Die schweren Leiden der jungen Unternehmer mit kaufmännischer Software

Ein gewinnbringendes Geschäftsmodell erarbeiten, mehrwertige Produkte entwickeln und dabei noch die richtigen Mitarbeiter finden – das sind zentrale Herausforderungen eines Start-ups. Kein Wunder, dass die Organisation der Geschäftsprozesse kaum Beachtung findet und schnell in Form von Tabellen erledigt wird. Abhilfe schaffen hier Enterprise Resource Planning-Systeme (kurz: ERP), die alle unternehmerischen Aufgaben planen und steuern. Doch die sind meist teuer und nur für größere Unternehmen geeignet. Wirklich? Mit welchen Leiden die Start-ups zu kämpfen haben, welche Lösungen es gibt und ab wann sich ERP lohnt, ist im Folgenden zusammengefasst.

Die schweren Leiden der jungen Unternehmer mit kaufmännischer Software

Tabellenkalkulation vs. Kaufmännische Software: Ab wann lohnt sich die Anschaffung von professioneller Software

Aber was bedeutet eigentlich ERP?

Enterprise-Resource-Planning, kurz ERP, beschreibt die Planung und Steuerung aller unternehmerischen Aufgaben. Ein ERP-System unterstützt somit alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab. Ziel eines ERP-Einsatzes ist die Wertschöpfungskette durch die Verbindung einzelner Unternehmensbereiche zu verbessern und damit die verschiedenen Ressourcen (Arbeit, Know-How, Material, Geld, Technik und Daten) effektiver zu nutzen. Meist ist ein ERP-Programm in Module gegliedert, die bestimmte Funktionen erfüllen, zum Beispiel:

• Vertrieb & Marketing (Kundendaten, etc. werden im sogenannten CRM (Customer-Relationship-Management) abgelegt)
• Beschaffung & Materialwirtschaft (Alle Daten, zum Beispiel zum Materialfluss sind unter SCM (Supply-Chain-Management) vereint)
• Produktions-Management (Planung und Steuerung der Produktion finden im PPS (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) statt)
• Rechnungswesen & Finanzen (Im FiBu (Finanzbuchhaltung) werden alle finanziellen Prozesse abgebildet)
• Auch das Lager-Management, Personalwesen (HR), Controlling und Dokumenten-Management (DMS) gehören zu den Funktionen einer ERP-Lösung

Für Start-ups steht gerade zu Beginn ihrer Karriere die Anschaffung einer kaufmännischen Software nicht auf der Agenda. Die Kosten sind zu hoch, die Technologie zu komplex und meist fehlen auch die Ressourcen im Unternehmen, die Datenbanken ordentlich zu pflegen. Die naheliegende Lösung sind häufig Tabellenkalkulationen, die sich – da bekannt – schnell und einfach bedienen lassen. Aber was sind die Vorteile von ERP für Start-Ups?

Die sieben ERP-Vorteile für Start-Ups

• Automatisierung der Geschäftsprozesse – von Anfang an
• Kürzere Bearbeitungszeiten – mehr Zeit für das Kerngeschäft
• Kostenersparnisse – gerade auf lange Sicht
• Optimierte Prozesse dank verringerter Durchlaufzeiten – besserer Service
• Verbesserte Datenqualität – weniger Redundanzen und Inkonsistenzen
• Integrierte Kollaboration – über Abteilungsgrenzen hinweg
• Effiziente Zusammenarbeit – schneller und einheitlicher Informationsfluss

Fazit: Schon ab den ersten Dateneingaben lohnt sich die Anschaffung einer Enterprise Resource Planning (ERP-) Software. Denn mit den ersten, systematisch erfassten Informationen gelingt es, die eigenen Kunden besser zu verstehen, die internen Ressourcen effizienter zu verwalten und das Rechnungswesen zu optimieren. Ein großer Nachteil sind allerdings die damit verbundenen Kosten, die sich je nach Umfang und Anbieter zwischen 10.000 und 30.000 Euro für kleinere Unternehmen belaufen können. Geld, dass gerade Start-ups oft nicht haben. Abhilfe schaffen hier ERP-Lösungen aus der Cloud. Sie lassen sich oft modular buchen, werden pro Monat, quasi als Abonnement, bezahlt und bleiben dank regelmäßiger Aktualisierungen immer „up-to-date“.

Um einen Überblick über bekannte Software-Hersteller zu bekommen empfiehlt sich auch ein Blick auf www.suche-erp.de. Ein ERP-Hersteller-Verzeichnis gibt Übersicht über Hersteller, Produkt und Branchenfokus.

Die 3 schwersten Leiden junger Unternehmer mit kaufmännischer Software

Wenn es um kaufmännische Prozesse geht, kämpfen Start-ups vor allem mit drei Herausforderungen: Kundendaten-, Ressourcen- und Rechnungsverwaltung.
Wer diesen Herausforderungen nur mit Hilfe von Tabellenprogrammen wie Excel begegnen will, hat nach den ersten Monaten schon große Probleme den Überblick zu behalten. Warum das so ist, zeigen die folgenden Hindernisse:

Mangelnde Kundenverwaltung

Ob Microsoft, Quickoffice oder Google Docs – Tabellenkalkulationen gibt es zu Hauf auf dem Markt. Einige davon sind sehr günstig, wenn nicht sogar kostenlos. Kein Wunder, dass gerade Unternehmen, die noch am Anfang ihrer Tätigkeit stehen, auf solche Lösungen zurückgreifen. Die ersten Wochen kann das auch noch gut gehen, aber was passiert, wenn die Anzahl der Kunden erfreulicherweise ansteigt? Dann stoßen Excel und Co. schnell an ihre Grenzen. Ein Grund dafür: Informationen für die Beziehungspflege oder kommende Marketingmaßnahmen lassen sich nur filtern und nutzen:

• Customer Relations: In Zeiten von Personalisierung erwarten immer mehr Kunden – vor allem der jüngeren Generation – maßgeschneiderte Kontaktaufnahmen. Dazu gehört bereits die richtige Ansprache, aber auch die Nutzung des präferierten Kommunikationskanals. In einem ERP-System lassen sich diese Informationen nicht nur hinterlegen, sondern auch automatisieren. Das spart Zeit und stärkt die Kundenzufriedenheit.
• Individualisierung: Eng damit verbunden ist die Ausspielung von Marketingaktivitäten. Nur wer seinen Kunden gut kennt, weiß, was er in der Vergangenheit gekauft hat, kann die richtigen Promotionaktionen anbieten oder Crossselling betreiben. Auch für alle Content-Marketing-Maßnahmen lassen sich wichtige Rückschlüsse ziehen. Welche Themen interessieren meine Zielgruppe? Kann ich sie segmentieren und entsprechende Inhalte, zum Beispiel im Newsletter, anbieten? Wenn ja, würde das sicherlich die Kundenbindung verbessern und im Vergleich zum Wettbewerb, Vorteile schaffen.
• Statistiken: Wie zufrieden sind meine Kunden? Wo gab es in der letzten Zeit Probleme? Waren es nur Einzelfälle oder trat eine Beschwerde gehäuft auf? Wo muss ich zuerst handeln? Wer diesen Fragen begegnet, ist mit einer Tabelle schnell überfordert. Daten sind das neue Gold, das gilt auch für Start-ups. Aus dem Grund braucht es Tools, die mit einem Klick, Statistiken rausgeben, zum Beispiel zur Zufriedenheit.

Mangelnde Ressourcenverwaltung

Wie es schon im Namen ERP steckt, geht es bei kaufmännischen Prozessen primär um Ressourcen und deren Planung sowie Steuerung. Sie sind das Herz eines Unternehmens und müssen kontinuierlich analysiert und optimiert werden. Wer sich zulange auf seinen Erfolg ausruht, kann auf lange Sicht auf dem globalen Markt nicht bestehen – das gilt sowohl für Start-ups als auch für Großkonzerne. Daher ist es umso wichtiger von Anfang an auf eine Lösung zu setzen, die die folgenden Aspekte schnell und einfach „im Blick“ behält.

• Mitarbeiter: Auch wenn zu Beginn noch nicht so viele am Erfolg des Start-ups arbeiten, lohnt sich die frühzeitige Mitarbeiter-Disposition mit einem professionellen System. Dafür gibt es zwei Gründe: Der erste zeigt sich in der Produktion, die vielleicht schon nach den ersten Monaten den Schichtbetrieb und damit die Schichtplanung notwendig macht. Ein anderer Grund ist eine ausgewogene Work-Life-Balance, die sich vor allem viele Start-ups auf die Fahne schreiben. In der Übersicht lassen sich beispielsweise feste Homeoffice-Tage und Teilzeit-Beschäftigte eintragen. Das stellt gerade für die Zusammenarbeit im Team einen großen Gewinn dar.
• Daten: Wer seinen Mitarbeitern Freiheiten wie das Arbeiten von zu Hause erlaubt, muss auch den Zugriff auf die unternehmensinternen Daten sicherstellen. Mit Cloud-Lösungen wie Google Docs ist das natürlich möglich, doch bringt die Bearbeitung von mehreren Kollegen das Tool schnell an seine Grenze. Ein weiteres Manko: Wenn beispielsweise Außendienstmitarbeiter auf das Produktinformationssystem, kurz PIM, zurückgreifen müssen, weil der Kunde eine produktspezifische Frage im Gespräch gestellt hat, hilft Google Docs nicht weiter. Ein einfacher Zugriff über das Cloud-ERP-Programm erlaubt den „Rundum-Blick“ auf alle Daten – zu jeder Zeit und ortsunabhängig.
• Lager und Material: Um das eigene Angebot immer zu verbessern, sollten Start-ups spätestens nach den ersten Aufträgen ihr Portfolio unter die Lupe nehmen. Tabellen können hier sicherlich helfen, eine Übersicht über die alle bestellten Produkte zu bekommen. Aber eine echte „Renner-Penner-Liste“ lässt sich nur durch ein professionelles System erstellen – und das in wenigen Clicks. Neben der Optimierung des Angebots, hilft das Tool aber auch bei der Materialverwaltung. Einfach auf gut Glück zu bestellen, ist ineffizient und verursacht gegebenenfalls genau im falschen Moment Kosten. Zum Beispiel, wenn die Lohnauszahlung ansteht oder die Miete. Was es hingegen braucht sind „just in time“- Lieferungen sowie rechtzeitige, automatisierte Bestellvorschläge, die auf Basis der Auftragslage erstellt werden. Nur professionelle ERP-Systeme können diese Funktionen erfüllen.

Mangelnde Rechnungsverwaltung

Neben der Kunden- und Ressourcenverwaltung kommt noch ein dritter, essentieller Aspekt hinzu: Das Rechnungswesen. Nur wer seine Geldflüsse im Blick hat, kann solide Entscheidungen treffen – sowohl für den Moment als auch für die Zukunft. Das betrifft auch den Umgang mit dritten, zum Beispiel dem Finanzamt. Das kann gerade Start-ups durch die Vielzahl von Regularien und Fristen zusetzen. Das kann im schlimmsten Fall sehr teuer werden. Diese und weitere Stolpersteine, die sich vor allem mit der Hilfe von professioneller Software umgehen lassen, sind im Folgenden erläutert.

• Liquidation und Mahnwesen: Über welche flüssigen Mittel das Unternehmen verfügt und in einigen Monaten verfügen wird, lässt sich primär an den geplanten Zahlungseingängen ablesen. Allein wenn die Geldflüsse nachvollziehbar, lückenlos und fehlerfrei dokumentiert sind, können künftige Ausgaben – sei es für Material, neue Maschinen oder Mitarbeiter – geplant werden. Damit verbunden ist auch das Mahnwesen. In einem ERP-System lassen sich, im Gegensatz zu einer Tabelle, säumige Rechnungen anmahnen. Mehr noch: Der gesamte Prozess ist automatisierbar, zum Beispiel können die jeweiligen Anschreiben als Vorlagen gespeichert und anschließend versandt werden. Auch ist es möglich, für Nichtzahler eine Liefersperre einzusetzen und so das Unternehmen vor weiteren Zahlungsausfällen zu schützen.
• Steuer: Wie erwähnt, spielt das Finanzamt bei der gesamten Rechnungsverwaltung eine große Rolle. Wer hier mit Hilfe von Tabellen versucht, alle nötigen Steuermeldungen abzuwickeln, braucht viel Zeit und Geduld. Durch die Nutzung von ERP-Lösungen sind diese Meldungen automatisierbar. Das spart nicht nur Nerven und Ressourcen, sondern minimiert auch die Fehlerquote und ermöglicht stets die pünktliche Abgabe aller Unterlagen.
• Dokumentenverwaltung: Wohin mit den ganzen Unterlagen wie Rechnungen, Aufträge und Mahnungen? Im Ordner ablegen, scheint die einfachste Möglichkeit, aber wie finde ich nach mehreren Jahren die Rechnung X zu dem passenden Vorgang und zum passenden Kunden? Die Antwort lautet „Suchen!“. Um dem vorzubeugen, sind Lösungen gefragt, die alle Dokumente mit Aufbewahrungspflicht digital ablegen und zwar so, dass man sie mit wenigen Handgriffen selbst noch nach Jahren findet. Ein weiterer Vorteil: Durch die digitale Speicherung reduzieren sich die Lagerkosten für papiergebundene Archive.

Therapie und Medizin aufeinander abstimmen

Die richtige ERP-Software ist wie Medizin und kann viele Leiden heilen. Die passende Software zu finden, einzuführen und einzusetzen stellt aber weiterhin eine Herausforderung dar. Eine ganzheitliche Therapie ist gefragt, die die Herausforderungen nachhaltig löst. Die QITT-Methode vereint theoretische Projektmanagement-Ansätze mit langjähriger Berufserfahrung. Sie ist das perfekte ERP-Projektmanagement für den digitalen Wandel und liefert die Therapie für einen perfekten Start im Einsatz von kaufmännischer Software.

Über den Autor Matthias Weber

Matthias Weber ist Experte auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft). Mit seinem Beratungsunternehmen mwbsc GmbH unterstützt er mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung, sowie ERP-Hersteller und ERP-Anbieter bei der Optimierung deren Geschäftserfolgs.