Jede ausgereifte Software ist in sich abgeschlossen und für einen oder mehrere ganz bestimmte Zwecke optimiert - eigenständige Systeme mit aller erforderlichen Funktionalität. Deshalb ist es logisch, z.B. mit einem zertifizierten DMS-System alle Dokumente im Unternehmen zu managen und revisionssicher zu archivieren. Warum aber sollte man ein bewährtes Dokumentenmanagementsystem noch mit diverser anderer ‚Fachsoftware' koppeln und die DMS-Funktionalitäten von anderer Stelle auslösen?
Integration von DocuWare resultiert aus der Praxis
Diese Frage haben unsere Kunden beantwortet: Sie brauchen ein anwenderfreundliches und flexibles Instrument, mit dem sie möglichst alle Aufgaben abwickeln können. Den Wünschen aus der Praxis sind wir gefolgt. Um effizient, schnell und unkompliziert arbeiten zu können, möchten die meisten Anwender in der täglichen Routine in ‚ihrer' bekannten Programmumgebung bleiben. Sie sind gewohnt, bei einer Bestellung nicht erst aus zig verschiedenen Excel-Listen Adressen der Anbieter, deren Materialangebote, Preislisten und ausgehandelte Konditionen mühsam zusammen suchen zu müssen, dann die Bestellung mit einem Textprogramm zu schreiben, zu drucken und danach auch noch extra zu archivieren. Sie wären nicht sonderlich begeistert, für jeden einzelnen Arbeitsschritt eine andere Applikation ‚aus dem FF' bedienen und kennen zu müssen - selbst wenn DocuWare durch seine Nemetschek-Liaison praktisch aus dem gleichen Hause stammt. Hier zahlt sich die branchenspezifisch integrierte Gesamtlösung aus. Eine Oberfläche für alle erforderlichen Funktionalitäten. Arbeitsabläufe, die sich logisch in der Software widerspiegeln. Keine doppelte Datenspeicherung. Was ein Arbeitsbereich erfasst hat, kann von den weiteren Mitarbeitern ebenso mit anderen Teilapplikationen genutzt werden. Da macht der Umgang mit den Dokumenten im Unternehmen keine Ausnahme.
Arbeitsabläufe ohne störende ‚Medienwechsel' und Doppelarbeit
Deshalb stehen auch die jeweils erforderlichen DMS-Funktionen direkt in den BAU financials Modulen bereit. Für den Nutzer wird gar nicht spürbar, dass er ein weiteres Softwarepaket in seine Arbeit einbezieht. So gelangen beispielsweise aus BAU financials Ausgangsrechnungen beim Druck auf Papier zugleich in revisionssicherer elektronischer Variante in das Archiv Sie sind dann der Buchung hinterlegt, können auf Knopfdruck angezeigt werden.
Mit nur einem Klick ist für die abschließende Kontrolle im Workflow der Eingangsrechnungen eine zeilenbezogene Schnellanzeige aller über einen Zahlungsvorschlag angebundenen, eingescannten Eingangsrechnungen möglich.
Über den Aufruf der Personalstammskarte ist eine Recherche von Personaldokumenten aller Art machbar. Hier gelangt z.B. nach nur zwei Mausklicks die benötigte Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der extern eingescannte Stundenzettel zur Anzeige.
In iPunkt, dem Informationsmanager-Modul der Branchenlösung, lassen sich alle zu einem Projekt gehörenden Dokumentarten, z.B. eingehende oder ausgehende Briefe, Faxe, Mails, auch Zeichnungen, Bilder oder sogar Filmdateien von der Baustelle vorhalten. Auch da merkt nur der aufmerksame Anwender bei der Bildschirmdarstellung, dass er dabei das DMS-System nutzt.
Oder denken Sie an die sonst sehr mühsame Übersicht aller versionierten Angebote und der daraus später gegebenenfalls resultierenden (Abschlags-) Rechnungen aus der Bautechnik.
Selbst bei einer Schnellanzeige benötigter Lieferscheine aus der Mischgüter-Fakturierung nutzt der Anwender - ohne es zu merken - im Hintergrund DocuWare.
Dokumenten-Sicherheit
Mit unseren DocuWare integrierten Applikationen stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, die Zeit-, Platz- aber auch Material-sparende Nutzen mit sich bringen. Sie hier alle nennen zu wollen, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen.
Aber ein besonders wichtiger Aspekt soll nicht unerwähnt bleiben - die hohe Dokumenten-Sicherheit. Backup-Funktionen sichern Ihre Dateien und Datenbanken. Zusätzlich werden durch DocuWare bei der Archivierung jedes Dokuments dessen Indexdaten sowohl in der Datenbank als auch im Dokument-Header gespeichert. Das gleichzeitige Speichern von Dokument und Indexeinträgen verbindet die Daten unmittelbar. Datenverluste sind so praktisch ausgeschlossen. Bei Bedarf kann auch über diese Möglichkeit eine Datenbank schnell wieder hergestellt werden.
Ein von Ihnen bestimmter Administrator kann die Rechte jedes einzelnen Benutzers auf spezielle Funktionen begrenzen. Darüber hinaus kann er die Zugriffsmöglichkeit auf die einzelnen Archive definieren und Lese- oder Schreibrechte festlegen. Es gibt sogar die Möglichkeit, Dokumente zu verschlüsseln. In diesem Fall kann selbst der Administrator die Dokumente nicht ohne Zustimmung des Berechtigten ansehen.
Alle Daten, die der Server sendet oder empfängt, werden automatisch verschlüsselt. Der Datentransfer basiert auf Windows- oder SSL-Sicherheitsfunktionen. Nur der Administrator ist in der Lage, die Sicherheitseinstellungen zu ändern. Das macht unerlaubte Zugriffe (Sniffing) unmöglich.
Fazit
Unzählige Stunden Recherchearbeit und viele Regalmeter Archiv können Sie mit der integrierten DMS-Funktionalität einsparen.
Die Prozesse Rechnungsprüfung, Kontenabgleich, Kreditoren- und Debitoren-buchhaltung, monatliche Kostenstellen- und Kostenträgerkontrolle sowie Reisekostenabrechnung werden spürbar verbessert und darüber hinaus auch noch sicherer.
Denken Sie beispielsweise nur an Ihre Massenbelege bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. In einem Arbeitsgang erzeugen Sie die Papierbelege für die Mitarbeiter und archivieren sie elektronisch. Keine Material- und Platzverschwendung mehr. Dazu gesellen sich die Masseneingangsbelege wie Rechnungen und Lieferscheine, welche ebenso ohne größeren Aufwand elektronisch archiviert und z.B. sehr schnell über die Kreditorenpostenanzeige auf Knopfdruck angezeigt und umgehend weiter bearbeitet werden können.
Haben Sie Fragen, wie sich auch Ihre individuellen Geschäftsprozesse mit einer integrierten Software-Gesamtlösung verbessern lassen, dann fragen Sie die erfahrenen Praktiker der Nemetschek Bausoftware GmbH.
Besuchen Sie uns auf Europas führender Fachmesse für elektronisches Informations-, Contend- und Dokumentenmanagement, der DMS EXPO in Köln, vom 25. - 27. September Halle 07, am Gemeinschaftsstand mit der ALOS GmbH E091/F090. Ihr kostenfreies Eintrittsticket erhalten Sie unter www.dmsexpo.de per e-Mail.
Autor: Thorsten Sprenger, DMS-Experte der Nemetschek Bausoftware GmbH
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de
Integration von DocuWare resultiert aus der Praxis
Diese Frage haben unsere Kunden beantwortet: Sie brauchen ein anwenderfreundliches und flexibles Instrument, mit dem sie möglichst alle Aufgaben abwickeln können. Den Wünschen aus der Praxis sind wir gefolgt. Um effizient, schnell und unkompliziert arbeiten zu können, möchten die meisten Anwender in der täglichen Routine in ‚ihrer' bekannten Programmumgebung bleiben. Sie sind gewohnt, bei einer Bestellung nicht erst aus zig verschiedenen Excel-Listen Adressen der Anbieter, deren Materialangebote, Preislisten und ausgehandelte Konditionen mühsam zusammen suchen zu müssen, dann die Bestellung mit einem Textprogramm zu schreiben, zu drucken und danach auch noch extra zu archivieren. Sie wären nicht sonderlich begeistert, für jeden einzelnen Arbeitsschritt eine andere Applikation ‚aus dem FF' bedienen und kennen zu müssen - selbst wenn DocuWare durch seine Nemetschek-Liaison praktisch aus dem gleichen Hause stammt. Hier zahlt sich die branchenspezifisch integrierte Gesamtlösung aus. Eine Oberfläche für alle erforderlichen Funktionalitäten. Arbeitsabläufe, die sich logisch in der Software widerspiegeln. Keine doppelte Datenspeicherung. Was ein Arbeitsbereich erfasst hat, kann von den weiteren Mitarbeitern ebenso mit anderen Teilapplikationen genutzt werden. Da macht der Umgang mit den Dokumenten im Unternehmen keine Ausnahme.
Arbeitsabläufe ohne störende ‚Medienwechsel' und Doppelarbeit
Deshalb stehen auch die jeweils erforderlichen DMS-Funktionen direkt in den BAU financials Modulen bereit. Für den Nutzer wird gar nicht spürbar, dass er ein weiteres Softwarepaket in seine Arbeit einbezieht. So gelangen beispielsweise aus BAU financials Ausgangsrechnungen beim Druck auf Papier zugleich in revisionssicherer elektronischer Variante in das Archiv Sie sind dann der Buchung hinterlegt, können auf Knopfdruck angezeigt werden.
Mit nur einem Klick ist für die abschließende Kontrolle im Workflow der Eingangsrechnungen eine zeilenbezogene Schnellanzeige aller über einen Zahlungsvorschlag angebundenen, eingescannten Eingangsrechnungen möglich.
Über den Aufruf der Personalstammskarte ist eine Recherche von Personaldokumenten aller Art machbar. Hier gelangt z.B. nach nur zwei Mausklicks die benötigte Lohn- und Gehaltsabrechnung oder der extern eingescannte Stundenzettel zur Anzeige.
In iPunkt, dem Informationsmanager-Modul der Branchenlösung, lassen sich alle zu einem Projekt gehörenden Dokumentarten, z.B. eingehende oder ausgehende Briefe, Faxe, Mails, auch Zeichnungen, Bilder oder sogar Filmdateien von der Baustelle vorhalten. Auch da merkt nur der aufmerksame Anwender bei der Bildschirmdarstellung, dass er dabei das DMS-System nutzt.
Oder denken Sie an die sonst sehr mühsame Übersicht aller versionierten Angebote und der daraus später gegebenenfalls resultierenden (Abschlags-) Rechnungen aus der Bautechnik.
Selbst bei einer Schnellanzeige benötigter Lieferscheine aus der Mischgüter-Fakturierung nutzt der Anwender - ohne es zu merken - im Hintergrund DocuWare.
Dokumenten-Sicherheit
Mit unseren DocuWare integrierten Applikationen stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung, die Zeit-, Platz- aber auch Material-sparende Nutzen mit sich bringen. Sie hier alle nennen zu wollen, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen.
Aber ein besonders wichtiger Aspekt soll nicht unerwähnt bleiben - die hohe Dokumenten-Sicherheit. Backup-Funktionen sichern Ihre Dateien und Datenbanken. Zusätzlich werden durch DocuWare bei der Archivierung jedes Dokuments dessen Indexdaten sowohl in der Datenbank als auch im Dokument-Header gespeichert. Das gleichzeitige Speichern von Dokument und Indexeinträgen verbindet die Daten unmittelbar. Datenverluste sind so praktisch ausgeschlossen. Bei Bedarf kann auch über diese Möglichkeit eine Datenbank schnell wieder hergestellt werden.
Ein von Ihnen bestimmter Administrator kann die Rechte jedes einzelnen Benutzers auf spezielle Funktionen begrenzen. Darüber hinaus kann er die Zugriffsmöglichkeit auf die einzelnen Archive definieren und Lese- oder Schreibrechte festlegen. Es gibt sogar die Möglichkeit, Dokumente zu verschlüsseln. In diesem Fall kann selbst der Administrator die Dokumente nicht ohne Zustimmung des Berechtigten ansehen.
Alle Daten, die der Server sendet oder empfängt, werden automatisch verschlüsselt. Der Datentransfer basiert auf Windows- oder SSL-Sicherheitsfunktionen. Nur der Administrator ist in der Lage, die Sicherheitseinstellungen zu ändern. Das macht unerlaubte Zugriffe (Sniffing) unmöglich.
Fazit
Unzählige Stunden Recherchearbeit und viele Regalmeter Archiv können Sie mit der integrierten DMS-Funktionalität einsparen.
Die Prozesse Rechnungsprüfung, Kontenabgleich, Kreditoren- und Debitoren-buchhaltung, monatliche Kostenstellen- und Kostenträgerkontrolle sowie Reisekostenabrechnung werden spürbar verbessert und darüber hinaus auch noch sicherer.
Denken Sie beispielsweise nur an Ihre Massenbelege bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. In einem Arbeitsgang erzeugen Sie die Papierbelege für die Mitarbeiter und archivieren sie elektronisch. Keine Material- und Platzverschwendung mehr. Dazu gesellen sich die Masseneingangsbelege wie Rechnungen und Lieferscheine, welche ebenso ohne größeren Aufwand elektronisch archiviert und z.B. sehr schnell über die Kreditorenpostenanzeige auf Knopfdruck angezeigt und umgehend weiter bearbeitet werden können.
Haben Sie Fragen, wie sich auch Ihre individuellen Geschäftsprozesse mit einer integrierten Software-Gesamtlösung verbessern lassen, dann fragen Sie die erfahrenen Praktiker der Nemetschek Bausoftware GmbH.
Besuchen Sie uns auf Europas führender Fachmesse für elektronisches Informations-, Contend- und Dokumentenmanagement, der DMS EXPO in Köln, vom 25. - 27. September Halle 07, am Gemeinschaftsstand mit der ALOS GmbH E091/F090. Ihr kostenfreies Eintrittsticket erhalten Sie unter www.dmsexpo.de per e-Mail.
Autor: Thorsten Sprenger, DMS-Experte der Nemetschek Bausoftware GmbH
Weitere Informationen --> www.bausoftware.de
