Gremienarbeit erfordert eine effektive und straffe Organisation. Der Rheinische und der Bayerische Sparkassenverband haben daher Multi-Support, dem Experten auf dem Gebiet der dokumentenbezogenen Prozessoptimierung, mit der Einführung einer einheitlichen Gremienverwaltung beauftragt. In Kürze wird in beiden Verbänden die Sitzungsarbeit mithilfe der Multi-Support Gremienverwaltung perfekt organisiert.
Die Anforderung an Multi-Support war, die Abläufe des Sitzungsmanagements zu wesentlich zu verbessern, da Steuerung und Dokumentation der Gremiensitzungen einen hohen Stellenwert in beiden Organisationen haben.
Zielvorstellung ist ein zentrales Informations- und Abwicklungssystem, das bedienerfreundlich Informationen verteilt, verwaltet, sammelt und kanalisiert. Die Multi-Support Gremienverwaltung stellt diese und weitere Funktionen in nur einer Anwendung zur Verfügung. Eine fehleranfällige und zeitraubende Koordination zwischen mehreren Systemen wird somit vermieden.
Die Multi-Support Gremienverwaltung ermöglicht die strukturierte hierarchische Erfassung aller Mitglieder über die Erstellung der Einladungen per E-Mail, Fax oder Serienbrief, bis hin zur nachhaltigen Archivierung. Der integrierte Workflow ist ein wichtiges Werkzeug für die Abstimmung der Gremienmitglieder untereinander. Das System garantiert jederzeit die Kontrolle über Zu- und Absagen und einen hohen Sicherheitsstandard mit Hilfe von Berechtigungen und verschlüsselter Dokumente. Rückverfolgbarkeit, Transparenz, viele automatische Prozesse und die Möglichkeit der Einbeziehung von externen Gremienmitgliedern erleichtern wesentlich die gesamte Sitzungsorganisation und die damit verbundene Abwicklung. Die Menge der anzulegenden Gremien sowie Funktionen ist unbegrenzt. Auch komplexe Gremienarbeiten werden erheblich vereinfacht und garantieren eine beträchtliche Zeit- und Kostenersparnis.
Die Anforderung an Multi-Support war, die Abläufe des Sitzungsmanagements zu wesentlich zu verbessern, da Steuerung und Dokumentation der Gremiensitzungen einen hohen Stellenwert in beiden Organisationen haben.
Zielvorstellung ist ein zentrales Informations- und Abwicklungssystem, das bedienerfreundlich Informationen verteilt, verwaltet, sammelt und kanalisiert. Die Multi-Support Gremienverwaltung stellt diese und weitere Funktionen in nur einer Anwendung zur Verfügung. Eine fehleranfällige und zeitraubende Koordination zwischen mehreren Systemen wird somit vermieden.
Die Multi-Support Gremienverwaltung ermöglicht die strukturierte hierarchische Erfassung aller Mitglieder über die Erstellung der Einladungen per E-Mail, Fax oder Serienbrief, bis hin zur nachhaltigen Archivierung. Der integrierte Workflow ist ein wichtiges Werkzeug für die Abstimmung der Gremienmitglieder untereinander. Das System garantiert jederzeit die Kontrolle über Zu- und Absagen und einen hohen Sicherheitsstandard mit Hilfe von Berechtigungen und verschlüsselter Dokumente. Rückverfolgbarkeit, Transparenz, viele automatische Prozesse und die Möglichkeit der Einbeziehung von externen Gremienmitgliedern erleichtern wesentlich die gesamte Sitzungsorganisation und die damit verbundene Abwicklung. Die Menge der anzulegenden Gremien sowie Funktionen ist unbegrenzt. Auch komplexe Gremienarbeiten werden erheblich vereinfacht und garantieren eine beträchtliche Zeit- und Kostenersparnis.
