MultiArchive 007 - mit der Lizenz zum Kosten reduzieren"

Auf der diesjährigen DMS-Expo stellt die Hamburger Multi-Support Deutschland AG die neue Version 7 des Dokumenten-Management-Systems MultiArchive vor. Mit neuen Features wie beispielsweise "Check in/Check out" über das Browser-Frontend, der aktuellen "Groovy"-Technologie und einer erweiterten LDAP-Anbindung wurde der Funktionsumfang deutlich erweitert. Mit "Groovy" ist es Administratoren nun auch ohne tiefere Kenntnisse in der Webentwicklung möglich, über einfache Scripte die Arbeitsbereiche im Browser den persönlichen Anforderungen anzupassen. Eine ganz eigene Gestaltung der Oberfläche kann somit durch "Groovy" realisiert werden. Beispielsweise werden neu erzeugte Buttons userabhängig angezeigt, was MultiArchive zu einem individuellen System für die Anwender macht. Über das LDAP/AD-Protokoll greift die neue Version jetzt auch auf die zentrale User-Administration zu, die in vielen Unternehmen bereits im Windows-Active-Directory definiert ist. Einzelne Benutzer oder Benutzergruppen können ganz ohne Kennworteingabe die für sie freigegebenen Dokumente in MultiArchive bearbeiten. Die User-Administration wird so erheblich vereinfacht und die Skalierbarkeit der Lösung deutlich verbessert.

"Hervorzuheben ist die Schnelligkeit von MultiArchive 7. Egal, wie umfangreich die Dokumentenmenge ist: Das System liefert auch bei kombinierten Suchanfragen in Sekundenschnelle eine entsprechende Ergebnisliste", beschreibt Claus Cordes, Vorstand Vertrieb bei der Multi-Support Deutschland AG, die neue Suchfunktion der Dokumenten-Management-Lösung. Mitarbeiter finden sämtliche Dokumente viel zügiger, indem sie über den Browser einen beliebigen Suchbegriff in die Maske eingeben. Aus der Ergebnisliste können sie das gewünschte Dokument gleich aufrufen und bearbeiten. "Bei MultiArchive ist nun der Direktaufruf sämtlicher Archivfunktionen über Webservices möglich. Dadurch können die Suchanfragen an MultiArchive sehr einfach in jede bestehende Kundenanwendung integriert werden", erklärt Claus Cordes weiter. Ein Wechsel in andere Programme ist nicht erforderlich, was sich wiederum zeitsparend auswirkt. Die neue "Check in/Check out"-Funktion sorgt dafür, dass ein Dokument unter der Kontrolle von MultiArchive exklusiv durch einen Mitarbeiter bearbeitet werden kann. So kann etwa. ein Workflow aus dem Bereich "Vertragsmanagement" verschiedenen Mitarbeitern nacheinander ein Worddokument zur Bearbeitung vorlegen. Dieses wird aus dem Archiv editierbar geöffnet und in einem separaten Bereich für den Bearbeiter gespeichert. Andere Mitarbeiter können das Dokument in dem Moment zwar einsehen, es aber nicht verändern. Erst nachdem es aufbereitet und die aktuelle Version des Dokuments im Archiv gespeichert ist, ist der Zugriff zur weiteren Verwendung wieder möglich. Eine Übersicht zeigt jedem Benutzer an, welche Dokumente er selbst ausgecheckt hat und welche Dokumente gerade exklusiv von wem bearbeitet werden. So können die für die anderen Mitarbeiter gesperrten Dokumente nicht in Vergessenheit geraten und werden nach abgeschlossener Bearbeitung gleich wieder freigegeben. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten werden protokolliert und automatisch mit einer neuen Versionsnummer versehen. Dadurch lassen sich ältere Dokumentenversionen auch später noch einsehen und die Änderungen daran nachvollziehen.

MultiArchive 7 ist eine leistungsstarke, intelligente Dokumenten-Management-Lösung, die ohne Client Installation im Browser lauffähig ist. Neben der Archivierung aller Dokumententypen werden Geschäftsprozesse wie elektronische Rechnungsbearbeitung mit Signatur, elektronische Personalakte, Vertragsverwaltung und Email-Archivierung angeboten. Das System unterstützt alle Plattformen wie Windows, Linux, Unix, Lotus Notes Domino, Outlook und speziell die IBM iSeries. Das Update von MultiArchive erhalten die Multi-Support-Kunden kostenlos.