivation und die Möglichkeit, selbst auf die Kennzahlen und damit auf die Erreichung der Unternehmensziele einzuwirken.
Regel 5: BI muss eine strategische Unternehmensentscheidung sein. Damit eine BI-Investition eine nachhaltige Wirkung entfalten kann, muss die BI-Einführung eine strategische Entscheidung der Geschäftsleitung sein. Das gesamte Unternehmen steht im Fokus, nicht nur die taktischen Motive oder die Wünsche eines einzelnen Unternehmensbereichs. Alle betroffenen Mitarbeiter müssen bereits frühzeitig in den Auswahlprozess einer Lösung einbezogen werden, damit die gewünschten Änderungen und Ziele erreicht werden können. Nur so lassen sich die Rahmenbedingungen dafür schaffen, dass mit der BI-Software die richtigen Fragen gestellt und beantwortet werden.
"Kennzahlen dienen zur Kontrolle von geplanten und erreichten Ergebnissen. Nur wer den realen Zustand seines Unternehmens kennt, und mit Hilfe betrieblicher Kennzahlen kontinuierlich kontrolliert, hat wirksame Steuerungsmöglichkeiten in der Hand", erklärt Klaus Hofmann zur Linden, Technical Manager Germany bei Information Builders in Eschborn.
