Die Technische Universität Kaiserslautern (TU Kaiserslautern) stärkt ihre Autonomie und Eigenverantwortung. Das Land Rheinland-Pfalz hat die Voraussetzungen hierfür im Sommer 2006 geschaffen, als der TU die Einführung eines Globalhaushaltes gestattet wurde. Durch die globale Zuweisung der Mittel an die Universität ist die TU Kaiserslautern gerade angesichts der schwierigen Haushaltslage in der Lage, ihre Ressourcen effizienter zu steuern. Mit der Einführung betriebswirtschaftlicher Instrumente, insbesondere mit der Umstellung der Kameralistik auf die kaufmännische Buchführung, wurden die verwaltungstechnischen Voraussetzungen nun geschaffen.
Die notwendige IT-Unterstützung liefert das Software- und Beratungshaus MACH AG. Die Software des auf den öffentlichen Bereich spezialisierten Unternehmens nutzen unter anderem auch die Johannes Gutenberg-Universität Mainz sowie die Ruhr-Universität Bochum, die ebenfalls einen Globalhaushalt führen.
„Eine höhere Eigenverantwortung ist notwendig, um national wie international konkurrenzfähig zu sein. Dieses setzt voraus, dass wir auch die Verantwortung für unsere Finanzen übernehmen“, sagt Stefan Lorenz, Kanzler der TU Kaiserslautern, und ergänzt: „Das bedeutet für uns Chance und Wagnis zugleich und setzt eine gute IT-Unterstützung voraus, mit der wir die zur Steuerung notwendigen Daten ermitteln und entscheidungsorientiert aufbereiten können.“
Die Universität hat sich für die MACH Software entschieden, weil es sich hierbei um eine integrierte Komplettlösung handelt, die sich am Markt bewährt hat. Zudem konnte die TU Kaiserslautern auf einen unter der Federführung des Finanzministeriums Rheinland-Pfalz geschlossenen Rahmenvertrag zur Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Anlagenwirtschaft zurückgreifen. Die Einführungskosten konnten hierdurch erheblich gesenkt werden. Außerdem hat der Anbieter ein viel versprechendes Vorgehensmodell zur raschen, kostengünstigen Einführung vorgelegt. Auch deswegen konnte die Einführung in „Rekordzeit“ erfolgen: Zwischen Projektauftakt und dem Start des Produktivbetriebes im Januar 2007 lagen gerade einmal vier Monate. Dieses lag neben der Einführungsmethodik auch an dem hohen Engagement der Projektteams von Universität und Beratungshaus. Und obwohl die Software erst seit einigen Wochen genutzt wird, spüren die Anwender bei der TU Kaiserslautern bereits jetzt den Nutzen des neuen Systems. So läuft die Buchhaltung heute transparenter und differenzierter als mit dem Altsystem. Durch eine Vielzahl von komfortablen Voreinstellungen sowie Plausibilitätsprüfungen wird für die Buchungskräfte die Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik spürbar erleichtert. Außerdem laufen internes und externes Rechnungswesen nun integriert bei einmaliger Dateneingabe und ohne Schnittstellen. Zuvor waren Kostenrechnung und Buchhaltung bzw. Haushalt voneinander abgekoppelt. Ein weiterer Vorteil: heute stehen leicht abzurufende Standardberichte mit wichtigen Steuerungsinformationen zur Verfügung, die zuvor in dieser Qualität nicht zur Verfügung standen.
Nach dem erfolgreichen Projektverlauf stehen in Kaiserslautern bereits weitere Schritte zur Optimierung der Universitäts-internen Prozesse auf dem Programm. So sollen künftig auch die Beschaffungsvorgänge digital unterstützt werden. Geplant ist außerdem, die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) zu einer Vollkostenrechnung auszubauen. Dieses ist zum Beispiel notwendig, um so genannte Gemeinkosten-Zuschlagsätze zuverlässig ermitteln zu können. Hintergrund hierfür: die EU fördert künftig nur noch Projekte, bei denen diese Informationen über die Vollkostenrechnung ermittelt werden können. Dies ist ein weiterer Nutzen der neuen IT-Unterstützung.
Die notwendige IT-Unterstützung liefert das Software- und Beratungshaus MACH AG. Die Software des auf den öffentlichen Bereich spezialisierten Unternehmens nutzen unter anderem auch die Johannes Gutenberg-Universität Mainz sowie die Ruhr-Universität Bochum, die ebenfalls einen Globalhaushalt führen.
„Eine höhere Eigenverantwortung ist notwendig, um national wie international konkurrenzfähig zu sein. Dieses setzt voraus, dass wir auch die Verantwortung für unsere Finanzen übernehmen“, sagt Stefan Lorenz, Kanzler der TU Kaiserslautern, und ergänzt: „Das bedeutet für uns Chance und Wagnis zugleich und setzt eine gute IT-Unterstützung voraus, mit der wir die zur Steuerung notwendigen Daten ermitteln und entscheidungsorientiert aufbereiten können.“
Die Universität hat sich für die MACH Software entschieden, weil es sich hierbei um eine integrierte Komplettlösung handelt, die sich am Markt bewährt hat. Zudem konnte die TU Kaiserslautern auf einen unter der Federführung des Finanzministeriums Rheinland-Pfalz geschlossenen Rahmenvertrag zur Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der Anlagenwirtschaft zurückgreifen. Die Einführungskosten konnten hierdurch erheblich gesenkt werden. Außerdem hat der Anbieter ein viel versprechendes Vorgehensmodell zur raschen, kostengünstigen Einführung vorgelegt. Auch deswegen konnte die Einführung in „Rekordzeit“ erfolgen: Zwischen Projektauftakt und dem Start des Produktivbetriebes im Januar 2007 lagen gerade einmal vier Monate. Dieses lag neben der Einführungsmethodik auch an dem hohen Engagement der Projektteams von Universität und Beratungshaus. Und obwohl die Software erst seit einigen Wochen genutzt wird, spüren die Anwender bei der TU Kaiserslautern bereits jetzt den Nutzen des neuen Systems. So läuft die Buchhaltung heute transparenter und differenzierter als mit dem Altsystem. Durch eine Vielzahl von komfortablen Voreinstellungen sowie Plausibilitätsprüfungen wird für die Buchungskräfte die Umstellung von der Kameralistik auf die Doppik spürbar erleichtert. Außerdem laufen internes und externes Rechnungswesen nun integriert bei einmaliger Dateneingabe und ohne Schnittstellen. Zuvor waren Kostenrechnung und Buchhaltung bzw. Haushalt voneinander abgekoppelt. Ein weiterer Vorteil: heute stehen leicht abzurufende Standardberichte mit wichtigen Steuerungsinformationen zur Verfügung, die zuvor in dieser Qualität nicht zur Verfügung standen.
Nach dem erfolgreichen Projektverlauf stehen in Kaiserslautern bereits weitere Schritte zur Optimierung der Universitäts-internen Prozesse auf dem Programm. So sollen künftig auch die Beschaffungsvorgänge digital unterstützt werden. Geplant ist außerdem, die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) zu einer Vollkostenrechnung auszubauen. Dieses ist zum Beispiel notwendig, um so genannte Gemeinkosten-Zuschlagsätze zuverlässig ermitteln zu können. Hintergrund hierfür: die EU fördert künftig nur noch Projekte, bei denen diese Informationen über die Vollkostenrechnung ermittelt werden können. Dies ist ein weiterer Nutzen der neuen IT-Unterstützung.
