Die tägliche Informationsflut im Büro stellt für viele Arbeitnehmer ein ernsthaftes Problem dar. Das zeigt eine europaweite Studie des Software-Herstellers Mindjet. Vor allem die große Anzahl an E-Mails, oft mit weiteren Dokumenten im Anhang, kann nicht mehr vollständig verarbeitet werden. Auf der anderen Seite verbringen die Arbeitnehmer täglich viel Zeit damit, nach wirklich wichtigen Informationen zu suchen.
Mindjet befragte im Mai 2012 in Deutschland 1000 Arbeitnehmer/-innen in Bürotätigkeiten auf sämtlichen Hierarchieebenen (siehe Infografik). Weniger als die Hälfte (40%) gab dabei an, mit der täglichen Informationsmenge, die insbesondere durch E-Mails auf die Arbeitnehmer einströmt, kein Problem zu haben. Viele werden der Flut nur noch Herr, indem von den durchschnittlich 37 geschäftlichen E-Mails am Tag rund 20 Prozent überhaupt nicht gelesen werden. Ein Drittel der E-Mails landet mit Attachment im Postfach; dabei wird jeder dritte E-Mail-Anhang gar nicht oder nicht vollständig gelesen. Andererseits werden 36 Prozent der tatsächlich erhaltenen Informationen mit Kollegen geteilt.
Gut jede/r Dritte hat das Gefühl, er oder sie verschwendet zu viel Zeit mit Informationen, die für die jeweilige Tätigkeit überhaupt nicht relevant sind. 15 Prozent geben an, dass sie nicht mehr in der Lage seien, aus der Fülle an Informationen diejenigen herauszufiltern, die für sie tatsächlich effektiv und nützlich sind.
Aufwändige Informationssuche verursacht hohe Kosten
Trotz der Informationsflut stehen den Arbeitnehmern nicht immer die Informationen zur Verfügung, die wirklich benötigt werden. Durchschnittlich werden deshalb täglich 36 Minuten für die Suche nach relevanten Informationen aufgewendet. Ein Drittel sucht gar eine Stunde und länger nach benötigten Informationen. Jährlich verbringen die Arbeitnehmer damit rund zwei Kalenderwochen ausschließlich mit der oft nervenaufreibenden Recherche nach Informationen. Dadurch entstehen den Unternehmen im Jahr Kosten in Höhe von 4.334 Euro je Mitarbeiter. Die Informationsflut hat auch direkte Auswirkungen auf die Arbeitnehmer: Mehr als zehn Prozent haben auf Grund des Information-Overloads weniger Freude am Job. 14 Prozent arbeiten länger, um ihr Pensum zu schaffen. Rund zwölf Prozent sind sich der Problematik bewusst, wissen aber nicht, wie sie damit erfolgreich umgehen könnten.
Verbesserungspotenzial für Teamarbeit
Der Anteil der Teamarbeit ist mit durchschnittlich 33 Prozent erwartet hoch. 28 Prozent sind jedoch mit der konkreten Ausgestaltung der kollaborativen Arbeit an ihrem Arbeitsplatz unzufrieden. Hier haben die Befragten häufig ganz konkrete Vorstellungen, wie diese optimiert werden könnte. So wünschen sich 41 Prozent einen besseren Austausch von Ideen, 40 Prozent sehen Aufgabenverteilung und Ressourcenplanung kritisch und mehr als ein Drittel sieht Verbesserungspotenziale bei der Definition von Projektplänen und Zielen.
Alarmzeichen erkennen und Konsequenzen ziehen
„Dass die tägliche Informationsflut insbesondere durch die ausufernden E-Mails ein immer drängenderes Problem wird, war uns bereits bewusst“, sagt Jörg Steiss, Mindjet Regional VP DACH & Eastern Europe. „Doch über diese hohen Werte sind selbst wir überrascht. Es scheint so, als ob viele Unternehmen sich noch nicht im Klaren darüber sind, dass das Werkzeug E-Mail als zentrales Informations- und Kommunikationstool langsam aber sicher ausgedient hat. Der Tagesablauf eines Büroarbeiters wird zu sehr vom E-Mail-Account gesteuert. Gefragt sind intelligente und leicht handhabbare Werkzeuge, in denen die Mitarbeiter über ihre Projekte leicht den Überblick behalten können und zuverlässig alle Informationen, Dokumente und Statusupdates abrufen können. Viele Unternehmen, die solche kollaborativen Werkzeuge eingeführt haben, konnten ihr E-Mail-Aufkommen ganz erheblich reduzieren, und die Mitarbeiter sich wieder an den eigentlichen Prioritäten orientieren.“
Mindjet befragte im Mai 2012 in Deutschland 1000 Arbeitnehmer/-innen in Bürotätigkeiten auf sämtlichen Hierarchieebenen (siehe Infografik). Weniger als die Hälfte (40%) gab dabei an, mit der täglichen Informationsmenge, die insbesondere durch E-Mails auf die Arbeitnehmer einströmt, kein Problem zu haben. Viele werden der Flut nur noch Herr, indem von den durchschnittlich 37 geschäftlichen E-Mails am Tag rund 20 Prozent überhaupt nicht gelesen werden. Ein Drittel der E-Mails landet mit Attachment im Postfach; dabei wird jeder dritte E-Mail-Anhang gar nicht oder nicht vollständig gelesen. Andererseits werden 36 Prozent der tatsächlich erhaltenen Informationen mit Kollegen geteilt.
Gut jede/r Dritte hat das Gefühl, er oder sie verschwendet zu viel Zeit mit Informationen, die für die jeweilige Tätigkeit überhaupt nicht relevant sind. 15 Prozent geben an, dass sie nicht mehr in der Lage seien, aus der Fülle an Informationen diejenigen herauszufiltern, die für sie tatsächlich effektiv und nützlich sind.
Aufwändige Informationssuche verursacht hohe Kosten
Trotz der Informationsflut stehen den Arbeitnehmern nicht immer die Informationen zur Verfügung, die wirklich benötigt werden. Durchschnittlich werden deshalb täglich 36 Minuten für die Suche nach relevanten Informationen aufgewendet. Ein Drittel sucht gar eine Stunde und länger nach benötigten Informationen. Jährlich verbringen die Arbeitnehmer damit rund zwei Kalenderwochen ausschließlich mit der oft nervenaufreibenden Recherche nach Informationen. Dadurch entstehen den Unternehmen im Jahr Kosten in Höhe von 4.334 Euro je Mitarbeiter. Die Informationsflut hat auch direkte Auswirkungen auf die Arbeitnehmer: Mehr als zehn Prozent haben auf Grund des Information-Overloads weniger Freude am Job. 14 Prozent arbeiten länger, um ihr Pensum zu schaffen. Rund zwölf Prozent sind sich der Problematik bewusst, wissen aber nicht, wie sie damit erfolgreich umgehen könnten.
Verbesserungspotenzial für Teamarbeit
Der Anteil der Teamarbeit ist mit durchschnittlich 33 Prozent erwartet hoch. 28 Prozent sind jedoch mit der konkreten Ausgestaltung der kollaborativen Arbeit an ihrem Arbeitsplatz unzufrieden. Hier haben die Befragten häufig ganz konkrete Vorstellungen, wie diese optimiert werden könnte. So wünschen sich 41 Prozent einen besseren Austausch von Ideen, 40 Prozent sehen Aufgabenverteilung und Ressourcenplanung kritisch und mehr als ein Drittel sieht Verbesserungspotenziale bei der Definition von Projektplänen und Zielen.
Alarmzeichen erkennen und Konsequenzen ziehen
„Dass die tägliche Informationsflut insbesondere durch die ausufernden E-Mails ein immer drängenderes Problem wird, war uns bereits bewusst“, sagt Jörg Steiss, Mindjet Regional VP DACH & Eastern Europe. „Doch über diese hohen Werte sind selbst wir überrascht. Es scheint so, als ob viele Unternehmen sich noch nicht im Klaren darüber sind, dass das Werkzeug E-Mail als zentrales Informations- und Kommunikationstool langsam aber sicher ausgedient hat. Der Tagesablauf eines Büroarbeiters wird zu sehr vom E-Mail-Account gesteuert. Gefragt sind intelligente und leicht handhabbare Werkzeuge, in denen die Mitarbeiter über ihre Projekte leicht den Überblick behalten können und zuverlässig alle Informationen, Dokumente und Statusupdates abrufen können. Viele Unternehmen, die solche kollaborativen Werkzeuge eingeführt haben, konnten ihr E-Mail-Aufkommen ganz erheblich reduzieren, und die Mitarbeiter sich wieder an den eigentlichen Prioritäten orientieren.“
