Ab sofort bietet die noeske netsolutions GmbH mit nnWebInvoice eine webbasierte Eingangsrechnungslösung. Unternehmen können damit künftig standortübergreifend ihre eingehenden Rechnungen effizient prüfen. Die gescannten Belege werden indexiert und als XML-File in einem zentralen Datenpool abgelegt. Ein sogenannter XML Importer leitet die digitalisierten Belege an ein Workflow-System weiter, auf das die Mitarbeiter unternehmensweit zugreifen können. Diese überprüfen die eingegangenen Rechnungen und geben sie anschließend für die Zahlung frei. Eine zusätzliche Absicherung der Zahlungsanweisung ist durch die digitale Signatur gegeben. Die Workflow-Logik ermöglicht zudem, dass der Anwender die Belege auch korrigieren oder ablehnen kann.
Erfassen der Rechnungen
Zunächst werden die papiernen Belege gescannt und in einem Übergabeverzeichnis als TIFF-Datei abgelegt. Die Erkennungssoftware verschlagwortet die Belege automatisch und füllt die Datenbank direkt mit den erkannten Werten (Rechnungsnr., Betrag,…). Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten.
Integrieren der Rechnungsdaten in den Workflow
Das Dokumenten-Management-System, z.B. ELOprofessional, importiert über einen sogenannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach der Archivierung werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden sogenannten Workflow-Knoten weitergeleitet. Dabei wird der ganze Importprozess abgesichert und protokolliert, der Anwender kann somit jederzeit den Import einzelner Dokumente nachvollziehen.
Rechnungsprüfung und Freigabe
Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu prüfenden Rechnungen. Die Bereichszuordnung, die Kostenstelle und Kostenart wird kontrolliert, ggf. ergänzt oder berichtigt. Stimmen die Angaben, können die Mitarbeiter die Rechnung zur Zahlung freigeben. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons „Signatur“ automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt.
Workflow-Logik
In jedem Workflow-Knoten kann die Genehmigung verweigert werden. Jede Ablehnung muss mit Unterschrift und Datum bestätigt und mit einer Begründung versehen werden. Bei Ablehnung wird wahlweise entweder an den Vorgängerknoten zurückgestellt oder direkt an die Prüfstelle geleitet. Darüber hinaus ist im Workflow-Knoten eine Vertreterregelung enthalten, die die Prüfung der Rechnung auch bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters gewährleistet.
Erfassen der Rechnungen
Zunächst werden die papiernen Belege gescannt und in einem Übergabeverzeichnis als TIFF-Datei abgelegt. Die Erkennungssoftware verschlagwortet die Belege automatisch und füllt die Datenbank direkt mit den erkannten Werten (Rechnungsnr., Betrag,…). Zu jeder Eingangsrechnung existiert dann ein XML-File mit den dazugehörigen Indexwerten.
Integrieren der Rechnungsdaten in den Workflow
Das Dokumenten-Management-System, z.B. ELOprofessional, importiert über einen sogenannten XML Importer die Dokumente und ihre Indexwerte. Nach der Archivierung werden die Dokumente anhand entsprechender Zuordnungen an die passenden sogenannten Workflow-Knoten weitergeleitet. Dabei wird der ganze Importprozess abgesichert und protokolliert, der Anwender kann somit jederzeit den Import einzelner Dokumente nachvollziehen.
Rechnungsprüfung und Freigabe
Über das Web erhalten die Mitarbeiter Einblick in die zu prüfenden Rechnungen. Die Bereichszuordnung, die Kostenstelle und Kostenart wird kontrolliert, ggf. ergänzt oder berichtigt. Stimmen die Angaben, können die Mitarbeiter die Rechnung zur Zahlung freigeben. Eine Unterschrift wird bei Betätigung des Buttons „Signatur“ automatisch aus Anmeldename und Passwort erzeugt und mit einem Hash gegen Veränderung geschützt.
Workflow-Logik
In jedem Workflow-Knoten kann die Genehmigung verweigert werden. Jede Ablehnung muss mit Unterschrift und Datum bestätigt und mit einer Begründung versehen werden. Bei Ablehnung wird wahlweise entweder an den Vorgängerknoten zurückgestellt oder direkt an die Prüfstelle geleitet. Darüber hinaus ist im Workflow-Knoten eine Vertreterregelung enthalten, die die Prüfung der Rechnung auch bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters gewährleistet.
