Ab sofort steht die Lösung nn-WebArchiv des ELO-Spezialisten noeske netsolutions GmbH als SaaS-Lösung (Software as a Service) zur Verfügung. Unternehmen, die sich für dieses Verfahren zur Archivierung ihrer Dokumente und Informationen entscheiden, benötigen nur eine minimale EDV-Infrastruktur und sogenannte Thin Clients für den Zugriff auf die Software, die bei einem Dienstleister bereitgestellt wird. Damit hält noeske ein weiteres attraktives Angebot für kleinere und mittelständische Unternehmen bereit. Erst kürzlich hatte das Unternehmen seine Rechnungseingangslösung nn-WebInvoice im Leasingverfahren zur Verfügung gestellt und dadurch auch kleineren und mittelständischen Unternehmen den Weg in eine zeitgemäße und effiziente digitale Rechnungsbearbeitung geebnet. Nutzer von nn-WebArchiv for SaaS profitieren von geringen Startkosten, überschaubaren festen Raten ohne Risiko sowie beschleunigten und transparenten Prozessen. Technologien aus dem Web 2.0-Umfeld ermöglichen ein komplett browserbasiertes Arbeiten.
Bei dem Modell Software as a Service (SaaS) wird die nn-WebArchiv Software durch einen noeske-Partner gehostet bzw. betrieben. Das nutzende Unternehmen benötigt nur eine marginale Ausrüstung für den Zugriff auf die bereitgestellte Software, wie PC oder Notebook mit Internetanbindung. Alle anfallenden Kosten werden auf eine monatliche Rate umgerechnet. noeske übernimmt dabei auch das Risiko für den Kunden, wie z. B. das für Hardware-Ausfälle und der Beschaffung von Ersatzgeräten, Auslastung der Infrastruktur, Wartung und Datensicherung. So profitieren Unternehmen davon, dass sie sich nicht um den Betrieb von nn-WebArchiv oder der gesamten EDV-Umgebung kümmern müssen. Weitere Vorteile sind eine klar kalkulierbare Kostenübersicht pro Mitarbeiter sowie der flexible und skalierbare Einsatz bei dezentraler Unternehmensstruktur oder erforderlicher Ortsunabhängigkeit. Das erhöht die Flexibilität und senkt Kosten.
Leistungen abgestimmt auf Kundenwünsche
Die Leistungen lassen sich je nach Kundenwunsch beliebig kombinieren und genau auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt zusammenstellen. Zahlungen für Zugriffslizenzen, die nur wenige Minuten am Tag in Benutzung sind, fallen weg. Es entstehen keine Kosten für zusätzliche Hardware oder andere Software- und Netzwerkkomponenten an. Zusätzliche Installationen von Anwendungen in der EDV-Umgebung des Kunden sind nicht nötig. Stattdessen wird komplett browserbasiert auf einem individuellen und intuitiv zu bedienenden Portal gearbeitet. Web 2.0-Technologien sorgen für schnelle und effiziente Abläufe.
Das nn-WebArchiv for SaaS „Rundum-sorglos-Paket“
Im nn-WebArchiv sind neben den klassischen Scan-Dokumenten, die im Archiv abgelegt werden, auch die Microsoft Office-Dokumente eingebunden. Für die Ablage von E-Mails steht standardmäßig die Integration von Outlook E-Mails bereit.
Darüber hinaus sieht noeske in seinem Angebot zwei verschiedene Firmenstrukturen vor, die auf Wunsch jedoch individuell anpassbar sind. Sollten dadurch Zusatzkosten entstehen, werden diese zuvor abgesprochen.
Für die Ablage stehen bereits vier vordefinierte Ablagemasken bereit: Eingangsdokumente, Ausgangsdokumente, Eingangsrechnungen und E-Mail. Auch hier sind Anpassungen möglich. Das Scannen von Dokumenten erfolgt ebenfalls über einen Web-Zugang. Zum Lieferumfang gehört außerdem der duplex Scanner i1220 von Kodak, der sogar über eine Ultraschallerkennung, zur Erkennung eines Doppeleinzuges von Seiten, verfügt. Der Scanner wird mit einer Garantie von drei Jahren, inklusive Austauschservice innerhalb eines Geschäftstages, ohne Zusatzkosten ausgeliefert.
Konkrete Zahlen: Beispielrechnung
Möchte ein Unternehmen das nn-WebArchiv beispielsweise mit einer Laufzeit von 36 Monaten nutzen, belaufen sich die monatlichen Kosten auf 239 € netto. In diesem WebArchiv-Modell sind fünf User inbegriffen, wobei ein User schreibende und lesende Rechte hat. Die verbleibenden vier User besitzen das Recht zur reinen Recherche. Im WebArchiv integriert ist eine Volltextsuche, außerdem sieben GB Archivplatz im Standard, was einer Menge von ca. 100 000 Blatt oder 200 Ordnern entspricht.
Optional können weitere Zugriffe, die nur wenige Euro im Monat kosten, in beliebiger Menge und jederzeit ergänzt werden. Für die WebArchiv-Einrichtung fallen einmalige Einrichtungskosten in Höhe von 595 € an. Weitere Optionen, z.B. zu Backup-Servern oder zur mobilen Archivanbindung (Notebook), sind auf Anfrage möglich.
„Unser Ziel ist ein kundenoptimiertes und sicheres WebArchiv, das zu den geringst möglichen Kosten betrieben werden kann“, erklärt Vertriebsverantwortlicher Holger Kehm. „Dabei bietet es trotzdem ein revisionssicheres Archiv, in dem alle Informationen, egal aus welchen Medien sie kommen, strukturiert und jederzeit wieder auffindbar zur Verfügung stehen.“
Archivierung einfach, schnell und sicher
noeske hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf anzupassen. Dazu gehört auch die Lösung nn-WebArchiv: Dort erhält jeder Kunde seinen eigenen Archivbereich, auf den nur er Zugriff hat bzw. für den er zusätzliche Zugriffsrechte definieren kann. Auch externe Zugriffe von Kunden oder Lieferanten lässt die Lösung zu. Sie erfolgen über gesicherte SSL-Verbindungen oder auf Wunsch auch über eine VPN-Verbindung.
Die Ablage von gescannten und von Office-Dokumenten (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, OpenOffice, etc.) ist problemlos möglich. Mit nur einem Klick werden die Dokumente - versioniert und gesichert gegen versehentliches Löschen - im Archiv abgelegt. Die strukturierte Archivierung über eine intelligente Ablagemaske sorgt dafür, dass die Dokumente später rasch auffindbar sind und bei Bedarf sofort bereit stehen.
Zusätzlich ist die Volltextsuche möglich, mit der sich Dokumente nach Textinhalten durchsuchen und ausfindig machen lassen. Außerdem können archivierte Daten jederzeit aus dem externen Archiv beim Dienstleister exportiert und wieder zur Verfügung gestellt werden, um sie in ein eigenes Archiv zu übernehmen. Auch die Übernahme von beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheinen ist problemlos möglich. Von allen Dokumenten, die im Unternehmen erzeugt werden, können die Kopien direkt und sortiert ins Archiv abgelegt werden. Und dies völlig ohne Interaktion, ohne Ausdrucken, Abheften, Zusortieren oder Ordnersuche etc.
Systemvoraussetzungen
Es werden als Betriebssystem mindestens Office 2000 sowie ein Internetanschluss vorausgesetzt. Die Anbindung an das Rechenzentrum kann über eine sichere SSL-Verbindung oder über ein VPN erfolgen.
Am 18. September 2008 stellt die noeske netsolutions GmbH auf der it_kom in Mainz am Stand 21 neben der elektronischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen auch das nn-WebArchiv vor.
Bei dem Modell Software as a Service (SaaS) wird die nn-WebArchiv Software durch einen noeske-Partner gehostet bzw. betrieben. Das nutzende Unternehmen benötigt nur eine marginale Ausrüstung für den Zugriff auf die bereitgestellte Software, wie PC oder Notebook mit Internetanbindung. Alle anfallenden Kosten werden auf eine monatliche Rate umgerechnet. noeske übernimmt dabei auch das Risiko für den Kunden, wie z. B. das für Hardware-Ausfälle und der Beschaffung von Ersatzgeräten, Auslastung der Infrastruktur, Wartung und Datensicherung. So profitieren Unternehmen davon, dass sie sich nicht um den Betrieb von nn-WebArchiv oder der gesamten EDV-Umgebung kümmern müssen. Weitere Vorteile sind eine klar kalkulierbare Kostenübersicht pro Mitarbeiter sowie der flexible und skalierbare Einsatz bei dezentraler Unternehmensstruktur oder erforderlicher Ortsunabhängigkeit. Das erhöht die Flexibilität und senkt Kosten.
Leistungen abgestimmt auf Kundenwünsche
Die Leistungen lassen sich je nach Kundenwunsch beliebig kombinieren und genau auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt zusammenstellen. Zahlungen für Zugriffslizenzen, die nur wenige Minuten am Tag in Benutzung sind, fallen weg. Es entstehen keine Kosten für zusätzliche Hardware oder andere Software- und Netzwerkkomponenten an. Zusätzliche Installationen von Anwendungen in der EDV-Umgebung des Kunden sind nicht nötig. Stattdessen wird komplett browserbasiert auf einem individuellen und intuitiv zu bedienenden Portal gearbeitet. Web 2.0-Technologien sorgen für schnelle und effiziente Abläufe.
Das nn-WebArchiv for SaaS „Rundum-sorglos-Paket“
Im nn-WebArchiv sind neben den klassischen Scan-Dokumenten, die im Archiv abgelegt werden, auch die Microsoft Office-Dokumente eingebunden. Für die Ablage von E-Mails steht standardmäßig die Integration von Outlook E-Mails bereit.
Darüber hinaus sieht noeske in seinem Angebot zwei verschiedene Firmenstrukturen vor, die auf Wunsch jedoch individuell anpassbar sind. Sollten dadurch Zusatzkosten entstehen, werden diese zuvor abgesprochen.
Für die Ablage stehen bereits vier vordefinierte Ablagemasken bereit: Eingangsdokumente, Ausgangsdokumente, Eingangsrechnungen und E-Mail. Auch hier sind Anpassungen möglich. Das Scannen von Dokumenten erfolgt ebenfalls über einen Web-Zugang. Zum Lieferumfang gehört außerdem der duplex Scanner i1220 von Kodak, der sogar über eine Ultraschallerkennung, zur Erkennung eines Doppeleinzuges von Seiten, verfügt. Der Scanner wird mit einer Garantie von drei Jahren, inklusive Austauschservice innerhalb eines Geschäftstages, ohne Zusatzkosten ausgeliefert.
Konkrete Zahlen: Beispielrechnung
Möchte ein Unternehmen das nn-WebArchiv beispielsweise mit einer Laufzeit von 36 Monaten nutzen, belaufen sich die monatlichen Kosten auf 239 € netto. In diesem WebArchiv-Modell sind fünf User inbegriffen, wobei ein User schreibende und lesende Rechte hat. Die verbleibenden vier User besitzen das Recht zur reinen Recherche. Im WebArchiv integriert ist eine Volltextsuche, außerdem sieben GB Archivplatz im Standard, was einer Menge von ca. 100 000 Blatt oder 200 Ordnern entspricht.
Optional können weitere Zugriffe, die nur wenige Euro im Monat kosten, in beliebiger Menge und jederzeit ergänzt werden. Für die WebArchiv-Einrichtung fallen einmalige Einrichtungskosten in Höhe von 595 € an. Weitere Optionen, z.B. zu Backup-Servern oder zur mobilen Archivanbindung (Notebook), sind auf Anfrage möglich.
„Unser Ziel ist ein kundenoptimiertes und sicheres WebArchiv, das zu den geringst möglichen Kosten betrieben werden kann“, erklärt Vertriebsverantwortlicher Holger Kehm. „Dabei bietet es trotzdem ein revisionssicheres Archiv, in dem alle Informationen, egal aus welchen Medien sie kommen, strukturiert und jederzeit wieder auffindbar zur Verfügung stehen.“
Archivierung einfach, schnell und sicher
noeske hat sich darauf spezialisiert, die Dokumenten-Management- und Archivierungslösung ELO des DMS-Anbieters ELO Digital Office an den konkreten Branchen- bzw. Kundenbedarf anzupassen. Dazu gehört auch die Lösung nn-WebArchiv: Dort erhält jeder Kunde seinen eigenen Archivbereich, auf den nur er Zugriff hat bzw. für den er zusätzliche Zugriffsrechte definieren kann. Auch externe Zugriffe von Kunden oder Lieferanten lässt die Lösung zu. Sie erfolgen über gesicherte SSL-Verbindungen oder auf Wunsch auch über eine VPN-Verbindung.
Die Ablage von gescannten und von Office-Dokumenten (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, OpenOffice, etc.) ist problemlos möglich. Mit nur einem Klick werden die Dokumente - versioniert und gesichert gegen versehentliches Löschen - im Archiv abgelegt. Die strukturierte Archivierung über eine intelligente Ablagemaske sorgt dafür, dass die Dokumente später rasch auffindbar sind und bei Bedarf sofort bereit stehen.
Zusätzlich ist die Volltextsuche möglich, mit der sich Dokumente nach Textinhalten durchsuchen und ausfindig machen lassen. Außerdem können archivierte Daten jederzeit aus dem externen Archiv beim Dienstleister exportiert und wieder zur Verfügung gestellt werden, um sie in ein eigenes Archiv zu übernehmen. Auch die Übernahme von beispielsweise Rechnungen oder Lieferscheinen ist problemlos möglich. Von allen Dokumenten, die im Unternehmen erzeugt werden, können die Kopien direkt und sortiert ins Archiv abgelegt werden. Und dies völlig ohne Interaktion, ohne Ausdrucken, Abheften, Zusortieren oder Ordnersuche etc.
Systemvoraussetzungen
Es werden als Betriebssystem mindestens Office 2000 sowie ein Internetanschluss vorausgesetzt. Die Anbindung an das Rechenzentrum kann über eine sichere SSL-Verbindung oder über ein VPN erfolgen.
Am 18. September 2008 stellt die noeske netsolutions GmbH auf der it_kom in Mainz am Stand 21 neben der elektronischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen auch das nn-WebArchiv vor.
