Der SEPA-Countdown läuft: Bis zum 1. Februar 2014 müssen Systeme und Prozesse an die Erfordernisse der Single Euro Payments Area (SEPA) angepasst sein. msg systems hat bereits zahlreiche SEPA-Projekte erfolgreich abgeschlossen und dabei festgestellt, dass in vielen Unternehmen sowohl im Hinblick auf die Prozesse als auch aus technischer Sicht falsche Vorstellungen zu SEPA kursieren:
Mythos 1: SEPA betrifft nur die IT
Die SEPA-Umstellung betrifft längst nicht nur die IT. Neben der Integration einer Lösung für die Mandatsverwaltung müssen Mitarbeiter geschult und Prozesse angepasst werden. Letzteres gilt beispielsweise für Planungen zur Liquidität und zum Zahlungsverkehr. Denn durch die Vorab-Ankündigung von Lastschriften (Pre-notification) ändern sich Vorlaufzeiten und Fristen.
Mythos 2: Für die SEPA-Umstellung sorgt die Buchhaltung
Zwar ist der Bereich Finanzen besonders von SEPA betroffen, aber auch andere Abteilungen müssen ihre Hausaufgaben erledigen: Rechts- und Fachabteilungen müssen sich um die Anpassung von Verträgen und Formularen kümmern; Vertrieb und Kundenservice müssen in ihre Prozesse beispielsweise die Erfassung von SEPA-Mandaten integrieren. Darüber hinaus gilt es, die Anpassungen gemeinsam mit den beteiligten Banken zu testen.
Mythos 3: Bei der SEPA-Anpassung werden nur ein paar Zahlen geändert
SEPA bedeutet mehr als lediglich Kontonummern und BLZ durch IBAN und BIC zu ersetzen. Aufgrund veränderter Transaktionsprozesse müssen Unternehmen zusätzlich prüfen, ob Zahlungswege beibehalten oder verändert werden. Da das SEPA-Lastschriftverfahren recht aufwändig ist, kann es in einigen Fällen zum Beispiel sinnvoll sein, von Lastschrift auf Rechnung umzustellen.
Mythos 4: Für die Umstellung auf IBAN und BIC genügt eine Software
Eine rein technische Migration ist fehlerbehaftet und lässt sich zum Teil auch nur schwer umsetzen, da häufig nicht alle Bankspezifika in den Convertern berücksichtigt werden. Daher müssen die Daten unbedingt manuell geprüft und ergänzt werden.
Mythos 5: Softwarelösungen zur Mandatsverwaltung sind alle gleich
Nicht alle Softwarelösungen für die Mandatsverwaltung werden sämtlichen Anforderungen gerecht. Bei der Auswahl ist insbesondere darauf zu achten, dass die Software anpassbar ist, da sich wahrscheinlich noch einige Änderungen an SEPA ergeben, und dass sie eine optimale Integration in die Geschäftsprozesse ohne manuelle Eingriffe ermöglicht.
Kompetente Unterstützung bei der SEPA-Anpassung
„Bei unseren zahlreichen SEPA-Projekten sind wir immer wieder auf diese Mythen gestoßen“, so Frank Plechinger, Mitglied im Vorstand der msg systems ag. „Dabei ist es jetzt höchste Zeit, dass Unternehmen das Thema in die Hand nehmen, damit ihre Systeme und Prozesse rechtzeitig fit für SEPA sind.“ Dabei bietet msg systems umfassende Unterstützung: Ein SEPA-Quickcheck ermittelt zuverlässig alle erforderlichen Maßnahmen. Darüber hinaus berät der IT-Spezialist bei der Anpassung der Systeme und Prozesse und stellt eine leistungsfähige Software für die Mandatsverwaltung zur Verfügung.
Mythos 1: SEPA betrifft nur die IT
Die SEPA-Umstellung betrifft längst nicht nur die IT. Neben der Integration einer Lösung für die Mandatsverwaltung müssen Mitarbeiter geschult und Prozesse angepasst werden. Letzteres gilt beispielsweise für Planungen zur Liquidität und zum Zahlungsverkehr. Denn durch die Vorab-Ankündigung von Lastschriften (Pre-notification) ändern sich Vorlaufzeiten und Fristen.
Mythos 2: Für die SEPA-Umstellung sorgt die Buchhaltung
Zwar ist der Bereich Finanzen besonders von SEPA betroffen, aber auch andere Abteilungen müssen ihre Hausaufgaben erledigen: Rechts- und Fachabteilungen müssen sich um die Anpassung von Verträgen und Formularen kümmern; Vertrieb und Kundenservice müssen in ihre Prozesse beispielsweise die Erfassung von SEPA-Mandaten integrieren. Darüber hinaus gilt es, die Anpassungen gemeinsam mit den beteiligten Banken zu testen.
Mythos 3: Bei der SEPA-Anpassung werden nur ein paar Zahlen geändert
SEPA bedeutet mehr als lediglich Kontonummern und BLZ durch IBAN und BIC zu ersetzen. Aufgrund veränderter Transaktionsprozesse müssen Unternehmen zusätzlich prüfen, ob Zahlungswege beibehalten oder verändert werden. Da das SEPA-Lastschriftverfahren recht aufwändig ist, kann es in einigen Fällen zum Beispiel sinnvoll sein, von Lastschrift auf Rechnung umzustellen.
Mythos 4: Für die Umstellung auf IBAN und BIC genügt eine Software
Eine rein technische Migration ist fehlerbehaftet und lässt sich zum Teil auch nur schwer umsetzen, da häufig nicht alle Bankspezifika in den Convertern berücksichtigt werden. Daher müssen die Daten unbedingt manuell geprüft und ergänzt werden.
Mythos 5: Softwarelösungen zur Mandatsverwaltung sind alle gleich
Nicht alle Softwarelösungen für die Mandatsverwaltung werden sämtlichen Anforderungen gerecht. Bei der Auswahl ist insbesondere darauf zu achten, dass die Software anpassbar ist, da sich wahrscheinlich noch einige Änderungen an SEPA ergeben, und dass sie eine optimale Integration in die Geschäftsprozesse ohne manuelle Eingriffe ermöglicht.
Kompetente Unterstützung bei der SEPA-Anpassung
„Bei unseren zahlreichen SEPA-Projekten sind wir immer wieder auf diese Mythen gestoßen“, so Frank Plechinger, Mitglied im Vorstand der msg systems ag. „Dabei ist es jetzt höchste Zeit, dass Unternehmen das Thema in die Hand nehmen, damit ihre Systeme und Prozesse rechtzeitig fit für SEPA sind.“ Dabei bietet msg systems umfassende Unterstützung: Ein SEPA-Quickcheck ermittelt zuverlässig alle erforderlichen Maßnahmen. Darüber hinaus berät der IT-Spezialist bei der Anpassung der Systeme und Prozesse und stellt eine leistungsfähige Software für die Mandatsverwaltung zur Verfügung.
